Mengundang pengguna ke acara

Membuat peristiwa

Jika memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, Anda dapat menambahkan acara menggunakan metode Events: insert.

Metode ini menambahkan acara secara langsung ke kalender penyelenggara, terlepas dari setelan mereka untuk menambahkan undangan.

Tambahkan tamu

Dengan metode ini, Anda juga dapat menambahkan tamu ke acara yang sama dengan menambahkan alamat email mereka ke properti attendees acara tersebut. Setiap perubahan mendatang yang dibuat oleh penyelenggara pada acara akan disebarkan kepada tamu.

Peserta akan menerima undangan dari alamat email penyelenggara. Pengguna Google Kalender menerima undangan di email dan/atau kalender mereka, bergantung pada setelan Acara dalam setelan Google Kalender mereka:

• Jika mereka memiliki setelan From everyone, acara akan ditambahkan langsung ke kalender mereka
• Jika memiliki setelan Only if the sender is known, acara akan ditambahkan langsung ke kalendernya jika mereka pernah berinteraksi dengan pengelola, jika penyelenggara berada di organisasi yang sama, atau jika penyelenggara ada di kontak Google. Jika penyelenggara tidak dikenal, mereka dapat mengklik Saya kenal pengirim ini atau RSVP dengan mengklik Ya atau Mungkin di email undangan. Kemudian acara tersebut ditambahkan ke kalender mereka.
• Jika pengguna memiliki setelan When I respond in email, semua undangan tidak ditambahkan ke kalender mereka sampai pengguna melakukan RSVP dengan mengklik Ya, Mungkin, atau Tidak di email undangan.

Untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang cara undangan ditambahkan ke Google Kalender, lihat Mengelola undangan di Kalender.

Jangan tetapkan respons peserta menggunakan properti attendees[].responseStatus ke apa pun selain needsAction. Mengisi otomatis respons peserta tidak akan menambahkan acara ke kalender pengguna secara otomatis.

Menampilkan acara langsung di kalender tamu

Untuk menampilkan acara secara langsung di kalender tamu Google Kalender untuk setelan apa pun yang mungkin dimiliki tamu, Anda dapat menetapkan RSVP tamu atau mengimpor salinan acara secara langsung di kalender peserta. Untuk kedua metode tersebut, Anda memerlukan akses tulis ke kalender peserta. Jika tidak, pertimbangkan menambahkan penyelenggara ke kontak peserta, yang mungkin memerlukan akses tulis ke kontak peserta.

Menetapkan RSVP tamu

Untuk menetapkan RSVP tamu ke acara, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Buat acara di kalender penyelenggara Google Kalender dan tambahkan tamu (lihat di atas).
2. Gunakan metode Events: update untuk menetapkan RSVP peserta ke accepted atau tentative. Anda harus memiliki akses tulis ke kalender peserta. Mungkin ada sedikit keterlambatan sebelum acara muncul di kalender peserta. Pelajari lebih lanjut cara menggunakan metode Events: update.

Metode ini menambahkan acara ke kalender peserta, tetapi tamu tersebut mungkin masih melihat banner di email bahwa undangan dikirim dari alamat yang sebelumnya tidak mereka ketahui.

Mengimpor salinan acara langsung di kalender tamu

Untuk mengimpor salinan acara ke kalender tamu, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Jika Anda memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, impor salinan acara menggunakan metode Events: import.
2. Impor salinan lain dari acara yang sama di kalender peserta menggunakan Events: import. Anda harus memiliki akses tulis ke kalender tamu. Gunakan ID peristiwa yang sama (iCalUID) untuk salinan penyelenggara dan peserta, serta pastikan untuk mencantumkan penyelenggara di salinan peserta.

Dengan metode ini, tamu dapat melihat acara di kalender mereka, tetapi tidak menerima email undangan dari Google Kalender.

Penting: jika Anda tidak menggunakan ID acara yang sama, perubahan pada acara mendatang yang dibuat oleh penyelenggara tidak akan otomatis diterapkan kepada tamu.

Tambahkan penyelenggara ke kontak tamu

Jika tidak memiliki kredensial tamu, Anda dapat meminta tamu atau organisasinya untuk menambahkan alamat email penyelenggara ke kontak Google mereka terlebih dahulu untuk menampilkan acara langsung di kalender mereka. Mungkin ada sedikit keterlambatan hingga kontak yang baru dibuat diterapkan.

• Minta pengguna Google Kalender untuk menambahkan penyelenggara ke kontak Google mereka.
• Jika tamu adalah anggota organisasi, Anda dapat meminta administrator organisasi untuk menambahkan alamat email secara terprogram ke kontak pengguna mereka. Minta administrator untuk mengaktifkan delegasi tingkat domain, meniru identitas pengguna, dan menggunakan metode People: createContact untuk membuat kontak bagi setiap pengguna, guna memastikan bahwa undangan mendatang dari alamat email ini akan otomatis muncul di kalender pengguna mereka.
• Jika memiliki akses ke kontak peserta, Anda juga dapat menambahkan alamat email penyelenggara ke kontak peserta menggunakan metode People: createContact.

Undang pengguna dari alamat email

Jika Anda tidak memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, atau jika tidak ingin menampilkan alamat email penyelenggara, gunakan protokol iKalender (RFC-5545) untuk mengundang pengguna dengan email menggunakan file .ICS.

