Google Summer of Code के लिए, अपने ओपन सोर्स संगठन/प्रोजेक्ट के एडमिन बने रहने के लिए धन्यवाद. प्रोग्राम के दौरान, अपने संगठन के सभी लोगों को जानकारी देना और उन्हें एक ही पेज पर रखना बहुत ज़रूरी है. इसके लिए, आपके पीछे की ओर किए गए काम अहम होते हैं. हम हर साल इसमें बदलाव करते हैं. इसलिए, यह दस्तावेज़ पढ़ना ज़रूरी है. भले ही, आपने पहली बार या दसवीं बार GSoC में हिस्सा लिया हो.
इस जानकारी का ज़्यादातर हिस्सा, 'भूमिकाएं और ज़िम्मेदारियां' दस्तावेज़ में दिया गया है. हालांकि, हम अहम बातों के बारे में ज़्यादा जानकारी देना चाहते थे.
अगर आपने जीएसओसी में सलाहकार के तौर पर काम करने के लिए बनी गाइड नहीं पढ़ी है, तो कृपया इसे अभी पढ़ें. इसे पढ़ने में कम समय लगता है. इसमें प्रोग्राम के अहम पहलुओं और चरणों के बारे में बताया गया है. कार्यक्रम में शामिल करने से पहले, यह पक्का करें कि आपके सभी मेंटर ने मेंटर गाइड और भूमिकाएं और ज़िम्मेदारियां दस्तावेज़ पढ़ लिए हों. इससे उन्हें पता चलेगा कि उन्हें क्या करना है.
संगठन के एडमिन के तौर पर, आपके पास अपने संगठन और Google के बीच मुख्य संपर्क करने का अधिकार होता है. संगठनों के दो से पांच एडमिन हो सकते हैं. ये एडमिन नियमित तौर पर संपर्क में रहते हैं और भूमिकाओं पर सहमति देते हैं. जैसे, कम्यूनिकेशन, पेमेंट, मेंटर और GSoC में योगदान देने वाले लोगों से संपर्क करना, यह देखना कि आकलन पूरा हो रहा है या नहीं, लोगों के बीच की समस्याओं को हल करना, प्रोग्राम के आखिर में Google से भेजे जाने वाले 'पूरा होने पर सवालों के जवाब दें' सर्वे का जवाब देना वगैरह. Google के हिसाब से, संगठन के सभी एडमिन एक जैसे होते हैं. इसमें कोई मुख्य एडमिन नहीं होता.
आपके पास कम से कम दो संगठन एडमिन होने चाहिए. अगर कोई एडमिन प्रोग्राम छोड़ देता है, तो आपके पास संगठन की प्रोफ़ाइल को ऐक्सेस करने के लिए, कोई दूसरा व्यक्ति होना चाहिए.
सभी मेंटर और योगदान देने वाले लोगों को यह पता होना चाहिए कि संगठन के एडमिन कौन हैं और अगर उन्हें कोई समस्या आती है, तो उनसे संपर्क कैसे किया जा सकता है. अपने सभी नए योगदानकर्ताओं और मेंटर के साथ पहली बार बातचीत करते समय, उन्हें यह बताएं कि अगर उन्हें प्रोजेक्ट की टाइमलाइन में बदलाव करना है, अपने मेंटर या किसी दूसरे योगदानकर्ता से जुड़ी कोई समस्या है या उन्हें किसी और तरह की मदद चाहिए, तो वे संगठन के एडमिन से कैसे संपर्क करें.
सफलता का मतलब
GSoC में हिस्सा लेने के लिए, आपके संगठन के लक्ष्य क्या हैं? इस साल के जीएसओसी के आखिर में, आपका संगठन यह कैसे तय करेगा कि जीएसओसी प्रोग्राम आपके लिए सफल रहा या नहीं?
