Suggerimenti per gli amministratori dell'organizzazione GSoC

Grazie per essere un amministratore dell'organizzazione per la tua organizzazione/il tuo progetto open source per Google Summer of Code. Il tuo lavoro dietro le quinte è fondamentale per mantenere tutti i membri della tua organizzazione informati e sulla stessa lunghezza d'onda per tutto il programma. Applichiamo modifiche ogni anno, quindi è importante leggere questo documento, che sia la prima o la decima volta che partecipi al GSoC.

Molte di queste informazioni sono riportate nel documento Ruoli e responsabilità, ma abbiamo voluto approfondire i punti importanti.

Se non hai ancora letto la Guida per i mentor di GSoC, consultala ora. È un testo scorrevole che approfondisce aspetti e fasi importanti del programma. Assicurati che tutti i tuoi mentor abbiano letto la Guida per i mentor e i documenti Ruoli e responsabilità prima di accettarli nel programma, in modo che sappiano cosa aspettarsi.

In qualità di amministratore dell'organizzazione, sei il principale punto di contatto tra la tua organizzazione e Google. Gli enti possono avere da 2 a 5 amministratori, che devono comunicare regolarmente e concordare i ruoli (comunicazioni, pagamenti, controllo dei mentor e dei collaboratori del GSoC, verifica del completamento delle valutazioni, risoluzione di problemi interpersonali, risposta al sondaggio di chiusura che Google invierà al termine del programma e così via). Dal punto di vista di Google, tutti gli amministratori organizzazione sono equivalenti e non esiste un amministratore organizzazione principale.

Devi avere almeno due amministratori dell'organizzazione. Se uno di questi lascia il programma, devi avere un'altra persona disponibile per accedere al profilo dell'organizzazione.

Tutti i mentor e i collaboratori devono sapere chi sono gli amministratori dell'organizzazione e come contattarli in caso di problemi. La prima comunicazione che hai con tutti i nuovi collaboratori e mentori deve indicare come contattare gli amministratori dell'organizzazione se devono modificare la sequenza temporale di un progetto, se hanno problemi con il loro mentore o con un altro collaboratore o se hanno bisogno di altro supporto.

Definizione del successo

Quali sono gli obiettivi della tua organizzazione per il GSoC? Al termine del GSoC di quest'anno, cosa prenderà in considerazione la tua organizzazione per determinare se il programma GSoC è stato un successo per la tua organizzazione?

Ci auguriamo che tu prenda in considerazione questa domanda ogni anno che partecipi al programma, poiché le risposte probabilmente varieranno di anno in anno. Organizzazioni diverse hanno esigenze diverse. Ad esempio:

• più nuovi collaboratori a lungo termine
• più codice scritto
• Funzionalità specifiche create
• l'opportunità di fare da mentore a studenti entusiasti
• una maggiore visibilità del progetto e così via.

e molti altri.

Prenditi un po' di tempo per pensare a cosa vuole veramente la tua organizzazione dal GSoC e, se non hai raggiunto questi obiettivi, cosa avresti potuto fare diversamente per le organizzazioni di ritorno.

Titoli

Il GSoC si svolge in base a una programmazione. Le scadenze sono numerose e fisse. Anche se quest'anno c'è più flessibilità in merito alle tempistiche effettive dei progetti, tutte le scadenze fino all'inizio della programmazione all'inizio di giugno sono uguali per tutti.

Gli amministratori dell'organizzazione sono tenuti a leggere tutte le email e a tenere traccia delle scadenze imminenti per assicurarsi che non vengano perse. Invitiamo gli amministratori dell'organizzazione a contrassegnare i propri calendari, oltre a controllare la dashboard del GSoC, per assicurarsi di aver annotato tutte le valutazioni intermedie e finali per ciascuno dei loro collaboratori del GSoC.

Nel 2024 abbiamo registrato un numero record di mentor che non hanno rispettato le scadenze per le valutazioni, il che riflette male sull'organizzazione. Le organizzazioni che hanno perso più valutazioni non partecipano al GSoC 2025 o riceveranno meno collaboratori quest'anno. Le scadenze mancate creano un lavoro extra per gli amministratori Google e causano stress non necessario per il collaboratore. Non perdere le scadenze per la valutazione.

Se la tua organizzazione consente ai collaboratori del Google Summer of Code di avere progetti più lunghi delle 12 settimane standard (per progetti medi e grandi) o delle 8 settimane per i progetti di piccole dimensioni, assicurati di prestare attenzione alle varie scadenze di valutazione per i tuoi mentor e i tuoi collaboratori del Google Summer of Code. I mentor e i collaboratori del GSoC riceveranno email di promemoria relative alle scadenze, ma tu, in qualità di amministratore dell'organizzazione, vorrai assicurarti di avere un quadro completo di tutti i progetti dei collaboratori.

