Terima kasih telah menjadi Administrator Organisasi untuk org/project open source Anda untuk Google Summer of Code. Upaya di balik layar Anda sangat penting untuk membuat semua orang di organisasi Anda mendapat informasi dan memiliki pemahaman yang sama selama program berlangsung. Kami membuat perubahan setiap tahun, jadi penting untuk membaca dokumen ini, baik untuk GSoC pertama Anda maupun yang kesepuluh.
Sebagian besar informasi ini disebutkan dalam dokumen Peran dan Tanggung Jawab, tetapi kami ingin membahas poin-poin penting secara lebih detail.
Jika Anda belum membaca Panduan Mentor GSoC, silakan membacanya sekarang. Bacaan ini cepat dibaca dan mendalami berbagai aspek dan fase penting dari program ini. Pastikan semua mentor Anda telah membaca dokumen Panduan dan Peran serta Tanggung Jawab Mentor sebelum menerimanya agar mereka mengetahui apa yang akan terjadi.
Sebagai Admin Org, Anda adalah penghubung utama antara Org dan Google. Organisasi mungkin memiliki antara 2 hingga 5 admin, yang harus berkomunikasi secara rutin dan menyetujui peran (komunikasi, pembayaran, memeriksa mentor dan kontributor GSoC, memeriksa apakah evaluasi telah diselesaikan, menyelesaikan masalah interpersonal, menanggapi survei Rangkuman yang akan dikirim Google pada akhir program, dll.). Dari perspektif Google, semua Admin Org setara, tidak ada Admin Org utama.
Anda harus memiliki minimal 2 Admin Org. Jika salah satu keluar dari program, Anda harus memiliki orang lain yang dapat mengakses profil Org.
Semua Mentor dan Kontributor harus mengetahui siapa Admin Org dan bagaimana menghubungi mereka jika mengalami masalah. Komunikasi pertama yang Anda lakukan dengan semua kontributor dan mentor baru Anda harus memberi tahu mereka cara menghubungi Admin Org jika mereka perlu mengubah jadwal proyek, jika mereka memiliki masalah dengan mentor mereka atau kontributor lain, atau kebutuhan dukungan lainnya.
Mendefinisikan Kesuksesan
Apa sasaran organisasi Anda untuk GSoC? Di akhir GSoC tahun ini, apa yang akan dipertimbangkan organisasi Anda untuk menentukan apakah program GSoC ini telah berhasil untuk organisasi Anda?
Kami harap Anda mempertimbangkan pertanyaan ini setiap tahun Anda berpartisipasi dalam program ini karena jawabannya mungkin akan berbeda dari tahun ke tahun. Organisasi yang berbeda menginginkan hal yang berbeda. Contoh:
- lebih banyak kontributor baru jangka panjang
- lebih banyak kode ditulis
- fitur spesifik yang dibangun
- kesempatan untuk membimbing siswa yang bersemangat
- lebih banyak {i>awareness<i} terhadap proyek Anda, dll.
dan masih banyak lagi.
Luangkan waktu untuk memikirkan apa yang sebenarnya diinginkan organisasi Anda dari GSoC, dan untuk organisasi yang kembali, jika Anda tidak mencapai sasaran tersebut, apa yang dapat Anda lakukan dengan cara berbeda.
Batas waktu
GSoC berlangsung sesuai jadwal. Tenggat waktu sangat banyak dan pasti. Meskipun ada lebih banyak fleksibilitas di sekitar waktu project sebenarnya tahun ini, semua batas waktu hingga coding dimulai pada akhir Mei sama untuk semua orang.
Admin Org bertanggung jawab untuk membaca semua email dan memantau tenggat waktu yang akan datang untuk memastikan email tidak terlewat. Sebaiknya Admin Org menandai kalender mereka sendiri, selain melihat dasbor GSoC, untuk memastikan mereka memiliki semua evaluasi tengah semester dan evaluasi akhir untuk setiap Kontributor GSoC mereka.