हम उम्मीद करते हैं कि इस सवाल पर आप हर साल विचार करेंगे, क्योंकि इस प्रोग्राम में हिस्सा लेने पर, हर साल जवाब अलग-अलग हो सकते हैं. अलग-अलग संगठनों की ज़रूरतें अलग-अलग होती हैं. उदाहरण के लिए:
- लंबे समय तक योगदान देने वाले नए सदस्यों की संख्या
- ज़्यादा कोड लिखा गया
- खास सुविधाएं जोड़ी गई हैं
- उत्साहित छात्र-छात्राओं को मेंटर करने का मौका
- आपके प्रोजेक्ट के बारे में ज़्यादा जानकारी वगैरह.
और भी बहुत कुछ.
कृपया इस बारे में सोचने के लिए कुछ समय निकालें कि आपका संगठन, जीएसओसी से क्या चाहता है. साथ ही, अगर आपने पिछले साल के लक्ष्यों को हासिल नहीं किया है, तो इस बारे में सोचें कि आपने क्या अलग किया जा सकता था.
आखिरी तारीख
जीएसओसी को शेड्यूल के हिसाब से चलाया जाता है. कई कामों की समयसीमा तय होती है और उन्हें पूरा करना ज़रूरी होता है. इस साल प्रोजेक्ट के लिए तय किए गए समय में ज़्यादा बदलाव किए जा सकते हैं. हालांकि, जून की शुरुआत में कोडिंग शुरू होने तक, सभी के लिए समयसीमा एक जैसी होगी.
संगठन के एडमिन को सभी ईमेल पढ़ने और आने वाली समयसीमाओं पर नज़र रखने की ज़िम्मेदारी होती है, ताकि वे समयसीमाएं न छूटें. हमारा सुझाव है कि संगठन के एडमिन, अपने GSoC डैशबोर्ड के साथ-साथ अपने कैलेंडर को भी मार्क करें. इससे यह पक्का किया जा सकेगा कि उनके पास GSoC में योगदान देने वाले हर व्यक्ति के लिए, बीच में और आखिर में होने वाले सभी आकलन की जानकारी हो.
साल 2024 में, हमारे कई मेंटर ने आकलन की समयसीमा पूरी नहीं की. यह हमारे संगठन के लिए अच्छी बात नहीं है. जिन संगठनों ने कई बार होने वाले आकलन में हिस्सा नहीं लिया है वे GSoC 2025 में शामिल नहीं होंगे. इसके अलावा, इस साल उन्हें कम योगदान देने वाले लोग मिलेंगे. समयसीमा खत्म होने के बाद कॉन्टेंट सबमिट करने पर, Google एडमिन को ज़्यादा काम करना पड़ता है. साथ ही, कॉन्ट्रिब्यूटर को भी ग़ैर-ज़रूरी तनाव का सामना करना पड़ता है. कृपया इवैलुएशन की समयसीमाएं न भूलें.
अगर आपका संगठन, जीएसओसी में हिस्सा लेने वाले लोगों को 12 हफ़्तों (मध्यम और बड़े प्रोजेक्ट के लिए) या छोटे प्रोजेक्ट के लिए 8 हफ़्तों से ज़्यादा समय देने की अनुमति देता है, तो पक्का करें कि आप अपने मेंटर और जीएसओसी में हिस्सा लेने वाले लोगों के लिए, आकलन की अलग-अलग समयसीमाओं पर ध्यान दें. मेंटर्स और GSoC में योगदान देने वाले लोगों को, समयसीमा खत्म होने से पहले ईमेल से रिमाइंडर भेजे जाएंगे. हालांकि, संगठन के एडमिन के तौर पर आपको यह पक्का करना होगा कि आपके योगदान देने वाले सभी लोगों के प्रोजेक्ट की पूरी जानकारी आपके पास हो.
