Google Summer of Code のオープンソースの組織/プロジェクトの組織管理者にご参加いただきありがとうございます。プログラム全体を通して情報を共有し、共通の認識を持つには、舞台裏での作業が不可欠です。毎年変更があるため、GSoC を初めて使用する場合でも 10 回目となる場合でも、このドキュメントを必ずお読みください。
この情報の多くは役割と責任に関するドキュメントに記載されていますが、ここでは重要なポイントについてさらに詳しく説明します。
GSoC メンター ガイドをまだ読んでいない場合は、今すぐお読みください。このプログラムの重要な側面とフェーズを詳しく掘り下げます。メンターがプログラムに参加する前に、メンター ガイドと役割と責任に関するドキュメントを読んで、内容を理解できるようにしてください。
組織管理者は、組織と Google との間のメインの仲介役です。組織には 2 ～ 5 人の管理者を置くことができます。管理者は定期的にコミュニケーションを取り、役割（コミュニケーション、支払い、メンターや GSoC コントリビューターの確認、評価完了の確認、対人問題の解決、プログラムの終了時に Google が送信するまとめアンケートへの回答など）について合意する必要があります。Google の観点からは、すべての組織管理者は同等であり、メインの組織管理者は存在しません。
組織管理者は少なくとも 2 人必要です。1 人がプログラムを辞める場合は、もう 1 人が組織のプロフィールにアクセスできるようにする必要があります。
すべてのメンターとコントリビューターは、組織管理者が誰であるか、問題が発生したときに彼らに連絡する方法を把握している必要があります。新しいコントリビューターやメンター全員に最初に連絡する際には、プロジェクトのタイムラインを変更する必要がある場合、メンターや他のコントリビューターに問題があった場合、またはその他のサポート要件がある場合に、組織管理者に連絡する方法を伝える必要があります。
成功の定義
GSoC を実装する組織の目標は何ですか？今年の GSoC の終わりに、GSoC プログラムが成功したかどうかの判断基準は何ですか？
プログラムに参加される際は毎年この点を検討されることをおすすめします。回答は年々異なる可能性があります。組織が求めるものは組織によって異なります。例:
- 長期にわたる新たな寄付者の増加
- さらにコードを書く
- 構築した特定の機能を
- やる気のある学生を指導する機会
- プロジェクトの認知度などを向上させる
その他多数。
ご自身の組織が GSoC に本当に求めていること、復帰組織の場合は、それらの目標を達成できなかった場合は、別の方法でできることについて、少し時間をかけて考えてください。
期限
GSoC はスケジュールに従って実行されます。期限は多く、また厳密です。今年はプロジェクトの実際の時期についてはより柔軟な時期がありますが、5 月下旬にコーディングが開始されるまでの期限はすべて同じです。
組織管理者は、すべてのメールを確認し、差し迫った期限を追跡して見逃さないようにする責任を負います。組織管理者には、GSoC ダッシュボードを確認するだけでなく、自分のカレンダーにマークを付けて、GSoC コントリビューターが指摘した各々の中間評価と最終評価がすべて実施されていることを確認することをおすすめします。
組織で GSoC コントリビューターに標準の 12 週間（中規模および大規模プロジェクト）または 8 週間（小規模プロジェクト）よりも長いプロジェクト期間を許可する場合は、メンターと GSoC コントリビューターのさまざまな評価期限に注意する必要があります。メンターと GSoC のコントリビューターには期限に関するリマインダー メールが送信されますが、組織管理者はすべてのコントリビューター プロジェクトの全体像を把握しておく必要があります。
組織管理者は、メンターが期日までに評価をタイムリーに実施できるようにする責任を負います。多くの組織では、実際の期限の 24 ～ 36 時間前にメンターの評価を提出する必要があります。そのため、期限に近づきすぎた場合は、組織管理者がメンターに連絡して期限を知らせることができます。
メンターが評価の期限を過ぎた場合、組織は組織の給付金を受け取れず、メンターはメンター サミットに参加できなくなります。メンターの評価ミスを 2 回以上受けると、その組織は今年の GSoC メンター サミットに招待されません。
指標
組織でどのような指標を追跡していますか？
