感谢您作为 Google 编程之夏 (Google Summer of Code) 的开源组织/项目的组织管理员。您的幕后工作对于确保组织中的每个人在整个计划期间都了解最新情况至关重要。我们每年都会更新，因此无论是首次还是第十次 GSoC，请务必仔细阅读本文档。
“角色和职责”文档中提到了很多信息，但我们想更详细地了解一些要点。
如果您还没有阅读 GSoC 导师指南，请立即阅读。其中简要介绍了该计划的重要方面和阶段。确保所有导师在接受导师参与计划之前阅读导师指南以及“角色和职责”文档，以便他们了解预期结果。
作为组织管理员，您是组织与 Google 之间的主要联络人。组织可以有 2 到 5 名管理员，这些管理员应该定期进行沟通并达成一致意见（包括沟通、付款、检查导师和 GSoC 贡献者的情况、检查评估是否完成、解决人际问题、回答 Google 将在项目结束时发送的总结调查问卷等）。从 Google 的角度来看，所有组织管理员都是等效的，没有主组织管理员。
您必须至少有 2 位组织管理员，如果其中一位管理员退出计划，则您必须让另一个人能够访问组织资料。
所有导师和贡献者都应该知道谁是组织管理员，以及如何在遇到问题时联系他们。您与所有新贡献者和导师的首次沟通应该告诉他们如果组织管理员需要更改项目时间表、遇到导师或其他贡献者方面的问题，或有任何其他支持需求，应如何联系组织管理员。
定义成功的标准
贵组织的 GSoC 目标是什么？在今年年底的 GSoC 大会上，您的组织将考虑通过哪些因素来判断其是否为贵组织的成功 GSoC 计划？
我们希望您每年参与该计划时都会考虑这个问题，因为每年的答案可能有所不同。不同的组织需要不同的东西例如：
- 更多新的长期贡献者
- 编写更多代码
- 构建的特定功能
- 指导感兴趣的学生的机会
- 提升项目知名度等。
等等。
请花些时间考虑一下您的组织真正想要从 GSoC 中得到什么，对于回归组织来说，如果您没有实现这些目标，您本可以做出哪些改变。
时限
GSoC 会按计划进行。截止日期有很多，而且非常严格。虽然今年项目的实际时间安排更加灵活，但在 5 月底开始编码之前的所有截止日期对每个人来说都是一样的。
组织管理员负责阅读所有电子邮件并跟踪即将到来的截止日期，以确保不会错过这些电子邮件。我们鼓励组织管理员除了查看自己的 GSoC 信息中心之外，还要标记自己的日历，以确保他们针对每个 GSoC 贡献者注明的所有中期和最终评估均已完成。
如果您的组织允许 GSoC 贡献者拥有的项目超出标准 12 周（适用于大中型项目）或 8 周（适用于小项目），请务必注意您的导师和 GSoC 贡献者的各种评估截止日期。导师和 GSoC 贡献者将收到自己的电子邮件提醒，告知其截止日期，但作为组织管理员，您需要确保全面了解自己的所有贡献者项目。
组织管理员负责确保您的导师及时进行评估，并在规定期限内完成评估。许多组织都要求导师在实际截止日期前 24-36 小时提交评估，以便组织管理员有时间联系导师，以便在临近截止日期时提醒他们。
如果导师错过评估截止日期，相应组织将不会收到组织补助，导师也无法参加导师峰会。如果某个组织错过了 2 次或多次导师评估，该组织将不会受邀参加今年的 GSoC 导师峰会。
指标
您的组织跟踪了哪些指标？
您的组织应保留一些有关 GSoC 参与情况的指标。组织管理员可能每年都要更换指标，如果前任组织管理员不与组织中的其他人分享指标，他们可能会永久丢失指标，请务必与组织中的多人分享指标。
您应该（至少）跟踪这些指标：
- 与贵组织一起启动该计划的 GSoC 贡献者数量
- 成功通过该计划的 GSoC 贡献者人数
- 积极指导 GSoC 贡献者的导师人数
您还需要找到自己的系统，以便查看 GSoC 贡献者在 GSoC 结束后参与调查的时长。大部分 GSoC 贡献者是否在其 GSoC 结束后的一个月内离开您的社区？他们是否呆了 6 个月，他们是否一两年后还要回来？）建议您与留下来的人士沟通，更深入地了解您的组织在做（或不做）的哪些方面让他们希望继续参与到您的社区。
我们还会在 GSoC 结束时以及之后的 6 个月和 1 年时，通过简短的必要调查询问上述指标。
