כל משתמש ביומן Google משויך ליומן ראשי ול מספר היומנים האחרים שגם הם יכולים לגשת אליהם. המשתמשים יכולים ליצור אירועים להזמין משתמשים אחרים, כפי שמוצג בתרשים הבא:
בדוגמה הזו מוצגות שתי משתמשים, סוזן א' ו-ויי X. לכל אחד מהם יש יומן ראשי כמה יומנים משויכים אחרים. בדוגמה מוצגים גם שני אירועים: מצגת סוף השנה וצוות מחוץ למשרד.
הנה כמה עובדות שמוצגות בתרשים:
רשימת היומנים של סוזן כוללת את היומן הראשי שלה ואת היומנים של את השיעורים של הצוות והצ'לו.
רשימת היומנים של בר כוללת את היומן הראשי שלו וגם את חברי הצוות יומן, יומן למעקב אחר סטטוס והיומן הראשי של רותי.
באירוע מצגת סוף השנה רואים את סוזן המארגנת ואת וויי כ נוסף.
לצוות שנמצא מחוץ לשטח האירוע בהוואי יש את יומן הקבוצה כמארגן (כלומר הוא נוצר באותו יומן) והועתק אל סוזן ול-Wei בתור משתתפים.
המושגים האלה: יומנים, אירועים, משתתפים ועוד בסעיפים האחרים במדריך זה: