Merci d'être l'administrateur de votre organisation/projet Open Source pour Google Summer of Code. Vos efforts en coulisses sont essentiels pour tenir tous les membres de votre organisation informés et sur la même longueur d'onde tout au long du programme. Nous y apportons des modifications tous les ans. Il est donc important de lire ce document, que ce soit votre première ou votre dixième GSoC.
Une grande partie de ces informations sont mentionnées dans le document sur les rôles et les responsabilités, mais nous voulions entrer plus en détail sur des points importants.
Si vous n'avez pas encore lu le guide du mentorat GSoC, lisez-le maintenant. Il donne un aperçu rapide des aspects et phases importants du programme. Assurez-vous que tous vos mentors ont lu le guide du mentor ainsi que les documents sur les rôles et les responsabilités avant de les accepter dans le programme afin qu'ils sachent à quoi s'attendre.
En tant qu'administrateur de l'entreprise, vous êtes le principal intermédiaire entre celle-ci et Google. Les organisations peuvent compter entre deux et cinq administrateurs, qui doivent être en communication régulière et accepter les rôles (communications, paiements, vérification des mentors et des contributeurs du GSoC, vérification du déroulement des évaluations, résolution des problèmes interpersonnels, réponse à l'enquête de synthèse que Google enverra à la fin du programme, etc.). Du point de vue de Google, tous les administrateurs de l'organisation sont équivalents. Il n'y a pas d'administrateur principal de l'organisation.
Vous devez avoir au moins deux administrateurs de l'entreprise. Si l'un d'eux quitte le programme, vous devez disposer d'une autre personne disponible pour accéder au profil de l'organisation.
Tous les mentors et contributeurs doivent savoir qui sont les administrateurs de l'entreprise et comment les contacter en cas de problème. La première communication que vous avez avec tous vos nouveaux contributeurs et mentors doit leur indiquer comment contacter les administrateurs de l'organisation s'ils doivent modifier le calendrier d'un projet, s'ils rencontrent des problèmes avec leur mentor ou un autre contributeur, ou s'ils ont besoin d'aide.
Définir le succès
Quels sont les objectifs de votre organisation concernant le GSoC ? À la fin du GSoC de cette année, quels éléments votre organisation tiendra-t-elle compte pour déterminer s'il s'est avéré efficace ?
Nous espérons que vous vous poserez cette question à chaque fois que vous participerez au programme, car les réponses varieront probablement d'une année sur l'autre. Différentes organisations veulent des choses différentes. Exemple :
- de nouveaux contributeurs à long terme
- de code supplémentaire
- de fonctionnalités spécifiques
- l'occasion de parrainer des étudiants enthousiastes
- une plus grande sensibilisation à votre projet, etc.
et bien plus encore.
Veuillez prendre le temps de réfléchir aux attentes de votre organisation vis-à-vis du GSoC. Si vous n'avez pas atteint ces objectifs, vous auriez pu faire différemment pour les organisations existantes.
Délais
Le GSoC s'effectue selon un calendrier. Les échéances sont nombreuses et fermes. Bien que la chronologie réelle des projets offre davantage de flexibilité cette année, toutes les échéances jusqu'au début du codage fin mai sont les mêmes pour tous.
Les administrateurs de l'entreprise sont chargés de lire tous les e-mails et de suivre les échéances à venir pour s'assurer qu'ils ne sont pas manqués. Nous encourageons les administrateurs de l'entreprise à marquer leurs propres agendas, en plus de consulter leur tableau de bord GSoC, pour s'assurer qu'ils ont accès à toutes les évaluations de milieu et de fin pour chacun des contributeurs identifiés par les GSoC.
Si votre organisation autorise les contributeurs GSoC à mettre en œuvre des projets de plus de 12 semaines (pour les projets moyens et grands) ou 8 semaines pour les petits projets, veillez à respecter les différentes dates limites d'évaluation pour vos mentors et vos contributeurs GSoC. Les mentors et les contributeurs du GSoC recevront leurs propres rappels par e-mail concernant leurs échéances, mais en tant qu'administrateur de l'organisation, vous devrez vous assurer d'avoir une vue d'ensemble de tous vos projets de contributeurs.
Il est de la responsabilité de l'administrateur de l'organisation de s'assurer que vos mentors effectuent leurs évaluations dans les meilleurs délais et respectent les délais. De nombreuses organisations demandent à leurs mentors de soumettre leurs évaluations 24 à 36 heures avant la date limite effective. Ainsi, l'administrateur de l'organisation a le temps de contacter le mentor pour lui rappeler la date limite s'il s'en approche de trop près.
Lorsqu'un mentor ne respecte pas le délai d'évaluation, l'organisation ne reçoit pas la subvention de l'organisation et son mentor n'est plus autorisé à participer au Mentor Summit. Si une organisation a manqué deux évaluations de mentors ou plus, elle ne sera pas invitée au sommet des mentors de cette année.
