Tipps für Administratoren der GSoC-Organisation

Vielen Dank, dass Sie Organisationsadministrator für Ihre Open-Source-Organisation bzw. Ihr Open-Source-Projekt für Google Summer of Code sind. Ihre Bemühungen hinter den Kulissen sind wichtig, um alle in Ihrer Organisation während des gesamten Programms auf dem Laufenden zu halten. Wir nehmen jedes Jahr Änderungen vor. Daher ist es wichtig, dieses Dokument zu lesen, egal, ob du zum ersten Mal oder zum zehnten GSoC bist.

Viele dieser Informationen sind im Dokument zu Rollen und Verantwortlichkeiten enthalten, aber wir wollten auf wichtige Punkte noch mehr ins Detail gehen.

Wenn du den Leitfaden für Mentoren von GSoC noch nicht gelesen hast, dann lies ihn bitte jetzt. Sie kann schnell gelesen werden und geht auf wichtige Aspekte und Phasen des Programms ein. Achte darauf, dass alle Mentoren den Leitfaden für Mentoren sowie die Dokumente zu Rollen und Verantwortlichkeiten gelesen haben, bevor du sie in das Programm aufnimmst, damit sie wissen, was sie erwartet.

Als Admin der Organisation sind Sie das primäre Bindeglied zwischen Ihrer Organisation und Google. Unternehmen können zwischen 2 und 5 Administratoren haben, die regelmäßig kommunizieren und sich auf Rollen einigen sollten (Kommunikation, Zahlungen, Überprüfung von Mentoren und GSoC-Mitwirkenden, Überprüfung des Abschlusses von Bewertungen, Lösung von zwischenmenschlichen Problemen, Beantwortung der Abschlussumfrage, die Google am Ende des Programms sendet usw.). Aus Google-Perspektive sind alle Organisationsadministratoren gleichwertig, es gibt keinen primären Organisationsadministrator.

Sie benötigen mindestens zwei Admins der Organisation. Wenn einer das Programm verlässt, muss eine andere Person Zugriff auf das Profil der Organisation haben.

Alle Mentoren und Beitragenden sollten wissen, wer die Admins der Organisation sind und wie sie sie bei Problemen erreichen können. Die erste Kommunikation, die Sie mit allen neuen Mitwirkenden und Mentoren haben, sollten ihnen mitteilen, wie sie die Admins der Organisation erreichen können, wenn sie einen Projektzeitplan ändern müssen, wenn sie Probleme mit ihrem Mentor oder einem anderen Mitwirkenden haben oder sonstige Unterstützung benötigen.

Erfolg definieren

Welche Ziele verfolgt Ihre Organisation mit dem Google SoC? Was wird Ihre Organisation am Ende des diesjährigen GSoC berücksichtigen, um festzustellen, ob es ein erfolgreiches GSoC-Programm für sie war?

Wir hoffen, dass Sie diese Frage jedes Jahr berücksichtigen, wenn Sie am Programm teilnehmen, da die Antworten wahrscheinlich von Jahr zu Jahr variieren werden. Unterschiedliche Unternehmen wünschen sich unterschiedliche Dinge. Beispiel:

• mehr neue, langfristige Mitwirkende
• mehr geschriebenen Code
• spezifische Funktionen entwickelt
• die Möglichkeit, motivierte Schüler zu betreuen
• mehr Bekanntheit Ihres Projekts usw.

und vieles mehr.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, was Ihre Organisation wirklich von GSoC möchte. Was hätten Sie bei wiederkehrenden Organisationen anders machen können, wenn Sie diese Ziele nicht erreicht hätten.

Zeitlimits

GSoC erfolgt nach einem Zeitplan. Die Fristen sind zahlreich und fest. Während dieses Jahr der tatsächliche Zeitplan der Projekte flexibler ist, sind alle Fristen bis zum Beginn der Programmierung Ende Mai für alle gleich.

Admins der Organisation sind dafür verantwortlich, alle E-Mails zu lesen und bevorstehende Fristen zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie nicht versäumt werden. Wir empfehlen Admins der Organisation, ihre eigenen Kalender zu markieren und sich nicht nur ihr GSoC-Dashboard anzusehen, um sicherzustellen, dass sie alle Zwischen- und Abschlussbewertungen für jeden ihrer GSoC-Mitwirkenden haben.

Wenn Ihre Organisation GSoC-Contributors erlaubt, Projekte länger als die standardmäßigen 12 Wochen (bei mittleren und großen Projekten) oder 8 Wochen für kleine Projekte zu laufen, achten Sie auf die verschiedenen Fristen für die Bewertung Ihrer Mentoren und GSoC-Contributors. Mentoren und Mitwirkende des GSoC erhalten eigene E-Mail-Erinnerungen an ihre Fristen. Als Admin der Organisation solltest du aber sichergehen, dass du über alle deine Contributor-Projekte ein vollständiges Bild hast.

Es liegt in der Verantwortung des Admins der Organisation, dafür zu sorgen, dass deine Mentoren ihre Bewertungen zügig durchführen und die Fristen einhalten. Viele Organisationen verlangen, dass ihre Mentoren ihre Bewertungen 24 bis 36 Stunden vor der tatsächlichen Frist einreichen, damit ein Admin der Organisation sich an den Mentor wenden kann, um ihn an die Frist zu erinnern, falls er zu nah dran ist.

Wenn ein Mentor eine Bewertungsfrist verpasst, erhält die Organisation kein Stipendium der Organisation und kann nicht am Mentor Summit teilnehmen. Wenn eine Organisation mindestens zwei Bewertungen nicht erhalten hat, wird sie nicht zum diesjährigen GSoC Mentor Summit eingeladen.

Messwerte

Welche Messwerte verfolgt Ihr Organisations-Tracking?

Ihre Organisation sollte einige Messwerte zu Ihrer Teilnahme am GSoC beibehalten. Admins der Organisation können sich von Jahr zu Jahr ändern. Wenn der vorherige Admin der Organisation die Messwerte nicht mit anderen in der Organisation teilt, könnten sie für immer verloren gehen. Teilen Sie Ihre Messwerte daher mit mehreren Personen in Ihrer Organisation.

Sie sollten zumindest die folgenden Messwerte erfassen:

• Anzahl der GSoC-Beitragenden, die das Programm in Ihrer Organisation gestartet haben
• Anzahl der GSoC-Mitwirkenden, die das Programm bestanden haben
• Anzahl der Mentoren, die Beitragende bei der GSoC aktiv betreuen

Sie müssen auch Ihr eigenes System festlegen, um zu ermitteln, wie lange Ihre Beitragenden nach Ablauf des GSoC aktiv bleiben. Verlassen die meisten GSoC-Beitragenden deine Community innerhalb eines Monats nach Ende ihres GSoC, bleiben sie sechs Monate lang dabei oder kehren sie nach ein oder zwei Jahren zurück? Vielleicht möchten Sie mit denjenigen sprechen, die bis dahin geblieben sind, um etwas mehr darüber zu erfahren, was Ihre Organisation getan (oder vielleicht nicht getan hat), was sie dazu veranlasst hat, weiterhin Teil Ihrer Community zu sein.

Am Ende des GSoC werden wir allen Admins der Organisation sowie nach sechs Monaten und einem Jahr nach der GSoC-Kennzeichnung nach den oben genannten Messwerten gefragt.

Anhand dieser Statistiken kann deine Organisation erkennen, ob GSoC deiner Community hilft, zu wachsen und nachhaltiger zu werden. Wir empfehlen Ihnen, auch andere für Sie interessante Messwerte zu beobachten.

Anhand dieser Messwerte kannst du entscheiden, wo du ggf. Anpassungen vornehmen solltest, falls keine Mitwirkenden an GSoC sich aufhalten. Warum nicht? Können Sie ihnen helfen, ein anderes Projekt in Ihrem Unternehmen zu finden? Ist es für den GSoC-Beitrag leicht, einen Beitrag zu leisten und gleichzeitig das Erfolgsgefühl zu behalten? Ist Ihr Projekt so kompliziert oder bürokratisch, dass es Menschen abschreckt?

Es gibt viele Gründe, warum Beitragende auf dem Google SoC nicht bleiben – manchmal wollten sie einfach nur Geld oder haben zu viel mit anderen Dingen beschäftigt. Aber es ist wichtig, dass Sie den Grund dafür kennen, damit Sie dem entgegenwirken können.

Vorschläge für Mitwirkende in GSoC prüfen

Das Ranking der GSoC-Beitragenden-Vorschläge erfolgt außerhalb der GSoC-Webanwendung. Je nach Größe Ihrer Organisation können Sie die Überprüfung möglicherweise mit einer einfachen, freigegebenen Tabelle durchführen. Einige Unternehmen haben komplexere Workflows implementiert.

