Google Summer of Code のオープンソース組織/プロジェクトの組織管理者としてご協力いただきありがとうございます。プログラム全体を通して組織内の全員が最新情報を把握し、認識を統一するために、こうした裏方作業は不可欠です。毎年変更が加えられますので、GSoC に参加するのは初めてでも 10 回目でも、このドキュメントを必ずお読みください。
この情報の多くは「役割と責任」のドキュメントに記載されていますが、ここでは重要な点について詳しく説明します。
GSoC メンター ガイドをまだ読んでいない場合は、今すぐ読んでください。プログラムの重要な側面とフェーズについて詳しく説明しています。プログラムに登録する前に、すべてのメンターがメンター ガイドと役割と責任に関するドキュメントを読んで、期待される内容を把握していることを確認します。
組織管理者は、組織と Google との間の主な連絡窓口です。組織には 2 ～ 5 人の管理者を配置できます。管理者は定期的に連絡を取り合い、役割（コミュニケーション、支払い、メンターと GSoC コントリビューターのチェックイン、評価が完了していることの確認、対人関係の問題の解決、プログラムの終了時に Google から送信されるまとめのアンケートに回答するなど）について合意する必要があります。Google の観点から、すべての組織管理者は同等であり、メインの組織管理者はいません。
組織管理者は 2 人以上必要です。1 人がプログラムを離れた場合は、組織のプロフィールにアクセスできる別のユーザーが必要です。
すべてのメンターとコントリビューターは、組織管理者の氏名と、問題が発生した場合に連絡する方法を知っている必要があります。新しいコントリビューターとメンターに最初に伝える内容は、プロジェクトのタイムラインを変更する必要がある場合、メンターや他のコントリビューターに関する問題がある場合、またはその他のサポートが必要な場合に、組織管理者に連絡する方法です。
成功の定義
GSoC への参加にあたり、組織の目標は何ですか？今年の GSoC の終了時に、組織にとって GSoC プログラムが成功したかどうかを判断するために、組織はどのようなことを考慮しますか？
この質問は、回答が年によって異なる可能性があるため、プログラムに参加するたびに検討することをおすすめします。組織によって必要な機能は異なります。次に例を示します。
- 長期的に寄付を続ける新しい寄付者が増える
- 記述するコードが増える
- 特定の機能が組み込まれている
- 意欲的な生徒を指導する機会
- プロジェクトの認知度向上など
など、さまざまな機能が利用できます。
組織が GSoC から本当に何を望んでいるか、参加経験のある組織の場合は、目標を達成できなかった場合、何をすればよかったかについて、時間をかけて考えてください。
期限
GSoC はスケジュールに沿って実施されます。締め切りは多く、厳格です。今年はプロジェクトの実際のタイミングに柔軟性がありますが、6 月上旬にコーディングが開始されるまでのすべての期限は、全員同じです。
組織管理者は、すべてのメールを確認し、今後の期限を把握して期限を守る責任があります。組織管理者は、GSoC ダッシュボードの確認に加えて、各 GSoC コントリビューターの中間評価と最終評価をすべて記録できるように、自分のカレンダーにマークを付けることをおすすめします。
2024 年には、評価期限を守らなかったメンターの数が過去最高となり、組織の評価に悪影響を及ぼしました。複数の評価を逃した組織は、GSoC 2025 に参加できないか、今年は参加するコントリビューターが減ります。期限を守らないと、Google 管理者には余分な作業が発生し、コントリビューターには不要なストレスが生じます。評価の期限を守ってください。
組織で GSoC コントリビューターが標準の 12 週間（中規模プロジェクトと大規模プロジェクト）または 8 週間（小規模プロジェクト）を超えるプロジェクトを実施することを許可している場合は、メンターと GSoC コントリビューターのさまざまな評価期限に注意してください。メンターと GSoC コントリビューターには、期限に関するメール リマインダーが届きますが、組織管理者は、すべてのコントリビューター プロジェクトの全体像を把握する必要があります。
メンターが評価を適時に行い、期限を守ることを確認するのは組織管理者の責任です。多くの組織では、メンターが実際の期限の 24 ～ 36 時間前に評価を提出することを義務付けています。これにより、期限が近づいている場合に組織管理者がメンターに連絡して期限をリマインドする時間ができます。
