Mengundang pengguna ke acara

Membuat peristiwa

Jika Anda memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, Anda dapat menambahkan menggunakan Events: insert .

Metode ini menambahkan acara secara langsung ke kalender penyelenggara secara terpisah setelan mereka untuk menambahkan undangan.

Tambahkan tamu

Dengan metode ini, Anda juga bisa menambahkan tamu ke acara yang sama dengan menambahkan ke attendees properti peristiwa. Semua perubahan pada masa mendatang yang dibuat oleh penyelenggara pada acara akan disebarkan kepada para peserta.

Peserta akan menerima undangan dari alamat email penyelenggara. Kebijakan Privasi Pengguna Kalender menerima undangan dalam email dan/atau kalender mereka, bergantung pada setelan Acara mereka di setelan Google Kalender mereka:

• Jika mereka memiliki setelan From everyone, peristiwa akan langsung ditambahkan ke kalendernya
• Jika pengguna memiliki setelan Only if the sender is known, peristiwa akan ditambahkan langsung ke kalender mereka jika mereka pernah berinteraksi dengan penyelenggara, jika penyelenggara berada di organisasi yang sama, atau jika penyelenggara ada di kontak Google mereka. Jika penyelenggara tidak dikenal oleh mereka, mereka dapat mengklik Saya kenal pengirim ini atau RSVP dengan mengklik Ya atau Mungkin di email undangan. Peristiwa tersebut ditambahkan ke kalender mereka.
• Jika pengguna memiliki setelan When I respond in email, tidak semua undangan ditambahkan ke kalendernya hingga pengguna memberikan RSVP dengan mengklik Ya, Mungkin, atau Tidak dalam email undangan.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara undangan ditambahkan ke Google Kalender, lihat Mengelola undangan di Kalender.

Jangan tetapkan respons tamu menggunakan atribut attendees[].responseStatus properti ke apa pun selain needsAction. Mengisi otomatis alamat respons tidak otomatis menambahkan peristiwa ke kalender.

Tampilkan acara secara langsung di bagian tamu kalender

Untuk menampilkan acara secara langsung di akun tamu Google Kalender kalender untuk setiap peserta, Anda bisa menetapkan RSVP peserta atau mengimpor salinan acara secara langsung di kalender tamu. Untuk kedua metode tersebut, Anda memerlukan akses tulis ke kalender; jika tidak, pertimbangkan menambahkan penyelenggara ke kontak tamu, yang dapat memerlukan akses tulis ke kontak peserta.

Menetapkan RSVP tamu

Untuk menetapkan RSVP tamu ke acara, lakukan langkah-langkah berikut:

1. Buat acara di kalender penyelenggara Google Kalender dan tambahkan peserta (lihat di atas).
2. Gunakan metode Events: update untuk mengatur RSVP peserta ke accepted atau tentative. Anda harus memiliki akses tulis ke kalender. Mungkin ada sedikit keterlambatan sebelum peristiwa muncul di kalender peserta. Pelajari lebih lanjut cara menggunakan metode Events: update.

Metode ini menambahkan acara ke kalender peserta, tetapi peserta mungkin masih melihat banner di email mereka yang menyatakan undangan dikirim dari alamat sebelumnya tidak mereka ketahui.

Mengimpor salinan acara langsung di kalender tamu

Untuk mengimpor salinan acara ke kalender tamu, lakukan hal berikut langkah:

1. Jika Anda memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, impor salinan peristiwa menggunakan Metode Events: import.
2. Impor salinan lain dari acara yang sama ke kalender menggunakan Events: import. Anda harus memiliki akses tulis ke kalender tamu. Gunakan ID peristiwa yang sama (iCalUID) untuk milik penyelenggara dan peserta serta pastikan untuk menentukan penyelenggara di salinan peserta.

Dengan metode ini, tamu dapat melihat acara di kalender mereka, tetapi tidak menerima email undangan dari Google Kalender.

Penting: jika Anda tidak menggunakan ID acara yang sama, perubahan pada acara tersebut akan terjadi yang dibuat oleh penyelenggara tidak akan otomatis diterapkan kepada tamu.

Tambahkan penyelenggara ke kontak tamu

Jika tidak memiliki kredensial peserta, Anda dapat menginstruksikan peserta atau organisasinya untuk menambahkan alamat email penyelenggara ke kontak Google mereka terlebih dahulu untuk menampilkan acara secara langsung di kalender mereka. Mungkin ada sedikit penundaan sebelum kontak yang baru dibuat berfungsi.

• Minta pengguna Google Kalender untuk menambahkan penyelenggara ke kontak Google mereka.
• Jika peserta adalah anggota organisasi, Anda dapat menanyakan izin untuk menambahkan alamat email ke pengguna mereka secara terprogram kontak. Minta administrator untuk mengaktifkan delegasi tingkat domain, menyamar sebagai pengguna dan menggunakan People: createContact untuk membuat kontak bagi setiap pengguna, untuk memastikan bahwa undangan di masa mendatang dari alamat email ini akan otomatis muncul di kalender.
• Jika Anda memiliki akses ke kontak tamu, Anda juga dapat menambahkan alamat email penyelenggara kepada kontak tamu menggunakan Metode People: createContact.

