Zapraszanie użytkowników na wydarzenie

Utwórz zdarzenie

Jeśli masz uprawnienia do zapisu w Kalendarzu Google organizatora, możesz dodać zdarzenie za pomocą metody Events: insert.

Ta metoda dodaje wydarzenie bezpośrednio do kalendarza organizatora niezależnie od jego ustawień dotyczących dodawania zaproszeń.

Dodawanie uczestników

Dzięki tej metodzie możesz też dodać uczestników do tego samego wydarzenia, dodając ich adresy e-mail do właściwości attendees zdarzenia. Wszelkie przyszłe zmiany wprowadzone przez organizatora wydarzenia są przekazywane uczestnikom.

Uczestnicy otrzymują zaproszenie z adresu e-mail organizatora. Użytkownicy Kalendarza Google otrzymają zaproszenie e-mailem lub w kalendarzu, w zależności od ustawień wydarzeń w Kalendarzu Google:

• Jeśli mają ustawioną opcję From everyone, wydarzenie zostanie dodane bezpośrednio do ich kalendarza.
• Jeśli mają ustawioną opcję Only if the sender is known, wydarzenie jest dodawane bezpośrednio do ich kalendarza, jeśli wcześniej kontaktowały się z organizatorem, jeśli organizator należy do tej samej organizacji lub jeśli organizator jest w ich kontaktach w Google. Jeśli organizator jest nieznany, użytkownik może kliknąć Dodaj do kalendarza lub odpowiedzieć na zaproszenie, klikając Tak lub Być może w e-mailu z zaproszeniem. Następnie wydarzenie jest dodawane do kalendarza.
• Jeśli użytkownicy mają ustawioną opcję When I respond in email, wszystkie zaproszenia nie są dodawane do ich kalendarza, dopóki użytkownik nie odpowie na zaproszenie, klikając Tak, Być może lub Nie w e-mailu z zaproszeniem.

Więcej informacji o tym, jak dodawać zaproszenia do Kalendarza Google, znajdziesz w artykule Zarządzanie zaproszeniami w Kalendarzu.

Ważne: wstępnie wypełnienie odpowiedzi uczestnika za pomocą właściwości attendees[].responseStatus nie powoduje automatycznego dodania wydarzenia do kalendarzy gości. Ponadto, jeśli na wydarzenie zaproszono ponad 200 gości, stan odpowiedzi nie jest rozpowszechniany do tych osób.

wyświetlać wydarzenie bezpośrednio w kalendarzach uczestników,

Aby wyświetlić wydarzenie bezpośrednio w kalendarzach uczestników w Kalendarzu Google, niezależnie od ich ustawień, możesz ustawić odpowiedź na zaproszenie lub zaimportować kopię wydarzenia bezpośrednio do kalendarza uczestnika. W obu przypadkach musisz mieć dostęp do zapisu do kalendarzy uczestników. Jeśli go nie masz, rozważ dodanie organizatora do kontaktów uczestnika. Może to wymagać dostępu do zapisu do kontaktów uczestnika.

Ustaw odpowiedź na zaproszenie uczestnika.

Aby ustawić odpowiedź na zaproszenie dla uczestnika wydarzenia, wykonaj te czynności:

1. Utwórz wydarzenie w kalendarzu organizatora w Kalendarzu Google i dodaj uczestników (patrz wyżej).
2. Użyj metody Events: update, aby ustawić odpowiedź na zaproszenie na accepted lub tentative. Musisz mieć uprawnienia do zapisu w kalendarzu uczestnika. Może minąć trochę czasu, zanim wydarzenie pojawi się w kalendarzu uczestnika. Więcej informacji o używaniu metody Events: update

Ta metoda dodaje wydarzenie do kalendarza uczestnika, ale w e-mailu może on nadal widzieć baner informujący, że zaproszenie zostało wysłane z nieznanego mu adresu.