組織は GSoC への参加に関してなんらかの指標を維持する必要があります。組織管理者は年によって異なります。前の組織管理者が指標を永久に失われる可能性がある組織内の他のユーザーと指標を共有していない場合は、必ず組織内の複数のユーザーと指標を共有してください。
以下の指標を追跡する必要があります（少なくとも）。
- 組織でプログラムを開始した GSoC コントリビューターの数
- プログラムに合格した GSoC コントリビューターの数
- GSoC のコントリビューターを積極的に指導しているメンターの数
また、GSoC のコントリビューターが GSoC 終了後どのくらいの期間活動に関わっているかを確認するためのシステムを構築する必要もあります。ほとんどの GSoC コントリビューターは、GSoC の終了から 1 か月以内にコミュニティを離れますか？6 か月間継続しますか？1 ～ 2 年後に戻ってくるでしょうか？）コミュニティの人々に話を聞き、コミュニティの一員を続けたいと思うようになった理由（またはしなかったこと）について、意見を聞き出すことをおすすめします。
また、GSoC の最後に、GSoC の終了時と 6 か月後と 1 年のマーク時に、すべての組織管理者に簡単な必須アンケートで上記の指標の提供を依頼します。
これらの統計情報により、GSoC がコミュニティの成長とサステナビリティの向上に貢献しているかどうかを確認できます。その他の指標も追跡することをおすすめします。
これらの指標は、どこで調整が必要かを判断するのに役立ちます。GSoC のコントリビューターが見当たらなければ、調整が必要です。組織内の別のプロジェクトを探すのを手伝ってもらえますか？GSoC のコントリビューターが、貢献する方法を見つけながら、それと同じ達成感を得ることは簡単ですか？プロジェクトが複雑で、人を遠ざけてしまうほど官僚的ではないか。
GSoC のコントリビューターは、多くの理由を手にせず、金銭が欲しいだけであったり、他のことで忙しすぎたりすることがあります。しかし、対策を講じるためには、理由を知ることが重要です。
GSoC 貢献者の提案の確認
GSoC のコントリビューターの提案のランキングはすべて、GSoC ウェブアプリの外部で行われます。 組織の規模によっては、シンプルな共有スプレッドシートでレビューを処理できる場合があります。より複雑なワークフローを実装している 組織もありますが
多くの組織はまず、最初のフィルタリング パスから始めます。
- スパム（誰かが提案にランダムなものを投げ込んでいることが明らかな場合や、一般的な提案を送信しただけの場合など）
- 要件を満たしていない（GSoC の潜在的なコントリビューターに PR やその他のタスクの実施を求めたが、それを行わなかった場合）。
- AI 生成コンテンツの台頭によって、生成される提案の品質が AI 生成よりも低くなる可能性があります。無視することをおすすめします。
明らかな「いいえ」が明らかになったら、ルーブリックや評価尺度を適用して、優れた提案と悪い提案を分けることで、残りの提案に集中できます。
組織は、提案書の記述のみに基づいて GSoC のコントリビューターを選択してはなりません。多くの人は優れた提案書を作成できますが、プロジェクトを正常に完了するために必要な技術スキルやコミュニケーション スキルを持っているとは限りません。
組織管理者が提案のランキングを開始する前に、選択を検討しているすべての GSoC コントリビューターと必ず話し合ってください。
優れた GSoC コントリビューターの提案を行うには、少なくとも 1 人の熱心なメンターが必要です（2 人が最適です）。優れた GSoC コントリビューター プロジェクトを受け入れ、それに対して適切なメンターを置かないことが最悪です。これは誰にとっても不快な体験になります。
GSoC コントリビューター スロットのリクエストとプロジェクトへのメンターの割り当て
最も重要な役割の 1 つは、組織を整理して、特定のプロジェクトのメンタリングを担当したメンターを把握できるようにすることです。これにより、Google にリクエストするプロジェクト スロットの数を決定できます。組織は重要度に基づいて 提案をランク付けする必要があります
たとえば、組織に 6 件の優れた提案があり、メンターが 6 件すべてをメンタリングすると約束しました。プロジェクトの優先順位を決める必要があります。組織が 6 つのプロジェクト スロットを要求し、Google が 4 つのスロットのみを付与する場合は、#1 ～#4 が自動的に承認された GSoC コントリビューターになります。後で、ランキングで 6 位の人物を残すように決めることはできません。