Viele Organisationen beginnen mit einem anfänglichen Filtervorgang:

• Spam (wenn klar ist, dass jemand willkürliche Dinge in ein Angebot geworfen hat oder nur einen allgemeinen Vorschlag eingereicht hat usw.)
• Anforderungen nicht erfüllt (wenn Ihre Organisation den potenziellen GSoC-Mitwirkenden für eine PR oder eine andere Aufgabe angefordert hat, dies aber nicht getan hat).
• Mit der zunehmenden Anzahl von KI-generierten Inhalten erhalten Sie möglicherweise mehr minderwertige KI-generierte Vorschläge. Wir empfehlen Ihnen, sie zu ignorieren.

Sobald die offensichtlichen „Nein“ herausgekommen sind, können Sie sich auf die übrigen Vorschläge konzentrieren, indem Sie ein Bewertungsschema oder eine Benotungsskala anwenden, um die guten Vorschläge von guten und schlechten zu trennen.

Denken Sie daran, dass Ihre Organisation NIEMALS einen GSoC-Mitwirkenden ausschließlich basierend auf dem Text ihres Vorschlags auswählen sollte. Viele Leute können gute Angebote schreiben, aber das bedeutet nicht, dass sie über die technischen oder Kommunikationsfähigkeiten verfügen, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind.

Sprechen Sie IMMER mit jedem GSoC-Beitragenden, den Sie auswählen möchten, bevor die Admins der Organisation mit dem Ranking von Angeboten beginnen.

Für jeden guten GSoC-Beitragenden-Vorschlag benötigen Sie mindestens einen engagierten Mentor (zwei sind besser!). Es gibt nichts Schlimmeres, als ein tolles GSoC-Beitragenden-Projekt anzunehmen und dann nicht die richtige beratende Person zu haben. Das wird für alle eine schlechte Erfahrung.

Plätze für Mitwirkende bei GSoC beantragen und Projekten Mentoren zuweisen

Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben besteht darin, Ihre Organisation so zu organisieren, dass Sie wissen, welcher Mentor sich verpflichtet hat, ein bestimmtes Projekt als Mentor zu unterstützen. Auf diese Weise können Sie entscheiden, wie viele Projektslots Sie bei Google anfordern möchten. Ihre Organisation muss die Vorschläge nach ihrer Wichtigkeit für sie einstufen.

Beispiel: Ihre Organisation hat sechs hervorragende Vorschläge erhalten und die Mentoren haben sich dazu verpflichtet, alle sechs als Mentor zu ernennen. Sie müssen die Priorität der Projekte festlegen. Wenn Ihre Organisation sechs Projektslots anfordert und Google Ihrer Organisation nur 4 Slots zuweist, werden die Plätze 1 bis 4 automatisch zu Ihren akzeptierten GSoC-Mitwirkenden. Du kannst später nicht mehr entscheiden, ob du lieber die Person auf Platz 6 in deinem Ranking sehen möchtest.

Projektgröße ändern

Die Projektgrößen, die Contributors auf ihrem Vorschlag ausgewählt haben, werden berücksichtigt, wenn Google entscheidet, wie viele Projekte einer Organisation zugewiesen werden. Wenn Sie feststellen, dass die Projektgröße von Ihrer geplanten Projektgröße abweicht, teilen Sie dies dem Beitragenden während der Angebotsphase mit, damit er das Problem beheben kann.

Nachdem angenommene Projekte mit Mitwirkenden angekündigt wurden, können die Projektgrößen nur noch verkleinert werden. z. B. von groß nach mittel oder von mittel nach klein. Wenn Sie die Größe eines Projekts ändern, müssen sich Admins der Organisation an die Google-Administratoren wenden. Sie können sich nicht entscheiden, den Umfang eines Projekts zu erweitern, nachdem Sie das Projekt bewertet haben.

Ändern des Projektzeitplans

Mittlere und große Projekte haben standardmäßig eine Laufzeit von 12 Wochen. Die Dauer kleiner Projekte ist standardmäßig acht Wochen. Wenn Mentoren und Mitwirkende einig sind, dass sie den Zeitrahmen verlängern möchten, müssen sie sich an den Admin der Organisation wenden, der die endgültige Entscheidung darüber hat, ob sie ein Projekt verlängern werden.

Nur ein Admin der Organisation kann den Zeitplan eines beitragenden Projekts bearbeiten. Dazu rufen Sie im Dashboard den Projekttitellink auf und bearbeiten den Projektzeitplan unten auf der Seite. Google hat die zu verwendenden Datumsangaben im Absatz über den bearbeitbaren Daten unter dem Link „Diese Seite anzeigen“ angegeben. Wir haben den Zeitplan bereits für Sie auf Basis von Projekten mit einer Dauer von 10, 14, 16, 18, 20 und 22 Wochen konfiguriert.