Jika tamu adalah pengguna Google Kalender dengan setelan Only if the sender is known dan dia belum pernah berinteraksi dengan atau mencatat alamat yang diketahui oleh mereka, undangan tidak akan ditambahkan ke kalender sampai mereka mengklik Saya mengenal pengirim ini atau mereka RSVP ke acara tersebut.

Tips: Jangan gunakan alamat email umum (misalnya: [e-mail]) untuk mengirim undangan karena penyalahgunaan dapat memengaruhi semua pengguna yang mengirim undangan dari alamat ini. Jika Anda tidak dapat menggunakan alamat email penyelenggara, sebaiknya gunakan alamat email yang unik dan statis untuk setiap penyelenggara.

Berikan link bagi pengguna untuk menambahkan acara

Atau, jika Anda ingin memudahkan pengguna Google Kalender untuk menambahkan acara satu kali tanpa terus memperbaruinya, Anda dapat memberikan link dengan acara yang telah diisi sebelumnya agar pengguna dapat menambahkan dirinya sendiri. Metode ini membuat acara yang berbeda di kalender pengguna, yang tidak dapat Anda perbarui kecuali jika Anda memiliki akses ke kalender pengguna.

Gunakan template link berikut:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

dengan memperbarui informasi berikut:

• Tanggal dan waktu mulai dan akhir: Gunakan format ISO 8601. Pada contoh di atas, ganti 20230325T224500Z dan 20230326T001500Z.
• Zona waktu mulai dan berakhir: Format sebagai nama Database Zona Waktu IANA. Tempatkan zona waktu di kolom stz dan etz.
• Deskripsi peristiwa: Harus dienkode ke URL.
• Lokasi acara: Harus berupa URL yang dienkode.
• Judul acara: Harus berupa URL yang dienkode.

Contoh

Mari kita lihat contoh pembuatan layanan reservasi janji temu untuk membantu pengguna membuat janji temu dengan suatu bisnis. Saat pengguna mereservasi janji temu, Anda ingin layanan menambahkan acara ke pemesan dan Google Kalender bisnis.

Untuk pengalaman pengguna terbaik, sebaiknya bisnis memberikan akses tulis ke kalender mereka, sehingga Anda dapat menambahkan acara langsung ke kalender bisnis (Buat acara) dan mengundang pemesan ke acara tersebut (Tambahkan tamu). Untuk memastikan pemesan melihat acara di kalendernya dan diingatkan tentang acara tersebut, beri tahu mereka untuk memeriksa email dan melakukan RSVP Ya ke acara segera setelah melakukan pemesanan. Setelah menanggapi RSVP ke acara, mereka akan mendapatkan notifikasi acara dari Google Kalender sesuai setelan notifikasi mereka.

Jika Anda ingin menambahkan acara langsung ke kalender pemesan, beri tahu pemesan untuk menambahkan ke kontak mereka alamat email yang akan digunakan untuk menerima undangan. Atau, minta akses tulis ke kalender mereka untuk melakukan RSVP secara terprogram atas nama mereka (Tetapkan RSVP tamu) dan kirimkan notifikasi email tentang pemesanan yang dikonfirmasi.

Jika bisnis tidak ingin memperlihatkan alamat emailnya, gunakan alamat email khusus pengguna untuk mengirimkan acara kepada pemesan melalui email (Undang pengguna dari alamat email).

Propagasi peristiwa

Diagram berikut menjelaskan dinamika. Pertama, Jack membuat acara di kalender utamanya (dan dengan demikian memiliki salinan penyelenggara). Kemudian, dia mengundang kalender sekunder grup pelajaran Cello dan Susan, yang memiliki setelan acara Only if the sender is known. Salinan peserta dibuat di kalender sekunder grup pelajaran Cello, dan di kalender Susan jika dia mengenal Jack, atau saat dia memberikan RSVP atau menunjukkan bahwa dia mengenal Jack. Saat Susan merespons, perubahan RSVP akan disebarkan kembali kepada penyelenggara, sehingga salinan penyelenggara akan diperbarui dengan respons Susan. Perubahan ini dibuat pada salinan acara penyelenggara, kemudian disebarkan kepada tamu lainnya.

Properti peristiwa bersama

Kalender tempat acara dibuat adalah kalender penyelenggara. Kalender ini memiliki informasi acara yang dibagikan, termasuk ID, waktu mulai dan waktu berakhir, ringkasan, serta deskripsi. Saat informasi ini diperbarui di kalender penyelenggara, perubahan akan diterapkan ke salinan tamu.

Properti peristiwa pribadi

Tidak semua informasi dibagikan di antara semua salinan acara. Beberapa properti bersifat pribadi, seperti pengingat, colorId, transparansi, atau properti extendedProperties.private. Properti ini dikontrol oleh setelan peserta dan bukan oleh kalender penyelenggara.

Tamu juga dapat mengubah properti bersama acara. Namun, perubahan ini hanya ditampilkan pada salinannya sendiri dan mungkin hilang jika penyelenggara membuat perubahan.

Satu-satunya perubahan peristiwa yang diterapkan dari peserta kembali ke penyelenggara adalah status respons tamu, yang disimpan di properti attendees[].responseStatus.