Métriques
Quelles métriques suivent votre organisation ?
Votre organisation doit conserver des métriques sur votre participation au GSoC. Les administrateurs de l'entreprise peuvent changer d'année en année. Si l'administrateur précédent ne partage pas les métriques avec d'autres membres de l'organisation, ils risquent d'être perdus à jamais. Veillez à les partager avec plusieurs membres de votre organisation.
Vous devez (au minimum) suivre les métriques suivantes :
- Nombre de contributeurs du programme GSoC ayant lancé le programme avec votre organisation
- Nombre de contributeurs qui ont réussi le programme GSoC
- Nombre de mentors qui encadrent activement des contributeurs du GSoC
Vous devez également déterminer votre propre système pour savoir combien de temps vos contributeurs à une GSoC restent impliqués une fois leur GSoC terminée. La plupart des contributeurs quittent-ils votre communauté dans un délai d'un mois après la fin de leur GSoC ? Ils restent-ils six mois ou reviennent-ils au bout d'un an ou deux ?) Vous voudrez peut-être parler aux personnes qui poursuivent leurs recherches pour en savoir un peu plus sur ce qui les a poussés à continuer de faire partie de votre communauté (ou ne les a peut-être pas fait).
Nous vous demanderons également de fournir les métriques ci-dessus dans une courte enquête obligatoire que nous enverrons à tous les administrateurs de l'entreprise à la fin du GSoC, puis six mois et un an après la GSoC.
Ces statistiques devraient aider votre organisation à déterminer si le GSoC aide votre communauté à se développer et à devenir plus viable sur le long terme. Nous vous encourageons à suivre d'autres métriques qui pourraient vous intéresser.
Ces métriques peuvent vous aider à déterminer où vous devriez apporter des ajustements. Si aucun contributeur GSoC ne continue à s'arrêter, pourquoi pas ? Pouvez-vous les aider à trouver un autre projet au sein de votre organisation ? Est-il facile pour les contributeurs du GSoC de trouver un moyen de contribuer tout en conservant le même sentiment d'accomplissement ? Votre projet est-il si compliqué ou bureaucratique qu'il fait fuir les gens ?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les contributeurs de la GSoC ne s'en sortent pas. Parfois, ils voulaient juste de l'argent, ou ils étaient trop occupés par d'autres tâches. Mais il est important que vous sachiez pourquoi afin de pouvoir essayer de les contrer.
Examiner les propositions de contributeurs au GSoC
Tout le classement des propositions de contributeurs GSoC s'effectue en dehors de l'application Web GSoC. Selon la taille de votre organisation, vous pourrez peut-être gérer l'examen avec une simple feuille de calcul partagée. Certaines organisations ont mis en place des workflows plus complexes.
De nombreuses organisations commencent par une passe de filtrage initiale:
- Spam (s'il est évident qu'une proposition n'a pas été choisie au hasard, ou s'il vient d'envoyer une proposition générique, par exemple)
- Ne répond pas aux exigences (si votre organisation a demandé à un contributeur potentiel du GSoC d'effectuer une demande de relations publiques ou une autre tâche, mais qu'il ne l'a pas fait).
- Avec l'essor du contenu généré par IA, vous risquez de recevoir plus de propositions de faible qualité. Nous vous conseillons de les ignorer.
Une fois que les « non » évidents sont éliminés, vous pouvez vous concentrer sur le reste des propositions en appliquant une grille d'évaluation ou une échelle de notation pour distinguer les excellentes propositions des bonnes et des mauvaises.
N'oubliez pas que votre organisation ne doit JAMAIS sélectionner un contributeur au GSoC uniquement sur la base des termes de sa proposition. De nombreuses personnes peuvent rédiger d'excellentes propositions, mais cela ne signifie pas qu'elles possèdent les compétences techniques ou de communication nécessaires pour mener à bien le projet.
Adressez-vous TOUJOURS à chaque contributeur du GSoC que vous envisagez de sélectionner avant que les administrateurs de l'entreprise commencent à classer les propositions.
Pour chaque excellente proposition de contributeur GSoC, vous avez besoin d'au moins un mentor engagé (deux, c'est mieux !). Il n'y a rien de pire que d'accepter un excellent projet de contribution au GSoC et de ne pas avoir le bon mentor pour cela. Cela devient une mauvaise expérience pour tout le monde.
Demander des emplacements pour les contributeurs au GSoC et attribuer des mentors aux projets
L'un de vos rôles les plus importants consiste à organiser votre organisation afin de savoir quel mentor s'est engagé à guider un projet particulier. Cela vous aidera à décider du nombre d'emplacements de projet à demander à Google. Votre organisation devra classer les propositions en fonction de leur importance.
Exemple: Votre entreprise a reçu six excellentes propositions, et les mentors se sont engagés à les accompagner dans les six propositions. Vous devrez décider de la priorité des projets. Si votre organisation demande six emplacements pour le projet et que Google n'en autorise que quatre, les valeurs 1 à 4 deviennent automatiquement vos contributeurs GSoC acceptés. Vous ne pouvez pas décider plus tard si vous préférez avoir la personne à la sixième place de votre classement.
Changer la taille du projet
Les tailles de projet sélectionnées par les contributeurs dans leur proposition sont prises en compte lorsque Google décide du nombre de projets à allouer à une organisation. Si vous remarquez que la taille du projet est différente de celle que vous souhaitiez, veillez à en informer le contributeur pendant la phase de proposition afin qu'il puisse corriger le problème.
Une fois les projets Contributeur acceptés annoncés, leur taille ne peut être réduite. Par exemple, de grande à moyenne ou de moyenne à petite. Lorsque vous modifiez la taille d'un projet, les administrateurs de l'entreprise doivent contacter les administrateurs Google pour effectuer la modification à leur place. Vous ne pouvez pas décider d'augmenter la portée d'un projet après l'avoir classé.
Modification du calendrier du projet
La durée par défaut des projets moyens et grands est de 12 semaines. La durée par défaut des petits projets est de 8 semaines. Si le mentor et le contributeur conviennent qu'ils souhaitent prolonger le délai, ils doivent contacter l'administrateur de l'organisation qui a la décision finale de prolonger le projet.
Seul un administrateur de l'organisation peut modifier la planification d'un projet contributeur en accédant au lien du titre du projet dans son tableau de bord et en modifiant le calendrier du projet situé en bas de la page. Google a fourni les dates que vous devez utiliser dans le paragraphe situé au-dessus des dates modifiables via le lien "Afficher cette page". Nous avons déjà configuré le calendrier en fonction des projets de 10, 14, 16, 18, 20 et 22 semaines.
NE modifiez PAS les dates situées en dehors de ces dates. En 2023, certaines organisations ne respectaient pas les dates fournies et ont confondu leurs mentors avec des échéances sur des jours aléatoires. Cela n'était pas constant. Ces dates aléatoires entraînaient également beaucoup plus de travail pour les administrateurs du programme GSoC, qui ont dû envoyer beaucoup plus de paiements. Nous ne le ferons pas à nouveau. Les organisations qui ne respecteront pas les délais seront contactées par les administrateurs Google pour modifier la date. Elles risquent de ne pas être sélectionnées dans les années à venir.
IMPORTANT: Toutes les extensions DOIVENT être saisies dans le système avant le début de la période d'envoi finale du contributeur GSoC. Les administrateurs Google ne modifient aucune date de projet pour laquelle la période n'a pas été respectée. Le système n'accepte pas les modifications tardives.
Paiements de l'organisation
En tant qu'administrateur de l'organisation, il vous incombe de déterminer si celle-ci souhaite accepter la subvention pour chaque contributeur de la GSoC mentoré ou non. Votre organisation peut avoir une autre personne agissant en tant que trésorier, comptable ou responsable des finances générale. Il est de votre responsabilité de vous assurer qu'ils effectuent ces procédures dans les délais requis pour recevoir les fonds.
Les salaires de l'organisation vous seront versés une fois tous vos projets de contributeurs terminés.
Pour les organisations dont les mentors participent au Sommet des mentors du GSoC 2024, un paiement sera versé peu de temps après le Mentor Summit pour les subventions de voyage applicables.
Élément perturbateur
Les administrateurs de l'organisation sont chargés de résoudre tout conflit majeur entre les participants au sein de votre organisation. Cela peut inclure des conflits entre les contributeurs GSoC, entre les mentors, ou entre les contributeurs GSoC et les mentors. Il arrive que les mentors qui encadrent le même contributeur au sein du GSoC ne sont pas d'accord sur ce sur quoi ce contributeur doit travailler, et s'il doit réussir ou échouer. Vous devez vous pencher sur ce point. C'est pourquoi vous devez indiquer très clairement comment les mentors et les contributeurs peuvent contacter les administrateurs de votre organisation.
Il peut arriver que vous rencontriez des problèmes de code de conduite au sein de votre communauté (de la part d'un contributeur ou de mentors de la GSoC). Il s'agit de votre communauté. Vous devez connaître les normes, ce qui est attendu et ce qui franchit les limites du harcèlement ou d'autres comportements inacceptables. Google attend de tous les participants qu'ils se comportent de manière professionnelle et courtoise pendant toute la durée du programme.
