Cómo invitar a usuarios a un evento

Crea un evento

Si tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador, puedes agregar un evento con el método Events: insert.

Este método agrega el evento directamente al calendario del organizador, independientemente de su configuración para agregar invitaciones.

Agrega asistentes

Con este método, también puedes agregar asistentes al mismo evento si agregas sus direcciones de correo electrónico a la propiedad attendees del evento. Cualquier cambio futuro que realice el organizador en el evento se propaga a los asistentes.

Los asistentes reciben la invitación desde la dirección de correo electrónico del organizador. Los usuarios del Calendario de Google reciben la invitación en su correo electrónico o en su calendario, según la configuración de eventos en la configuración del Calendario de Google:

• Si tiene la configuración From everyone, el evento se agrega directamente a su calendario.
• Si tiene el parámetro de configuración Only if the sender is known, el evento se agrega directamente a su calendario si ya interactuó con el organizador, si este pertenece a la misma organización o si está en sus Contactos de Google. Si el organizador no es conocido por el organizador, puede hacer clic en Agregar al calendario o confirmar la asistencia haciendo clic en Sí o Tal vez en el correo electrónico de invitación. Luego, el evento se agrega a su calendario.
• Si los usuarios tienen el parámetro de configuración When I respond in email, no se agregan todas las invitaciones a su calendario hasta que el usuario confirme su asistencia haciendo clic en Sí, Tal vez o No en el correo electrónico de invitación.

Para obtener más información sobre cómo se agregan invitaciones al Calendario de Google, consulta Cómo administrar invitaciones en el Calendario.

Importante: Cuando se prepropaga la respuesta del asistente con la propiedad attendees[].responseStatus, no se agrega automáticamente el evento a los calendarios de los invitados. Además, si se invitan más de 200 personas al evento, el estado de la respuesta no se propaga a los invitados.

Mostrar el evento directamente en los calendarios de los asistentes

Para mostrar un evento directamente en los calendarios de los asistentes del Calendario de Google para cualquier configuración que pueda tener el asistente, puedes configurar la confirmación de asistencia del asistente o importar una copia del evento directamente en el calendario del asistente. Para ambos métodos, necesitas acceso de escritura a los calendarios de los asistentes. Si no lo tienes, considera agregar al organizador a los contactos del asistente, lo que podría requerir acceso de escritura a los contactos del asistente.

Establece la respuesta de los asistentes

Para definir la confirmación de asistencia de un asistente a un evento, sigue estos pasos:

1. Crea el evento en el calendario del organizador del Calendario de Google y agrega asistentes (consulta más arriba).
2. Usa el método Events: update para configurar la respuesta de RSVP del asistente en accepted o tentative. Debes tener acceso de escritura al calendario del asistente. Puede haber una pequeña demora antes de que el evento aparezca en el calendario del asistente. Obtén más información para usar el método Events: update.

Con este método, se agrega el evento al calendario del asistente, pero es posible que este aún vea el banner en su correo electrónico que indica que la invitación se envió desde una dirección que antes no conocían.

Importa una copia del evento directamente en el calendario del asistente

Para importar una copia de un evento en el calendario de un asistente, sigue estos pasos:

1. Si tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador, importa una copia del evento con el método Events: import.
2. Importa otra copia del mismo evento en el calendario del asistente con Events: import. Debes tener acceso de escritura al calendario del asistente. Usa el mismo ID de evento (iCalUID) para las copias del organizador y del asistente, y asegúrate de especificar al organizador en la copia del asistente.

Con este método, el asistente puede ver el evento en su calendario, pero no recibe un correo electrónico de invitación del Calendario de Google.

Importante: Si no usas el mismo ID de evento, los cambios futuros que realice el organizador en el evento no se propagarán automáticamente a los asistentes.

Agrega al organizador a los contactos del asistente

Si no tienes las credenciales del asistente, puedes pedirle a este o a su organización que agregue la dirección de correo electrónico del organizador a sus Contactos de Google con anticipación para que se muestre un evento directamente en su calendario. Es posible que haya una leve demora para que un contacto recién creado se aplique.

• Pídele al usuario del Calendario de Google que agregue al organizador a sus contactos de Google.
• Si los asistentes pertenecen a una organización, puedes pedirle al administrador de la organización que agregue direcciones de correo electrónico a los contactos de sus usuarios de forma programática. Pídele al administrador que habilite la delegación de dominio completo, que imite a los usuarios y que use el método People: createContact para crear contactos para cada usuario, de modo que se asegure de que las invitaciones futuras de estas direcciones de correo electrónico aparezcan automáticamente en los calendarios de los usuarios.
• Si tienes acceso a los contactos del asistente, también puedes agregar la dirección de correo electrónico del organizador a los contactos del asistente con el método People: createContact.

Cómo invitar a un usuario desde una dirección de correo electrónico

Si no tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador o si no deseas exponer la dirección de correo electrónico del organizador, usa el protocolo iCalendario (RFC-5545) para invitar a los usuarios con correo electrónico mediante un archivo .ICS.

