از اینکه یک مدیر سازمان برای سازمان/پروژه منبع باز خود برای تابستان کد Google هستید، متشکریم. تلاش های پشت صحنه شما برای آگاه نگه داشتن همه افراد در سازمان شما و در یک صفحه در طول برنامه حیاتی است. ما هر سال تغییراتی ایجاد می کنیم، بنابراین مهم است که این سند را بخوانید، چه برای اولین بار باشد چه دهمین GSoC.
بسیاری از این اطلاعات در سند نقش‌ها و مسئولیت‌ها ذکر شده است، اما ما می‌خواهیم جزئیات بیشتری را در مورد نکات مهم توضیح دهیم.
اگر راهنمای راهنمای GSoC را نخوانده اید، لطفاً همین الان آن را بخوانید. این یک خواندن سریع است و به جنبه ها و مراحل مهم برنامه می پردازد. مطمئن شوید که همه مربیان شما قبل از پذیرش آنها در برنامه، راهنمای مربی و اسناد نقش‌ها و مسئولیت‌ها را خوانده‌اند تا بدانند چه انتظاری دارند.
به عنوان یک مدیر سازمان، شما رابط اصلی بین سازمان خود و Google هستید. سازمان‌ها ممکن است بین 2 تا 5 سرپرست داشته باشند، که باید در ارتباط منظم باشند و روی نقش‌ها (ارتباطات، پرداخت‌ها، بررسی مشاوران و مشارکت‌کنندگان GSoC، بررسی تکمیل ارزیابی‌ها، حل مشکلات بین فردی، پاسخ به نظرسنجی Wrap Up Google) توافق کنند. در پایان برنامه ارسال می شود و غیره). از دیدگاه گوگل، همه ادمین های سازمان معادل هستند، مدیر سازمان اصلی وجود ندارد.
شما باید حداقل 2 ادمین سازمان داشته باشید، اگر یکی از برنامه خارج شد، باید شخص دیگری را برای دسترسی به نمایه سازمان در دسترس داشته باشید.
همه مربیان و مشارکت کنندگان باید بدانند که مدیران سازمان چه کسانی هستند و در صورت بروز مشکل چگونه به آنها دسترسی پیدا کنند. اولین ارتباطی که با همه مشارکت کنندگان و مربیان جدید خود دارید باید به آنها بگوید که در صورت نیاز به تغییر جدول زمانی پروژه، در صورتی که با مربی خود یا مشارکت کننده دیگری مشکل دارند، یا هر نیاز به پشتیبانی دیگری دارند، چگونه به مدیران سازمان دسترسی پیدا کنند.
تعریف موفقیت
اهداف سازمان شما برای ورود به GSoC چیست؟ در پایان GSoC امسال، سازمان شما برای تعیین اینکه آیا برنامه GSoC موفقی برای سازمان شما بوده است چه مواردی را در نظر می گیرد؟
این سؤالی است که امیدواریم هر سالی که در برنامه شرکت می کنید در نظر بگیرید زیرا پاسخ ها احتمالاً سال به سال متفاوت خواهد بود. ارگان های مختلف چیزهای متفاوتی می خواهند. مثلا:
- مشارکت کنندگان بلندمدت جدید بیشتر
- کد بیشتری نوشته شده است
- ویژگی های خاص ساخته شده است
- فرصتی برای راهنمایی دانش آموزان هیجان زده
- آگاهی بیشتر از پروژه شما و غیره
و خیلی بیشتر.
لطفاً کمی وقت بگذارید و به این فکر کنید که سازمان شما واقعاً چه چیزی از GSoC می‌خواهد، و برای سازمان‌های برگردانده، اگر به آن اهداف دست یابید، چه کاری می‌توانستید متفاوت انجام دهید.
مهلت ها
GSoC بر اساس یک برنامه زمانی اتفاق می افتد. ضرب الاجل ها متعدد و محکم است. در حالی که انعطاف‌پذیری بیشتری در مورد زمان‌بندی واقعی پروژه‌ها در سال جاری وجود دارد، تمام مهلت‌ها تا شروع کدنویسی در اواخر ماه مه برای همه یکسان است.
ادمین های سازمان مسئول خواندن تمام ایمیل ها و پیگیری مهلت های پیش رو هستند تا مطمئن شوند که آنها از دست نمی روند. ما مدیران سازمان را تشویق می‌کنیم تا علاوه بر تماشای داشبورد GSoC، تقویم‌های خود را علامت‌گذاری کنند تا مطمئن شوند که همه ارزیابی‌های میان‌ترم و نهایی را برای هر یک از مشارکت‌کنندگان GSoC خود ذکر کرده‌اند.
اگر سازمان شما به مشارکت‌کنندگان GSoC اجازه می‌دهد تا پروژه‌هایی طولانی‌تر از ۱۲ هفته استاندارد (برای پروژه‌های متوسط و بزرگ) یا ۸ هفته برای پروژه‌های کوچک داشته باشند، مطمئن شوید که به مهلت‌های ارزیابی مختلف برای مربیان خود و مشارکت‌کنندگان GSoC خود توجه کرده‌اید. مربیان و مشارکت‌کنندگان GSoC یادآوری‌های ایمیلی خود را درباره مهلت‌های زمانی خود دریافت می‌کنند، اما شما به‌عنوان مدیر سازمان می‌خواهید مطمئن شوید که تصویر کاملی برای همه پروژه‌های مشارکت‌کننده خود دارید.
این مسئولیت مدیر سازمان است که مطمئن شود مربیان شما ارزیابی های خود را به موقع انجام می دهند و ضرب الاجل ها را رعایت می کنند. بسیاری از سازمان‌ها از مربیان خود می‌خواهند که ارزیابی‌های خود را 24 تا 36 ساعت قبل از ضرب‌الاجل واقعی ارسال کنند تا زمانی برای مدیر سازمان وجود داشته باشد که با مربی تماس بگیرد تا در صورت نزدیک شدن به آن، مهلت را به آنها یادآوری کند.
هنگامی که یک مربی یک مهلت ارزیابی را از دست می دهد، سازمان کمک هزینه سازمان را دریافت نمی کند و آن مربی مجاز به شرکت در اجلاس منتور نخواهد بود. اگر یک سازمان 2 یا بیشتر ارزیابی مربی از دست رفته داشته باشد، سازمان به اجلاس مربیان GSoC امسال دعوت نخواهد شد.
معیارهای
ردیابی سازمان شما چه معیارهایی است؟
سازمان شما باید معیارهایی را در مورد مشارکت شما در GSoC حفظ کند. مدیران سازمان می توانند سال به سال تغییر کنند و اگر مدیر سازمان قبلی معیارها را با دیگران در سازمان به اشتراک نگذارد، ممکن است برای همیشه از بین بروند، لطفاً حتماً معیارهای خود را با چندین نفر در سازمان خود به اشتراک بگذارید.
شما باید این معیارها را دنبال کنید (حداقل):
- تعداد مشارکت کنندگان GSoC که برنامه را با سازمان شما شروع کردند
- تعداد مشارکت کنندگان GSoC شما که این برنامه را با موفقیت پشت سر گذاشتند
- تعداد مربیانی که به طور فعال به مشارکت کنندگان GSoC راهنمایی می کنند
شما همچنین باید سیستم خود را پیدا کنید تا ببینید مشارکت کنندگان GSoC شما تا چه مدت پس از پایان GSoC خود درگیر هستند. آیا اکثر مشارکت‌کنندگان GSoC در عرض یک ماه پس از پایان GSoC خود، جامعه شما را ترک می‌کنند، آیا به مدت 6 ماه می‌مانند، آیا بعد از یک یا دو سال برمی‌گردند؟) ممکن است بخواهید با افرادی که در اطراف هستند صحبت کنید و یک پیشنهاد دریافت کنید. بینش کمی بیشتر در مورد آنچه که سازمان شما انجام داده است (یا شاید انجام نداده است) که باعث شده آنها بخواهند به بخشی از جامعه شما ادامه دهند.
ما همچنین معیارهای فوق را در یک نظرسنجی کوتاه و ضروری که در پایان GSoC برای همه مدیران سازمان ارسال خواهیم کرد و سپس در 6 ماه و یک سال پس از GSoC درخواست خواهیم کرد.