यह पक्का करना संगठन के एडमिन की ज़िम्मेदारी है कि आपके मेंटर, समय पर आकलन कर रहे हों और समयसीमाओं को पूरा कर रहे हों. कई संगठनों के लिए, यह ज़रूरी होता है कि उनके मेंटोर, आकलन की प्रक्रिया को तय समय से 24 से 36 घंटे पहले पूरा कर दें. इससे संगठन के एडमिन को, मेंटोर से संपर्क करके समयसीमा खत्म होने से पहले उन्हें इसकी याद दिलाने का समय मिल जाता है.
अगर कोई मेंटर, आकलन की समयसीमा खत्म होने से पहले आकलन नहीं करा पाता है, तो संगठन को स्टाइपेंड नहीं मिलेगा. साथ ही, उस मेंटर को मेंटर समिट में शामिल होने की अनुमति नहीं दी जाएगी. अगर किसी संगठन ने दो या उससे ज़्यादा बार, मेंटर के आकलन में हिस्सा नहीं लिया है, तो उसे इस साल के जीएसओसी मेंटर समिट में शामिल होने का न्योता नहीं दिया जाएगा. साथ ही, हो सकता है कि आने वाले समय में उसे जीएसओसी में शामिल न किया जाए.
मेट्रिक
आपका संगठन कौनसी मेट्रिक ट्रैक कर रहा है?
आपका संगठन, जीएसओसी में आपके शामिल होने से जुड़ी कुछ मेट्रिक रखता हो. संगठन के एडमिन हर साल बदल सकते हैं. अगर संगठन के पिछले एडमिन ने संगठन के अन्य लोगों के साथ मेट्रिक शेयर नहीं की हैं, तो वे हमेशा के लिए मिट सकती हैं. कृपया अपने संगठन के कई लोगों के साथ अपनी मेट्रिक शेयर करें.
आपको कम से कम इन मेट्रिक को ट्रैक करना चाहिए:
- आपके संगठन के साथ इस प्रोग्राम में हिस्सा लेने वाले GSoC योगदानकर्ताओं की संख्या
- GSoC में योगदान देने वाले उन लोगों की संख्या जिन्होंने इस प्रोग्राम को पूरा कर लिया है
- उन मेंटर की संख्या जो जीएसओसी में योगदान देने वाले लोगों को लगातार सलाह दे रहे हैं
आपको यह भी पता लगाना होगा कि जीएसओसी प्रोग्राम खत्म होने के बाद, योगदान देने वाले लोग इसमें कितने समय तक बने रहेंगे. क्या ज़्यादातर GSoC योगदानकर्ता, GSoC खत्म होने के एक महीने के अंदर आपकी कम्यूनिटी छोड़ देते हैं, क्या वे छह महीने तक बने रहते हैं या एक या दो साल बाद वापस आते हैं?) आपके पास उन लोगों से बात करने का विकल्प है जो आपके संगठन के साथ बने रहे. इससे आपको यह जानने में मदद मिलेगी कि आपके संगठन ने क्या किया (या शायद क्या नहीं किया) जिसकी वजह से वे आपकी कम्यूनिटी का हिस्सा बने रहे.
हम ऊपर बताई गई मेट्रिक के बारे में, एक छोटे से सर्वे में भी पूछेंगे. यह सर्वे ज़रूरी है और हम इसे जीएसओसी के आखिर में, सभी संगठन के एडमिन को भेजेंगे. इसके बाद, जीएसओसी के छह महीने और एक साल बाद भी यह सर्वे भेजा जाएगा.
इन आंकड़ों से आपके संगठन को यह पता चलेगा कि जीएसओसी से आपकी कम्यूनिटी को बढ़ने और बेहतर बनाने में मदद मिल रही है या नहीं. हमारा सुझाव है कि आप उन अन्य मेट्रिक को भी ट्रैक करें जो आपको दिलचस्प लग सकती हैं.
