Cómo invitar a usuarios a un evento

Crea un evento

Si tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador, puedes agregar un evento con Events: insert .

Este método agrega el evento directamente al calendario del organizador, de forma independiente de su configuración para agregar invitaciones.

Agregar asistentes

Con este método, también puedes agregar asistentes al mismo evento agregando sus dirección de correo electrónico a attendees propiedad del evento. Cualquier cambio futuro que realice el organizador en el evento se propaga a los asistentes.

Los asistentes reciben la invitación desde la dirección de correo electrónico del organizador. Los usuarios del Calendario de Google reciben la invitación en su correo electrónico o en su calendario, según la configuración de eventos en la configuración del Calendario de Google:

• Si tiene el parámetro de configuración From everyone, el evento se agrega directamente a su calendario
• Si tiene el parámetro de configuración Only if the sender is known, se agrega el evento. directamente a su calendario si interactuaron organizador, si este pertenece a la misma organización o si esté en sus contactos de Google. Si el organizador no conoce, puede hacer clic en Agregar al calendario o confirmar asistencia haciendo clic en Sí o Tal vez en el correo electrónico de invitación. Luego, el evento se agrega a su calendario.
• Si los usuarios tienen el parámetro de configuración When I respond in email, no se aplicará ninguna invitación agregar al calendario hasta que el usuario confirme su asistencia haciendo clic en Sí, Tal vez o No en el correo electrónico de invitación.

Para obtener más información sobre cómo se agregan las invitaciones al Calendario de Google, consulta Administra las invitaciones en Calendario.

Importante: Completa previamente la respuesta del asistente con el attendees[].responseStatus la propiedad no agrega automáticamente el evento a la lista de invitados calendarios. Además, si se invita a más de 200 personas al evento, el estado de respuesta no se propaga a los invitados.

Mostrar el evento directamente en la pantalla de los asistentes calendarios

Para mostrar un evento directamente en los asistentes de Calendario de Google calendarios para cualquier de configuración que pueda tener el asistente, establecer la confirmación de asistencia de los asistentes o importar una copia del evento directamente en el calendario del asistente. Para ambos métodos, necesitas acceso de escritura para las direcciones calendarios; Si no es así, considera agregar al organizador a los contactos de los asistentes, lo que podría requieren acceso de escritura a los contactos de los asistentes.

Establecer la confirmación de asistencia de los asistentes

Para definir la confirmación de asistencia de un asistente a un evento, sigue estos pasos:

1. Crear el evento en el calendario del organizador del Calendario de Google y agregarlo asistentes (ver arriba).
2. Usa el método Events: update. para configurar confirmación de asistencia de los asistentes a accepted o tentative. Debes tener acceso de escritura al archivo calendario. Es posible que haya una leve demora antes de que el evento aparezca en el calendario del asistente. Obtén más información para usar el método Events: update.

Con este método, se agrega el evento al calendario del asistente, pero este siguen viendo el banner en su correo electrónico que indica que la invitación se envió desde una dirección que antes desconocen.

Importar una copia del evento directamente en el calendario del asistente

Para importar una copia de un evento en el calendario de un asistente, sigue estos pasos: pasos:

1. Si tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador, importa una copia del evento con el Events: import.
2. Importar otra copia del mismo evento en la carpeta calendario con Events: import. Debes tener acceso de escritura al calendario del asistente. Usa el mismo ID de evento (iCalUID) de las copias del organizador y los asistentes, y asegúrate de especificar el organizador en la copia del asistente.

Con este método, el asistente puede ver el evento en su calendario, pero recibir un correo electrónico de invitación del Calendario de Google.

Importante: Si no usas el mismo ID de evento, los cambios futuros que se aplicarán al evento que realizó el organizador no se propagarán automáticamente al asistente.

Agregar al organizador a los contactos de los asistentes

Si no tienes las credenciales de los asistentes, puedes instruirle a su organización agregar la dirección de correo electrónico del organizador a sus contactos de Google con anticipación para mostrar un evento directamente en su calendario. Puede haber una leve demora para que un contacto recién creado surta efecto.

• Pídele al usuario del Calendario de Google que agregue al organizador a sus Contactos de Google.
• Si los asistentes pertenecen a una organización, puedes preguntar a los puede agregar de manera programática direcciones de correo electrónico a las direcciones contactos. Solicita al administrador que habilite la función delegación de todo el dominio suplantar a los usuarios y utilizar People: createContact para crear contactos para cada usuario y, así, garantizar que las invitaciones futuras de estas direcciones de correo electrónico aparecen automáticamente en las contraseñas de sus usuarios, calendarios.
• Si tienes acceso a los contactos del asistente, también puedes agregar la dirección de correo electrónico del organizador a los contactos del asistente con el método People: createContact.

Invita a un usuario desde una dirección de correo electrónico

Si no tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador o si no quieres exponer su dirección de correo electrónico, usa el protocolo iCalendar (RFC-5545) para invitar a los usuarios por correo electrónico con un archivo .ICS.

