סקירה כללית על Drive Labels API

תוויות הן מטא-נתונים שמגדירים כדי לעזור למשתמשים לארגן קבצים ב-Google Drive, למצוא אותם ולהחיל עליהם מדיניות. Drive Labels API הוא ממשק API מסוג RESTful שתומך בתהליכים עסקיים על ידי צירוף מטא-נתונים לקבצים שלכם ב-Drive. שימושים נפוצים ב-API הזה:

  • סיווג תוכן בהתאם לאסטרטגיה לפיקוח על מידע – כדאי ליצור תווית לזיהוי תוכן רגיש או נתונים שדורשים טיפול מיוחד. לדוגמה, תוכלו ליצור תווית עם תג (תווית עם ערכי אפשרויות בקידוד צבע) בשם 'רגישות' עם הערכים 'סודי', 'סודי' ו-'Public'.

  • החלת מדיניות על פריטים ב-Drive – אפשר ליצור תוויות כדי לנהל את התוכן ב-Drive לכל אורך מחזור החיים שלו, ולוודא שהוא פועל בהתאם לנוהלי שמירת הרשומות של הארגון. לדוגמה, תוכלו להשתמש בתוויות כדי לנהל מדיניות אובדן נתונים (DLP), שלפיה לא ניתן להוריד למחשב קבצים עם התווית "רגישות" שמוגדרת כ-"Top Secret".

  • איסוף וחיפוש של קבצים – כדאי ליצור תוויות כדי לאפשר לאנשים בארגון לחפש פריטים לפי תוויות והשדות שלהן, וכך להגביר את יכולת החיפוש. לדוגמה, מישהו בארגון יכול להשתמש באפשרויות החיפוש ב-Drive כדי למצוא את כל החוזים שממתינים לחתימה עד לתאריך ספציפי.

לפניכם רשימה של מונחים נפוצים ב-Drive Labels API:

תווית

מטא-נתונים מובְנים מוצבים בקובץ Drive. משתמשי Drive יכולים להקצות תוויות ולהגדיר ערכים של שדות תוויות לקבצים. התוויות מורכבות מ:

שם התווית
שם המשאב של התווית. label ID הוא חלק משם התווית. בהתאם לבקשה, השם יהיה בפורמט הבא: labels/{id} או labels/{id}@{revisionId}. למידע נוסף קראו את המאמר תיקון תוויות שבהמשך.
מזהה תווית
מזהה ייחודי גלובלי של התווית. המזהה הוא חלק משם התווית, אבל בניגוד לשם, הוא עקבי בין הגרסאות השונות.

יש 2 סגנונות של תוויות:

תווית עם תיוג

תווית עם סוג השדה SelectionOptions שמכיל אפשרויות, שאפשר לקודד באמצעות צבעים כדי לציין את החשיבות. כדי לעשות זאת, מגדירים את badgeConfig באמצעות Properties של Choice.

ב-Drive מוצג הצבע של האפשרות שנבחרה לכל קובץ, כדי שהמשתמשים יבינו בבירור את הסטטוס, הסיווג וכן הלאה של הקובץ. לדוגמה, האפשרות "סודי ביותר" בתווית "רגישות" עשויה להופיע באדום. בכל זמן נתון אפשר להוסיף רק תווית אחת עם תג.

תווית רגילה

תווית שמכילה אפס סוגי שדות או יותר. לתווית רגילה יכולה להיות כותרת, כמו Project Moonshot, וציון כל הקבצים שקשורים לפרויקט. לתווית רגילה יכולים להיות גם כמה שדות מובנים. לדוגמה, תווית עם הכותרת "Contract" עשויה להכיל את השדות "Company" , "מועד לתשלום", "סטטוס" ו"חתומים". כל שדה הוא מסוג ספציפי (טקסט, תאריך, בחירה או משתמש).