इन मेट्रिक से यह पता चलता है कि आपको कहां कुछ बदलाव करने की ज़रूरत है. अगर कोई भी GSoC योगदानकर्ता आपके साथ नहीं है, तो क्यों नहीं? क्या आपके पास अपने संगठन में कोई दूसरा प्रोजेक्ट है, जिसमें वे शामिल हो सकते हैं? क्या GSOC में योगदान देने वाले लोगों के लिए, योगदान देने का तरीका ढूंढना आसान है और क्या उन्हें अब भी उसी तरह की संतुष्टि मिलती है? क्या आपका प्रोजेक्ट इतना मुश्किल या सरकारी प्रक्रियाओं से भरा है कि लोग उससे दूर भागते हैं?
जीएसओसी में योगदान देने वाले लोग कई वजहों से इसमें बने नहीं रहते - कभी-कभी उन्हें सिर्फ़ पैसे चाहिए होते हैं या वे दूसरी चीज़ों में बहुत व्यस्त हो जाते हैं. हालांकि, यह जानना ज़रूरी है कि ऐसा क्यों हुआ, ताकि आप इस समस्या को हल कर सकें.
GSoC में योगदान देने वाले लोगों के प्रस्तावों की समीक्षा करना
GSoC में योगदान देने वाले लोगों के प्रस्तावों की रैंकिंग, GSoC वेबऐप्लिकेशन के बाहर की जाती है. आपके संगठन के साइज़ के आधार पर, समीक्षा को शेयर की गई किसी सामान्य स्प्रेडशीट की मदद से मैनेज किया जा सकता है. कुछ संगठनों ने ज़्यादा जटिल वर्कफ़्लो लागू किए हैं.
कई संगठन, शुरुआत में फ़िल्टर करने की प्रोसेस से शुरू करते हैं:
- स्पैम (अगर साफ़ तौर पर पता चलता है कि किसी व्यक्ति ने सिर्फ़ किसी भी तरह की चीज़ों को प्रस्ताव में शामिल किया है - या उसने सिर्फ़ एक सामान्य प्रस्ताव सबमिट किया है वगैरह)
- ज़रूरी शर्तें पूरी न करना (अगर आपके संगठन ने संभावित GSoC योगदान देने वाले व्यक्ति से, पीआर या कोई दूसरा टास्क करने के लिए कहा था और उसने ऐसा नहीं किया).
- एआई से जनरेट किए गए कॉन्टेंट की बढ़ती लोकप्रियता की वजह से, आपको एआई से जनरेट किए गए ज़्यादा खराब प्रपोज़ल मिल सकते हैं. हमारा सुझाव है कि आप इन पर ध्यान न दें.
"नहीं" वाले सुझावों को हटाने के बाद, बाकी सुझावों पर ध्यान दिया जा सकता है. इसके लिए, किसी रूब्रिक या ग्रेडिंग स्केल का इस्तेमाल करके, बेहतर सुझावों को अच्छे और खराब सुझावों से अलग किया जा सकता है.
याद रखें कि आपका संगठन, सिर्फ़ इस आधार पर किसी GSoC योगदानकर्ता को कभी नहीं चुनना चाहिए कि उसने अपने प्रस्ताव में क्या लिखा है. कई लोग बेहतरीन प्रस्ताव लिख सकते हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि उनके पास प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए ज़रूरी तकनीकी या कम्यूनिकेशन स्किल हैं.
संगठन के एडमिन, सुझावों को रैंक करने से पहले, उन सभी जीएसओसी योगदानकर्ताओं से हमेशा बात करें जिन्हें आपको चुनना है.
GSoC में योगदान देने वाले हर व्यक्ति के बेहतरीन प्रस्ताव के लिए, आपको कम से कम एक ऐसा मेंटोर चाहिए जो पूरी तरह से प्रतिबद्ध हो (दो मेंटोर होने पर बेहतर है!). GSoC के लिए कोई बेहतर प्रोजेक्ट स्वीकार करने के बाद, उसके लिए सही मेंटर न मिलना सबसे बुरा अनुभव होता है. इससे सभी के लिए अनुभव खराब हो जाता है.
