Tipps für Administratoren der GSoC-Organisation

Vielen Dank, dass Sie als Organisationsleiter für Ihre Open-Source-Organisation bzw. Ihr Open-Source-Projekt am Google Summer of Code teilnehmen. Ihre Bemühungen im Hintergrund sind entscheidend, um alle in Ihrem Unternehmen während des gesamten Programms auf dem Laufenden zu halten und auf demselben Stand zu informieren. Wir nehmen jedes Jahr Änderungen vor. Daher ist es wichtig, dieses Dokument zu lesen, unabhängig davon, ob Sie zum ersten oder zum zehnten Mal am GSoC teilnehmen.

Viele dieser Informationen sind im Dokument zu Rollen und Verantwortlichkeiten erwähnt, aber wir wollten auf wichtige Punkte genauer eingehen.

Wenn Sie den GSoC-Leitfaden für Mentoren noch nicht gelesen haben, tun Sie das jetzt. Es ist ein kurzer Artikel, der wichtige Aspekte und Phasen des Programms beleuchtet. Achten Sie darauf, dass alle Mentoren den Leitfaden für Mentoren und die Dokumente zu Rollen und Verantwortlichkeiten gelesen haben, bevor Sie sie in das Programm aufnehmen, damit sie wissen, was auf sie zukommt.

Als Admin der Organisation sind Sie der primäre Ansprechpartner zwischen Ihrer Organisation und Google. Organisationen können zwischen zwei und fünf Administratoren haben, die regelmäßig miteinander kommunizieren und sich auf Rollen einigen sollten (Kommunikation, Zahlungen, Kontakt mit Mentoren und GSoC-Mitarbeitern, Prüfung, ob Bewertungen abgeschlossen wurden, Lösung von zwischenmenschlichen Problemen, Beantwortung der Abschlussumfrage, die Google am Ende des Programms sendet usw.). Aus Sicht von Google sind alle Admins der Organisation gleichberechtigt. Es gibt keinen primären Admin der Organisation.

Sie benötigen mindestens zwei Nutzer mit der Rolle „Organization Admin“. Wenn einer das Programm verlässt, muss eine andere Person Zugriff auf das Profil der Organisation haben.

Alle Mentoren und Mitwirkenden sollten wissen, wer die Organisationsleiter sind und wie sie sie bei Problemen erreichen können. In der ersten Kommunikation mit allen neuen Mitwirkenden und Mentoren sollten Sie ihnen mitteilen, wie sie die Administratoren der Organisation erreichen können, falls sie einen Projektzeitplan ändern müssen, Probleme mit ihrem Mentor oder einem anderen Mitwirkenden haben oder andere Unterstützung benötigen.

Erfolg definieren

Was sind die Ziele Ihrer Organisation für das GSoC? Was wird Ihre Organisation am Ende des diesjährigen GSoC-Programms berücksichtigen, um zu entscheiden, ob es ein Erfolg war?

Wir hoffen, dass Sie sich diese Frage jedes Jahr stellen, wenn Sie am Programm teilnehmen, da die Antworten wahrscheinlich von Jahr zu Jahr variieren. Unterschiedliche Organisationen haben unterschiedliche Anforderungen. Beispiel:

• mehr neue langfristige Mitwirkende
• mehr Code geschrieben
• bestimmte Funktionen
• die Möglichkeit, begeisterte Schüler zu betreuen
• mehr Bekanntheit für Ihr Projekt usw.

und viele weitere.

Bitte nehmen Sie sich Zeit, um darüber nachzudenken, was Ihre Organisation wirklich vom GSoC erwartet. Falls Sie diese Ziele nicht erreicht haben, sollten Sie sich überlegen, was Sie anders hätten machen können.

Zeitlimits

Das GSoC findet nach einem Zeitplan statt. Die Fristen sind zahlreich und verbindlich. Auch wenn es dieses Jahr mehr Flexibilität beim Zeitplan der Projekte gibt, sind alle Fristen bis zum Beginn der Programmierung Anfang Juni für alle gleich.

Die Organisationsleiter sind dafür verantwortlich, alle E-Mails zu lesen und anstehende Fristen im Blick zu behalten, damit sie nicht verpasst werden. Wir empfehlen Organisationsadministratoren, sich die Termine nicht nur in ihrem GSoC-Dashboard, sondern auch in ihrem eigenen Kalender zu notieren, damit sie alle Zwischen- und Abschlussbewertungen für jeden ihrer GSoC-Mitarbeiter im Blick behalten.