این آمار باید به سازمان شما کمک کند تا ببیند آیا GSoC به رشد و پایدارتر شدن جامعه شما کمک می کند یا خیر. ما شما را تشویق می کنیم که معیارهای دیگری را که ممکن است برایتان جالب باشد نیز دنبال کنید.
این معیارها می‌توانند به شما کمک کنند تا تعیین کنید در کجا ممکن است بخواهید برخی تنظیمات را انجام دهید - اگر هیچ مشارکت‌کننده‌ای در GSoC وجود ندارد - چرا که نه؟ آیا می توانید به آنها کمک کنید تا پروژه دیگری را در سازمان خود پیدا کنند؟ آیا برای مشارکت کننده GSoC آسان است که راهی برای مشارکت پیدا کند و همچنان همان حس موفقیت را داشته باشد؟ آیا پروژه شما آنقدر پیچیده یا بوروکراتیک است که مردم را از خود دور می کند؟
دلایل زیادی وجود دارد که مشارکت‌کنندگان GSoC به آن پایبند نیستند - گاهی اوقات آنها فقط پول می‌خواستند یا بیش از حد مشغول کارهای دیگر بودند. اما برای شما مهم است که بدانید چرا تا بتوانید تلاش کنید و با آن مقابله کنید.
بررسی پیشنهادات مشارکت کنندگان GSoC
تمام رتبه بندی پیشنهادات مشارکت کنندگان GSoC خارج از برنامه وب GSoC انجام می شود. بسته به اندازه سازمان خود، ممکن است بتوانید با یک صفحه گسترده مشترک ساده، بررسی را انجام دهید. برخی از سازمان ها گردش کار پیچیده تری را پیاده سازی کرده اند.
بسیاری از سازمان ها با یک فیلتر اولیه شروع می شوند:
- هرزنامه (اگر واضح است که شخصی چیزهای تصادفی را در یک پروپوزال پرتاب کرده است - یا فقط یک پروپوزال عمومی ارائه کرده است و غیره)
- الزامات را برآورده نمی کرد (اگر سازمان شما به مشارکت کننده بالقوه GSoC برای انجام یک روابط عمومی یا کار دیگری نیاز داشت و آنها آن را انجام نمی دادند).
- با افزایش محتوای تولید شده توسط هوش مصنوعی، ممکن است در نهایت پیشنهادهای تولید شده توسط هوش مصنوعی با کیفیت پایین بیشتری دریافت کنید. پیشنهاد می کنیم آنها را نادیده بگیرید.
هنگامی که "نه" های آشکار بیرون آمدند، می توانید با استفاده از یک طبقه بندی یا مقیاس درجه بندی بر روی بقیه پیشنهادات تمرکز کنید تا پیشنهادات عالی را از خوب و ضعیف جدا کنید.
به یاد داشته باشید که سازمان شما هرگز نباید یک مشارکت کننده GSoC را صرفاً بر اساس آنچه در پیشنهاد خود نوشته است انتخاب کند. بسیاری از افراد می‌توانند پیشنهادهای عالی بنویسند، اما این بدان معنا نیست که آنها مهارت‌های فنی یا ارتباطی لازم برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه را دارند.
همیشه قبل از شروع رتبه بندی پیشنهادات توسط مدیران سازمان، با هر مشارکت کننده GSoC که در نظر دارید انتخاب کنید، صحبت کنید.
برای هر پیشنهاد عالی مشارکت کننده GSoC، حداقل به یک مربی متعهد نیاز دارید (دوتا بهتر است!). هیچ چیز بدتر از پذیرش یک پروژه بزرگ GSoC و نداشتن مربی مناسب برای آن نیست. برای همه تبدیل به یک تجربه بد می شود.
درخواست اسلات‌های مشارکت‌کننده GSoC و اختصاص مربیان به پروژه‌ها
یکی از مهمترین نقش های شما این است که سازمان خود را سازماندهی کنید تا بدانید کدام مربی متعهد به راهنمایی یک پروژه خاص است. این به شما کمک می کند تصمیم بگیرید که چه تعداد اسلات پروژه از Google درخواست کنید. سازمان شما باید پیشنهادات را بر اساس اهمیت سازمان شما رتبه بندی کند.