È responsabilità dell'amministratore dell'organizzazione assicurarsi che i mentor effettuino le valutazioni in modo tempestivo e rispettino le scadenze. Molte organizzazioni richiedono ai loro mentor di inviare le valutazioni 24-36 ore prima della scadenza effettiva, in modo che un amministratore dell'organizzazione abbia il tempo di contattare il mentor per ricordargli la scadenza se si sta avvicinando troppo.

Se un mentore manca una scadenza per la valutazione, l'organizzazione non riceverà lo stipendio dell'organizzazione e il mentore non potrà partecipare al Mentor Summit. Se un'organizzazione ha perso 2 o più valutazioni del mentore, non verrà invitata al Summit dei mentori di GSoC di quest'anno e rischia di non essere accettata in GSoC in futuro.

Metriche

Quali metriche vengono monitorate dalla tua organizzazione?

La tua organizzazione dovrebbe tenere traccia di alcune metriche sulla tua partecipazione al GSoC. Gli amministratori dell'organizzazione possono cambiare di anno in anno e, se l'amministratore dell'organizzazione precedente non condivide le metriche con altri utenti dell'organizzazione, queste potrebbero andare perse per sempre. Assicurati di condividere le metriche con più utenti della tua organizzazione.

Ti consigliamo di monitorare almeno le seguenti metriche:

• Numero di collaboratori del GSoC che hanno avviato il programma con la tua organizzazione
• Numero di collaboratori del GSoC che hanno superato il programma
• Numero di mentor che svolgono attivamente il ruolo di mentor per i collaboratori del GSoC

Dovrai anche capire come misurare il coinvolgimento dei collaboratori del GSoC al termine del programma. La maggior parte dei collaboratori del GSoC lascia la tua community entro un mese dalla fine del programma, rimane per 6 mesi o torna dopo uno o due anni?) Potresti dialogare con le persone che rimangono e ottenere qualche informazione in più su cosa ha fatto (o forse non ha fatto) la tua organizzazione per convincerle a continuare a far parte della tua community.

Inoltre, ti chiederemo le metriche riportate sopra in un breve sondaggio obbligatorio che invieremo a tutti gli amministratori dell'organizzazione alla fine del GSoC e poi a 6 mesi e 1 anno dal GSoC.

Queste statistiche dovrebbero aiutare la tua organizzazione a capire se il GSoC sta aiutando la tua community a crescere e diventare più sostenibile. Ti invitiamo a monitorare anche altre metriche che potresti trovare interessanti.

Queste metriche possono aiutarti a determinare dove apportare alcuni aggiustamenti. Se nessun collaboratore del GSoC rimane, perché no? Puoi aiutarlo a trovare un altro progetto all'interno della tua organizzazione? È facile per il collaboratore del GSoC trovare un modo per dare il proprio contributo e ottenere comunque lo stesso senso di soddisfazione? Il tuo progetto è così complicato o burocratico da allontanare le persone?

Esistono molti motivi per cui i collaboratori del GSoC non rimangono: a volte volevano solo i soldi o erano troppo impegnati con altre cose. Tuttavia, è importante sapere perché, in modo da poter provare a contrastarlo.

Revisione delle proposte dei collaboratori del GSoC

Il ranking di tutte le proposte dei collaboratori del GSoC avviene al di fuori della web app del GSoC. A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, potresti essere in grado di gestire la revisione con un semplice foglio di lavoro condiviso. Alcune organizzazioni hanno implementato flussi di lavoro più complessi.

Molte organizzazioni iniziano con un passaggio di filtro iniziale:

• Spam (se è chiaro che qualcuno ha inserito elementi casuali in una proposta o ha semplicemente inviato una proposta generica e così via)
• Non ha soddisfatto i requisiti (se la tua organizzazione ha richiesto al potenziale collaboratore del GSoC di eseguire una PR o un'altra attività e non l'ha fatto).
• Con l'aumento dei contenuti creati con l'IA, potresti ricevere più proposte generate con l'IA di bassa qualità. Ti consigliamo di ignorarli.

Una volta eliminate le proposte che non ti interessano, puoi concentrarti sul resto applicando una rubrica o una scala di valutazione per distinguere le proposte migliori da quelle buone e da quelle scadenti.

Ricorda che la tua organizzazione NON deve MAI selezionare un collaboratore del GSoC in base unicamente a quanto scritto nella proposta. Molte persone possono scrivere proposte eccellenti, ma questo non significa che abbiano le competenze tecniche o di comunicazione necessarie per completare il progetto.

PARLA SEMPRE con tutti i collaboratori del GSoC che stai pensando di selezionare prima che gli amministratori dell'organizzazione inizino a classificare le proposte.