Undang pengguna dari alamat email

Jika Anda tidak memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, atau jika Anda tidak ingin mengekspos alamat email penyelenggara, gunakan iKalender protokol (RFC-5545) untuk mengundang pengguna dengan email menggunakan file .ICS.

Jika tamu adalah pengguna Google Kalender dengan setelan Only if the sender is known dan belum pernah berinteraksi dengan atau mencatat alamat tersebut sebagai mereka, undangan tidak ditambahkan ke kalender mereka sampai mereka mengklik Saya mengenal pengirim ini atau mereka RSVP ke acara tersebut.

Tips: Jangan gunakan alamat email umum (misalnya: [e-mail]) untuk mengirim undangan karena penyalahgunaan dapat memengaruhi semua pengguna yang mengirim undangan dari alamat ini. Jika Anda tidak dapat menggunakan alamat email penyelenggara, sebaiknya gunakan alamat email yang unik dan statis untuk setiap penyelenggara.

Berikan link bagi pengguna untuk menambahkan acara

Atau, jika Anda ingin memudahkan pengguna Google Kalender untuk menambahkan sebagai acara satu kali tanpa terus memperbaruinya, Anda dapat memberikan tautan dengan peristiwa yang telah diisi sebelumnya agar pengguna dapat menambahkan dirinya sendiri. Metode ini membuat elemen acara di kalender pengguna, yang tidak dapat Anda perbarui kecuali jika Anda memiliki akses ke kalender pengguna.

Gunakan template link berikut:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

dengan memperbarui informasi berikut:

• Tanggal dan waktu mulai dan akhir: Gunakan format ISO 8601. Dalam contoh di atas, ganti 20230325T224500Z dan 20230326T001500Z.
• Zona waktu mulai dan berakhir: Format sebagai nama Database Zona Waktu IANA. Tempatkan zona waktu di kolom stz dan etz.
• Deskripsi peristiwa: Harus dienkode ke URL.
• Lokasi acara: Harus berupa URL yang dienkode.
• Judul acara: Harus berupa URL yang dienkode.

Contoh

Mari kita pertimbangkan contoh membuat layanan reservasi janji temu untuk membantu pengguna membuat janji temu dengan sebuah perusahaan. Saat pengguna membuat janji temu, Anda ingin layanan Anda menambahkan acara ke pemesan dan bisnis Google Kalender.

Untuk pengalaman pengguna terbaik, sebaiknya bisnis memberikan akses tulis ke kalender mereka, agar Anda bisa menambahkan acara langsung ke kalender bisnis kalender (Buat acara) dan undang pemesan ke acara tersebut (Tambahkan tamu). Untuk memastikan pemesan melihat acara di kalender mereka dan diingatkan tentang hal itu, memberi tahu mereka untuk memeriksa email dan RSVP Ya ke acara segera setelah melakukan pemesanan. Setelah mereka menanggapi RSVP ke acara tersebut, mereka akan notifikasi acara dari Google Kalender sesuai dengan pengaturan notifikasi mereka.

Jika Anda ingin menambahkan acara langsung ke kalender pemesan, beri tahu pemesan untuk ditambahkan ke kontak mereka alamat email yang akan mereka gunakan untuk menerima undangan. Sebagai alternatif, mintalah pemesan akses tulis ke kalender mereka untuk melakukan RSVP secara terprogram di nama (Menetapkan RSVP tamu) dan mengirim email kepada mereka tentang pemesanan yang sudah dikonfirmasi.

Jika bisnis tidak ingin menunjukkan alamat emailnya, gunakan alamat email alamat email untuk mengirimkan acara kepada pemesan melalui email (Undang pengguna dari alamat email).

Propagasi peristiwa

Diagram berikut menjelaskan dinamika. Pertama, Jack membuat peristiwa pada kalender utamanya (dan dengan demikian memiliki salinan penyelenggara). Kemudian, ia mengajak para Kalender sekunder grup pelajaran Cello dan Susan, yang memiliki setelan acara Only if the sender is known. Tamu salinan dibuat pada pelajaran Cello kalender sekunder grup, dan di kalender Susan jika dia mengenal Jack, jika tidak ketika dia menanggapi atau menunjukkan bahwa dia mengenal Jack. Saat Susan merespons, RSVP berubah akan disebarkan kembali ke penyelenggara, memperbarui salinan penyelenggara dengan Respons Susan. Perubahan ini dibuat pada salinan acara penyelenggara dapat disampaikan ke peserta lainnya.

Properti peristiwa bersama

Kalender tempat acara dibuat adalah kalender penyelenggara. Ini kalender memiliki informasi acara yang dibagikan, termasuk ID, waktu mulai dan waktu berakhir, ringkasan, dan deskripsi. Saat informasi ini diperbarui di penyelenggara kalender, perubahannya akan disebarkan ke salinan peserta.

Properti peristiwa pribadi

Tidak semua informasi dibagikan di antara semua salinan acara. Beberapa properti pribadi, seperti pengingat, colorId, transparansi, atau extendedProperties.private. Properti ini dikontrol oleh setelan tamu dan bukan kalender penyelenggara.

Tamu juga dapat mengubah properti bersama acara. Namun, perubahan hanya tercermin pada salinannya sendiri dan mungkin hilang jika penyelenggara akan membuat perubahan.

Satu-satunya perubahan acara yang disebarkan dari peserta kembali ke penyelenggara adalah status respons peserta, disimpan di attendees[].responseStatus saat ini.