GSoC में योगदान देने वाले लोगों के लिए स्लॉट का अनुरोध करना और प्रोजेक्ट के लिए मेंटर असाइन करना
आपके संगठन को व्यवस्थित करना आपकी सबसे अहम भूमिकाओं में से एक है. इससे आपको यह पता चलता है कि किसी खास प्रोजेक्ट के लिए, किस मेंटर ने मेंटोरशिप देने का वादा किया है. इससे आपको यह तय करने में मदद मिलेगी कि Google से प्रोजेक्ट के कितने स्लॉट के लिए अनुरोध करना है. आपके संगठन को, अपने संगठन के लिए अहमियत के हिसाब से सुझावों को रैंक करना होगा.
उदाहरण: आपके संगठन को छह बेहतरीन प्रस्ताव मिले हैं और सभी छह के लिए, मेंटर ने अपनी सहमति दी है. आपको प्रोजेक्ट की प्राथमिकता तय करनी होगी. अगर आपका संगठन छह प्रोजेक्ट स्लॉट मांगता है और Google आपके संगठन को सिर्फ़ चार स्लॉट देता है, तो #1 से #4 तक के लोग अपने-आप GSoC में योगदान देने वाले लोगों की सूची में शामिल हो जाएंगे. बाद में यह तय नहीं किया जा सकता कि आपको रैंकिंग में छठे स्थान पर रहे व्यक्ति को शामिल करना है.
प्रोजेक्ट का साइज़ बदलना
Google यह तय करते समय कि किसी संगठन को कितने प्रोजेक्ट असाइन करने हैं, वह योगदान देने वाले लोगों के प्रस्ताव में बताए गए प्रोजेक्ट के साइज़ को ध्यान में रखता है. अगर आपको लगता है कि प्रोजेक्ट का साइज़ आपके हिसाब से नहीं है, तो योगदान देने वाले व्यक्ति को इस बारे में बताएं. इससे वह इसे ठीक कर पाएगा.
योगदान देने वाले जिन प्रोजेक्ट को मंज़ूरी मिल गई है उनके बारे में एलान करने के बाद, प्रोजेक्ट के साइज़ को सिर्फ़ कम किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, बड़े साइज़ से मीडियम साइज़ या मीडियम साइज़ से छोटे साइज़ में. किसी प्रोजेक्ट का साइज़ बदलते समय, ऑर्गैनाइज़ेशन एडमिन को Google एडमिन से संपर्क करना होगा, ताकि वे बदलाव कर सकें. प्रोजेक्ट को रैंक करने के बाद, उसके दायरे को बड़ा नहीं किया जा सकता.
प्रोजेक्ट की टाइमलाइन बदलना
मीडियम और बड़े प्रोजेक्ट के लिए, डिफ़ॉल्ट तौर पर 12 हफ़्ते का समय तय होता है. छोटे प्रोजेक्ट के लिए, डिफ़ॉल्ट तौर पर 8 हफ़्ते का समय तय होता है. अगर मेंटर और योगदान देने वाला व्यक्ति, प्रोजेक्ट की समयसीमा बढ़ाने के लिए सहमत हैं, तो उन्हें संगठन के एडमिन से संपर्क करना होगा. प्रोजेक्ट की समयसीमा बढ़ाने या न बढ़ाने का फ़ैसला, एडमिन लेता है.
संगठन का एडमिन ही योगदान देने वाले किसी व्यक्ति के प्रोजेक्ट के शेड्यूल में बदलाव कर सकता है. इसके लिए, उसे अपने डैशबोर्ड पर प्रोजेक्ट के टाइटल के लिंक पर जाना होगा. इसके बाद, पेज पर सबसे नीचे मौजूद प्रोजेक्ट के शेड्यूल में बदलाव करना होगा. यहां एक ड्रॉप-डाउन सूची होती है, जिसमें 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 या 22 हफ़्ते के प्रोजेक्ट शामिल होते हैं. ये प्रोजेक्ट आपके लिए पहले से कॉन्फ़िगर किए गए होते हैं. यह सुविधा 2025 में शुरू की गई है. आपके चुने गए विकल्प के हिसाब से, परीक्षा के बीच और आखिरी आकलन की तारीखें बदल जाएंगी.