Jika organisasi Anda mengizinkan Kontributor GSoC memiliki project yang lebih lama dari 12 minggu standar (untuk project menengah dan besar) atau 8 minggu untuk project kecil, pastikan Anda memperhatikan berbagai batas waktu evaluasi untuk mentor dan Kontributor GSoC. Mentor dan kontributor GSoC akan menerima pengingat email mereka sendiri tentang tenggat waktu mereka, tetapi Anda sebagai Admin Org perlu memastikan Anda memiliki gambaran lengkap untuk semua project kontributor.
Admin Org bertanggung jawab untuk memastikan Mentor Anda melakukan evaluasi secara tepat waktu dan memenuhi tenggat waktu. Banyak organisasi meminta Mentor mereka mengirimkan evaluasi 24-36 jam sebelum batas waktu yang sebenarnya, sehingga Admin Org memiliki waktu untuk menghubungi Mentor untuk mengingatkan mereka tentang batas waktu jika mereka terlalu dekat dengan batas waktu tersebut.
Jika Mentor melewatkan batas waktu evaluasi, Org tidak akan menerima gaji organisasi dan Mentor tersebut tidak akan diizinkan untuk menghadiri Mentor Summit. Jika Org memiliki 2 evaluasi mentor atau lebih yang terlewatkan, Org tidak akan diundang ke GSoC Mentor Summit tahun ini.
Metrik
Metrik apa yang dilacak organisasi Anda?
Organisasi Anda harus menyimpan beberapa metrik terkait partisipasi Anda dalam GSoC. Admin Org dapat berubah dari tahun ke tahun, dan jika Admin Org sebelumnya tidak membagikan metrik kepada orang lain dalam organisasi, mereka bisa hilang selamanya, pastikan untuk membagikan metrik Anda dengan beberapa orang di organisasi Anda.
Anda harus melacak metrik tersebut (setidaknya):
- Jumlah kontributor GSoC yang memulai program dengan organisasi Anda
- Jumlah kontributor GSoC yang berhasil lulus program
- Jumlah mentor yang secara aktif membimbing kontributor GSoC
Anda juga perlu mencari tahu sistem Anda sendiri untuk melihat berapa lama kontributor GSoC tetap terlibat setelah GSoC berakhir. Apakah sebagian besar kontributor GSoC meninggalkan komunitas Anda dalam waktu satu bulan setelah akhir GSoC mereka, apakah mereka tetap bertahan selama 6 bulan, apakah mereka kembali setelah satu atau dua tahun?) Anda mungkin ingin berbicara dengan orang-orang yang bertahan dan mendapatkan sedikit lebih banyak wawasan tentang apa yang dilakukan organisasi Anda (atau mungkin tidak dilakukan) yang membuat mereka ingin terus menjadi bagian dari komunitas Anda.
Kami juga akan meminta metrik di atas dalam survei singkat yang diperlukan, yang akan kami kirimkan ke semua Admin org di akhir GSoC, dan kemudian pada tanda 6 bulan dan 1 tahun pasca-GSoC.
Statistik ini akan membantu organisasi Anda mengetahui apakah GSoC membantu komunitas Anda tumbuh dan menjadi lebih berkelanjutan. Sebaiknya pantau metrik lain yang mungkin juga menarik bagi Anda.
Metrik ini dapat membantu Anda menentukan di mana Anda perlu melakukan beberapa penyesuaian- jika tidak ada kontributor GSoC yang bertahan -- mengapa tidak? Dapatkah Anda membantu mereka menemukan proyek lain dalam organisasi Anda? Apakah mudah bagi kontributor GSoC untuk menemukan cara berkontribusi dan tetap mendapatkan rasa pencapaian yang sama? Apakah proyek Anda begitu rumit atau birokratis sehingga membuat orang menjauh?
Ada banyak alasan kontributor GSoC berhenti berlangganan - terkadang mereka hanya menginginkan uang atau terlalu sibuk dengan hal lain. Tapi penting bagi Anda untuk mengetahui alasannya, sehingga Anda dapat mencoba menangkalnya.
Meninjau Proposal kontributor GSoC
Semua peringkat proposal kontributor GSoC dilakukan di luar aplikasi web GSoC. Bergantung pada ukuran organisasi, Anda mungkin dapat menangani peninjauan dengan spreadsheet bersama yang sederhana. Beberapa organisasi telah menerapkan alur kerja yang lebih kompleks.