مثال: سازمان شما 6 پیشنهاد عالی دریافت کرده است و مربیان متعهد شده اند که هر 6 مورد را راهنمایی کنند. شما باید اولویت پروژه ها را تعیین کنید. اگر سازمان شما 6 اسلات پروژه بخواهد و Google فقط 4 اسلات به سازمان شما بدهد، شماره 1-#4 به طور خودکار به مشارکت کنندگان GSoC پذیرفته شده شما تبدیل می شود. بعداً نمی‌توانید تصمیم بگیرید که ترجیح می‌دهید فردی که شماره 6 بود را در رتبه‌بندی خود داشته باشید.
تغییر اندازه پروژه
اندازه‌های پروژه‌ای که مشارکت‌کنندگان در پیشنهادشان انتخاب می‌کنند، زمانی در نظر گرفته می‌شوند که Google تصمیم می‌گیرد چند پروژه را به یک سازمان اختصاص دهد. اگر متوجه شدید که اندازه پروژه با آنچه در نظر داشتید متفاوت است، حتماً در مرحله پیشنهاد به مشارکت کننده بگویید تا بتواند آن را برطرف کند.
پس از اعلام پروژه های مشارکت کننده پذیرفته شده، اندازه پروژه ها فقط می تواند کاهش یابد. به عنوان مثال از بزرگ به متوسط، یا متوسط به کوچک. هنگام تغییر اندازه یک پروژه، مدیران سازمان باید با Google Admins تماس بگیرند تا تغییر را برای آنها ایجاد کنند. پس از رتبه‌بندی پروژه، نمی‌توانید تصمیم بگیرید که یک پروژه را بزرگ‌تر کنید.
تغییر جدول زمانی پروژه
پروژه های متوسط و بزرگ به طور پیش فرض 12 هفته طول می کشد. پروژه های کوچک به طور پیش فرض 8 هفته طول می کشد. اگر مربی و مشارکت‌کننده موافق باشند که می‌خواهند جدول زمانی را تمدید کنند، باید با مدیر سازمان که تصمیم نهایی در مورد تمدید پروژه را دارد، تماس بگیرند.
فقط یک مدیر سازمان می‌تواند با رفتن به پیوند عنوان پروژه از داشبورد خود و ویرایش زمان‌بندی پروژه که در پایین صفحه یافت می‌شود، برنامه زمان‌بندی پروژه مشارکت‌کننده را ویرایش کند. Google تاریخ هایی را که باید در پاراگراف بالای تاریخ های قابل ویرایش در پیوند «مشاهده این صفحه» استفاده کنید، ارائه کرده است. ما قبلاً جدول زمانی را برای شما بر اساس پروژه های 10، 14، 16، 18، 20 و 22 هفته ای پیکربندی کرده ایم.
تاریخ های خارج از این تاریخ ها را تغییر ندهید. در سال 2023، برخی از سازمان‌ها از تاریخ‌های ارائه‌شده پیروی نکردند و مربیان خود را با ضرب‌الاجل‌هایی در روزهای تصادفی اشتباه گرفتند، این یکسان نبود. این تاریخ‌های تصادفی همچنین باعث کار بسیار بیشتری برای مدیران برنامه GSoC شد که مجبور بودند توزیع‌های پرداخت بیشتری را ارسال کنند - ما دیگر این کار را انجام نخواهیم داد. هر سازمانی که از مهلت‌های ارائه شده پیروی نمی‌کند، توسط Google Admins برای تغییر تاریخ تماس می‌گیرد و ممکن است در سال‌های آینده انتخاب نشود.
مهم: همه برنامه های افزودنی باید قبل از شروع دوره ارسال نهایی GSoC Contributor در سیستم وارد شوند. Google Admins هیچ تاریخ پروژه ای را که پنجره از دست رفته است را تغییر نمی دهد. سیستم از تغییرات دیررس پشتیبانی نمی کند.
پرداخت های سازمانی
به‌عنوان سرپرست سازمان، این مسئولیت با شماست که تعیین کنید آیا سازمان شما مایل به پذیرش کمک هزینه سازمان به ازای هر مشارکت‌کننده GSoC است که راهنمایی شده است یا خیر. سازمان شما ممکن است شخص دیگری داشته باشد که به عنوان خزانه دار، حسابدار یا مسئول امور مالی عمومی عمل می کند. این مسئولیت شماست که مطمئن شوید آنها فرآیندها را در مهلت های لازم برای دریافت وجوه تکمیل می کنند.