メンターが評価期限を過ぎると、組織は組織の奨励金を受け取ることができず、そのメンターはメンター サミットに参加できなくなります。組織がメンターの評価を 2 回以上欠席した場合、その組織は今年の GSoC メンター サミットに招待されず、今後 GSoC に参加できなくなる可能性があります。
指標
組織で追跡している指標は何ですか？
組織は、GSoC への参加に関する指標を記録する必要があります。組織管理者は年ごとに変わる可能性があります。前の組織管理者が組織内の他のユーザーと指標を共有しなかった場合、指標が永久に失われる可能性があります。組織内の複数のユーザーと指標を共有してください。
少なくとも次の指標を追跡する必要があります。
- 組織でプログラムを開始した GSoC コントリビューターの数
- プログラムを正常に修了した GSoC コントリビューターの数
- GSoC コントリビューターを積極的に指導しているメンターの数
また、GSoC 終了後に GSoC コントリビューターがどれくらいの期間関与するかを確認するための独自のシステムを構築する必要があります。ほとんどの GSoC コントリビューターは GSoC 終了から 1 か月以内にコミュニティを離れますか？6 か月間コミュニティに留まりますか？1 ～ 2 年後にコミュニティに戻ってきますか？）コミュニティに残っているユーザーに、コミュニティに引き続き参加したいと思ったのは、組織が何をしたか（またはしなかったか）について、もう少し詳しく話を聞くことができます。
また、GSoC の終了時、および GSoC 終了後 6 か月と 1 年後に、すべての組織管理者に送信される必須の簡単なアンケートで、上記の指標を尋ねる予定です。
これらの統計情報は、GSoC がコミュニティの成長と持続可能性の向上に役立っているかどうかを組織が把握するのに役立ちます。興味深いと思われる他の指標もトラッキングすることをおすすめします。
これらの指標は、調整が必要な部分を特定するのに役立ちます。たとえば、GSoC の貢献者が残っていない場合は、その理由を探ります。組織内の別のプロジェクトを見つけられるようサポートできますか？GSoC の貢献者が、貢献しながら同じ達成感を得る方法を見つけるのは簡単ですか？プロジェクトが複雑すぎて、または官僚主義的すぎて、人々が離れていくようになっているか？
GSoC の貢献者が長続きしない理由はさまざまです。単にお金が欲しかっただけの場合や、他のことに忙しくなった場合などです。ただし、その理由を把握して対処することが重要です。
GSoC コントリビューターの提案の審査
GSoC コントリビューターの提案のランク付けはすべて、GSoC ウェブアプリの外部で行われます。組織の規模によっては、シンプルな共有スプレッドシートで審査を処理できる場合があります。一部の組織では、より複雑なワークフローを導入しています。
多くの組織では、まず初期フィルタリング パスを実行します。
- スパム（誰かが提案にランダムなものを投げ込んだことが明らかな場合、または一般的な提案を送信した場合など）
- 要件を満たしていない（組織が GSoC の潜在的なコントリビューターに PR やその他のタスクを要求していて、そのタスクが完了していない場合）。
- AI 生成コンテンツの増加に伴い、AI 生成の低品質な提案が増える可能性があります。無視することをおすすめします。
明らかに「不承認」の提案を除外したら、評価基準または評価尺度を適用して、優れた提案、良い提案、悪い提案を分類し、残りの提案に集中できます。
提案書に記載されている内容のみに基づいて GSoC コントリビューターを選択することは絶対に避けてください。優れた提案書を書くことができる人が多いのは確かですが、プロジェクトを成功させるために必要な技術スキルやコミュニケーション スキルを持っているとは限りません。
組織管理者が提案のランク付けを開始する前に、必ず、選出を検討しているすべての GSoC コントリビューターと話し合ってください。
優れた GSoC コントリビューターの提案ごとに、少なくとも 1 人のメンターが必要です（2 人の方が望ましい）。優れた GSoC コントリビューター プロジェクトを承認した後、適切なメンターがいない状態になるほど最悪なことはありません。誰にとっても不快なエクスペリエンスになります。