Banyak organisasi memulai dengan tahap pemfilteran awal:
- Spam (jika sudah jelas, seseorang hanya memasukkan hal-hal acak ke dalam proposal - atau mereka hanya mengirimkan proposal umum, dll.)
- Tidak memenuhi persyaratan (jika organisasi Anda mengharuskan calon kontributor GSoC untuk melakukan PR atau beberapa tugas lain dan mereka tidak melakukannya).
- Dengan kemunculan konten buatan AI, Anda mungkin akan menerima lebih banyak proposal yang dihasilkan AI berkualitas rendah. Sebaiknya abaikan notifikasi.
Setelah jawaban yang jelas “tidak” keluar, Anda dapat fokus pada proposal lainnya dengan menerapkan rubrik atau skala penilaian untuk memisahkan proposal yang bagus dari yang baik dan dari yang buruk.
Ingat, organisasi Anda TIDAK PERNAH boleh memilih kontributor GSoC hanya berdasarkan apa yang mereka tulis dalam proposal mereka. Banyak orang dapat menulis proposal yang bagus, tetapi itu tidak berarti bahwa mereka memiliki keterampilan teknis atau komunikasi yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
SELALU diskusikan dengan setiap kontributor GSoC yang Anda pertimbangkan untuk dipilih sebelum Admin Org mulai memberi peringkat proposal.
Untuk setiap proposal kontributor GSoC yang sangat bagus, Anda memerlukan setidaknya 1 mentor yang berkomitmen (dua lebih baik!). Tidak ada yang lebih buruk daripada menerima proyek kontributor GSoC yang hebat dan kemudian tidak memiliki mentor yang tepat. Ini menjadi pengalaman yang buruk bagi semua orang.
Meminta Slot kontributor GSoC dan Menetapkan Mentor ke Project
Salah satu peran terpenting adalah mengorganisir organisasi sehingga Anda tahu mentor mana yang telah berkomitmen untuk membimbing proyek tertentu. Hal ini akan membantu Anda menentukan berapa banyak slot project yang akan diminta dari Google. Organisasi Anda harus memberi peringkat proposal berdasarkan tingkat kepentingannya bagi organisasi.
Contoh: Organisasi Anda menerima 6 proposal yang sangat bagus dan mentor telah berkomitmen untuk membimbing keenam proposal tersebut. Anda harus memutuskan prioritas proyek. Jika organisasi Anda meminta 6 slot project dan Google hanya memberikan 4 slot untuk organisasi Anda, #1-#4 akan otomatis menjadi kontributor GSoC yang diterima. Anda tidak dapat memutuskan nanti bahwa Anda lebih suka menempatkan orang yang ada di peringkat #6.
Mengubah Ukuran Project
Ukuran project yang dipilih oleh Kontributor dalam proposal akan dipertimbangkan saat Google menentukan jumlah project yang akan dialokasikan ke organisasi. Jika ukuran project berbeda dari yang Anda inginkan, pastikan untuk memberi tahu kontributor selama fase proposal agar mereka dapat memperbaikinya.
Setelah project kontributor yang diterima diumumkan, ukuran project hanya dapat dikurangi. Misalnya, dari besar ke sedang, atau sedang ke kecil. Saat mengubah ukuran project, Admin Org harus menghubungi Google Admin untuk melakukan perubahan bagi mereka. Anda tidak dapat memutuskan untuk membuat proyek memiliki cakupan yang lebih besar setelah Anda memberi peringkat proyek tersebut.
Mengubah Linimasa Project
Project sedang dan besar secara default berdurasi 12 minggu. Secara default, project kecil berdurasi 8 minggu. Jika mentor dan kontributor setuju bahwa mereka ingin memperpanjang rentang waktu, mereka harus menghubungi Admin Org yang memiliki keputusan akhir apakah mereka akan memperpanjang proyek atau tidak.
Hanya Admin Org yang dapat mengedit jadwal project kontributor dengan membuka link Judul project dari dasbor mereka dan mengedit jadwal project yang ada di bagian bawah halaman. Google telah menyediakan tanggal yang harus Anda gunakan dalam paragraf di atas tanggal yang dapat diedit pada link 'Lihat halaman ini'. Kami telah mengonfigurasi linimasa untuk Anda berdasarkan project 10, 14, 16, 18, 20, dan 22 minggu.