Importowanie kopii wydarzenia bezpośrednio do kalendarza uczestnika

Aby zaimportować kopię wydarzenia do kalendarza uczestnika:

1. Jeśli masz uprawnienia do zapisu w Kalendarzu Google organizatora, zaimportuj kopię wydarzenia za pomocą metody Events: import.
2. Zaimportuj kolejną kopię tego samego wydarzenia do kalendarza uczestnika za pomocą Events: import. Musisz mieć uprawnienia do zapisu w kalendarzu uczestnika. Użyj tego samego identyfikatora zdarzenia (iCalUID) w przypadku kopii organizatora i uczestnika oraz pamiętaj, aby w kopii uczestnika podać organizatora.

W tym przypadku uczestnik widzi wydarzenie w swoim kalendarzu, ale nie otrzymuje e-maila z zaproszeniem z Kalendarza Google.

Ważne: jeśli nie użyjesz tego samego identyfikatora wydarzenia, przyszłe zmiany w wydarzeniu wprowadzone przez organizatora nie będą automatycznie przekazywane uczestnikom.

Dodawanie organizatora do kontaktów uczestnika

Jeśli nie masz danych logowania uczestnika, możesz poprosić go lub jego organizację o dodanie adresu e-mail organizatora do kontaktów Google, aby wyświetlić wydarzenie bezpośrednio w kalendarzu. Może minąć trochę czasu, zanim nowo utworzony kontakt zacznie obowiązywać.

• Poproś użytkownika Kalendarza Google o dodanie organizatora do kontaktów Google.
• Jeśli uczestnicy należą do organizacji, możesz poprosić administratora organizacji o dodanie adresów e-mail do kontaktów użytkowników za pomocą programowania. Poproś administratora o włączenie delegacji na poziomie domeny, udawanie użytkowników i użycie metody People: createContact do tworzenia kontaktów dla każdego użytkownika, aby zapewnić, że przyszłe zaproszenia z tych adresów e-mail będą automatycznie pojawiać się w kalendarzach użytkowników.
• Jeśli masz dostęp do kontaktów uczestnika, możesz też dodać adres e-mail organizatora do kontaktów uczestnika za pomocą metody People: createContact.

Zapraszanie użytkownika z adresu e-mail

Jeśli nie masz uprawnień do zapisu w Kalendarzu Google organizatora lub nie chcesz podawać jego adresu e-mail, zaproś użytkowników za pomocą e-maila i pliku .ICS, korzystając z protokołu iCalendar (RFC-5545).

Jeśli uczestnik jest użytkownikiem Kalendarza Google z ustawieniem Only if the sender is knowni nie kontaktował się wcześniej z tym adresem ani nie zapisał go jako znanego, zaproszenie nie zostanie dodane do jego kalendarza, dopóki nie kliknie Dodaj do kalendarza lub nie odpowie na zaproszenie.

Wskazówka: nie wysyłaj zaproszeń z ogólnego adresu e-mail (np. [e-mail]), ponieważ wszelkie nadużycia mogą wpłynąć na wszystkich użytkowników, którzy wysyłają zaproszenia z tego adresu. Jeśli nie możesz użyć adresu e-mail organizatora, zalecamy użycie unikalnego i stałego adresu e-mail dla każdego organizatora.

Udostępnij link, który umożliwi użytkownikom dodanie wydarzenia

Jeśli chcesz ułatwić użytkownikom Kalendarza Google dodawanie jednorazowego wydarzenia bez konieczności jego aktualizowania, możesz udostępnić link z wstępnie wypełnionym wydarzeniem, które użytkownik może dodać samodzielnie. Ta metoda tworzy osobne wydarzenie w kalendarzu użytkownika, którego nie możesz zaktualizować, chyba że masz dostęp do jego kalendarza.

Użyj tego szablonu linku:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

zaktualizowanie tych informacji:

• Data i godzina rozpoczęcia oraz zakończenia: użyj formatu ISO 8601. W przykładzie powyżej zastąp 20230325T224500Z i 20230326T001500Z.
• Strefa czasowa rozpoczęcia i zakończenia: format zgodny z nazwą w bazie danych stref czasowych IANA. Strefy czasowe umieść w polach stz i etz.
• Opis zdarzenia: musi być zakodowany na potrzeby adresu URL.
• Lokalizacja zdarzenia: musi być zakodowana w formacie adresu URL.
• Tytuł zdarzenia: musi być zakodowany na potrzeby adresu URL.