Lancement
Envoyez un e-mail de présentation aux mentors acceptés
Avant l'annonce des contributeurs GSoC, contactez les mentors:
- Vous aurez probablement de nombreux mentors qui découvrent le GSoC. N'hésitez donc pas à leur rappeler le guide du mentor, les rôles et responsabilités, ainsi que les e-mails archivés des mentors et de l'administrateur de GSoC pour cette année.
- Assurez-vous que vos mentors comprennent qu'ils doivent passer les deux évaluations de contributeurs à la GSoC dans les délais requis. N'oubliez pas de souligner l'importance de ces évaluations pour les contributeurs de la GSoC et votre organisation (vous perdrez le salaire de l'organisation si une évaluation est manquée et le mentor ne sera pas autorisé au Sommet des mentors).
- Les organisations qui passent à côté d'au moins deux évaluations ne seront pas invitées au Sommet des mentors de cette année.
- Indiquez aux mentors quelles sont les attentes de votre organisation concernant la communication avec le contributeur GSoC désigné (nous vous recommandons vivement de communiquer au moins deux fois par semaine et si l'une d'elles peut être une réunion virtuelle, ce qui est généralement idéal).
- Indiquez aux mentors qu'ils peuvent vous contacter en cas de problème avec un autre mentor ou avec leur collaborateur du GSoC (ils ont disparu, sont impolis, harcèlent d'autres personnes, etc.). Encouragez-les à signaler tout problème rapidement et à ne pas attendre les deux derniers jours qui précèdent une évaluation.
- Assurez-vous de fournir aux mentors les coordonnées de l'administrateur ou du groupe d'administrateurs de l'organisation que votre organisation a peut-être créée afin qu'ils puissent les contacter.
- Indiquez aux mentors qu'ils doivent vous contacter s'ils doivent s'éloigner soudainement du GSoC pendant plus de deux jours pour une raison quelconque (maladie, problème professionnel soudain, problème familial, etc.) afin d'être sûr qu'un autre mentor (ou vous-même) vous informe auprès du contributeur du GSoC.
Une fois les contributeurs GSoC annoncés, vous devez envoyer un e-mail à vos contributeurs et mentors GSoC pour leur souhaiter la bienvenue dans votre communauté et les informer sur les points suivants:
- Votre code de conduite. Si vous n'avez pas de code formel, ce n'est pas un problème. Toutefois, il est important de définir des attentes concernant ce que l'on attend de tous les membres de la communauté.
- Comment, quand et pourquoi contacter un administrateur de l'organisation au cours du programme (par exemple, son mentor a disparu, il agit de manière inappropriée, le mentor a modifié soudainement l'ensemble du projet, un autre contributeur de la GSoC se comporte de manière inappropriée, etc.)
- Toutes les exigences concernant les normes de projet, les bonnes pratiques, les licences, etc. – les mentors doivent également en discuter directement avec l'étudiant, mais si vous le mentionnez, cela aidera à renforcer son importance.
- En mai, organisez une réunion de présentation virtuelle avec tous les contributeurs et mentors agréés du GSoC. L'objectif est d'accueillir tout le monde et de l'aider à se sentir davantage intégré(e) à la communauté. C'est quelque chose que les contributeurs GSoC apprécient et demandent chaque année dans leurs commentaires. D'autres organisations devraient essayer cette approche.
- De nombreux contributeurs GSoC nous ont fait savoir qu'ils aimeraient en savoir plus sur les objectifs de leur organisation Open Source afin de mieux comprendre la place de leur projet.
- Ils voulaient également savoir qui faisaient partie de leur communauté afin de pouvoir s'entraider. Les relations personnelles sont un excellent moyen de maintenir l'implication des personnes après le GSoC.
- Si certains de vos anciens contributeurs/élèves GSoC sont désormais mentors ou sont restés impliqués dans votre communauté, le fait de leur faire parler brièvement de leur expérience peut également être utile à vos nouveaux contributeurs GSoC.
Communiquez régulièrement
De nombreux administrateurs de l'entreprise envoient des rappels à leurs mentors concernant les délais d'évaluation. Certains demandent à leurs mentors de terminer l'évaluation au moins 24 à 48 heures avant la date limite de Google. Si le mentor ne respecte pas l'échéance, l'administrateur de l'entreprise peut le faire à sa place (ou demander à un autre mentor désigné de le faire).
En conclusion
Nous espérons que ces conseils vous aideront à comprendre votre rôle et vos responsabilités en tant qu'administrateur de l'organisation GSoC 2024.
N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse gsoc-support@google.com si vous avez d'autres questions. Vous pouvez également envoyer par e-mail la liste du groupe de mentors GSoC si vous pensez que la communauté peut vous aider ou si d'autres personnes souhaiteraient avoir une réponse.
Merci d'être un administrateur de l'organisation GSoC.