2024 haben eine Rekordzahl von Mentoren die Abgabefristen für die Bewertung versäumt, was sich negativ auf die Organisation auswirkt. Organisationen, die mehrere Bewertungen verpasst haben, nehmen entweder nicht am GSoC 2025 teil oder erhalten dieses Jahr weniger Teilnehmer. Verpasste Fristen bedeuten zusätzliche Arbeit für Google-Administratoren und unnötigen Stress für die Mitwirkenden. Bitte verpassen Sie nicht die Abgabefristen für die Bewertung.

Wenn Ihre Organisation GSoC-Mitarbeitern erlaubt, Projekte zu haben, die länger als die standardmäßigen 12 Wochen (für mittlere und große Projekte) oder 8 Wochen für kleine Projekte sind, achten Sie auf die verschiedenen Bewertungsfristen für Ihre Mentoren und GSoC-Mitarbeiter. Mentoren und GSoC-Mitwirkende erhalten eigene E-Mail-Erinnerungen an ihre Fristen. Als Administrator der Organisation sollten Sie jedoch sicher sein, dass Sie den Überblick über alle Projekte Ihrer Mitwirkenden haben.

Der Administrator der Organisation ist dafür verantwortlich, dass die Mentoren ihre Bewertungen zeitnah vornehmen und die Fristen einhalten. Viele Organisationen verlangen von ihren Mentoren, dass sie ihre Bewertungen 24 bis 36 Stunden vor dem eigentlichen Termin einreichen. So hat ein Administrator der Organisation Zeit, sich an den Mentor zu wenden und ihn an den Termin zu erinnern, falls dieser näher rückt.

Wenn ein Mentor einen Termin für die Bewertung verpasst, erhält die Organisation kein Stipendium und der Mentor darf nicht am Mentor Summit teilnehmen. Wenn eine Organisation zwei oder mehr verpasste Mentorbewertungen hat, wird sie nicht zum diesjährigen GSoC Mentor Summit eingeladen und läuft Gefahr, in Zukunft nicht in das GSoC aufgenommen zu werden.

Messwerte

Welche Messwerte erfasst Ihr Unternehmen?

Ihre Organisation sollte einige Messwerte zu Ihrer Teilnahme am GSoC erfassen. Die Organisationsleiter können sich von Jahr zu Jahr ändern. Wenn der bisherige Organisationsleiter die Messwerte nicht mit anderen in der Organisation teilt, gehen sie möglicherweise für immer verloren. Teilen Sie Ihre Messwerte daher mit mehreren Personen in Ihrer Organisation.

Sie sollten mindestens die folgenden Messwerte erfassen:

• Anzahl der GSoC-Mitarbeiter, die das Programm über Ihre Organisation gestartet haben
• Anzahl der GSoC-Mitarbeiter, die das Programm erfolgreich abgeschlossen haben
• Anzahl der Mentoren, die GSoC-Mitwirkende aktiv betreuen

Außerdem müssen Sie ein eigenes System entwickeln, um zu sehen, wie lange Ihre GSoC-Mitarbeiter nach dem Ende des GSoC dabei bleiben. Verlassen die meisten GSoC-Mitarbeiter Ihre Community innerhalb eines Monats nach dem Ende ihres GSoC-Programms, bleiben sie sechs Monate lang dabei oder kommen sie nach ein bis zwei Jahren zurück?) Vielleicht möchten Sie mit denjenigen sprechen, die dabeigeblieben sind, und ein wenig mehr darüber erfahren, was Ihre Organisation getan hat (oder vielleicht nicht getan hat), was sie dazu veranlasst hat, weiterhin Teil Ihrer Community zu sein.

Wir werden die oben genannten Messwerte auch in einer kurzen, obligatorischen Umfrage erfragen, die wir am Ende des GSoC-Programms und dann nach sechs und zwölf Monaten nach dem GSoC-Programm an alle Nutzer senden, die die Rolle „Organization Administrator“ haben.

Anhand dieser Statistiken kann Ihre Organisation feststellen, ob das GSoC dazu beiträgt, dass Ihre Community wächst und nachhaltiger wird. Wir empfehlen Ihnen, auch andere Messwerte zu erfassen, die für Sie interessant sein könnten.

Anhand dieser Messwerte können Sie feststellen, wo Sie möglicherweise Anpassungen vornehmen sollten. Wenn keine GSoC-Mitwirkenden dabeibleiben, sollten Sie sich fragen, warum das so ist. Können Sie ihm helfen, ein anderes Projekt in Ihrer Organisation zu finden? Ist es für die GSoC-Teilnehmer einfach, einen Beitrag zu leisten und trotzdem das gleiche Gefühl der Zufriedenheit zu empfinden? Ist Ihr Projekt so kompliziert oder bürokratisch, dass es Nutzer abschreckt?

