Terima kasih telah menjadi Administrator Organisasi untuk organisasi/project open source Anda untuk Google Summer of Code. Upaya di balik layar Anda sangat penting untuk terus memberi tahu semua orang di organisasi Anda dan menyelaraskan pemahaman mereka selama program berlangsung. Kami melakukan perubahan setiap tahun, jadi penting untuk membaca dokumen ini baik itu kali pertama Anda mengikuti GSoC atau yang kesepuluh.
Sebagian besar informasi ini disebutkan dalam dokumen Peran dan Tanggung Jawab, tetapi kami ingin membahas poin-poin penting secara lebih mendetail.
Jika Anda belum membaca Panduan Mentor GSoC, baca sekarang. Panduan ini dapat dibaca dengan cepat dan membahas aspek serta fase penting dari program ini. Pastikan semua mentor Anda telah membaca Panduan Mentor dan dokumen Peran serta Tanggung Jawab sebelum menerima mereka ke dalam program sehingga mereka tahu apa yang akan terjadi.
Sebagai Admin Org, Anda adalah penghubung utama antara Org dan Google. Organisasi dapat memiliki antara 2 hingga 5 admin, yang harus berkomunikasi secara rutin dan menyertakan peran (komunikasi, pembayaran, memeriksa mentor dan kontributor GSoC, memeriksa apakah evaluasi telah selesai, menyelesaikan masalah interpersonal, merespons survei Wrap Up yang akan dikirim Google di akhir program, dll.). Dari perspektif Google, semua Admin Org setara, tidak ada Admin Org utama.
Anda harus memiliki minimal 2 Admin Org. Jika salah satunya keluar dari program, Anda harus memiliki orang lain yang dapat mengakses profil Org.
Semua Mentor dan Kontributor harus mengetahui siapa Admin Organisasi dan cara menghubungi mereka jika mereka mengalami masalah. Komunikasi pertama yang Anda lakukan dengan semua kontributor dan mentor baru harus memberi tahu mereka cara menghubungi Admin Organisasi jika mereka perlu mengubah linimasa project, jika mereka memiliki masalah dengan mentor atau kontributor lain, atau kebutuhan dukungan lainnya.
Menentukan Kesuksesan
Apa sasaran organisasi Anda dalam GSoC? Pada akhir GSoC tahun ini, apa yang akan dipertimbangkan organisasi Anda untuk menentukan apakah program GSoC berhasil bagi organisasi Anda?
Pertanyaan ini kami harap Anda pertimbangkan setiap tahun saat berpartisipasi dalam program ini karena jawabannya kemungkinan akan bervariasi dari tahun ke tahun. Organisasi yang berbeda menginginkan hal yang berbeda. Contoh:
- lebih banyak kontributor baru jangka panjang
- lebih banyak kode yang ditulis
- fitur tertentu yang di-build
- kesempatan untuk melatih siswa yang antusias
- meningkatkan awareness tentang project Anda, dll.
dan masih banyak lagi.
Luangkan waktu untuk memikirkan apa yang benar-benar diinginkan organisasi Anda dari GSoC, dan untuk organisasi yang kembali, jika Anda tidak mencapai sasaran tersebut, apa yang dapat Anda lakukan secara berbeda.
Batas waktu
GSoC berlangsung sesuai jadwal. Tenggat waktu banyak dan tegas. Meskipun ada lebih banyak fleksibilitas terkait waktu sebenarnya project tahun ini, semua batas waktu hingga coding dimulai pada awal Juni sama untuk semua orang.
Admin Organisasi bertanggung jawab untuk membaca semua email dan melacak batas waktu mendatang untuk memastikan batas waktu tersebut tidak terlewat. Selain melihat dasbor GSoC, sebaiknya Admin Organisasi menandai kalender mereka sendiri untuk memastikan mereka telah mencatat semua evaluasi tengah semester dan akhir untuk setiap Kontributor GSoC mereka.
