יצירת אירוע
אם יש לכם הרשאת כתיבה ביומן Google של מארגן האירוע, תוכלו להוסיף אירוע באמצעות השיטה Events: insert.
כך מוסיפים את האירוע ישירות ליומן של המארגן, בלי קשר להגדרות שלו להוספת הזמנות.
הוספת משתתפים
בשיטה הזו, אפשר גם להוסיף משתתפים לאותו אירוע על ידי הוספת כתובת האימייל שלהם לנכס attendees של האירוע. כל שינוי עתידי שיבצע מארגן האירוע יופץ למשתתפים.
משתתפים מקבלים את ההזמנה מכתובת האימייל של המארגן. משתמשי יומן Google מקבלים את ההזמנה באימייל ו/או ביומן שלהם, בהתאם להגדרות האירוע בהגדרות של יומן Google:
- אם ההגדרה
From everyoneפועלת אצלו, האירוע יתווסף ישירות ליומן שלהם - אם ההגדרה היא
Only if the sender is known, האירוע יתווסף ישירות ליומן שלו אם הייתה לו אינטראקציה בעבר עם המארגן, אם המארגן נמצא באותו ארגון או אם המארגן נמצא באנשי הקשר בחשבון Google שלו. אם המארגן לא מוכר לו, הוא יכול ללחוץ על אני מכיר את השולח הזה או לאשר את ההשתתפות בלחיצה על כן או אולי בהזמנה. אחר כך האירוע יתווסף ליומן שלהם. - אם למשתמשים יש את ההגדרה
When I respond in email, כל ההזמנות לא מתווספות ליומן לפני שהמשתמש יאשר את ההשתתפות בלחיצה על כן, אולי או לא בהודעת ההזמנה שנשלחה באימייל.
רוצים לדעת איך מנהלים הזמנות ביומן Google?
אסור להגדיר את התשובה של המשתתף באמצעות המאפיין attendees[].responseStatus לערך שאינו needsAction. אם תכללו מראש את התשובות של המשתתפים, האירוע לא יתווסף אוטומטית ליומנים של המשתמשים.
להציג את האירוע ישירות ביומנים של המשתתפים
כדי להציג אירוע ישירות ביומנים של המשתתפים ביומן Google, לא משנה מה דעתכם, אפשר להגדיר את אישור ההשתתפות או לייבא עותק של האירוע ישירות ליומן של המשתתף. בשתי השיטות, צריך גישת כתיבה ליומנים של המשתתפים. אם לא, כדאי להוסיף את המארגן לאנשי הקשר של המשתתף, כדי שתהיה לכם גישת כתיבה לאנשי הקשר של המשתתפים.
הגדרת אישור ההשתתפות של המשתתף
כך מגדירים את אישור ההשתתפות של משתתף באירוע:
- יוצרים את האירוע ביומן של המארגן/ת ביומן Google ומוסיפים משתתפים (ראו למעלה).
- אפשר להשתמש בשיטה
Events: updateכדי להגדיר אישור ההשתתפות של המשתתף בתורacceptedאוtentative. צריכה להיות לכם גישת כתיבה ליומן של המשתתף. יכול להיות שיהיה עיכוב קל עד שהאירוע יופיע ביומן של המשתתף. מידע נוסף על השימוש בשיטהEvents: update
כך האירוע יתווסף ליומן של המשתתף, אבל יכול להיות שהמשתתף עדיין יראה את הבאנר באימייל שלפיו ההזמנה נשלחה מכתובת שלא הייתה ידועה לו.
לייבא עותק של האירוע ישירות ליומן של המשתתף
כדי לייבא עותק של אירוע ליומן של אחד מהמשתתפים:
- אם יש לכם הרשאת כתיבה ביומן Google של מארגן האירוע, תוכלו לייבא עותק של האירוע באמצעות השיטה
Events: import. - אפשר לייבא עותק נוסף של אותו אירוע ליומן של המשתתף באמצעות
Events: import. צריכה להיות לכם גישת כתיבה ליומן של המשתתף. צריך להשתמש באותו מזהה אירוע (iCalUID) בעותקים של המארגן ושל מי שקבע את האירוע, וחשוב לציין את המארגן בשדה של העותק של המשתתף.
כך מי שמשתתף יוכל לראות את האירוע ביומן שלו, אבל לא יקבל הזמנה באימייל מיומן Google.
הוספת המארגן/ת לאנשי הקשר של המשתתף/ת
אם אין לכם את פרטי הכניסה של המשתתף, תוכלו לבקש למשתתף או לארגון שלו להוסיף מראש את כתובת האימייל של המארגן לאנשי הקשר בחשבון Google שלהם כדי שהאירוע יופיע ישירות ביומן שלו. ייתכן שיהיה עיכוב קל עד שאיש קשר חדש שנוצר ייכנס לתוקף.
- בקשו מהמשתמש של יומן Google להוסיף את המארגן לאנשי הקשר שלו ב-Google.
- אם המשתתפים שייכים לארגון, תוכלו לבקש מהאדמין של הארגון להוסיף באופן פרוגרמטי כתובות אימייל לאנשי הקשר של המשתמשים. בקשו מהאדמין להפעיל הענקת גישה ברמת הדומיין, להתחזות למשתמשים ולהשתמש בשיטה
People: createContactכדי ליצור אנשי קשר לכל משתמש, כדי להבטיח שהזמנות מכתובות האימייל האלה יופיעו אוטומטית ביומנים של המשתמשים. - אם יש לכם גישה לאנשי הקשר של מי שקבע פגישה, תוכלו גם להוסיף את כתובת האימייל של המארגן באמצעות השיטה
People: createContact.