プロジェクト サイズの変更
コントリビューターが提案時に選択したプロジェクト サイズは、Google が組織に割り当てるプロジェクトの数を決定する際に考慮されます。プロジェクトのサイズが意図したものと異なる場合は、提案フェーズで投稿者に伝えて、問題の修正を依頼してください。
参加が承認されたコントリビューターのプロジェクトの発表後は、プロジェクトの規模を縮小することはできます。たとえば、大から中、または中から小といった具合です。プロジェクトのサイズを変更する場合、組織管理者は Google 管理者に連絡して変更してもらう必要があります。プロジェクトをランク付けした後で、プロジェクトの対象範囲を拡大することはできません。
プロジェクト タイムラインの変更
中規模および大規模プロジェクトの期間は、デフォルトで 12 週間に設定されます。小規模プロジェクトの期間は デフォルトで 8 週間になりますメンターとコントリビューターがスケジュールの延長に同意する場合は、プロジェクトを延長するかどうかの最終的な決定権を持つ組織管理者に連絡する必要があります。
コントリビューター プロジェクトのスケジュールを編集できるのは、組織管理者のダッシュボードからプロジェクトのタイトル リンクに移動し、ページの下部にあるプロジェクト スケジュールを編集することです。使用する必要がある日付は、[このページを表示] リンクの編集可能な日付の上にある段落に用意されています。10 週間、14 週間、16 週間、18 週間、20 週間、22 週間のプロジェクトに基づくタイムラインは、すでに構成されています。
この期間以外の日付は変更しないでください。2023 年には、期限を遵守せず、メンターをランダムな日付の期限と混乱させる組織がありました。これは一貫性がありませんでした。また、このようなランダムな日付は、より多くの支払い分配を送付しなければならない GSoC プログラム管理者の作業量が大幅に増えました。これは二度と行うことはありません。指定された期限を遵守していない組織には、Google 管理者から日付の変更の連絡があります。その場合、今後数年は選択できなくなる可能性があります。
重要: すべての拡張機能は、GSoC Contributor の最終提出期間が始まる前にシステムに入力する必要があります。Google 管理者は、所定の期間を過ぎたプロジェクト期間を変更しません。遅延変更はサポートされていません。
組織の支払い
組織管理者は、指導を受けた GSoC コントリビューターごとに組織の給付金を受給する意思があるかどうかを判断する責任を負います。組織に財務担当者、会計士、一般財務担当者などの担当者がいる場合があります。資金の受け取りに必要な期限までに手続きが完了していることを確認するのは、お客様の責任です。
組織の賞金は、すべての貢献プロジェクトが完了すると支払われます。
GSoC 2024 メンター サミットにメンターが参加している組織については、メンター サミットの直後に、該当する旅行給付金の支払いが行われます。
対立
組織管理者は、組織内の参加者間で大きな競合を解決する責任を負います。これには、GSoC のコントリビューター同士、メンターの間、GSoC のコントリビューターとメンターの間で対立する可能性があります。同じ GSoC コントリビューターを指導しているメンターの間で、GSoC コントリビューターが何に取り組むべきか、合格か不合格かについて意見が分かれる場合があります。これは判断する必要があります。そのため、メンターやコントリビューターが組織管理者に連絡できる方法を明確にする必要があります。
ときどき、コミュニティ内で行動規範に関する問題に遭遇することがあります（GSoC のコントリビューターやメンターが対応します）。皆さんのコミュニティのため、その規範と想定される行動、ハラスメントやその他の許容できない行為につながる要素を把握しておく必要があります。Google は、すべての参加者がプログラム期間中、プロフェッショナルとして礼儀正しく行動することを期待しています。
キックオフ
承諾したメンターに紹介メールを送信する
GSoC のコントリビューターを発表する前に、以下のメンターに連絡します。
- GSoC を初めて利用するメンターが大勢いることもあるため、今年のメンター ガイド、役割と責任、GSoC のメンターと組織管理者に関するメール アーカイブを一読するよう伝えてください。