Pada tahun 2024, kami mencatat jumlah mentor yang melewatkan batas waktu evaluasi yang mencerminkan citra buruk organisasi. Organisasi yang melewatkan beberapa evaluasi tidak akan ikut serta dalam GSoC 2025 atau akan menerima lebih sedikit kontributor tahun ini. Melewatkan batas waktu akan menimbulkan pekerjaan tambahan bagi Admin Google dan menyebabkan stres yang tidak perlu bagi kontributor. Jangan lewatkan batas waktu evaluasi.
Jika organisasi Anda mengizinkan Kontributor GSoC memiliki project yang lebih lama dari 12 minggu standar (untuk project sedang dan besar) atau 8 minggu untuk project kecil, pastikan Anda memperhatikan berbagai batas waktu evaluasi untuk mentor dan Kontributor GSoC Anda. Mentor dan kontributor GSoC akan menerima pengingat email mereka sendiri tentang batas waktu, tetapi Anda sebagai Admin Org sebaiknya memastikan bahwa Anda memiliki gambaran lengkap untuk semua project kontributor.
Admin Organisasi bertanggung jawab untuk memastikan Mentor Anda melakukan evaluasi secara tepat waktu dan memenuhi batas waktu. Banyak organisasi mewajibkan Mentor untuk mengirimkan evaluasi mereka 24-36 jam sebelum batas waktu sebenarnya sehingga ada waktu bagi Admin Organisasi untuk menghubungi Mentor guna mengingatkan mereka tentang batas waktu jika mereka sudah mendekati batas waktu.
Jika Mentor melewatkan batas waktu evaluasi, Organisasi tidak akan menerima stipendium organisasi dan Mentor tersebut tidak akan diizinkan untuk menghadiri Mentor Summit. Jika Org memiliki 2 atau lebih evaluasi mentor yang terlewat, Org tersebut tidak akan diundang ke GSoC Mentor Summit tahun ini dan berisiko tidak diterima ke GSoC di masa mendatang.
Metrik
Metrik apa yang dilacak organisasi Anda?
Organisasi Anda harus menyimpan beberapa metrik tentang partisipasi Anda dalam GSoC. Admin Organisasi dapat berubah dari tahun ke tahun dan jika Admin Organisasi sebelumnya tidak membagikan metrik kepada orang lain di organisasi, metrik tersebut dapat hilang selamanya. Pastikan untuk membagikan metrik kepada beberapa orang di organisasi Anda.
Anda harus melacak metrik ini (setidaknya):
- Jumlah kontributor GSoC yang memulai program dengan organisasi Anda
- Jumlah kontributor GSoC Anda yang berhasil lulus program
- Jumlah mentor yang secara aktif membimbing kontributor GSoC
Anda juga perlu mencari tahu sistem Anda sendiri untuk melihat berapa lama kontributor GSoC tetap terlibat setelah GSoC mereka berakhir. Apakah sebagian besar kontributor GSoC meninggalkan komunitas Anda dalam waktu satu bulan setelah akhir GSoC mereka, apakah mereka bertahan selama 6 bulan, apakah mereka kembali setelah satu atau dua tahun?) Anda mungkin ingin berbicara dengan orang-orang yang tetap bertahan dan mendapatkan sedikit lebih banyak insight tentang apa yang dilakukan organisasi Anda (atau mungkin tidak dilakukan) yang membuat mereka ingin terus menjadi bagian dari komunitas Anda.
Kami juga akan meminta metrik di atas dalam survei singkat yang wajib kami kirimkan kepada semua admin Organisasi pada akhir GSoC, lalu pada tanda 6 bulan dan 1 tahun setelah GSoC.
Statistik ini akan membantu organisasi Anda melihat apakah GSoC membantu komunitas Anda berkembang dan menjadi lebih berkelanjutan. Sebaiknya lacak metrik lain yang mungkin juga menarik bagi Anda.
Metrik ini dapat membantu Anda menentukan tempat yang mungkin ingin Anda sesuaikan. Jika tidak ada kontributor GSoC yang bertahan, mengapa tidak? Dapatkah Anda membantunya menemukan project lain dalam organisasi Anda? Apakah kontributor GSoC mudah menemukan cara untuk berkontribusi dan tetap mendapatkan rasa pencapaian yang sama? Apakah project Anda begitu rumit atau birokratis sehingga membuat orang menjauh?