अहम जानकारी: GSoC में योगदान देने वाले लोगों के लिए, सबमिशन की आखिरी अवधि शुरू होने से पहले, सभी एक्सटेंशन को सिस्टम में डालना ज़रूरी है. Google एडमिन, प्रोजेक्ट की उन तारीखों में बदलाव नहीं करेंगे जिनमें विंडो खत्म हो चुकी है. इस सिस्टम में, समयसीमा खत्म होने के बाद बदलाव नहीं किए जा सकते.
संगठन के पेमेंट
संगठन के एडमिन के तौर पर, यह तय करना आपकी ज़िम्मेदारी है कि आपका संगठन, जीएसओसी में हिस्सा लेने वाले हर उस व्यक्ति को स्टाइपेंड देना चाहता है जिसे आपने मेंटर किया है या नहीं. आपके संगठन में ऐसा कोई व्यक्ति हो सकता है जो ट्रेज़रर, अकाउंटेंट या सामान्य फ़ाइनेंस व्यक्ति के तौर पर काम करता हो. यह पक्का करना आपकी ज़िम्मेदारी है कि वे पैसे पाने के लिए, ज़रूरी समयसीमाओं के अंदर प्रोसेस पूरी कर लें.
योगदान देने वाले सभी प्रोजेक्ट पूरे होने के बाद, आपको संगठन से मिलने वाला स्टाइपेंड मिलेगा.
जिन संगठनों के किसी मेंटर ने GSoC 2025 के मेंटर समिट में हिस्सा लिया है उन्हें यात्रा के लिए मिलने वाले स्टाइपेंड का पेमेंट, मेंटर समिट के बाद किया जाएगा.
कॉन्फ़्लिक्ट
आपके संगठन के एडमिन, संगठन के सदस्यों के बीच होने वाले किसी भी बड़े विवाद को हल करने के लिए ज़िम्मेदार होते हैं. इसमें, जीएसओसी में योगदान देने वाले लोगों, मेंटर या जीएसओसी में योगदान देने वाले लोगों और मेंटर के बीच होने वाले विवाद शामिल हो सकते हैं. कभी-कभी एक ही जीएसओसी योगदानकर्ता को मेंटर करने वाले लोग, इस बात पर सहमत नहीं होते कि जीएसओसी योगदानकर्ता को किस पर काम करना चाहिए या उसे पास किया जाना चाहिए या नहीं. आपको इस पर फ़ैसला लेना होगा. इसलिए, आपको यह साफ़ तौर पर बताना होगा कि मेंटर और योगदान देने वाले लोग, आपके संगठन के एडमिन से कैसे संपर्क कर सकते हैं.
कभी-कभी, आपको अपनी कम्यूनिटी में (GSoC के योगदान देने वाले या मेंटर से) आचार संहिता से जुड़ी समस्याएं आ सकती हैं. यह आपकी कम्यूनिटी है. इसलिए, आपको पता है कि यहां क्या-क्या किया जा सकता है और क्या नहीं. साथ ही, आपको यह भी पता है कि उत्पीड़न या अन्य गलत व्यवहार की लाइन कहां से शुरू होती है. Google उम्मीद करता है कि कार्यक्रम के दौरान, सभी लोग पेशेवर और शिष्ट व्यवहार करेंगे.