הזמנת משתמש מכתובת אימייל
אם אין לכם גישת כתיבה ליומן Google של המארגן, או אם אתם לא רוצים לחשוף את כתובת האימייל של המארגן, השתמשו בפרוטוקול icalendar (RFC-5545) כדי להזמין משתמשים עם כתובת אימייל באמצעות קובץ ICS.
אם מי שהזמנתם הוא משתמש ביומן Google עם ההגדרה Only if the sender
is knownוהוא לא ביצע אינטראקציה עם הכתובת המוכרת לו או תיעד אותה בעבר, ההזמנה לא תתווסף ליומן שלו עד שהוא ילחץ על השולח הזה מוכר לי או אם הוא יאשר את ההשתתפות.
צריך לספק קישור למשתמשים שיוכלו להוסיף את האירוע
לחלופין, אם רוצים להקל על משתמשי יומן Google להוסיף אירוע באופן חד-פעמי מבלי לעדכן אותו, אפשר להוסיף קישור לאירוע שמולא מראש שאותו המשתמש יוכל להוסיף בעצמו. השיטה הזו יוצרת אירוע ייחודי ביומן של המשתמש, שאותו אי אפשר לעדכן אלא אם יש לכם גישה ליומן של המשתמש.
צריך להשתמש בתבנית הקישור הבאה:
https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE
על ידי עדכון הפרטים הבאים:
- תאריכי התחלה וסיום: צריך להשתמש בפורמט ISO 8601. בדוגמה שלמעלה, מחליפים את
20230325T224500Zואת20230326T001500Z. - אזורי זמן להתחלה ולסיום: הפורמט צריך להיות שם במסד הנתונים של אזורי הזמן IANA.
יש לציין את אזורי הזמן בשדות
stzו-etz. - תיאור האירוע: חייב להיות מקודד בכתובת ה-URL.
- מיקום האירוע: חייב להיות מקודד בכתובת ה-URL.
- שם האירוע: כתובת ה-URL חייבת להיות מקודדת.
דוגמה
נבחן את הדוגמה של בניית שירות לקביעת פגישות שעוזר למשתמשים לקבוע פגישות בעסק. כשמשתמש קובע תור, השירות שלכם יוסיף אירוע ליומני Google של מי שקבע פגישה ושל העסק.
כדי ליהנות מחוויית המשתמש הטובה ביותר, מומלץ לתת למשתמשים הרשאת כתיבה ביומן כדי להוסיף את האירוע ישירות ליומן של העסק (יצירת אירוע) ולהזמין את מי שקבע את האירוע (הוספת משתתפים). כדי לוודא שהמי שקבע את האירוע יראה את האירוע ביומן שלו ויקבל תזכורת, בקשו ממנו לבדוק את האימיילים שלו ולאשר את כן לאירוע מיד אחרי ביצוע ההזמנה. כשהם מאשרים השתתפות באירוע, הם מקבלים תזכורות על אירועים מיומן Google בהתאם להגדרת ההתראות.
אם אתם רוצים להוסיף את האירוע ישירות ליומן של המזמין, בקשו מהמוזמנים להוסיף לאנשי הקשר שלהם את כתובת האימייל שממנה הם יקבלו את ההזמנה. לחלופין, תוכלו לבקש מהצופים שמזמינים גישה לכתיבה ביומן שלהם כדי לבקש מהם תגובה פרוגרמטית בשמם (איך מגדירים את אישור ההשתתפות של המשתתף) ולהודיע להם באימייל על אישור ההזמנה.
אם העסק לא רוצה לחשוף את כתובת האימייל, אפשר להשתמש בכתובת אימייל ספציפית למשתמש כדי לשלוח את האירוע למזמין באמצעות כתובת אימייל (הזמנת משתמש מכתובת אימייל).
הפצת אירוע
התרשים הבא מסביר את הדינמיקה. קודם כל, ג'ק יוצר אירוע ביומן הראשי שלו (ולכן הוא הבעלים של העותק של המארגן). לאחר מכן הוא מזמין את היומן המשני של קבוצת השיעורים בצ'לו ואת סוזן, שאחראית על הגדרת האירועים Only if the sender is known. העותקים של המשתתפים נוצרים ביומן המשני של קבוצת השיעור בצ'לו, וביומן של סוזן אם היא מכירה את ג'ק, ואם היא לא מכירה את ג'ק, היא מאשרת אותה. כשסוזן מגיבה, השינוי באישור ההשתתפות מופץ בחזרה למארגן, והעותק של המארגן מתעדכן בתגובה של סוזן. אם יבוצעו שינויים בעותק של מארגן האירוע, הם יופצו למשתתפים האחרים.
מאפייני אירועים משותפים
היומן שבו האירוע נוצר הוא יומן המארגן. פרטי האירוע המשותפים נכללים ביומן, כולל מזהה, שעת התחלה וסיום, סיכום ותיאור. כשהמידע הזה מעודכן ביומן של המארגן, השינויים מועתקים לעותקים של המשתתפים.
נכסים של אירועים פרטיים
לא כל המידע משותף בין כל העותקים של האירועים. חלק מהנכסים הם פרטיים, כמו תזכורות, colorId, שקיפות או הנכס extendedProperties.private. ההגדרות האלה נקבעות לפי ההגדרות של המשתמשים ולא לפי היומן של המארגן.
המשתתפים יכולים גם לשנות את המאפיינים המשותפים של האירוע. עם זאת, השינויים האלה יופיעו רק בעותק שלהם, והם עלולים להימחק אם המארגן יערוך בהם שינוי.
השינוי היחיד באירוע שמופץ מהמשתתפים בחזרה למארגן הוא סטטוס התגובה של המשתתף, שנשמר בנכס attendees[].responseStatus.