Ada banyak alasan kontributor GSoC tidak bertahan - terkadang mereka hanya menginginkan uang atau terlalu sibuk dengan hal lain. Namun, penting bagi Anda untuk mengetahui alasannya agar dapat mencoba dan mengatasinya.
Meninjau Proposal kontributor GSoC
Semua peringkat proposal kontributor GSoC dilakukan di luar webapp GSoC. Bergantung pada ukuran organisasi, Anda mungkin dapat menangani peninjauan dengan spreadsheet bersama yang sederhana. Beberapa organisasi telah menerapkan alur kerja yang lebih kompleks.
Banyak organisasi memulai dengan lulus pemfilteran awal:
- Spam (jika jelas bahwa seseorang hanya memasukkan hal-hal acak ke dalam proposal - atau mereka hanya mengirimkan proposal umum, dll.)
- Tidak memenuhi persyaratan (jika organisasi Anda mewajibkan calon kontributor GSoC untuk melakukan PR atau tugas lain dan mereka tidak melakukannya).
- Dengan meningkatnya konten buatan AI, Anda mungkin akan menerima lebih banyak proposal buatan AI berkualitas rendah. Sebaiknya abaikan saja.
Setelah proposal yang jelas-jelas tidak memenuhi syarat dihapus, Anda dapat berfokus pada proposal lainnya dengan menerapkan rubrik atau skala penilaian untuk memisahkan proposal yang bagus dari yang baik dan yang buruk.
Ingat, organisasi Anda TIDAK BOLEH memilih kontributor GSoC hanya berdasarkan apa yang mereka tulis dalam proposal mereka. Banyak orang dapat menulis proposal yang bagus, tetapi hal itu tidak berarti mereka memiliki keterampilan teknis atau komunikasi yang diperlukan untuk menyelesaikan project dengan sukses.
SELALU hubungi setiap kontributor GSoC yang Anda pertimbangkan untuk dipilih sebelum Admin Org mulai menentukan peringkat proposal.
Untuk setiap proposal kontributor GSoC yang bagus, Anda memerlukan minimal 1 mentor yang berkomitmen (dua lebih baik). Tidak ada yang lebih buruk daripada menerima project kontributor GSoC yang bagus, lalu tidak memiliki mentor yang tepat untuk project tersebut. Hal ini menjadi pengalaman yang buruk bagi semua orang.
Meminta Slot kontributor GSoC dan Menetapkan Mentor ke Project
Salah satu peran Anda yang paling penting adalah mengatur organisasi agar Anda tahu mentor mana yang telah berkomitmen untuk memandu project tertentu. Hal ini akan membantu Anda memutuskan jumlah slot project yang akan diminta dari Google. Organisasi Anda harus menentukan peringkat proposal berdasarkan tingkat kepentingannya bagi organisasi Anda.
Contoh: Organisasi Anda menerima 6 proposal yang sangat baik dan mentor telah berkomitmen untuk membimbing ke-6 proposal tersebut. Anda harus menentukan prioritas project. Jika organisasi Anda meminta 6 slot project dan Google hanya memberikan 4 slot, maka #1-#4 akan otomatis menjadi kontributor GSoC yang diterima. Anda tidak dapat memutuskan nanti bahwa Anda lebih memilih orang yang berada di posisi #6 dalam peringkat Anda.
Mengubah Ukuran Project
Ukuran project yang dipilih oleh Kontributor dalam proposal mereka akan dipertimbangkan saat Google memutuskan jumlah project yang akan dialokasikan ke organisasi. Jika Anda melihat ukuran project berbeda dengan yang Anda maksud, pastikan untuk memberi tahu kontributor selama fase proposal sehingga mereka dapat memperbaikinya.
Setelah project kontributor yang diterima diumumkan, ukuran project hanya dapat dikurangi. Misalnya, dari besar ke sedang, atau sedang ke kecil. Saat mengubah ukuran project, Admin Organisasi harus menghubungi Admin Google untuk melakukan perubahan tersebut. Anda tidak dapat memutuskan untuk membuat cakupan project lebih besar setelah memberi peringkat pada project.