- メンターが必要な期限までに 2 つの GSoC コントリビューターによる評価を完了する必要があることを必ず理解してください。GSoC のコントリビューターと組織にとって、これらの評価の重要性を強調するようにしてください（評価を怠ると、メンターがメンター サミットに参加できなくなると、組織の給付金が失われます）。
- 2 回以上の評価に合格しなかった場合は、今年のメンター サミットに招待されません。
- 担当の GSoC コントリビューターとのコミュニケーションについて、組織が何を求めているのかをメンターに知らせます（少なくとも週 2 回はコミュニケーションを取ることを強く推奨します。その際、通常は理想的なオンライン会議ができるかどうか）。
- 他のメンターやその GSoC コントリビューターの問題（行方不明、失礼、他者への嫌がらせなど）に問題がある場合は、メンターに連絡できることを伝えます。問題について早めに連絡し、評価の直近の数日まで待たないことをおすすめします。
- メンターには、懸念事項について連絡を取るために、組織が作成した組織管理者または組織管理者グループのメールアドレスの連絡先情報を伝えてください。
- なんらかの理由（病気、突然の仕事上の問題、家族の懸念など）で 2 日以上突然 GSoC から離れる必要が生じた場合は、メンターに連絡するように伝えてください。これにより、他のメンター（または自分）が GSoC コントリビューターと連絡を取れるようになります。
GSoC のコントリビューターが発表されたら、GSoC のコントリビューターとメンター宛てにメールを送信し、コミュニティへの参加を歓迎し、次のことを伝える必要があります。
- 行動規範正式なコードがない場合でも問題ありませんが、それでも、すべてのコミュニティ メンバーに期待する成果についてなんらかの期待値を設定することが重要です。
- プログラム期間中に、どのようにして、いつ、なぜ、組織管理者に連絡する必要があるか（メンターがいなくなった、メンターが不適切な行動を取った、メンターが突然プロジェクト全体を変更した、他の GSoC のコントリビューターが不適切な行動を取ったなど）
- プロジェクト基準、ベスト プラクティス、ライセンスなどに関する要件については、メンターも学生と直接話し合う必要がありますが、何かに言及すればその重要性を固めることができます。
- 5 月に承認された GSoC のコントリビューターやメンター全員とバーチャルで顔合わせのミーティングを開き、すべての人を歓迎し、コミュニティの一員であると感じられるようにします。これは GSoC のコントリビューターが高く評価し、毎年フィードバックを求めていることです。より多くの組織がこれを試す必要があります。
- 多くの GSoC コントリビューターから、オープンソース組織の目標についてもっと知りたかったというフィードバックをいただきました。そうすれば、自分たちのプロジェクトがどのような位置にあるのかをよりよく理解できます。
- また、GSoC のコントリビューターは、他の GSoC のコントリビューターがコミュニティ内で誰がいるのかを知り、互いにサポートしたいと考えていました。個人的なつながりは、GSoC の導入後に人々の関わりを維持する優れた方法です。
- かつて GSoC のコントリビューターや学生がメンターになったり、コミュニティに関わり続けたりしている場合は、彼らに経験について簡単に話してもらうことも、新しい GSoC コントリビューターにとって有用です。
定期的に連絡を取る
多くの組織管理者は、評価の期限に関するリマインダーをメンターに送信しています。また、Google の期限の少なくとも 24 ～ 48 時間前にメンターに評価を完了するよう求める組織もあります。期限に間に合わなかった場合は、組織管理者が期限内に評価を完了できます（または、割り当てられた別のメンターに評価を依頼することもできます）。
最後に
GSoC 2024 組織管理者としての役割と責任について理解するために、これらのヒントがお役に立てば幸いです。
他にご不明な点などございましたら、gsoc-support@google.com までお問い合わせください。また、コミュニティがサポートできる質問や、回答に興味をお持ちのユーザーは、GSoC メンター グループのリストまでメールでお問い合わせください。
GSoC 組織管理者へのご協力に感謝します。