JANGAN mengubah tanggal di luar tanggal tersebut. Pada tahun 2023, beberapa organisasi tidak mengikuti tanggal yang diberikan sehingga membuat mentor mereka bingung dengan tenggat waktu setiap hari. Itu tidak konsisten. Tanggal acak ini juga menimbulkan lebih banyak pekerjaan bagi Admin Program GSoC yang harus mengirim lebih banyak distribusi pembayaran - kami tidak akan melakukannya lagi. Organisasi mana pun yang tidak mengikuti batas waktu yang telah diberikan akan dihubungi oleh Google Admin untuk mengubah tanggal dan tidak dapat dipilih pada tahun-tahun mendatang.
PENTING: Semua ekstensi HARUS dimasukkan dalam sistem sebelum periode pengiriman akhir Kontributor GSoC dimulai. Google Admin tidak akan mengubah tanggal project yang terlewati. Sistem tidak mendukung perubahan yang terlambat.
Pembayaran Org
Sebagai Admin Org, Anda bertanggung jawab untuk menentukan apakah organisasi Anda ingin menerima tunjangan organisasi per kontributor GSoC yang dibimbing atau tidak. Organisasi Anda mungkin memiliki orang lain yang bertindak sebagai bendahara, akuntan, atau bagian keuangan umum. Anda bertanggung jawab untuk memastikan mereka menyelesaikan proses hingga batas waktu yang diperlukan untuk menerima dana.
Gaji organisasi akan dibayarkan setelah semua proyek kontributor Anda selesai.
Untuk organisasi yang memiliki Mentor yang menghadiri Mentor Summit GSoC 2024, pembayaran akan segera dilakukan setelah Mentor Summit, untuk semua biaya perjalanan yang berlaku.
Konflik
Admin Org bertanggung jawab untuk mengatasi konflik besar di antara peserta dalam organisasi Anda. Hal ini dapat mencakup konflik antara kontributor GSoC, antara mentor, atau antara kontributor GSoC dan mentor. Terkadang mentor yang membimbing kontributor GSoC yang sama tidak setuju tentang apa yang seharusnya dilakukan kontributor GSoC atau apakah mereka harus lulus atau gagal. Anda perlu memutuskan hal ini. Inilah sebabnya Anda harus menjelaskan bagaimana mentor dan kontributor dapat menghubungi Admin Org Anda.
Terkadang Anda mungkin mengalami masalah kode etik dalam komunitas Anda (dari kontributor atau mentor GSoC). Inilah komunitas Anda, agar Anda mengetahui norma dan apa yang diharapkan, serta hal-hal yang melanggar batasan terkait pelecehan atau perilaku yang tidak dapat diterima lainnya. Google berharap semua peserta menggunakan perilaku yang profesional dan sopan selama program berlangsung.
{i>Kickoff<i}
Kirim Email Perkenalan kepada Mentor yang Diterima
Sebelum kontributor GSoC diumumkan, berkomunikasilah dengan mentor:
- Anda mungkin akan memiliki banyak mentor yang baru mengenal GSoC, jadi ingatkan mereka untuk membaca Panduan Mentor, Peran dan Tanggung Jawab, serta arsip email Mentor dan Org Admin GSoC untuk tahun ini.
- Pastikan mentor Anda memahami bahwa mereka harus menyelesaikan 2 evaluasi kontributor GSoC sebelum batas waktu yang diperlukan. Pastikan Anda menekankan pentingnya evaluasi ini bagi kontributor GSoC dan organisasi Anda (Anda akan kehilangan tunjangan organisasi jika evaluasi terlewat dan mentor tersebut tidak diizinkan di Mentor Summit).
- Organisasi yang melewatkan 2 evaluasi atau lebih tidak akan diundang ke Mentor Summit tahun ini.
- Beri tahu mentor apa ekspektasi organisasi Anda untuk berkomunikasi dengan kontributor GSoC yang ditetapkan (kami sangat menyarankan untuk berkomunikasi minimal 2 kali seminggu dan jika salah satunya bisa menjadi pertemuan virtual yang biasanya ideal).