Es gibt viele Gründe, warum GSoC-Mitarbeiter nicht dabeibleiben: Manchmal wollten sie nur das Geld oder sie hatten zu viel mit anderen Dingen zu tun. Es ist jedoch wichtig, dass Sie wissen, warum, damit Sie versuchen können, dem entgegenzuwirken.

Vorschläge von GSoC-Mitarbeitern prüfen

Die Bewertung der Vorschläge von GSoC-Mitarbeitern erfolgt außerhalb der GSoC-Web-App. Je nach Größe Ihrer Organisation können Sie die Überprüfung mit einer einfachen freigegebenen Tabelle durchführen. Einige Organisationen haben komplexere Workflows implementiert.

Viele Organisationen beginnen mit einer ersten Filterung:

• Spam (wenn klar ist, dass jemand einfach nur zufällige Dinge in einen Vorschlag eingefügt hat oder nur einen generischen Vorschlag eingereicht hat usw.)
• Erfüllte nicht die Anforderungen (wenn Ihre Organisation den potenziellen GSoC-Mitarbeiter aufforderte, eine PR- oder andere Aufgabe zu erledigen, und er dies nicht tat).
• Mit dem Anstieg von KI-generierten Inhalten erhalten Sie möglicherweise mehr KI-generierte Vorschläge von geringer Qualität. Wir empfehlen, sie zu ignorieren.

Sobald die offensichtlichen „Neins“ aussortiert sind, können Sie sich auf die restlichen Vorschläge konzentrieren. Verwenden Sie dazu eine Bewertungsskala, um die guten von den schlechten Vorschlägen zu unterscheiden.

Ihre Organisation sollte GSoC-Teilnehmer NICHT nur anhand dessen auswählen, was sie in ihrem Vorschlag geschrieben haben. Viele Menschen können gute Vorschläge schreiben, aber das bedeutet nicht, dass sie die technischen oder kommunikativen Fähigkeiten haben, die für die erfolgreiche Durchführung des Projekts erforderlich sind.

Sprechen Sie IMMER mit allen GSoC-Mitarbeitern, die Sie in Betracht ziehen, bevor die Organisationsleiter mit der Rangfolge der Vorschläge beginnen.

Für jedes hervorragende GSoC-Beitragsangebot ist mindestens ein engagierter Mentor erforderlich (zwei sind besser). Es gibt nichts Schlimmeres, als ein tolles GSoC-Mitarbeiterprojekt anzunehmen und dann nicht den richtigen Mentor dafür zu haben. Das ist für alle Beteiligten frustrierend.

GSoC-Teilnehmerplätze anfordern und Mentoren für Projekte zuweisen

Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben besteht darin, Ihre Organisation so zu organisieren, dass Sie wissen, welcher Mentor sich für ein bestimmtes Projekt als Mentor zur Verfügung gestellt hat. So können Sie besser entscheiden, wie viele Projektslots Sie bei Google anfordern möchten. Ihre Organisation muss die Vorschläge nach ihrer Wichtigkeit für Ihre Organisation bewerten.

Beispiel: Ihre Organisation hat sechs hervorragende Vorschläge erhalten und Mentoren haben sich bereit erklärt, alle sechs zu betreuen. Sie müssen die Priorität der Projekte festlegen. Wenn Ihre Organisation 6 Projektplätze anfordert und Google Ihrer Organisation nur 4 Plätze zuweist, werden die Teilnehmer 1–4 automatisch zu Ihren akzeptierten GSoC-Mitarbeitern. Sie können später nicht entscheiden, dass Sie lieber die Person einstellen möchten, die auf Platz 6 in Ihrem Ranking stand.

Projektgröße ändern

Die von den Mitwirkenden in ihrem Vorschlag ausgewählten Projektgrößen werden berücksichtigt, wenn Google entscheidet, wie viele Projekte einer Organisation zugewiesen werden. Wenn Sie feststellen, dass die Projektgröße nicht Ihren Vorstellungen entspricht, teilen Sie dies dem Mitwirkenden in der Vorschlagsphase mit, damit er das Problem beheben kann.

Nachdem die akzeptierten Projekte von Mitwirkenden bekannt gegeben wurden, können die Projektgrößen nur noch reduziert werden. Beispiel: von „Groß“ zu „Mittel“ oder von „Mittel“ zu „Klein“. Wenn die Größe eines Projekts geändert werden soll, müssen Nutzer mit der Rolle „Organization Administrator“ sich an Google Admin-Nutzer wenden, damit die Änderung für sie vorgenommen wird. Sie können ein Projekt nicht nachträglich erweitern, nachdem Sie es bewertet haben.