Przykład

Rozważmy przykład tworzenia usługi rezerwacji spotkań, która pomaga użytkownikom umawiać spotkania z firmą. Gdy użytkownik zarezerwuje spotkanie, usługa powinna dodać wydarzenie do Kalendarza Google zarówno rezerwującego, jak i firmy.

Aby zapewnić użytkownikom jak najlepsze wrażenia, zalecamy, aby firma przyznała Ci dostęp do zapisu do swojego kalendarza. Dzięki temu możesz dodawać wydarzenia bezpośrednio do kalendarza firmy (Utwórz wydarzenie) i zapraszać osoby rezerwujące do wydarzenia (Dodaj uczestników). Aby mieć pewność, że osoba rezerwująca pokój zobaczy wydarzenie w swoim kalendarzu i otrzyma przypomnienie, poproś ją o sprawdzenie e-maili i odpowiedź Tak na zaproszenie do udziału w wydarzeniu bezpośrednio po dokonaniu rezerwacji. Po potwierdzeniu udziału w wydarzeniu otrzymają powiadomienia o wydarzeniach z Kalendarza Google zgodnie z ustawieniami powiadomień.

Jeśli chcesz dodać wydarzenie bezpośrednio do kalendarza osoby dokonującej rezerwacji, poinformuj tę osobę, aby dodała do kontaktów adres e-mail, z którego otrzyma zaproszenie. Możesz też poprosić osoby dokonujące rezerwacji o dostęp do zapisu w kalendarzu, aby umożliwić Ci automatyczne wysyłanie odpowiedzi (Ustaw odpowiedź uczestnika), i wysłać im e-maila z powiadomieniem o zatwierdzonej rezerwacji.

Jeśli firma nie chce podawać swojego adresu e-mail, użyj adresu e-mail konkretnego użytkownika, aby wysłać wydarzenie do osoby rezerwującej (Zaproś użytkownika z adresu e-mail).

Propagowanie zdarzeń

Dynamikę tę obrazuje poniższy diagram. Najpierw Jack tworzy wydarzenie w kalendarzu głównym (i jest właścicielem kopii organizatora). Następnie zaprasza do kalendarza dodatkowego grupy lekcji gry na wiolonczeli Susan, która ma ustawienie zdarzeniaOnly if the sender is known. Kopie dla uczestników są tworzone w kalendarzu pomocniczym grupy lekcji gry na wiolonczeli oraz w kalendarzu Susan, jeśli zna Jacka, a w przeciwnym razie – gdy potwierdzi swój udział lub wskaże, że zna Jacka. Gdy Susan odpowie, zmiana odpowiedzi zostanie przekazana z powrotem do organizatora, który zaktualizuje swoją kopię zgodnie z odpowiedzią Susan. Zmiany wprowadzone w kopii wydarzenia u organizatora są następnie rozpowszechniane do innych uczestników.

Właściwości udostępnionego zdarzenia

Kalendarz, w którym tworzone jest wydarzenie, to kalendarz organizatora. Ten kalendarz jest właścicielem udostępnionych informacji o wydarzeniu, w tym identyfikatora, godziny rozpoczęcia i zakończenia, podsumowania oraz opisu. Gdy te informacje zostaną zaktualizowane w kalendarzu organizatora, zmiany zostaną rozpowszechnione do kopii uczestników.

Właściwości wydarzenia prywatnego

Nie wszystkie informacje są udostępniane między wszystkimi kopiami zdarzenia. Niektóre właściwości są prywatne, takie jak przypomnienia, colorId, przejrzystość czy właściwość extendedProperties.private. Te właściwości są kontrolowane przez ustawienia uczestnika, a nie kalendarz organizatora.

Uczestnicy mogą też zmieniać udostępnione właściwości wydarzenia. Te zmiany są jednak widoczne tylko w ich kopii i mogą zostać utracone, jeśli organizator wprowadzi zmiany.

Jedyną zmianą wydarzenia, która jest propagowana z uczestników do organizatora, jest stan odpowiedzi uczestnika przechowywany w właściwości attendees[].responseStatus.