Suggerimenti per gli amministratori dell'organizzazione GSoC

Grazie per aver scelto come amministratore dell'organizzazione o del progetto open source Google Summer of Code. Il tuo impegno dietro le quinte è fondamentale per mantenere tutti informati gli utenti della tua organizzazione e mantenere il controllo per tutto il programma. Apportiamo modifiche ogni anno, quindi è importante leggere questo documento che si tratti della tua prima o del decimo GSoC.

Gran parte di queste informazioni è menzionata nel documento Ruoli e responsabilità, ma volevamo approfondire aspetti importanti.

Se non hai ancora letto la Guida per i mentori di GSoC, leggila ora. È una breve lettura che descrive gli aspetti e le fasi importanti del programma. Assicurati che tutti i tuoi mentori abbiano letto la Guida per i mentori e i documenti su ruoli e responsabilità prima di accettarli nel programma, in modo che sappiano cosa aspettarsi.

In qualità di amministratore dell'organizzazione, sei il collegamento principale tra la tua organizzazione e Google. Le organizzazioni possono avere da 2 a 5 amministratori, che devono comunicare regolarmente e concordare i ruoli (comunicazioni, pagamenti, controllo dei mentori e dei collaboratori GSoC, controllo del completamento delle valutazioni, risoluzione di problemi interpersonali, risposta al sondaggio di riepilogo che Google invierà alla fine del programma e così via). Dal punto di vista di Google, tutti gli amministratori dell'organizzazione sono equivalenti, non esiste un amministratore principale dell'organizzazione.

Devi avere almeno 2 amministratori dell'organizzazione; se uno lascia il programma, devi avere un altro utente disponibile per accedere al profilo dell'organizzazione.

Tutti i Mentori e i Collaboratori devono sapere chi sono gli amministratori dell'organizzazione e come raggiungerli in caso di problemi. Nella prima comunicazione con tutti i nuovi collaboratori e mentori deve spiegare come contattare gli amministratori dell'organizzazione nel caso in cui abbiano bisogno di modificare le tempistiche di un progetto, se hanno problemi con il proprio mentore o con un altro collaboratore o se hanno altre esigenze di supporto.

Definizione del successo

Quali sono gli obiettivi della tua organizzazione per il GSoC? Alla fine del GSoC di quest'anno, cosa considererà la tua organizzazione per determinare se è un programma GSoC di successo?

Questa è una domanda che ci auguriamo tu prendi in considerazione ogni anno a cui partecipi al programma, poiché le risposte probabilmente varieranno di anno in anno. Organizzazioni diverse vogliono cose diverse. Ad esempio:

• nuovi collaboratori a lungo termine
• più codice scritto
• funzionalità specifiche create
• opportunità di fare da mentore a studenti entusiasti
• notorietà del progetto e così via.

e molto altro.

Dedica un po' di tempo a pensare a ciò che la tua organizzazione vuole davvero da GSoC e per le organizzazioni di ritorno, se non hai raggiunto questi obiettivi, cosa avresti potuto fare diversamente.

Scadenze

Il GSoC viene eseguito in base a una programmazione. Le scadenze sono numerose e ferme. Sebbene quest'anno la tempistica effettiva dei progetti sia maggiore, tutte le scadenze fino all'inizio della programmazione a fine maggio sono le stesse per tutti.

Gli amministratori dell'organizzazione sono responsabili della lettura di tutte le email e devono tenere traccia delle scadenze imminenti per assicurarsi di non averle saltate. Invitiamo gli amministratori dell'organizzazione a contrassegnare i propri calendari, oltre a guardare la dashboard GSoC, per assicurarsi di ricevere tutte le valutazioni intermedie e finali di ciascuno dei collaboratori GSoC indicati.

Se la tua organizzazione consente ai collaboratori GSoC di avere progetti più lunghi delle 12 settimane standard (per progetti di medie e grandi dimensioni) o di 8 settimane per i piccoli progetti, assicurati di prestare attenzione alle varie scadenze di valutazione per i tutor e i collaboratori GSoC. I mentori e i collaboratori GSoC riceveranno i loro promemoria via email relativi alle scadenze, ma tu, in qualità di amministratore dell'organizzazione, vorrai assicurarti di avere il quadro completo di tutti i progetti dei tuoi collaboratori.

È responsabilità dell'amministratore dell'organizzazione assicurarsi che i mentori eseguano le valutazioni in modo tempestivo e rispettino le scadenze. Molte organizzazioni richiedono ai loro Mentori di inviare le valutazioni 24-36 ore prima della scadenza effettiva, in modo che un amministratore dell'organizzazione abbia il tempo di contattare il Mentore per ricordargli la scadenza nel caso in cui si avvicinasse troppo.