这些统计信息应该可以帮助您的组织了解 GSoC 是否正在帮助您的社区发展和提高可持续性。我们建议您跟踪您可能也会感兴趣的其他指标。
这些指标可帮助您确定可能需要在哪些方面进行调整，如果没有 GSoC 贡献者，原因何在？您能否帮助他们在组织内寻找其他项目？GSoC 贡献者是否能够轻松找到贡献力量并且仍能获得同样的成就感？您的项目是否过于复杂或过于繁琐，以至于会造成人们离开？
GSoC 贡献者不会继续使用的原因有很多，有时他们只想金钱，或忙于其他事情。但对您来说，了解原因很重要，这样您才能尝试抵消它。
审核 GSoC 贡献者提案
所有 GSoC 贡献者提案排名都在 GSoC 网络应用之外进行。根据您组织的规模，您或许可以使用简单的共享电子表格来处理审核。一些组织实现了更复杂的工作流。
许多组织都是一开始通过初始过滤来进行过滤：
- 垃圾内容（如果很明显，某人只是随便做个提案，或者只是提交了一份笼统的提案等）
- 未满足要求（如果您的组织要求潜在的 GSoC 贡献者执行 PR 或某项其他任务，但他们并未这样做）。
- 随着 AI 生成内容的兴起，您最终可能会收到更多低质量的 AI 生成提案。我们建议您忽略它们。
一旦发现显而易见的“否”问题，您就可以应用评分准则或评分标准，将出色的提案与优异的提案区分开来，从而专注于其余提案。
请注意，您的组织绝不能仅根据他们在提案中撰写的内容来选择 GSoC 贡献者。很多人都可以写出出色的提案，但这并不意味着他们具备成功完成项目所需的技术或沟通技能。
在组织管理员开始对提案进行排名之前，请务必与您考虑选择的每个 GSoC 贡献者进行沟通。
对于每个出色的 GSoC 贡献者提案，您至少需要 1 位忠实导师（最好是 2 位！）。没有什么比接受优秀的 GSoC 贡献者项目而没有合适的导师更糟糕了。这会对每个人来说都是一种糟糕的体验
申请 GSoC 贡献者名额并为项目分配导师
您最重要的角色之一是组织您的组织，以便您了解哪位导师承诺为特定项目提供指导。这有助于您确定要从 Google 请求多少个项目槽。您的组织必须根据对组织的重要性对提案进行排名。
示例：您的组织收到了 6 项出色的提案，导师都承诺为所有 6 项提供指导。您需要确定项目的优先级。如果您的组织要求提供 6 个项目槽，而 Google 只为组织提供 4 个槽，则第 1-4 个槽会自动成为您接受的 GSoC 贡献者。您以后无法再做出选择，更希望排名第 6 名的那位成员。
更改项目大小
在决定为组织分配多少项目时，Google 会考虑贡献者在其提案中选择的项目规模。如果您发现项目规模与预期不同，请务必在提案阶段告知贡献者，以便他们解决问题。
公布已接受的贡献者项目后，只能缩减项目规模。例如，从大到中或从中到小。 更改项目大小时，组织管理员必须与 Google 管理员联系，让其代为更改。对项目进行排名后，便无法决定扩大项目范围。
更改项目时间表
大中型项目默认为 12 周。小型项目默认为 8 周。如果导师和贡献者同意延长期限，他们必须联系组织管理员，由其最终决定是否延长项目。
只有组织管理员可以修改贡献者项目的时间表，方法是前往其信息中心的“项目名称”链接，修改页面底部的项目时间表。Google 在“查看此页面”链接可编辑日期上方的段落中提供了您必须使用的日期。我们已经根据 10 周、14 周、16 周、18 周、20 周和 22 周的项目为您配置了时间表。
请勿更改这些日期之外的日期。2023 年，一些组织没有遵循所提供的日期，导致导师的指导者因为随机日期的截止日期感到困惑，因此不一致。这些随机日期还大大增加了 GSoC 计划管理员的工作量，而这些管理员不得不发送更多的分发款项，我们以后再也不会这样做。Google 管理员将联系任何未遵守规定日期的组织来更改日期，并且在未来几年内可能都无法选择该组织。
重要提示：所有扩展名都必须在 GSoC 贡献者的最终提交期开始之前输入到系统中。Google 管理员不会更改任何错过了时间范围的项目日期。系统不支持延迟更改。
组织付款
作为组织管理员，您有责任确定您的组织是否愿意接受由 GSoC 贡献者指导的组织资助。您的组织可能有其他担任财务主管、会计师或一般财务人员的人员。您有责任确保他们在要求的接收期限之前完成相关流程。