کمک هزینه سازمان پس از اتمام تمام پروژه های مشارکت کننده شما پرداخت می شود.
برای سازمان‌هایی که یک مربی در اجلاس مربیان GSoC 2024 شرکت می‌کنند، مدت کوتاهی پس از اجلاس منتور برای هر گونه کمک هزینه سفر پرداخت می‌شود.
تعارض
مدیران سازمان مسئول رسیدگی به هرگونه درگیری عمده بین شرکت کنندگان در سازمان شما هستند. این می تواند شامل درگیری بین مشارکت کنندگان GSoC، بین مربیان، یا بین مشارکت کنندگان و مربیان GSoC باشد. گاهی اوقات مربیانی که همان مشارکت‌کننده GSoC را راهنمایی می‌کنند، در مورد آنچه که مشارکت‌کننده GSoC باید روی آن کار کند یا اینکه آیا باید قبول یا شکست بخورد، اختلاف نظر دارند. شما باید در این مورد قضاوت کنید. به همین دلیل است که باید کاملاً روشن کنید که چگونه مربیان و مشارکت کنندگان می توانند با مدیران سازمان شما تماس بگیرند.
گهگاه ممکن است با مسائل مربوط به آیین نامه رفتاری در جامعه خود (از مشارکت کننده یا مربیان GSoC) مواجه شوید. این جامعه شماست تا هنجارها و آنچه را که انتظار می رود و چه چیزی از مرز آزار و اذیت یا سایر رفتارهای غیرقابل قبول عبور می کند را بدانید. گوگل از همه شرکت کنندگان انتظار دارد که در طول برنامه از رفتار حرفه ای و مودبانه استفاده کنند.
شروع
یک ایمیل مقدماتی برای مربیان پذیرفته شده خود ارسال کنید
قبل از اعلام مشارکت کنندگان GSoC، با مربیان ارتباط برقرار کنید:
- احتمالاً مربیان زیادی برای GSoC خواهید داشت، بنابراین لطفاً به آنها یادآوری کنید که راهنمای مربی و نقش‌ها و مسئولیت‌ها و آرشیو ایمیل مربی GSoC و مدیر سازمان را برای امسال مطالعه کنند.
- مطمئن شوید که مربیان شما متوجه شده اند که باید 2 ارزیابی مشارکت کنندگان GSoC را در مهلت های لازم تکمیل کنند. لطفاً مطمئن شوید که بر اهمیت این ارزیابی‌ها برای مشارکت‌کنندگان GSoC و سازمان خود تأکید می‌کنید (در صورت از دست دادن یک ارزیابی و عدم حضور آن مربی در اجلاس منتور، کمک هزینه سازمان را از دست خواهید داد).
- سازمان هایی که 2 یا بیشتر ارزیابی را از دست بدهند به اجلاس مربیان امسال دعوت نخواهند شد.
- به مربیان اطلاع دهید که انتظارات سازمان شما برای برقراری ارتباط با مشارکت کننده GSoC تعیین شده چیست (ما به شدت توصیه می کنیم حداقل 2 بار در هفته ارتباط برقرار کنید و اگر یکی از آنها می تواند یک جلسه مجازی باشد که معمولاً ایده آل است).
- به مربیان اجازه دهید بدانند که اگر با مربی دیگری یا همکار GSoC خود مشکلی دارند (آنها ناپدید شده اند، بی ادب هستند، دیگران را آزار می دهند و غیره) می توانند با شما تماس بگیرند. آنها را تشویق کنید که زودتر در مورد مسائل صحبت کنند و تا چند روز آخر قبل از ارزیابی منتظر نمانند.
- مطمئن شوید که اطلاعات تماس مدیر سازمان یا ایمیل گروه سرپرست سازمان که ممکن است سازمان شما ایجاد کرده باشد را به مربیان بدهید تا با نگرانی هایشان ارتباط برقرار کنند.
