Convidar usuários para um evento

Crie um evento

Se você tiver acesso de gravação ao Google Agenda do organizador, poderá adicionar um evento usando o método Events: insert.

Esse método adiciona o evento diretamente à agenda do organizador, independentemente da configuração para adicionar convites.

Adicionar participantes

Com esse método, você também pode incluir participantes no mesmo evento inserindo o endereço de e-mail deles na propriedade attendees do evento. Qualquer alteração futura feita pelo organizador no evento será propagada para os participantes.

Os participantes recebem o convite no endereço de e-mail do organizador. Os usuários do Google Agenda recebem o convite por e-mail e/ou na agenda, dependendo das configurações de eventos no Google Agenda:

• Se ele tiver a configuração From everyone, o evento será adicionado diretamente à agenda deles.
• Se ele tiver a configuração Only if the sender is known, o evento será adicionado diretamente à agenda deles se já tiver interagido com o organizador, se ele estiver na mesma organização ou se ele estiver nos contatos do Google dele. Se o organizador não for conhecido, ele poderá clicar em Eu conheço este remetente ou RSVP clicando em Sim ou Talvez no e-mail de convite. Em seguida, o evento é adicionado à agenda deles.
• Se os usuários tiverem a configuração When I respond in email, nenhum convite será adicionado à agenda até que o usuário confirme a presença clicando em Sim, Talvez ou Não no e-mail de convite.

Para mais informações sobre como os convites são adicionados ao Google Agenda, consulte Gerenciar convites no Google Agenda.

Não defina a resposta do convidado usando a propriedade attendees[].responseStatus para algo diferente de needsAction. O preenchimento prévio da resposta do convidado não adiciona o evento automaticamente às agendas dos usuários.

Exibir o evento diretamente nas agendas dos participantes

Para exibir um evento diretamente nas agendas dos convidados do Google Agenda de qualquer configuração do convidado, você pode definir a confirmação de presença ou importar uma cópia do evento diretamente para a agenda do convidado. Para ambos os métodos, você precisa de acesso de gravação às agendas dos participantes. Caso contrário, considere adicionar o organizador aos contatos do participante, o que pode exigir acesso de gravação aos contatos do participante.

Definir o RSVP do convidado

Para definir a resposta de um participante a um evento, siga estas etapas:

1. Crie o evento na agenda do organizador do Google Agenda e adicione os participantes (veja acima).
2. Use o método Events: update para definir o RSVP do participante como accepted ou tentative. Você precisa ter acesso de gravação na agenda do participante. Pode haver um pequeno atraso até que o evento apareça na agenda do participante. Saiba mais sobre como usar o método Events: update.

Esse método adiciona o evento à agenda do participante, mas talvez ele ainda veja o banner no e-mail informando que o convite foi enviado de um endereço desconhecido.

Importar uma cópia do evento diretamente para a agenda do participante

Para importar uma cópia de um evento para a agenda de um convidado, siga estas etapas:

1. Se você tiver acesso de gravação ao Google Agenda do organizador, importe uma cópia do evento usando o método Events: import.
2. Importe outra cópia do mesmo evento na agenda do participante usando Events: import. Você deve ter acesso de gravação na agenda do participante. Use o mesmo ID do evento (iCalUID) para as cópias do organizador e do convidado e especifique o organizador na cópia do convidado.

Com esse método, o convidado pode ver o evento na agenda, mas não recebe um e-mail de convite do Google Agenda.

Importante :se você não usar o mesmo ID do evento, as mudanças futuras feitas pelo organizador no evento não serão propagadas automaticamente para o convidado.

Adicionar o organizador aos contatos do convidado

Se você não tiver as credenciais do participante, poderá instruir o participante ou a organização dele a adicionar o endereço de e-mail do organizador aos contatos do Google com antecedência para exibir um evento diretamente na agenda dele. Pode haver um pequeno atraso para que um contato recém-criado entre em vigor.

• Peça para o usuário do Google Agenda adicionar o organizador aos contatos do Google.
• Se os participantes pertencerem a uma organização, peça ao administrador dela para adicionar de maneira programática endereços de e-mail aos contatos dos usuários. Peça ao administrador para ativar a delegação em todo o domínio, representar os usuários e usar o método People: createContact para criar contatos para cada usuário, garantindo que futuros convites desses endereços de e-mail apareçam automaticamente nas agendas dos usuários.
• Se você tiver acesso aos contatos do convidado, também poderá adicionar o endereço de e-mail do organizador aos contatos do convidado usando o método People: createContact.