一旦你所有贡献者项目结束，组织补助金将发放。
对于有导师参加 2024 年 GSoC 导师峰会的组织，我们将在导师峰会结束后不久支付任何适用的差旅费。
冲突
组织管理员负责解决组织中参与者之间的任何重大冲突。这可能包括 GSoC 贡献者之间、导师之间或 GSoC 贡献者和导师之间的冲突。有时，指导同一 GSoC 贡献者的导师对 GSoC 贡献者应该做什么，或者他们应该通过还是失败存有不同意见。您需要做出判断。 因此，您必须明确说明导师和贡献者如何与您的组织管理员联系。
有时，您在社区中可能会遇到行为准则问题（来自 GSoC 贡献者或导师）。这是您的社区，有助于您了解相关规范、应该怎么做，以及哪些行为会构成骚扰或其他不可接受的行为。Google 希望所有参与者在计划期间表现专业且礼貌。
启动
向你接受的导师发送介绍电子邮件
在公布 GSoC 贡献者之前，请先与导师沟通：
- 您可能会有很多刚接触 GSoC 的导师，因此请提醒他们阅读今年的导师指南、角色和职责以及 GSoC 导师和组织管理员的电子邮件归档。
- 确保您的导师了解他们必须在规定的截止日期之前完成 2 项 GSoC 贡献者评估。请务必强调这些评估对于 GSoC 贡献者和您的组织的重要性（如果评估遗漏，您将失去组织补助，并且该导师不可以在导师峰会上参加）。
- 错过 2 次或更多次评估的组织无法受邀参加今年的导师峰会。
- 让导师了解您的组织对与其指定的 GSoC 贡献者沟通有何期望（我们强烈建议每周至少沟通 2 次，如果其中之一可以召开通常非常理想的线上会议）。
- 告知导师，如果他们与其他导师或 GSoC 贡献者遇到问题（如失踪、粗鲁无礼、骚扰他人等），他们可以与您联系。鼓励他们尽早就问题与我们联系，而不是等到最后几天再进行评估。
- 请务必提供组织管理员或组织管理员群组电子邮件地址的联系信息，以向导师提出贵组织可能为其提出的问题。
- 如果导师因任何原因（疾病、突发工作问题、家庭问题等）不得不突然离开 GSoC 超过 2 天，请告知他们与您联系，以便确保另一位导师（或您）正在与 GSoC 贡献者联系。
公布 GSoC 贡献者后，您应该向 GSoC 贡献者和导师发送一封电子邮件，欢迎他们加入您的社区，并告知他们：
- 你的行为准则。如果您没有正式的代码也没关系，但设定一些预期是应该对所有社区成员的预期目标。
- 他们应在计划期间如何、何时及为何与组织管理员联系（导师已消失、导师行为不当、导师突然更改了整个项目、其他 GSoC 贡献者的行为不当等）
- 有关项目标准、最佳实践、许可等方面的任何要求 - 导师也应该直接与学生讨论这一点，但如果您提及这一点，将有助于巩固其重要性。
- 请在 5 月与所有入选的 GSoC 贡献者和导师进行一次线上介绍会议，欢迎所有人，并让他们感觉到自己是社区的一份子。这是 GSoC 贡献者重视并每年提出的反馈要求，应有更多组织进行尝试。
- 我们收到了许多 GSoC 贡献者的反馈，他们希望进一步了解其开源组织的目标，以便更好地了解自己的项目适合什么位置。
- GSoC 贡献者还想知道其他 GSoC 贡献者在其社区中有哪些人，以便他们能够互相支持。在 GSoC 结束后，建立人脉是让人们参与进来的好方法。
- 如果前 GSoC 贡献者/学生现在是导师或一直参与社区，请他们简单介绍一下自己的体验，这也会对您新的 GSoC 贡献者有所帮助。
定期沟通交流
许多组织管理员会向其导师发送评估截止日期提醒，有些组织管理员要求导师在 Google 截止日期前至少 24-48 小时完成评估，这样，如果导师错过截止日期，组织管理员可以进去为他们完成评估（或让其他指定的导师完成评估）。
总结
我们希望这些提示能帮助您了解您作为 GSoC 2024 组织管理员的角色和责任。
如果您还有其他疑问，欢迎随时发送电子邮件至 gsoc-support@google.com 与我们联系；如果您认为社区可以为您提供帮助或其他用户可能有兴趣解答您的问题，请发送电子邮件至 gsoc-support@google.com，发送电子邮件至 GSoC 导师小组名单。
感谢您成为 GSoC 组织管理员！