GSoC コントリビューターのスロットのリクエストとプロジェクトへのメンターの割り当て
最も重要な役割の 1 つは、特定のプロジェクトのメンターリングを担当するメンターを把握できるように組織を整理することです。これにより、Google にリクエストするプロジェクト スロットの数を決定できます。組織は、組織にとっての重要性に応じて提案をランク付けする必要があります。
例: 組織に 6 件の優れた提案があり、メンターが 6 件すべてを指導することに同意しています。プロジェクトの優先度を決定する必要があります。組織が 6 つのプロジェクト スロットをリクエストし、Google が組織に 4 つのスロットしか割り当てなかった場合、#1 ～#4 が自動的に承認済みの GSoC コントリビューターになります。後で、ランキング 6 位の候補者を採用したいと判断することはできません。
プロジェクトのサイズの変更
コントリビューターが提案書で選択したプロジェクト サイズは、Google が組織に割り当てるプロジェクトの数を決定する際に考慮されます。プロジェクトのサイズが想定と異なる場合は、提案フェーズでコントリビューターに伝えて修正してもらってください。
承認されたコントリビューター プロジェクトが発表された後は、プロジェクトのサイズを縮小することのみが可能です。たとえば、大から中、中から小などです。プロジェクトのサイズを変更する場合は、組織管理者が Google 管理者に連絡して変更を依頼する必要があります。プロジェクトのランク付け後に、プロジェクトのスコープを拡大することはできません。
プロジェクトのタイムラインの変更
中規模および大規模のプロジェクトのデフォルトの期間は 12 週間です。小規模なプロジェクトのデフォルトの期間は 8 週間です。メンターとコントリビューターがタイムラインの延長に同意した場合は、プロジェクトを延長するかどうかの最終決定権を持つ組織管理者に連絡する必要があります。
コントリビューター プロジェクトのスケジュールを編集できるのは組織管理者のみです。ダッシュボードからプロジェクト タイトルのリンクに移動し、ページの下部にあるプロジェクト スケジュールを編集します。8 週間、10 週間、12 週間、14 週間、16 週間、18 週間、20 週間、22 週間のプロジェクトに基づくプルダウン リストがすでに構成されています（2025 年の新機能）。選択した日付に応じて、中間評価と最終評価の日付が変更されます。
重要: すべての延長は、GSoC コントリビューターの最終提出期間の開始前にシステムに入力する必要があります。Google 管理者は、期間を過ぎたプロジェクトの日付を変更しません。遅延した変更はシステムでサポートされていません。
組織のお支払い
組織管理者は、組織がメンターする GSoC コントリビューターごとに組織の奨励金を受け取るかどうかを決定する責任があります。組織には、会計係、会計士、財務担当者として働く別の人がいる場合があります。お客様は、資金を受け取るために必要な期限までにプロセスを完了するよう、クリエイターに伝える責任があります。
組織の給付金は、すべてのコントリビューター プロジェクトが終了すると支払われます。
GSoC 2025 メンター サミットにメンターが参加する組織の場合、該当する交通費手当はメンター サミットの直後に支払われます。
対立
組織管理者は、組織内の参加者間の重大な紛争に対処する責任があります。これには、GSoC コントリビューター間、メンター間、GSoC コントリビューターとメンター間の紛争が含まれます。同じ GSoC コントリビューターを指導しているメンターが、GSoC コントリビューターが取り組むべきことや、合格または不合格にするべきかどうかについて意見が一致しないことがあります。審査する必要があります。そのため、メンターとコントリビューターが組織管理者に連絡する方法を明確にする必要があります。
コミュニティ内で（GSoC コントリビューターやメンターから）行動規範に関する問題が発生することがあります。自分のコミュニティであるため、規範や期待される行動、ハラスメントやその他の許容されない行為の境界を把握しています。Google は、すべての参加者がプログラム期間中、プロフェッショナルで礼儀正しい行動をとることを期待しています。
キックオフ
承認されたメンターに紹介メールを送信する
GSoC の参加者が発表される前に、メンターに次のことを伝えます。