Quando un Mentore non rispetta una data di scadenza per la valutazione, l'organizzazione non riceverà lo stipendio e il Mentore non potrà partecipare al Mentor Summit. Se un'organizzazione ha perso due o più valutazioni del mentore, questa non sarà invitata al GSoC Mentor Summit di quest'anno.

Metriche

Quali metriche sta monitorando la tua organizzazione?

La tua organizzazione deve mantenere alcune metriche sulla tua partecipazione a GSoC. Gli amministratori dell'organizzazione possono cambiare di anno in anno e, se il precedente amministratore dell'organizzazione non condivide le metriche con altri all'interno dell'organizzazione, queste potrebbero andare perse per sempre, assicurati di condividerle con più persone all'interno dell'organizzazione.

Dovresti monitorare almeno queste metriche:

• Numero di collaboratori GSoC che hanno avviato il programma con la tua organizzazione
• Numero di collaboratori GSoC che hanno superato il programma
• Numero di mentori che fanno attivamente da mentore ai collaboratori GSoC

Dovrai anche creare un tuo sistema per sapere per quanto tempo i tuoi collaboratori GSoC rimarranno coinvolti dopo il termine del loro GSoC. La maggior parte dei collaboratori di GSoC lascia la tua community entro un mese dalla fine del GSoC, rimane sul posto per sei mesi o torna dopo un anno o due?) Potresti voler parlare con le persone che rimangono nei paraggi e capire meglio cosa ha fatto la tua organizzazione (o forse non l'ha fatto) che li ha spinti a continuare a far parte della community.

Chiederemo inoltre le metriche di cui sopra in un breve sondaggio obbligatorio che invieremo a tutti gli amministratori dell'organizzazione alla fine di GSoC e successivamente dopo 6 mesi e 1 anno dopo il raggiungimento della certificazione GSoC.

Queste statistiche dovrebbero aiutare la tua organizzazione a capire se GSoC sta aiutando la tua comunità a crescere e a diventare più sostenibile. Ti invitiamo a monitorare anche altre metriche che potrebbero interessarti.

Queste metriche possono aiutarti a capire dove vorresti apportare modifiche: se non ci sono collaboratori GSoC, perché? Puoi aiutarlo a trovare un altro progetto nella tua organizzazione? È facile per i collaboratori di GSoC trovare un modo per contribuire e ottenere lo stesso senso di realizzazione? Il tuo progetto è così complicato o burocratico da far fuggire le persone?

Ci sono molti motivi per cui i collaboratori di GSoC non restano: a volte volevano solo i soldi o erano troppo impegnati in altre cose. Ma è importante che tu sappia il motivo, in modo da poter provare a contrastare questo fenomeno.

Esaminare le proposte del collaboratore GSoC

Il ranking delle proposte dei collaboratori GSoC avviene al di fuori dell'app web GSoC. A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, potresti essere in grado di gestire la revisione con un semplice foglio di lavoro condiviso. Alcune organizzazioni hanno implementato flussi di lavoro più complessi.

Molte organizzazioni iniziano con un filtro iniziale:

• Spam (se è chiaro che qualcuno ha semplicemente inserito cose casuali in una proposta o se è appena stato inviato una proposta generica, ecc.)
• Non soddisfaceva i requisiti (se la tua organizzazione ha richiesto al potenziale collaboratore GSoC di svolgere una PR o un'altra attività e non l'ha fatto).
• Con l'aumento dei contenuti creati con l'IA, potresti ricevere più proposte generate con l'IA di bassa qualità. Ti suggeriamo di ignorarli.

Una volta rimossi i "no" evidenti, puoi concentrarti sul resto delle proposte applicando una griglia o una scala di valutazione per separare le migliori proposte da quelle buone e da quelle scadenti.

Ricorda che la tua organizzazione non dovrebbe MAI selezionare un collaboratore GSoC esclusivamente sulla base di ciò che ha scritto nella proposta. Molte persone sono in grado di scrivere proposte efficaci, ma ciò non significa che abbiano le competenze tecniche o di comunicazione necessarie per completare il progetto con successo.

Parla SEMPRE con ogni collaboratore GSoC che intendi selezionare prima che gli amministratori dell'organizzazione inizino a classificare le proposte.

Per ogni eccellente proposta di collaboratore GSoC, devi avere almeno un mentore impegnato (due è meglio!). Non c'è niente di peggio che accettare un grande progetto di collaboratore GSoC senza avere il mentore giusto. Diventa un'esperienza negativa per tutti.

Richiedere slot per collaboratori GSoC e assegnare mentori ai progetti

Uno dei tuoi ruoli più importanti è organizzare la tua organizzazione in modo da sapere quale mentore si è impegnato a fare da mentore a un particolare progetto. Questo ti aiuterà a decidere quanti slot di progetto richiedere a Google. La tua organizzazione dovrà classificare le proposte in base all'importanza per l'organizzazione.