Si el asistente es un usuario del Calendario de Google con la configuración Only if the sender is known y no interactuó con la dirección ni la registró como conocida, la invitación no se agregará a su calendario hasta que haga clic en Agregar al calendario o confirme su asistencia al evento.

Sugerencia: No uses una dirección de correo electrónico genérica (por ejemplo, invitació[e-mail]) para enviar invitaciones, ya que cualquier abuso podría afectar a todos los usuarios que envíen invitaciones desde esta dirección. Si no puedes usar la dirección de correo electrónico del organizador, te recomendamos que uses una dirección de correo electrónico única y estática para cada organizador.

Proporciona un vínculo para que los usuarios agreguen el evento

Como alternativa, si deseas que los usuarios del Calendario de Google puedan agregar con mayor facilidad un evento único sin mantenerlo actualizado, puedes proporcionar un vínculo con un evento completado previamente para que los usuarios se agreguen a sí mismos. Este método crea un evento distinto en el calendario del usuario, que no puedes actualizar, a menos que tengas acceso a su calendario.

Usa la siguiente plantilla de vínculo:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

Actualiza la siguiente información:

• Fechas y horas de inicio y finalización: Usa el formato ISO 8601. En el ejemplo anterior, reemplaza 20230325T224500Z y 20230326T001500Z.
• Zonas horarias de inicio y finalización: El formato debe ser el de un nombre de base de datos de zonas horarias de IANA. Coloca las zonas horarias en los campos stz y etz.
• Descripción del evento: Debe estar codificada como URL.
• Ubicación del evento: Debe estar codificada en una URL.
• Título del evento: Debe estar codificado como URL.

Ejemplo

Consideremos el ejemplo de la compilación de un servicio de reserva de citas para ayudar a los usuarios a reservar citas con una empresa. Cuando un usuario reserva una cita, quieres que tu servicio agregue un evento a los Calendarios de Google del usuario y de la empresa.

Para brindar la mejor experiencia del usuario, te recomendamos que la empresa otorgue acceso de escritura a su calendario, de modo que puedas agregar el evento directamente al calendario de la empresa (Crear evento) y, luego, invitar al solicitante a ese evento (Agregar asistentes). Para asegurarte de que la persona que realiza la reserva vea el evento en su calendario y reciba un recordatorio, infórmale que revise sus correos electrónicos y confirme su asistencia Sí al evento inmediatamente después de hacer la reserva. Una vez que confirmen su asistencia al evento, recibirán notificaciones del evento desde el Calendario de Google según su configuración de notificaciones.

Si quieres agregar el evento directamente al calendario del usuario que realiza la reserva, infórmale que debe agregar a sus contactos la dirección de correo electrónico desde la que recibirá la invitación. Como alternativa, solicita a los usuarios que realicen la reserva acceso de escritura a su calendario para confirmar la asistencia de forma programática en su nombre (Cómo configurar la confirmación de asistencia de los asistentes) y enviarles una notificación por correo electrónico sobre la reserva confirmada.

Si la empresa no quiere exponer su dirección de correo electrónico, usa una dirección de correo electrónico específica del usuario para enviar el evento al usuario que realiza la reserva por correo electrónico (Invitar a un usuario desde una dirección de correo electrónico).

Propagación de eventos

En el siguiente diagrama, se explica la dinámica. Primero, Jack crea un evento en su calendario principal (y, por lo tanto, es propietario de la copia del organizador). Luego, invita al calendario secundario del grupo de clases de violoncelo y a Susana, que tiene la configuración del evento Only if the sender is known. Las copias para los asistentes se crean en el calendario secundario del grupo de clases de violoncelo y en el calendario de Susana si conoce a Jack; de lo contrario, cuando confirme su asistencia o indique que conoce a Jack. Cuando Susana responde, el cambio de RSVP se vuelve a propagar al organizador, lo que actualiza su copia con la respuesta de Susana. Estos cambios realizados en la copia del evento del organizador se propagan a los demás asistentes.

Propiedades de eventos compartidos

El calendario en el que se crea el evento es el calendario del organizador. Este calendario es propietario de la información del evento compartido, incluido el ID, la hora de inicio y finalización, el resumen y la descripción. Cuando se actualiza esta información en el calendario del organizador, los cambios se propagan a las copias de los asistentes.

Propiedades de eventos privados

No toda la información se comparte entre todas las copias de eventos. Algunas propiedades son privadas, como los recordatorios, colorId, la transparencia o la propiedad extendedProperties.private. Estas propiedades se controlan mediante la configuración del participante y no por el calendario del organizador.

Los asistentes también pueden cambiar las propiedades compartidas del evento. Sin embargo, estos cambios solo se reflejan en su propia copia y se pueden perder si el organizador realiza un cambio.

El único cambio de evento que se propaga de los asistentes al organizador es el estado de respuesta del asistente, que se almacena en la propiedad attendees[].responseStatus.