Convidar usuário usando um endereço de e-mail

Se você não tiver acesso de gravação ao Google Agenda do organizador ou não quiser expor o endereço de e-mail dele, use o protocolo iCalendar (RFC-5545) para convidar usuários com um e-mail usando um arquivo .ICS.

Se o convidado for um usuário do Google Agenda com a configuração Only if the sender is known e não tiver interagido nem gravado o endereço como conhecido, o convite só será adicionado à agenda quando ele clicar em Conheço este remetente ou confirmar a presença no evento.

Dica : não use um endereço de e-mail genérico (por exemplo, [e-mail]) para enviar convites, porque qualquer abuso pode afetar todos os usuários que enviam convites desse endereço. Se não for possível usar o endereço de e-mail do organizador, recomendamos o uso de um endereço de e-mail estático e exclusivo para cada um deles.

Forneça um link para os usuários adicionarem o evento

Como alternativa, se você quiser que os usuários do Google Agenda adicionem um evento único sem precisar mantê-lo atualizado com mais facilidade, forneça um link com um evento pré-preenchido para que o usuário adicione a si mesmo. Esse método cria um evento distinto na agenda do usuário, que você não pode atualizar, a menos que tenha acesso à agenda do usuário.

Use o seguinte modelo de link:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

atualizando as seguintes informações:

• Datas e horários de início e término: use o formato ISO 8601. No exemplo acima, substitua 20230325T224500Z e 20230326T001500Z.
• Fusos horários de início e término: formate como um nome de banco de dados de fuso horário IANA. Coloque os fusos horários nos campos stz e etz.
• Descrição do evento: precisa ser codificada por URL.
• Local do evento: precisa ser codificado por URL.
• Título do evento: precisa ser codificado por URL.

Exemplo

Vamos considerar o exemplo de criação de um serviço de agendamento de horários para ajudar os usuários a reservar horários com uma empresa. Quando um usuário agenda um horário, você quer que seu serviço adicione um evento ao Google Agenda do responsável pela reserva e da empresa.

Para a melhor experiência do usuário, recomendamos que a empresa conceda acesso de gravação à agenda dela para que você possa adicionar o evento diretamente a ela (Criar evento) e convidar o responsável pela reserva para ele (Adicionar participantes). Para garantir que o agendador veja o evento na agenda e receba um lembrete dele, peça que verifique os e-mails e responda Sim ao evento imediatamente após fazer um agendamento. Depois de confirmar a presença, eles recebem notificações de evento do Google Agenda com base nas configurações de notificação.

Se você quiser adicionar o evento diretamente à agenda do agendador, peça para ele adicionar aos contatos o endereço de e-mail que vai receber o convite. Como alternativa, peça aos clientes que tenham acesso de gravação à agenda deles para confirmar a presença de maneira programática em nome deles (Definir o RSVP do convidado) e enviar uma notificação por e-mail sobre a reserva confirmada.

Se a empresa não quiser expor o endereço de e-mail, use um endereço específico do usuário para enviar o evento ao agendador usando um e-mail (Convidar usuário por um endereço de e-mail).

Propagação de eventos

O diagrama a seguir explica a dinâmica. Primeiro, ele cria um evento na agenda principal e é proprietário da cópia do organizador. Em seguida, ele convida a agenda secundária do grupo de aulas para violoncelo e Susan, que tem a configuração do evento Only if the sender is known. As cópias dos participantes são criadas na agenda secundária do grupo de aulas para violoncelo e na agenda de Susan, se ela conhecer o Jack. Caso contrário, quando ela confirmar presença ou indicar que conhece o Jack. Quando Susan responde, a mudança de RSVP é propagada de volta para o organizador, atualizando a cópia do organizador com a resposta de Susan. Essas alterações feitas na cópia do evento do organizador são propagadas para os outros participantes.

Propriedades de eventos compartilhados

A agenda em que o evento é criado é a agenda do organizador. Essa agenda contém as informações compartilhadas do evento, incluindo ID, horários de início e término, resumo e descrição. Quando essas informações são atualizadas na agenda do organizador, as alterações são propagadas para as cópias dos participantes.

Propriedades de eventos particulares

Nem todas as informações são compartilhadas entre todas as cópias do evento. Algumas propriedades são particulares, como lembretes, colorId, transparência ou a propriedade extendedProperties.private. Essas propriedades são controladas pelas configurações do participante, e não pela agenda do organizador.

Os participantes também podem alterar as propriedades compartilhadas do evento. No entanto, essas mudanças são refletidas apenas na própria cópia e podem ser perdidas se o organizador fizer uma alteração.

A única alteração no evento propagada dos participantes para o organizador é o status da resposta do participante, armazenado na propriedade attendees[].responseStatus.