Mengubah Linimasa Project
Project sedang dan besar secara default berdurasi 12 minggu. Project kecil secara default berdurasi 8 minggu. Jika mentor dan kontributor setuju bahwa mereka ingin memperpanjang linimasa, mereka harus menghubungi Admin Organisasi yang memiliki keputusan akhir tentang apakah mereka akan memperpanjang project.
Hanya Admin Organisasi yang dapat mengedit jadwal project kontributor dengan membuka link Judul project dari dasbor mereka dan mengedit jadwal project yang ditemukan di bagian bawah halaman. Ada daftar drop-down berdasarkan project 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20, atau 22 minggu yang telah dikonfigurasi untuk Anda (ini baru pada tahun 2025). Pilihan Anda akan mengubah tanggal evaluasi pertengahan dan akhir sesuai dengan pilihan tersebut.
PENTING: Semua ekstensi HARUS dimasukkan ke dalam sistem sebelum dimulainya periode pengiriman akhir Kontributor GSoC. Admin Google tidak akan mengubah tanggal project jika periodenya telah terlewat. Sistem tidak mendukung perubahan terlambat.
Pembayaran Organisasi
Sebagai Admin Org, Anda bertanggung jawab untuk menentukan apakah organisasi Anda ingin menerima stipendium organisasi per pembimbing kontributor GSoC atau tidak. Organisasi Anda mungkin memiliki orang lain yang bertindak sebagai bendahara, akuntan, atau orang keuangan umum. Anda bertanggung jawab untuk memastikan mereka menyelesaikan proses tersebut sebelum batas waktu yang diperlukan untuk menerima dana.
Insentif organisasi akan dibayar setelah semua project kontributor Anda selesai.
Untuk organisasi yang memiliki Mentor yang menghadiri Mentor Summit GSoC 2025, pembayaran akan dilakukan segera setelah Mentor Summit untuk tunjangan perjalanan yang berlaku.
Konflik
Admin Organisasi bertanggung jawab untuk mengatasi konflik besar apa pun di antara peserta di organisasi Anda. Hal ini dapat mencakup konflik antara kontributor GSoC, antara mentor, atau antara kontributor GSoC dan mentor. Terkadang, mentor yang membimbing kontributor GSoC yang sama tidak setuju dengan hal yang harus dikerjakan kontributor GSoC atau apakah mereka harus lulus atau gagal. Anda harus memutuskannya. Itulah sebabnya Anda harus menjelaskan dengan sangat jelas cara mentor dan kontributor dapat menghubungi Admin Organisasi Anda.
Terkadang, Anda mungkin mengalami masalah kode etik dalam komunitas (dari kontributor atau mentor GSoC). Ini adalah komunitas Anda, jadi Anda tahu norma dan apa yang diharapkan serta apa yang melewati batas menjadi pelecehan atau perilaku lain yang tidak dapat diterima. Google mengharapkan semua peserta untuk berperilaku profesional dan sopan selama program.
Peluncuran
Mengirim Email Perkenalan kepada Mentor yang Diterima
Sebelum kontributor GSoC diumumkan, komunikasikan dengan mentor:
- Anda mungkin akan memiliki banyak mentor yang baru bergabung dengan GSoC. Jadi, harap ingatkan mereka untuk membaca Panduan Mentor dan Peran dan Tanggung Jawab serta arsip email Mentor dan Admin Organisasi GSoC tahun ini.
- Pastikan mentor Anda memahami bahwa mereka harus menyelesaikan 2 evaluasi kontributor GSoC sebelum batas waktu yang diperlukan. Pastikan Anda menekankan pentingnya evaluasi ini bagi kontributor GSoC dan organisasi Anda (Anda akan kehilangan stipendi organisasi jika evaluasi terlewat dan mentor tersebut tidak akan diizinkan di Mentor Summit).
- Organisasi yang melewatkan 2 evaluasi atau lebih tidak akan diundang ke Mentor Summit tahun ini dan akan ada konsekuensi dalam program GSoC mendatang.
- Beri tahu mentor tentang ekspektasi organisasi Anda terkait komunikasi dengan kontributor GSoC yang ditugaskan (sebaiknya lakukan komunikasi setidaknya 2 kali seminggu dan jika salah satunya dapat berupa rapat virtual, itu biasanya ideal).