- Beri tahu mentor bahwa mereka dapat menghubungi Anda jika mereka memiliki masalah dengan mentor lain atau kontributor GSoC (mereka menghilang, kasar, melecehkan orang lain, dll.). Dorong mereka untuk menghubungi lebih awal jika ada masalah dan tidak menunggu sampai beberapa hari terakhir sebelum evaluasi.
- Pastikan untuk memberi mentor info kontak admin org atau email grup admin org yang mungkin telah dibuat organisasi Anda untuk menyampaikan masalah mereka.
- Beri tahu mentor untuk menghubungi Anda jika mereka harus tiba-tiba meninggalkan GSoC selama lebih dari 2 hari karena alasan apa pun (sakit, masalah pekerjaan tiba-tiba, kekhawatiran keluarga, dll.), sehingga Anda dapat memastikan mentor lain (atau Anda) sedang menghubungi kontributor GSoC.
Setelah kontributor GSoC diumumkan, Anda harus mengirim email kepada kontributor dan mentor GSoC untuk menyambut mereka ke dalam komunitas Anda dan menginformasikan kepada mereka tentang:
- Kode Etik Anda. Jika Anda tidak memiliki kode formal, tidak apa-apa, tetapi penting untuk menetapkan beberapa ekspektasi tentang apa yang diharapkan dari semua anggota komunitas.
- Bagaimana, kapan, dan mengapa mereka harus menghubungi Admin Org selama program berlangsung (mentornya menghilang, mentornya bertindak tidak pantas, mentor tiba-tiba mengubah seluruh proyeknya, kontributor GSoC lain berperilaku tidak pantas, dll.)
- Persyaratan apa pun seputar standar project, praktik terbaik, pemberian lisensi, dll. -- mentor juga harus membahas hal ini secara langsung dengan siswa, tetapi jika Anda menyebutkannya, hal itu akan membantu menegaskan pentingnya hal tersebut.
- Adakan pertemuan perkenalan virtual dengan semua kontributor dan mentor GSoC yang diterima pada bulan Mei untuk membantu menyambut semua orang dan membantu mereka merasa lebih menjadi bagian dari komunitas. Masukan ini adalah sesuatu yang dihargai dan diminta oleh kontributor GSoC setiap tahunnya, lebih banyak organisasi harus mencobanya.
- Kami menerima masukan dari banyak kontributor GSoC bahwa mereka ingin mengetahui lebih banyak tentang tujuan organisasi open source agar dapat lebih memahami peran project mereka.
- Kontributor GSoC juga ingin tahu siapa saja kontributor GSoC lain di komunitasnya sehingga mereka dapat saling mendukung. Koneksi pribadi adalah cara yang bagus untuk membuat orang tetap terlibat pasca-GSoC.
- Jika Anda memiliki mantan kontributor/siswa GSoC yang sekarang menjadi mentor atau telah tetap terlibat dalam komunitas, meminta mereka berbicara singkat tentang pengalaman mereka juga dapat membantu kontributor GSoC yang baru.
Berkomunikasi secara Rutin
Banyak Admin Org mengirimkan pengingat kepada mentor mereka tentang batas waktu evaluasi dan sebagian mengharuskan mentor tersebut menyelesaikan evaluasi setidaknya 24-48 jam sebelum batas waktu Google. Jadi, jika mentor melewatkan batas waktu tersebut, Admin Org dapat melakukannya dan menyelesaikannya untuk mereka (atau meminta mentor lain yang ditugaskan untuk melakukannya).
Kesimpulan
Kami harap tips ini membantu Anda memahami peran dan tanggung jawab sebagai Admin Org GSoC 2024.
Jangan ragu untuk menghubungi kami di gsoc-support@google.com jika ada pertanyaan lebih lanjut atau Anda dapat mengirim email ke daftar grup mentor GSoC jika menurut Anda ada pertanyaan yang dapat dibantu oleh komunitas atau orang lain mungkin tertarik untuk mengetahui jawabannya.
Terima kasih telah menjadi Admin Org GSoC!