Per ogni proposta di collaboratore GSoC eccellente, devi avere almeno un mentore impegnato (meglio due). Non c'è niente di peggio che accettare un progetto di contributo al GSoC fantastico e poi non avere il mentor giusto. Diventa un'esperienza negativa per tutti.

Richiesta di spazi per i collaboratori del GSoC e assegnazione di mentor ai progetti

Uno dei tuoi ruoli più importanti è organizzare la tua organizzazione in modo da sapere quale mentore si è impegnato a supportare un determinato progetto. In questo modo potrai decidere quanti slot per i progetti richiedere a Google. La tua organizzazione dovrà classificare le proposte in base all'importanza per l'organizzazione.

Esempio: la tua organizzazione ha ricevuto sei proposte eccellenti e i mentor si sono impegnati a supportarle tutte. Dovrai decidere la priorità dei progetti. Se la tua organizzazione richiede 6 slot di progetto e Google ne assegna solo 4, i numeri da 1 a 4 diventeranno automaticamente i tuoi collaboratori GSoC accettati. Non puoi decidere più tardi di preferire la persona al sesto posto del ranking.

Modifica delle dimensioni del progetto

Le dimensioni dei progetti selezionate dai collaboratori nella loro proposta vengono prese in considerazione quando Google decide quanti progetti allocare a un'organizzazione. Se noti che le dimensioni del progetto sono diverse da quelle previste, assicurati di comunicarlo al collaboratore durante la fase di proposta in modo che possa correggerle.

Una volta annunciati i progetti dei collaboratori accettati, le dimensioni dei progetti possono essere ridotte solo. Ad esempio, da grande a media o da media a piccola. Quando modifichi le dimensioni di un progetto, gli amministratori dell'organizzazione devono contattare gli amministratori Google per apportare la modifica per loro. Non puoi decidere di ampliare l'ambito di un progetto dopo averlo classificato.

Modificare la sequenza temporale del progetto

Per impostazione predefinita, i progetti di medie e grandi dimensioni hanno una durata di 12 settimane. Per impostazione predefinita, i progetti di piccole dimensioni durano 8 settimane. Se il mentore e il collaboratore sono d'accordo sull'estensione delle tempistiche, devono contattare l'amministratore dell'organizzazione, che ha la decisione finale sull'estensione di un progetto.

Solo un amministratore dell'organizzazione può modificare la pianificazione di un progetto dei collaboratori accedendo al link del titolo del progetto dalla propria dashboard e modificando la pianificazione del progetto nella parte inferiore della pagina. È già stato configurato per te un elenco a discesa basato su progetti di 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 o 22 settimane (novità del 2025). La selezione modificherà di conseguenza le date di valutazione intermedia e finale.

IMPORTANTE: tutte le estensioni DEVONO essere inserite nel sistema prima dell'inizio del periodo di invio finale dei collaboratori del GSoC. Gli amministratori di Google non modificheranno le date dei progetti per i quali è stata persa la finestra. Il sistema non supporta le modifiche tardive.

Pagamenti dell'organizzazione

In qualità di amministratore dell'organizzazione, è tua responsabilità stabilire se la tua organizzazione vuole accettare o meno lo stipendio dell'organizzazione per ogni collaboratore del GSoC con tutoraggio. La tua organizzazione potrebbe avere un'altra persona che agisce come tesoriere, contabile o addetto alle finanze generali. È tua responsabilità assicurarti che completino le procedure entro le scadenze richieste per ricevere i fondi.

Gli stipendi dell'organizzazione verranno pagati al termine di tutti i progetti dei collaboratori.

Per le organizzazioni con un mentore che partecipa al Mentor Summit del GSoC 2025, verrà effettuato un pagamento poco dopo il Mentor Summit per eventuali indennità di viaggio applicabili.

Conflitto

Gli amministratori dell'organizzazione sono responsabili della risoluzione di eventuali conflitti importanti tra i partecipanti nella tua organizzazione. Ciò può includere conflitti tra collaboratori del GSoC, tra mentor o tra collaboratori e mentor del GSoC. A volte i mentori che supportano lo stesso collaboratore del GSoC non sono d'accordo su cosa dovrebbe fare il collaboratore o se deve superare o meno il progetto. Devi decidere. Per questo motivo, devi chiarire molto bene in che modo mentor e collaboratori possono contattare gli amministratori dell'organizzazione.

A volte potresti riscontrare problemi relativi al codice di condotta all'interno della tua community (da parte di collaboratori o mentor del GSoC). Questa è la tua community, quindi conosci le norme e ciò che è previsto e ciò che rappresenta un comportamento illecito o di altro tipo inaccettabile. Google si aspetta che tutti i partecipanti si comportino in modo professionale e cortese durante il programma.