- Beri tahu mentor bahwa mereka dapat menghubungi Anda jika mengalami masalah dengan mentor lain atau kontributor GSoC mereka (mentor atau kontributor tersebut menghilang, bersikap tidak sopan, melecehkan orang lain, dll.). Dorong mereka untuk menghubungi Anda lebih awal jika ada masalah, dan jangan menunggu hingga beberapa hari terakhir sebelum evaluasi.
- Pastikan untuk memberikan info kontak admin organisasi atau email grup admin organisasi yang mungkin dibuat organisasi Anda kepada mentor untuk menghubungi mereka terkait masalah mereka.
- Beri tahu mentor untuk menghubungi Anda jika mereka tiba-tiba harus berhenti dari GSoC selama 2 hari atau lebih karena alasan apa pun (sakit, masalah kerja mendadak, masalah keluarga, dll.) sehingga Anda dapat memastikan mentor lain (atau Anda) menghubungi kontributor GSoC.
Setelah kontributor GSoC diumumkan, Anda harus mengirim email kepada kontributor dan mentor GSoC untuk menyambut mereka ke dalam komunitas dan memberi tahu mereka tentang:
- Kode Etik Anda. Jika Anda tidak memiliki kode formal, tidak apa-apa, tetapi tetap penting untuk menetapkan beberapa ekspektasi tentang apa yang diharapkan dari semua anggota komunitas.
- Cara, waktu, dan alasan mereka harus menghubungi Admin Organisasi selama program (mentor mereka menghilang, mentor berperilaku tidak pantas, mentor tiba-tiba mengubah seluruh project mereka, kontributor GSoC lain berperilaku tidak pantas, dll.)
- Persyaratan apa pun terkait standar project, praktik terbaik, pemberian lisensi, dll. -- mentor juga harus membahas hal ini secara langsung dengan siswa, tetapi jika Anda menyebutkannya, hal ini akan membantu memperkuat pentingnya hal tersebut.
- Melakukan pertemuan perkenalan virtual dengan semua kontributor dan mentor GSoC yang diterima pada bulan Mei untuk membantu menyambut semua orang dan membantu mereka merasa lebih menjadi bagian dari komunitas. Hal ini sangat dihargai oleh kontributor GSoC dan mereka memintanya setiap tahun dalam masukan mereka. Lebih banyak organisasi harus mencobanya.
- Kami menerima masukan dari banyak kontributor GSoC bahwa mereka ingin mengetahui lebih lanjut sasaran organisasi open source mereka agar dapat lebih memahami tempat project mereka sesuai.
- Kontributor GSoC juga ingin mengetahui siapa saja kontributor GSoC lainnya di komunitas mereka agar dapat saling mendukung. Hubungan pribadi adalah cara yang bagus untuk membuat orang tetap terlibat setelah GSoC.
- Jika Anda memiliki mantan kontributor/siswa GSoC yang sekarang menjadi mentor atau tetap terlibat dalam komunitas Anda, minta mereka untuk berbicara sekilas tentang pengalaman mereka juga dapat membantu kontributor GSoC baru Anda.
Berkomunikasi Secara Rutin
Banyak Admin Organisasi mengirim pengingat kepada mentor mereka tentang batas waktu evaluasi dan beberapa mewajibkan mentor mereka menyelesaikan evaluasi setidaknya 24-48 jam sebelum batas waktu Google sehingga jika mentor melewatkan batas waktu, Admin Organisasi dapat masuk dan menyelesaikannya untuk mereka (atau meminta mentor lain yang ditugaskan untuk melakukannya).
Kesimpulan
Kami harap tips ini membantu Anda memahami peran dan tanggung jawab Anda sebagai Admin Organisasi GSoC 2025.
Jangan ragu untuk menghubungi kami di gsoc-support@google.com jika ada pertanyaan lebih lanjut atau Anda dapat mengirim email ke daftar grup mentor GSoC jika menurut Anda pertanyaan tersebut dapat dijawab oleh komunitas atau mungkin orang lain tertarik untuk mengetahui jawabannya.
Terima kasih telah menjadi Admin Organisasi GSoC.