Si el asistente es usuario del Calendario de Google con el parámetro de configuración Only if the sender is known y nunca interactuó con la dirección ni la registró como que conocen, la invitación no se agrega al calendario hasta que hace clic Agrega el evento al calendario o confirma su asistencia.

Sugerencia: No uses una dirección de correo electrónico genérica (por ejemplo: invitació[e-mail]) para enviar invitaciones porque los abusos pueden afectar a todos los usuarios que envían invitaciones de esta dirección. Si no puedes usar la dirección de correo electrónico del organizador, te recomendamos que uses una dirección de correo electrónico única y estática para cada organizador.

Proporciona un vínculo para que los usuarios agreguen el evento

Como alternativa, si deseas facilitar a los usuarios del Calendario de Google agregar una evento único sin mantenerlo actualizado, puedes proporcionar un vínculo con evento completado previamente para que el usuario se agregue a sí mismo. Este método crea un filtro evento en el calendario del usuario, que no puedes actualizar a menos que tengas acceso al calendario del usuario.

Usa la siguiente plantilla de vínculo:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

actualizando la siguiente información:

• Fechas y horas de inicio y finalización: Usa el formato ISO 8601. En el ejemplo anterior, reemplazar 20230325T224500Z y 20230326T001500Z.
• Zonas horarias de inicio y finalización: El formato debe ser el de un nombre de base de datos de zonas horarias de IANA. Coloca las zonas horarias en los campos stz y etz.
• Descripción del evento: Debe estar codificada para la URL.
• Ubicación del evento: Debe estar codificada en una URL.
• Título del evento: Debe estar codificado como URL.

Ejemplo

Consideremos el ejemplo de creación de un servicio de reserva de citas para los usuarios reservan citas con una empresa. Cuando un usuario reserva una cita, desea que tu servicio agregue un evento a la cuenta de Google del usuario que realiza la reserva y a la de la empresa Calendarios.

Para brindar la mejor experiencia del usuario, recomendamos que la empresa otorgue acceso de escritura a su calendario, para poder agregar el evento directamente al calendario (Crear evento) y, luego, invitar al usuario que realice la reserva a ese evento (Agrega asistentes). Para asegurarte de que la persona que realiza la reserva vea el evento en su calendario y reciba un recordatorio, infórmale que revise sus correos electrónicos y confirme su asistencia Sí al evento inmediatamente después de hacer la reserva. Cuando confirman su asistencia el evento, se les envían notificaciones de eventos del Calendario de Google según su configuración de notificaciones.

Si quieres agregar el evento directamente al calendario del usuario que realiza la reserva, infórmaselo a los usuarios que realizan reservas que agreguen a sus contactos la dirección de correo electrónico desde la que recibirá la invitación. Por otro lado, Solicitar a los reservadores acceso de escritura a su calendario para confirmar asistencia de forma programática en su (Establece la confirmación de asistencia de los asistentes) y envíale un correo electrónico notificación sobre la reserva confirmada.

Si el negocio no quiere exponer su dirección de correo electrónico, utiliza una dirección de correo electrónico dirección de correo electrónico para enviar el evento a la persona que realiza la reserva por correo electrónico (Invitar a un usuario desde una dirección de correo electrónico).

Propagación de eventos

En el siguiente diagrama, se explica la dinámica. Primero, Jack crea un evento en su calendario principal (y, por lo tanto, posee la copia del organizador). Luego, invita Calendario secundario del grupo de clases de violonchelo y Susan, que a cargo del evento Only if the sender is known Asistentes se crean copias en la lección de violonchelo el calendario secundario del grupo y el de Susan, si conoce a Jack; de lo contrario, cuando confirma o indica que conoce a Jack. Cuando Susan responde, la confirmación de asistencia cambia se propaga de vuelta al organizador y actualiza la copia del organizador con La respuesta de Susan. Estos cambios se realizan en la copia del evento del organizador y, luego, se propaguen a los demás asistentes.

Propiedades de eventos compartidas

El calendario en el que se crea el evento es el calendario del organizador. Este calendario es propietario de la información del evento compartido, incluido el ID, la hora de inicio y finalización, el resumen y la descripción. Cuando se actualiza esta información en el calendario del organizador, los cambios se propagan a las copias de los asistentes.

Propiedades de eventos privados

No se comparte toda la información entre todas las copias del evento. Algunas propiedades tienen las siguientes características: privados, como recordatorios, colorId, transparencia o la propiedad extendedProperties.private. Estas propiedades son controladas por el la configuración del asistente y no por el calendario del organizador.

Los asistentes también pueden cambiar las propiedades compartidas del evento. Sin embargo, estos los cambios solo se reflejan en su propia copia y pueden perderse si el organizador hace un cambio.

El único cambio de evento que se propaga de los asistentes al organizador es el estado de respuesta del asistente, que se almacena en la propiedad attendees[].responseStatus.