תרשים של תוויות עם תיוג.
איור 1. תווית עם תיוג
תרשים תווית רגיל.
איור 2. תווית רגילה
שדה

רכיב בודד שהוקלד וניתן להגדיר אותו של תווית. לכל תווית יכולים להיות משויכים אפס שדות או יותר.

סוג השדה
סוג הנתונים של הערך שמשויך לשדה. אפשר להגדיר אותם בתור טקסט, מספר שלם, תאריך, משתמש או בחירה. אם מגדירים את השדה עם ListOptions, אפשר להגדיר את שדות המשתמש והבחירה עם מספר ערכים. הסוג שנבחר משפיע גם על הערכים החוקיים שחלים על פריטים ב-Drive וגם על האפשרויות הזמינות של שאילתות חיפוש.
בחירה

אחת מתוך כמה אפשרויות שהמשתמש יכול לבחור מתוך השדה SelectionOptions.

סוג התווית

כל התוויות כוללות LabelType. יש 2 סוגי תוויות:

ניהול

כדי ליצור ולערוך תוויות בבעלות של אדמין, עליכם להיות מנהלי חשבון עם הרשאה לניהול תוויות.

אדמינים יכולים לשתף תוויות של אדמינים עם כל משתמש, כדי לאפשר לו לראות את הפריטים ב-Drive ולהחיל אותם. כדי לשנות או לקרוא ערכים של תוויות בפריטים ב-Drive יש צורך בהרשאות הבאות:

  • שינוי – כדי שמשתמש יוכל לשנות את המטא-נתונים של פריט ב-Drive שקשורים לתווית נתונה, צריך להיות לו רמות ההרשאה המתאימות:

    • הפריט ב-Drive: EDITOR
    • תווית: APPLIER

  • קריאה – כדי שמשתמש יוכל לקרוא או לחפש את המטא-נתונים של פריט ב-Drive שקשורים לתווית מסוימת, צריך שיהיו לו רמות ההרשאה המתאימות:

    • הפריט ב-Drive: READER
    • תווית: READER
משותפים

משתמשים שאין להם אדמינים יכולים ליצור תוויות משותפות שאחרים יכולים להחיל על פריטים ב-Drive. צוותים יכולים ליצור ולארגן תוויות משלהם לשימוש בתוך הצוות, ללא צורך באדמין.

טקסונומיה של תוויות

שדות התוויות שמוגדרים כרגע זמינים למשתמשים באפליקציות ל-Drive. נקרא גם סכימת התוויות.

טקסונומיות לדוגמה של תוויות:

  • רגישות – אדום, כתום, צהוב, ירוק
  • סטטוס – לא התחיל, טיוטה, בבדיקה, סופי
  • סוג תוכן – חוזה, מסמך עיצוב, הדמיה
  • המחלקה – שיווק, כספים, משאבי אנוש, מכירות
מחזור החיים של התוויות

תוויות עוברות מחזור חיים שבו הן נוצרות, מפורסמות, מתעדכנות וכו'. ככל שתווית היא מסומנת במחזור החיים, היא הולכת וגדלה והגרסה שכתובה בתווית גדלה. מידע נוסף זמין במאמר מחזור חיים של תוויות.

תיקון של תווית

מופע של התווית. בכל פעם שתווית נוצרת, מתעדכנת, מתפרסמת או הוצאה משימוש, מתבצעת במרווחי זמן בין גרסאות שונות של התווית.

גרסת טיוטה
מספר הגרסה הקודמת של מופע הטיוטה הנוכחי של התווית. ניתן לבצע מספר עדכונים לתווית, וכל אחד מהם יגדיל את מספר הטיוטה של הגרסה, בלי להשפיע על הגרסה הקודמת שפורסמה. בעזרת האפשרות ליצור תוויות טיוטה תוכלו לבדוק עדכונים לפני הפרסום.
גרסה קודמת שפורסמה
מספר הגרסה הקודמת של תווית שפורסמה. התווית שפורסמה היא המופע של התווית שזמינה כרגע למשתמשים.