Esempio: la tua organizzazione ha ricevuto 6 proposte eccellenti e i mentori si sono impegnati a sottoporli a tutte e 6. Dovrai decidere la priorità dei progetti. Se la tua organizzazione richiede 6 slot di progetto e Google ne concede solo 4, i punti 1-4 diventeranno automaticamente i tuoi collaboratori GSoC accettati. Non puoi decidere in seguito che preferiresti avere la persona che si trovava al 6° posto nella tua classifica.

Modifica delle dimensioni del progetto

Le dimensioni del progetto selezionate dai collaboratori nella proposta vengono prese in considerazione quando Google decide quanti progetti assegnare a un'organizzazione. Se noti che le dimensioni del progetto sono diverse da quelle che avevi previsto, assicurati di informare il collaboratore durante la fase di proposta in modo che possa risolvere il problema.

Dopo l'annuncio dei progetti dei collaboratori accettati, è possibile ridurre le dimensioni dei progetti. ad esempio grandi e medi, oppure medio-piccoli. Quando cambiano le dimensioni di un progetto, gli amministratori dell'organizzazione devono contattare gli amministratori Google per apportare la modifica. Non puoi decidere di ampliare l'ambito di un progetto dopo averlo classificato.

Modifica della cronologia del progetto

Per impostazione predefinita, i progetti di medie e grandi dimensioni durano 12 settimane. Per impostazione predefinita, i progetti piccoli hanno 8 settimane. Se il tutor e il collaboratore concordano di voler estendere la tempistica, devono contattare l'amministratore dell'organizzazione che ha la decisione finale sull'estensione di un progetto.

Solo un amministratore dell'organizzazione può modificare la pianificazione di un progetto collaboratore andando al link del titolo del progetto dalla dashboard e modificando la pianificazione del progetto che si trova nella parte inferiore della pagina. Google ha fornito le date da utilizzare nel paragrafo sopra le date modificabili facendo clic sul link "Visualizza questa pagina". Abbiamo già configurato la sequenza temporale in base a progetti di 10, 14, 16, 18, 20 e 22 settimane.

NON modificare le date al di fuori di queste date. Nel 2023, alcune organizzazioni non rispettavano le date indicate e confondevano i loro mentori con scadenze in giorni casuali, il che non era coerente. Queste date casuali hanno comportato anche un notevole aumento del lavoro per gli amministratori del programma CSoC che hanno dovuto inviare molte più distribuzioni dei pagamenti, ma non lo faremo di nuovo. Le organizzazioni che non rispettano le scadenze indicate verranno contattate dagli amministratori Google per modificare la data e potrebbero non essere selezionate negli anni futuri.

IMPORTANTE: tutte le estensioni DEVONO essere inserite nel sistema prima dell'inizio del periodo di invio finale del collaboratore GSoC. Gli amministratori Google non modificheranno le date del progetto in cui è stata persa la finestra. Il sistema non supporta le modifiche ritardate.

Pagamenti dell'organizzazione

In qualità di amministratore dell'organizzazione, è tua responsabilità determinare se l'organizzazione vuole accettare lo stipendio per i collaboratori GSoC con mentore o meno. La tua organizzazione potrebbe avere un'altra persona che agisce in qualità di tesoriere, ragioniere o responsabile delle finanze generali. È tua responsabilità assicurarti che le procedure vengano completate entro le scadenze richieste per ricevere fondi.

Gli stipendi dell'organizzazione verranno pagati al termine di tutti i progetti dei collaboratori.

Per le organizzazioni con un mentore che partecipa al GSoC 2024 Mentor Summit, poco dopo il Mentor Summit verrà effettuato un pagamento per eventuali borse di viaggio applicabili.

Conflitto

Gli amministratori dell'organizzazione sono responsabili della risoluzione di eventuali conflitti gravi tra i partecipanti dell'organizzazione. Ciò può includere conflitti tra collaboratori di GSoC, tra mentori o tra collaboratori di GSoC e mentori. A volte i mentori che si occupano dello stesso collaboratore GSoC non sono d'accordo su cosa dovrebbe lavorare il collaboratore GSoC o se devono superare o meno. Dovete giudicarlo. Per questo motivo devi chiarire in modo chiaro in che modo mentori e collaboratori possono contattare gli amministratori della tua organizzazione.

A volte potresti riscontrare problemi relativi al codice di condotta all'interno della tua community (da parte di un collaboratore o di mentori di GSoC). Questa è la tua community, quindi conosci le norme, cosa ci si aspetta e cosa oltrepassa il limite in molestie o altri comportamenti inaccettabili. Google si aspetta che tutti i partecipanti utilizzino una condotta professionale e cortese durante il programma.