किकऑफ़
स्वीकार किए गए मेंटर को परिचय वाला ईमेल भेजना
GSoC में योगदान देने वाले लोगों की घोषणा होने से पहले, मेंटर से संपर्क करें:
- हो सकता है कि आपके पास ऐसे कई मेंटर हों जो GSoC में नए हों. इसलिए, कृपया उन्हें इस साल के लिए, मेंटर गाइड और भूमिकाएं और ज़िम्मेदारियां और GSoC मेंटर और संगठन के एडमिन के ईमेल संग्रह को पढ़ने के लिए कहें.
- पक्का करें कि आपके मेंटर यह समझ लें कि उन्हें तय समयसीमा के अंदर, GSoC में योगदान देने वाले दो लोगों का आकलन करना होगा. कृपया पक्का करें कि आपने जीएसओसी में योगदान देने वाले लोगों और अपने संगठन के लिए, इन आकलन की अहमियत पर ज़ोर दिया हो. अगर कोई आकलन नहीं किया जाता है, तो आपको संगठन से मिलने वाला स्टाइपेंड नहीं मिलेगा. साथ ही, उस मेंटर को भी मेंटर समिट में शामिल होने की अनुमति नहीं दी जाएगी.
- जिन संगठनों के दो या उससे ज़्यादा आकलन पूरे नहीं होते उन्हें इस साल के मेंटोर समिट का न्योता नहीं भेजा जाएगा. साथ ही, आने वाले समय में GSoC प्रोग्राम में भी उन पर असर पड़ेगा.
- अपने संगठन की ओर से, जीएसओसी में हिस्सा लेने वाले उन लोगों के साथ कम्यूनिकेट करने के लिए, मेंटर को बताएं कि आपके संगठन की क्या उम्मीदें हैं. हमारा सुझाव है कि आप हफ़्ते में कम से कम दो बार उनसे संपर्क करें. अगर उनमें से एक बार वर्चुअल मीटिंग हो सकती है, तो आम तौर पर यह सबसे सही होता है.
- मेंटरों को बताएं कि अगर उन्हें किसी दूसरे मेंटोर या अपने GSoC योगदान देने वाले व्यक्ति से कोई समस्या आ रही है, तो वे आपसे संपर्क कर सकते हैं. जैसे, वे गायब हो गए हैं, वे अशिष्ट हैं, वे दूसरों को परेशान कर रहे हैं वगैरह. उन्हें समस्याओं के बारे में जल्द से जल्द संपर्क करने के लिए कहें. साथ ही, बताएं कि वे समीक्षा से कुछ दिन पहले तक इंतज़ार न करें.
- अपने संगठन के एडमिन या संगठन के एडमिन ग्रुप की संपर्क जानकारी, मेंटर्स को ज़रूर दें. ऐसा इसलिए, ताकि वे अपनी समस्याओं के बारे में उनसे संपर्क कर सकें.
- अगर किसी वजह से (बीमारी, अचानक काम से जुड़ी समस्या, परिवार से जुड़ी समस्या वगैरह) किसी मेंटर को अचानक दो या उससे ज़्यादा दिनों के लिए जीएसओसी से दूर रहना पड़ता है, तो उसे आपसे संपर्क करने के लिए कहें. इससे आपको यह पक्का करने में मदद मिलेगी कि कोई दूसरा मेंटर या आप, जीएसओसी में योगदान देने वाले व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं.
GSoC में हिस्सा लेने वाले लोगों की जानकारी ज़ाहिर होने के बाद, आपको उन लोगों और उनके मेंटर को एक ईमेल भेजना चाहिए. इसमें, उन्हें अपनी कम्यूनिटी में शामिल होने का स्वागत करना चाहिए. साथ ही, उन्हें इनके बारे में जानकारी देनी चाहिए:
- आपकी आचार संहिता. अगर आपके पास कोई आधिकारिक कोड नहीं है, तो कोई बात नहीं. हालांकि, यह ज़रूरी है कि आप कम्यूनिटी के सभी सदस्यों के लिए कुछ उम्मीदें सेट करें.