- اگر به هر دلیلی (بیماری، مشکل ناگهانی کاری، نگرانی‌های خانوادگی و غیره) مجبور به کناره‌گیری ناگهانی از GSoC به مدت 2+ روز شدند، به مربیان اجازه دهید تا با شما تماس بگیرند تا مطمئن شوید که یک مربی دیگر (یا شما) چک کردن با مشارکت کننده GSoC.
پس از اعلام مشارکت‌کنندگان GSoC، باید یک ایمیل به مشارکت‌کنندگان و مربیان GSoC خود بفرستید و به آنها در انجمن خود خوشامد بگویید و در مورد موارد زیر به آنها اطلاع دهید:
- کد رفتار شما اگر کد رسمی ندارید، اشکالی ندارد، اما همچنان مهم است که برخی از انتظارات را در مورد آنچه از همه اعضای جامعه انتظار می رود تعیین کنید.
- چگونه، چه زمانی و چرا باید در طول برنامه با یک مدیر سازمان تماس بگیرند (مرشد آنها ناپدید شده است، مربی به طور نامناسب عمل می کند، مربی ناگهان کل پروژه خود را تغییر می دهد، یکی دیگر از مشارکت کنندگان GSoC رفتار نامناسبی دارد، و غیره)
- هر الزامی در مورد استانداردهای پروژه، بهترین شیوه‌ها، صدور مجوز، و غیره -- مربیان باید مستقیماً در این مورد با دانش‌آموز صحبت کنند، اما اگر به آن اشاره کنید، به تقویت اهمیت آن کمک می‌کند.
- در ماه مه یک جلسه مقدماتی مجازی با همه مشارکت کنندگان و مربیان GSoC پذیرفته شده داشته باشید تا به همه خوش آمد بگویید و به آنها کمک کنید بیشتر احساس کنند که بخشی از جامعه هستند. این چیزی است که مشارکت‌کنندگان GSoC قدردانی می‌کنند و هر سال در بازخورد خود از آن درخواست می‌کنند، سازمان‌های بیشتری باید این را امتحان کنند.
- ما از بسیاری از مشارکت‌کنندگان GSoC بازخورد دریافت کردیم مبنی بر اینکه آنها دوست داشتند درباره اهداف سازمان منبع باز خود بیشتر بدانند تا بتوانند بهتر بفهمند پروژه‌شان در کجا قرار می‌گیرد.
- مشارکت کنندگان GSoC همچنین می خواستند بدانند که سایر مشارکت کنندگان GSoC در جامعه خود چه کسانی هستند تا بتوانند از یکدیگر حمایت کنند. ارتباطات شخصی یک راه عالی برای درگیر نگه داشتن افراد پس از GSoC است.
- اگر مشارکت‌کنندگان/دانش‌آموزان GSoC سابق دارید که اکنون مربی هستند یا در جامعه شما مشارکت داشته‌اند، صحبت مختصر در مورد تجربه‌شان نیز می‌تواند برای مشارکت‌کنندگان جدید GSoC شما مفید باشد.
به طور منظم ارتباط برقرار کنید
بسیاری از مدیران سازمان یادآوری‌هایی را در مورد مهلت‌های ارزیابی برای مربیان خود ارسال می‌کنند و برخی از آنها از مربیان خود می‌خواهند که ارزیابی را حداقل 24 تا 48 ساعت قبل از ضرب‌الاجل Google انجام دهند، بنابراین اگر مربی این مهلت را از دست داد، مدیر سازمان می‌تواند وارد شود و آن را برای آنها تکمیل کند (یا یکی دیگر از مربیان تعیین شده این کار را انجام می دهد).
در نتیجه
امیدواریم این نکات به شما در درک نقش و مسئولیت‌های خود به‌عنوان مدیر سازمان GSoC 2024 کمک کند.
اگر سؤال بیشتری دارید با ما در gsoc-support@google.com تماس بگیرید یا اگر فکر می‌کنید این سؤالی است که انجمن می‌تواند به شما کمک کند یا دیگران علاقه مند به دانستن پاسخ باشند، می‌توانید به فهرست گروه مربی GSoC ایمیل بزنید. به.
از اینکه مدیر سازمان GSoC هستید متشکریم!