Zeitplan für das Projekt ändern

Mittelgroße und große Projekte haben standardmäßig eine Dauer von 12 Wochen. Kleine Projekte haben standardmäßig eine Dauer von 8 Wochen. Wenn der Mentor und der Mitwirkende der Meinung sind, dass der Zeitplan verlängert werden sollte, müssen sie sich an den Nutzer mit der Rolle „Organization Administrator“ wenden. Dieser trifft die endgültige Entscheidung, ob ein Projekt verlängert wird.

Nur ein Nutzer mit der Rolle „Organization Administrator“ kann den Zeitplan eines Projekts bearbeiten. Dazu muss er in seinem Dashboard auf den Link zum Projekttitel klicken und dann unten auf der Seite den Zeitplan bearbeiten. Es gibt eine Drop-down-Liste mit Projekten mit 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 oder 22 Wochen, die bereits für Sie konfiguriert wurde (dies ist 2025 neu). Die Termine für die Zwischen- und Abschlussbewertung ändern sich entsprechend.

WICHTIG: Alle Erweiterungen MÜSSEN vor Beginn des letzten Einreichzeitraums für GSoC-Mitwirkende in das System eingegeben werden. Google-Administratoren ändern keine Projekttermine, bei denen das Wartungsfenster verpasst wurde. Spätere Änderungen werden vom System nicht unterstützt.

Zahlungen für Organisationen

Als Organisationsadministrator sind Sie dafür verantwortlich, zu entscheiden, ob Ihre Organisation das Stipendium pro betreutem GSoC-Mitglied in Anspruch nehmen möchte oder nicht. Möglicherweise gibt es in Ihrer Organisation eine andere Person, die als Schatzmeister, Buchhalter oder Finanzverantwortlicher fungiert. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Prozesse bis zu den erforderlichen Fristen abgeschlossen werden, um Zahlungen zu erhalten.

Stipendien für Organisationen werden ausgezahlt, sobald alle Projekte, an denen du mitgewirkt hast, abgeschlossen sind.

Für Organisationen, deren Mentor am Mentor Summit der Google Summer of Code 2025 teilnimmt, wird kurz nach dem Mentor Summit eine Zahlung für anfallende Reisekosten ausgezahlt.

Konflikt

Organisationsadministratoren sind dafür verantwortlich, alle größeren Konflikte zwischen Teilnehmern in Ihrer Organisation zu beheben. Dazu gehören Konflikte zwischen GSoC-Mitarbeitern, zwischen Mentoren oder zwischen GSoC-Mitarbeitern und Mentoren. Manchmal sind sich Mentoren, die denselben GSoC-Mitarbeiter betreuen, nicht einig, woran der GSoC-Mitarbeiter arbeiten sollte oder ob er bestehen oder durchfallen sollte. Sie müssen das entscheiden. Deshalb müssen Sie klar und deutlich angeben, wie Mentoren und Mitwirkende Ihre Organisationsleiter kontaktieren können.

Gelegentlich kann es in Ihrer Community zu Verstößen gegen den Verhaltenskodex kommen (von GSoC-Mitarbeitern oder Mentoren). Das ist deine Community. Du kennst die Normen und weißt, was erwartet wird und was eine Grenze zu Belästigung oder anderem unangemessenen Verhalten darstellt. Google erwartet von allen Teilnehmern ein professionelles und höfliches Verhalten während des Programms.

Auftakt

Eine Einführungs-E-Mail an Ihre ausgewählten Mentoren senden

Bevor die GSoC-Mitwirkenden bekannt gegeben werden, sollten Sie mit den Mentoren kommunizieren:

• Viele Mentoren werden wahrscheinlich neu bei GSoC sein. Bitten Sie sie, den Leitfaden für Mentoren, die Informationen zu Rollen und Verantwortlichkeiten sowie das E-Mail-Archiv für GSoC-Mentoren und -Organisationsadministratoren für dieses Jahr zu lesen.
• Ihre Mentoren müssen die beiden Bewertungen für GSoC-Mitwirkende bis zu den erforderlichen Fristen abschließen. Bitte betonen Sie die Wichtigkeit dieser Bewertungen für die GSoC-Teilnehmer und Ihre Organisation. Wenn eine Bewertung verpasst wird, verlieren Sie das Stipendium für Ihre Organisation und der Mentor darf nicht am Mentor Summit teilnehmen.
• Organisationen, die zwei oder mehr Bewertungen verpassen, werden nicht zum diesjährigen Mentor Summit eingeladen und es wird Konsequenzen für zukünftige GSoC-Programme geben.
• Teilen Sie den Mentoren mit, welche Erwartungen Ihre Organisation an die Kommunikation mit dem zugewiesenen GSoC-Mitarbeiter hat. Wir empfehlen dringend, mindestens zweimal pro Woche zu kommunizieren. Wenn eines dieser Treffen virtuell stattfinden kann, ist das in der Regel ideal.
• Informieren Sie die Mentoren, dass sie sich an Sie wenden können, wenn sie Probleme mit einem anderen Mentor oder ihrem GSoC-Mitarbeiter haben (z. B. wenn er nicht mehr erreichbar ist, unhöflich ist oder andere belästigt). Bitten Sie sie, sich frühzeitig bei Problemen zu melden und nicht bis kurz vor der Bewertung zu warten.
• Geben Sie den Mentoren die Kontaktdaten des Administrators oder der Administratorgruppe Ihrer Organisation, an die sie sich mit ihren Fragen wenden können.
• Bitten Sie die Mentoren, sich an Sie zu wenden, wenn sie aus irgendeinem Grund (z. B. Krankheit, plötzliche Arbeitsprobleme, familiäre Angelegenheiten) für mehr als zwei Tage nicht am GSoC teilnehmen können. So können Sie sicher sein, dass ein anderer Mentor (oder Sie selbst) sich mit dem GSoC-Mitarbeiter in Verbindung setzt.

Nachdem die GSoC-Teilnehmer bekannt gegeben wurden, sollten Sie eine E-Mail an Ihre GSoC-Teilnehmer und Mentoren senden, in der Sie sie in Ihrer Community willkommen heißen und sie über Folgendes informieren:

• Ihren Verhaltenskodex. Wenn du keinen formellen Verhaltenskodex hast, ist das in Ordnung. Es ist aber trotzdem wichtig, einige Erwartungen an alle Communitymitglieder zu stellen.
• Wie, wann und warum sie während des Programms einen Org Admin kontaktieren sollten (ihr Mentor ist verschwunden, ihr Mentor verhält sich unangemessen, ihr Mentor hat plötzlich sein gesamtes Projekt geändert, ein anderer GSoC-Mitarbeiter verhält sich unangemessen usw.)
• Alle Anforderungen an Projektstandards, Best Practices, Lizenzierung usw. – Mentoren sollten dies auch direkt mit dem Schüler oder Studenten besprechen, aber wenn Sie es erwähnen, wird dies die Wichtigkeit unterstreichen.
• Organisieren Sie im Mai ein virtuelles Einführungstreffen mit allen ausgewählten GSoC-Mitarbeitern und Mentoren, um alle willkommen zu heißen und ihnen das Gefühl zu geben, Teil der Community zu sein. Das wird von GSoC-Mitarbeitern geschätzt und sie bitten jedes Jahr in ihrem Feedback darum. Mehr Organisationen sollten das ausprobieren.
• Wir haben von vielen GSoC-Mitarbeitern Feedback erhalten, dass sie gerne mehr über die Ziele ihrer Open-Source-Organisation erfahren würden, um besser nachvollziehen zu können, wo ihr Projekt hinpasst.
• GSoC-Mitwirkende wollten auch wissen, wer die anderen GSoC-Mitwirkenden in ihrer Community waren, damit sie sich gegenseitig unterstützen konnten. Persönliche Kontakte sind eine gute Möglichkeit, die Teilnehmer auch nach dem GSoC zu motivieren.
• Wenn Sie ehemalige GSoC-Mitarbeiter/Studenten haben, die jetzt Mentoren sind oder sich weiterhin in Ihrer Community engagieren, kann es auch für Ihre neuen GSoC-Mitarbeiter hilfreich sein, wenn diese kurz über ihre Erfahrungen sprechen.

Regelmäßig kommunizieren

Viele Nutzer senden ihren Mentoren Erinnerungen an die Bewertungsfristen. Einige fordern ihre Mentoren auf, die Bewertung mindestens 24 bis 48 Stunden vor dem Google-Termin abzuschließen. Wenn der Mentor die Frist versäumt, kann der Nutzer die Bewertung selbst vornehmen oder einen anderen zugewiesenen Mentor damit beauftragen.

Schlussfolgerung

Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen, Ihre Rolle und Verantwortlichkeiten als GSoC-2025-Organisationsadministrator besser zu verstehen.

Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie sich unter [e-mail] an uns wenden. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Community Ihnen bei einer Frage helfen kann oder dass andere daran interessiert sein könnten, können Sie sich auch per E-Mail an die GSoC-Mentorliste wenden.

Vielen Dank, dass Sie ein GSoC-Organisationsadministrator sind.