Ändern Sie die Datumsangaben NICHT, die außerhalb dieser Datumsangaben liegen. 2023 haben sich einige Organisationen nicht an die angegebenen Termine gehalten und ihre Mentoren mit zufälligen Fristen verwirrt. Das war nicht einheitlich. Diese zufälligen Daten haben auch den GSoC-Programmadministratoren deutlich mehr Arbeit gebracht, die wesentlich mehr Zahlungsverteilungen senden mussten – das werden wir nicht noch einmal tun. Organisationen, die die angegebenen Fristen nicht einhalten, werden von Google Admins kontaktiert, um das Datum zu ändern, und können nicht für zukünftige Jahre ausgewählt werden.

WICHTIG: Alle Erweiterungen MÜSSEN vor Beginn des letzten Einreichungszeitraums von GSoC Contributor in das System eingegeben werden. Google Admins ändern keine Projektdaten, für die das Zeitfenster abgelaufen ist. Verspätete Änderungen werden nicht unterstützt.

Zahlungen der Organisation

Als Admin der Organisation müssen Sie selbst entscheiden, ob Ihre Organisation das Organisationsstipendium je nach einem Mentor für GSoC annehmen möchte oder nicht. Ihre Organisation hat möglicherweise eine andere Person, die als Schatzmeister, Buchhalter oder Person der allgemeinen Finanzabteilung fungiert. Es liegt in Ihrer Verantwortung, dass diese die Prozesse bis zu den erforderlichen Fristen für den Erhalt von Mitteln abwickeln.

Die Stipendien der Organisation werden ausgezahlt, sobald alle deine Contributor-Projekte abgeschlossen sind.

Organisationen, die mit einem Mentor am GSoC Mentor Summit 2024 teilnehmen, erhalten ihre Reisestipendien kurz nach dem Mentor Summit.

Konflikt

Organisationsadministratoren sind dafür verantwortlich, alle größeren Konflikte zwischen Teilnehmern in Ihrer Organisation zu beheben. Dabei kann es sich um Konflikte zwischen GSoC-Mitwirkenden, zwischen Mentoren oder zwischen GSoC-Mitwirkenden und Mentoren handeln. Manchmal sind sich Mentoren, die denselben GSoC-Mitwirkenden betreuen, nicht einig, womit er arbeiten sollte oder ob er bestehen oder scheitern sollte. Sie müssen darüber entscheiden. Aus diesem Grund müssen Sie deutlich machen, wie Mentoren und Beitragende Ihre Organisationsadministratoren kontaktieren können.

Gelegentlich kann es vorkommen, dass in deiner Community Probleme mit dem Verhaltenskodex auftreten (von GSoC-Beitragenden oder Mentoren). Dies ist Ihre Community, damit Sie die Normen kennen, was erwartet wird und was eine Grenze in Bezug auf Belästigung oder anderes inakzeptables Verhalten überschreitet. Google erwartet von allen Teilnehmern, dass sie während des Programms professionelles und höfliches Verhalten zeigen.

Auftakt

Sende eine Einführungs-E-Mail an die akzeptierten Mentoren

Bevor die Mitwirkenden des GSoC bekannt gegeben werden, sollten Sie sich mit den Mentoren in Verbindung setzen:

• Wahrscheinlich hast du viele Mentoren, die neu bei GSoC sind. Erinnere sie bitte daran, den Leitfaden für Mentoren, die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie das E-Mail-Archiv für Mentoren und Admins der Organisation für dieses Jahr zu lesen.
• Informieren Sie Ihre Mentoren darüber, dass sie die zwei GSoC-Beitragenden-Bewertungen bis zu den vorgeschriebenen Fristen abschließen müssen. Achte bitte darauf, dass diese Bewertungen sowohl für die GSoC-Mitwirkenden als auch für deine Organisation wichtig sind. Du verlierst das Organisationsstipendium, wenn eine Bewertung ausgelassen wird und dieser Mentor nicht zum Mentor Summit zugelassen wird.
• Organisationen, die mindestens zwei Bewertungen nicht erhalten haben, werden nicht zum diesjährigen Mentor Summit eingeladen.
• Teile Mentoren mit, welche Erwartungen deine Organisation an die Kommunikation mit dem zuständigen GSoC-Mitwirkenden hat. Wir empfehlen dringend, mindestens zweimal pro Woche zu kommunizieren, und wenn eines davon ein ideales virtuelles Treffen sein kann.
• Teile Mentoren mit, dass sie dich kontaktieren können, wenn sie Probleme mit einem anderen Mentor oder einem GSoC-Beitragenden haben (sie sind verschwunden, unhöflich, belästigen andere usw.). Ermutigen Sie sie, sich frühzeitig über Probleme zu informieren und nicht die letzten Tage vor einer Bewertung zu warten.
• Achten Sie darauf, dass Sie den Mentoren die Kontaktdaten der E-Mail-Adresse des Administrators der Organisation oder der Administratorgruppe geben, die Ihre Organisation möglicherweise mit ihrem Anliegen gesendet hat.
• Lass dich an deine Mentoren wenden, wenn sie aus irgendeinem Grund (Krankheit, plötzliche Arbeitsprobleme, Familienanliegen usw.) plötzlich für mehr als zwei Tage das GSoC verlassen müssen. So kannst du sicher sein, dass sich ein anderer Mentor (oder du) mit dem GSoC-Mitwirkenden in Verbindung setzt.

Nachdem Sie die Mitwirkenden an GSoC bekannt gegeben haben, sollten Sie Ihre Mitwirkenden und Mentoren per E-Mail in Ihrer Community willkommen heißen und sie über Folgendes informieren:

• Ihr Verhaltenskodex. Wenn du keinen formalen Kodex hast, ist das in Ordnung. Dennoch ist es wichtig, Erwartungen hinsichtlich der Erwartungen an alle Community-Mitglieder zu definieren.
• Wie, wann und warum sollten sie sich während des Programms an einen Admin der Organisation wenden (der Mentor ist verschwunden, der Mentor verhält sich unangemessen, der Mentor hat plötzlich das gesamte Projekt geändert, ein anderer GSoC-Beitragender verhält sich unangemessen usw.)
• Alle Anforderungen in Bezug auf Projektstandards, Best Practices, Lizenzierung usw. – Mentoren sollten dies auch direkt mit den Schülern besprechen, aber wenn Sie es erwähnen, wird es dazu beitragen, seine Bedeutung zu verdeutlichen.
• Veranstalten Sie im Mai ein virtuelles Einführungsmeeting mit allen akzeptierten GSoC-Mitwirkenden und -Mentoren, um alle willkommen zu heißen und ihnen das Gefühl zu geben, Teil der Community zu sein. Das wird Mitwirkenden beim GSoC zu schätzen wissen und sie bitten jedes Jahr um ihr Feedback. Mehr Organisationen sollten dies ausprobieren.
• Wir haben von vielen GSoC-Mitwirkenden das Feedback erhalten, dass sie gerne mehr über die Ziele ihrer Open-Source-Organisation erfahren hätten, um besser zu verstehen, wie ihr Projekt hineinpasst.
• GSoC-Beitragende wollten auch wissen, wer die anderen GSoC-Beitragenden in ihrer Community sind, damit sie sich gegenseitig unterstützen können. Persönliche Kontakte sind eine gute Möglichkeit, Menschen nach dem GSoC einzubeziehen.
• Wenn du ehemalige GSoC-Beitragende/Studenten hast, die jetzt Mentoren sind oder in deiner Community aktiv waren, kann es für deine neuen GSoC-Beitragenden hilfreich sein, wenn sie kurz über ihre Erfahrungen sprechen.

Regelmäßig kommunizieren

Viele Organisationsadministratoren senden Erinnerungen an ihre Mentoren zu Bewertungsfristen und einige verlangen, dass ihre Mentoren die Bewertung mindestens 24 bis 48 Stunden vor der Google-Frist abschließen. Wenn der Mentor die Frist verpasst, kann der Organisationsadministrator die Prüfung für sie abschließen (oder einen anderen der zugewiesenen Mentoren bitten).

Schlussfolgerung

Wir hoffen, dass dir diese Tipps dabei helfen, deine Rolle und Verantwortlichkeiten als GSoC-Organisationsadministrator für 2024 besser zu verstehen.

Falls Sie weitere Fragen haben, können Sie sich gern unter [e-mail] an uns wenden. Sie können auch eine E-Mail an die Liste der GSoC-Mentorengruppen senden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Community Ihnen helfen kann oder andere an einer Antwort interessiert sind.

Vielen Dank, dass Sie GSoC-Organisationsadministrator sind.