Inizio

Invia un'email introduttiva ai mentori accettati

Prima che vengano annunciati i collaboratori di GSoC, comunica con loro:

• Probabilmente avrai molti mentori che non hanno mai usato GSoC, quindi ricorda loro di leggere la Guida per i mentori, i ruoli e le responsabilità e l'archivio email di GSoC per mentori e amministratori dell'organizzazione di quest'anno.
• Assicurati che i tuoi mentori comprendano che devono completare le 2 valutazioni dei collaboratori GSoC entro le scadenze richieste. Assicurati di sottolineare l'importanza di queste valutazioni per i collaboratori GSoC e la tua organizzazione (perderai lo stipendio per l'organizzazione se manca una valutazione e quel mentore non sarà consentito al Mentor Summit).
• Le organizzazioni che non superano due o più valutazioni non saranno invitate al Summit dei Mentori di quest'anno.
• Fai sapere ai mentori quali sono le aspettative della tua organizzazione in merito alla comunicazione con il collaboratore GSoC che gli è stato assegnato (consigliamo vivamente di effettuare comunicazioni almeno due volte a settimana e se una di queste può essere una riunione virtuale, in genere l'ideale).
• Fai sapere ai mentori che possono contattarti se hanno problemi con un altro mentore o con il suo collaboratore GSoC (sono scomparsi, sono scortesi, molestano altri e così via). Invitali a contattarli in anticipo per eventuali problemi e a non attendere gli ultimi due giorni prima di una valutazione.
• Assicurati di fornire ai mentori i dati di contatto dell'amministratore o del gruppo di amministratori dell'organizzazione che la tua organizzazione potrebbe aver creato per comunicare i loro dubbi.
• Fai sapere ai mentori di contattarti se devono improvvisamente allontanarti da GSoC per più di due giorni per qualsiasi motivo (malattia, problema di lavoro improvviso, preoccupazioni familiari e così via) in modo da essere certo che un altro mentore (o te) stia controllando il collaboratore di GSoC.

Dopo l'annuncio dei collaboratori di GSoC, devi inviare un'email ai collaboratori e mentori del GSoC per accoglierli nella tua community e informare gli utenti di:

• Codice di condotta dell'Utente. Se non disponi di un codice formale, va bene, ma è comunque importante stabilire alcune aspettative su ciò che ci si aspetta da tutti i membri della community.
• Come, quando e perché dovrebbero contattare un amministratore dell'organizzazione durante il programma (il mentore è scomparso, il mentore si comporta in modo inappropriato, il mentore ha cambiato improvvisamente l'intero progetto, un altro collaboratore GSoC si comporta in modo inappropriato e così via)
• Eventuali requisiti relativi agli standard del progetto, alle best practice, alle licenze e così via. I tutor devono discuterne direttamente con lo studente, ma se lo fai menzionare per consolidarne l'importanza.
• Organizza un incontro introduttivo virtuale con tutti i collaboratori e mentori accettati della GSoC a maggio per dare il benvenuto a tutti e farli sentire più parte della community. Questo è un aspetto che i collaboratori di GSoC apprezzano e chiedono ogni anno nel loro feedback, sempre più organizzazioni dovrebbero provarlo.
• Abbiamo ricevuto feedback da molti collaboratori di GSoC che avrebbero voluto saperne di più sugli obiettivi della loro organizzazione open source in modo che potessero capire meglio dove si inserisce il loro progetto.
• I collaboratori di GSoC volevano anche sapere chi erano gli altri collaboratori di GSoC nella loro community in modo che potessero sostenersi a vicenda. I rapporti personali sono un ottimo modo per coinvolgere le persone dopo il GsoC.
• Se alcuni dei tuoi ex collaboratori/studenti sono ora mentori o sono rimasti coinvolti nella tua comunità, farli parlare brevemente della loro esperienza può essere utile anche ai nuovi collaboratori di GSoC.

Comunica regolarmente

Molti amministratori dell'organizzazione inviano ai propri mentori dei promemoria sulle scadenze della valutazione e alcuni richiedono ai mentori di completare la valutazione almeno 24-48 ore prima della scadenza di Google. In questo modo, se il mentore non rispetta la scadenza, l'amministratore dell'organizzazione può entrare e completarla per loro (o chiedere a un mentore assegnato di farlo).

Conclusioni

Ci auguriamo che questi suggerimenti ti aiutino a comprendere il tuo ruolo e le tue responsabilità in qualità di amministratore dell'organizzazione GSoC 2024.

Per eventuali altre domande, non esitare a contattarci all'indirizzo [e-mail] oppure puoi inviare un'email all'elenco del gruppo di mentori di GSoC se ritieni che sia una domanda per cui la community può esserti d'aiuto o che potrebbe interessare ad altri utenti.

Grazie per aver scelto di essere un amministratore dell'organizzazione GSoC.