Inizio

Inviare un'email di presentazione ai mentori accettati

Prima dell'annuncio dei collaboratori del GSoC, comunica con i mentor:

• Probabilmente avrai molti mentor che non hanno mai partecipato al GSoC, quindi ricorda loro di leggere la Guida per i mentor, la sezione Ruoli e responsabilità e l'archivio email per i mentor e gli amministratori dell'organizzazione del GSoC di quest'anno.
• Assicurati che i tuoi mentor sappiano che devono completare le due valutazioni dei collaboratori del GSoC entro le scadenze richieste. Assicurati di sottolineare l'importanza di queste valutazioni per i collaboratori del GSoC e per la tua organizzazione (se non viene effettuata una valutazione, perderai lo stipendio dell'organizzazione e il mentore non potrà partecipare al Mentor Summit).
• Le organizzazioni che non superano 2 o più valutazioni non verranno invitate al Mentor Summit di quest'anno e ciò avrà conseguenze sui programmi GSoC futuri.
• Comunica ai mentor le aspettative della tua organizzazione in merito alla comunicazione con il collaboratore del GSoC assegnato (consigliamo vivamente di comunicare almeno 2 volte alla settimana e, se possibile, di organizzare una riunione virtuale).
• Comunica ai mentor che possono contattarti se hanno problemi con un altro mentor o con il loro collaboratore del GSoC (non si fanno più sentire, sono maleducati, molestano altri e così via). Incoraggiali a contattarti in anticipo in caso di problemi e a non aspettare gli ultimi giorni prima di una valutazione.
• Assicurati di fornire ai mentor i dati di contatto dell'amministratore dell'organizzazione o dell'indirizzo email del gruppo di amministratori dell'organizzazione che la tua organizzazione potrebbe aver creato per contattarli in caso di dubbi.
• Comunica ai mentor di contattarti se devono allontanarsi improvvisamente dal GSoC per più di 2 giorni per qualsiasi motivo (malattia, problema improvviso sul lavoro, problemi familiari e così via), in modo da assicurarti che un altro mentor (o tu) stia controllando il collaboratore del GSoC.

Dopo l'annuncio dei collaboratori del GSoC, devi inviare un'email ai collaboratori e ai mentor del GSoC per darli il benvenuto nella tua community e informarli di:

• Il tuo Codice di condotta. Non è un problema se non hai un codice formale, ma è comunque importante stabilire alcune aspettative su ciò che è richiesto a tutti i membri della community.
• Come, quando e perché devono contattare un amministratore dell'organizzazione durante il programma (il loro mentore non è più disponibile, agisce in modo inappropriato, ha improvvisamente cambiato l'intero progetto, un altro collaboratore del GSoC si comporta in modo inappropriato e così via).
• Eventuali requisiti relativi a standard di progetto, best practice, licenze e così via: i mentor dovrebbero discuterne anche direttamente con lo studente, ma se lo menzioni contribuirai a consolidarne l'importanza.
• Organizzare una riunione introduttiva virtuale con tutti i collaboratori e i mentori del GSoC accettati a maggio per dare il benvenuto a tutti e aiutarli a sentirsi più parte della community. È qualcosa che i collaboratori del GSoC apprezzano e chiedono ogni anno nel loro feedback. Più organizzazioni dovrebbero provare.
• Abbiamo ricevuto feedback da molti collaboratori del GSoC che avrebbero voluto sapere di più sugli obiettivi della loro organizzazione open source per comprendere meglio dove si inserisce il loro progetto.
• I collaboratori del GSoC volevano anche sapere chi erano gli altri collaboratori del GSoC nella loro comunità per potersi supportare a vicenda. I contatti personali sono un ottimo modo per mantenere le persone coinvolte dopo il GSoC.
• Se hai ex collaboratori/studenti del GSoC che ora sono mentor o che sono rimasti coinvolti nella tua community, chiedere loro di parlare brevemente della loro esperienza può essere utile anche per i nuovi collaboratori del GSoC.

Comunicare regolarmente

Molti amministratori dell'organizzazione inviano ai propri mentori dei promemoria relativi alle scadenze della valutazione e alcuni richiedono ai mentori di completare la valutazione almeno 24-48 ore prima della scadenza di Google. Pertanto, se il mentore manca la scadenza, l'amministratore dell'organizzazione può completarla per suo conto (o chiedere a un altro mentore assegnato di farlo).

Conclusioni

Ci auguriamo che questi suggerimenti ti aiutino a comprendere il tuo ruolo e le tue responsabilità come amministratore dell'organizzazione del GSoC 2025.

Per eventuali altre domande, non esitare a contattarci all'indirizzo [e-mail] oppure puoi inviare un'email all'elenco del gruppo di mentor di GSoC se ritieni che la tua domanda possa essere utile alla community o che possa interessare ad altri.

Grazie per essere un amministratore dell'organizzazione GSoC.