- प्रोग्राम के दौरान, उन्हें संगठन के एडमिन से कैसे, कब, और क्यों संपर्क करना चाहिए. जैसे, उनके मेंटोर का संपर्क नहीं हो पा रहा है, मेंटोर गलत तरीके से काम कर रहा है, मेंटोर ने अचानक अपना पूरा प्रोजेक्ट बदल दिया है, GSoC में योगदान देने वाला कोई दूसरा व्यक्ति गलत तरीके से काम कर रहा है वगैरह
- प्रोजेक्ट के स्टैंडर्ड, सबसे सही तरीके, लाइसेंस वगैरह से जुड़ी ज़रूरी शर्तें -- मेंटर को सीधे तौर पर छात्र-छात्राओं के साथ इस बारे में बात करनी चाहिए. हालांकि, अगर आपने इस बारे में बताया, तो इससे इसकी अहमियत को समझने में मदद मिलेगी.
- मई में, GSoC में हिस्सा लेने वाले सभी योगदान देने वालों और मेंटर के साथ एक वर्चुअल मीटिंग करें. इससे सभी का स्वागत किया जा सकेगा और उन्हें कम्यूनिटी का हिस्सा महसूस कराया जा सकेगा. जीएसओसी में योगदान देने वाले लोग इस सुविधा की सराहना करते हैं और हर साल अपने सुझावों में इसकी मांग करते हैं. ज़्यादा संगठनों को इसे आज़माना चाहिए.
- हमें जीएसओसी में योगदान देने वाले कई लोगों से सुझाव मिला है कि वे अपने ओपन सोर्स संगठन के लक्ष्यों के बारे में ज़्यादा जानना चाहते हैं, ताकि वे बेहतर तरीके से समझ सकें कि उनका प्रोजेक्ट कहां फ़िट होता है.
- जीएसओसी में योगदान देने वाले लोग यह भी जानना चाहते थे कि उनकी कम्यूनिटी में जीएसओसी में योगदान देने वाले दूसरे लोग कौन हैं, ताकि वे एक-दूसरे की मदद कर सकें. जीएसओसी के बाद भी लोगों को अपने साथ जोड़े रखने के लिए, निजी तौर पर उनसे जुड़ना एक बेहतरीन तरीका है.
- अगर आपके पास ऐसे पूर्व GSoC योगदानकर्ता/छात्र हैं जो अब मेंटर हैं या जो आपकी कम्यूनिटी में बने रहे हैं, तो उनके अनुभव के बारे में कम शब्दों में बताने के लिए कहें. इससे, GSoC में नए योगदान देने वाले लोगों को भी मदद मिल सकती है.
नियमित तौर पर बातचीत करना
कई संगठन के एडमिन, अपने मेंटर को आकलन की समयसीमा के बारे में रिमाइंडर भेजते हैं. साथ ही, कुछ मेंटर को Google की तय समयसीमा से कम से कम 24 से 48 घंटे पहले आकलन पूरा करने के लिए कहा जाता है. ऐसा इसलिए किया जाता है, ताकि अगर मेंटर समयसीमा से पहले आकलन पूरा न कर पाएं, तो संगठन का एडमिन खुद या किसी दूसरे मेंटर से आकलन पूरा करवा सके.
निष्कर्ष
हमें उम्मीद है कि इन सुझावों से आपको GSoC 2025 के लिए, संगठन के एडमिन के तौर पर अपनी भूमिका और ज़िम्मेदारियों को समझने में मदद मिलेगी.
अगर आपका कोई और सवाल है, तो gsoc-support@google.com पर हमसे संपर्क करें. अगर आपको लगता है कि आपका सवाल ऐसा है जिसका जवाब समुदाय से मिल सकता है या जिसका जवाब जानने में दूसरों की दिलचस्पी हो सकती है, तो GSoC में शामिल मेंटर ग्रुप की सूची में शामिल किसी व्यक्ति को ईमेल करें.
GSoC के लिए संगठन के एडमिन बनने के लिए धन्यवाद!