- GSoC に初めて参加するメンターが多くなることが予想されます。メンター ガイド、役割と責任、今年の GSoC メンターと組織管理者のメール アーカイブを読んでいただくよう、メンターに伝えてください。
- メンターは、2 件の GSoC コントリビューターの評価を必要な期限までに完了する必要があることを理解している必要があります。GSoC の貢献者と組織にとって、これらの評価の重要性を強調してください（評価が実施されなかった場合、組織の奨励金が失われ、そのメンターはメンター サミットに参加できなくなります）。
- 2 回以上評価を受けなかった組織は、今年のメンタ サミットに招待されず、今後の GSoC プログラムに影響が及ぶ可能性があります。
- メンターには、割り当てられた GSoC コントリビューターとのコミュニケーションについて、組織の期待を伝えます（少なくとも週に 2 回はコミュニケーションを取ることを強くおすすめします。そのうちの 1 回をオンライン ミーティングにすると理想的です）。
- 他のメンターや GSoC コントリビューター（連絡が取れなくなった、失礼な態度を取る、他の人をハラスメントするなど）に問題がある場合は、メンターに連絡してもらえるよう伝えます。評価の直前まで待たずに、問題について早めに連絡するよう伝えます。
- メンターに、組織管理者または組織管理者グループの連絡先情報を必ず伝えてください。組織管理者グループは、懸念事項について連絡するために組織が作成している場合があります。
- なんらかの理由（病気、突然の職場での問題、家族の問題など）で 2 日以上 GSoC から離れなければならない場合は、必ず連絡するようメンターに伝えます。そうすれば、別のメンター（または自分）が GSoC コントリビューターと確認できます。
GSoC の参加者が発表された後、GSoC の参加者とメンターにメールを送信し、コミュニティへの参加を歓迎し、次のことを伝えます。
- 行動規範。正式なコードがない場合は問題ありませんが、すべてのコミュニティ メンバーに期待される内容を明確にすることが重要です。
- プログラム中に組織管理者に連絡する方法、タイミング、理由（メンターが連絡を絶った、メンターが不適切な行動をしている、メンターが突然プロジェクト全体を変更した、他の GSoC コントリビューターが不適切な行動をしているなど）
- プロジェクトの標準、ベスト プラクティス、ライセンスに関する要件など - メンターは、学生と直接この点についても話し合う必要がありますが、この点について言及することで、その重要性を明確にすることができます。
- 5 月に、GSoC に承認されたすべてのコントリビューターとメンターとバーチャルで面談し、全員を歓迎し、コミュニティの一員であると感じてもらうようにします。これは GSoC の貢献者が感謝し、毎年フィードバックで求めていることです。より多くの組織がこれを試す必要があります。
- 多くの GSoC コントリビューターから、プロジェクトがどこに適合しているかをよりよく理解するために、オープンソース組織の目標についてもっと知りたいというフィードバックが寄せられました。
- GSoC コントリビューターは、コミュニティ内の他の GSoC コントリビューターが誰であるかを知りたいと考え、相互にサポートできるようにしたいとも考えています。個人的なつながりは、GSoC 後に参加者を維持するための優れた方法です。
- 以前の GSoC コントリビューター/学生がメンターになった場合や、コミュニティに関わり続けている場合は、その経験について簡単に話してもらうと、新しい GSoC コントリビューターにとって有益な情報となります。
定期的にコミュニケーションを取る
多くの組織管理者は、評価の期限についてメンターにリマインダーを送信します。また、Google の期限の 24 ～ 48 時間前までに評価を完了するようメンターに求める場合もあります。これにより、メンターが期限を守れなかった場合、組織管理者が代わりに評価を完了できます（または、割り当てられた別のメンターに完了してもらえます）。
最後に
これらのヒントが、GSoC 2025 組織管理者としての役割と責任を理解する一助となることを願っております。
他にご不明な点がございましたら、gsoc-support@google.com までお気軽にお問い合わせください。コミュニティで解決できる質問や、他の参加者が回答を知りたがっていると思われる質問については、GSoC メンター グループ リストにメールを送信してください。
GSoC 組織管理者としてご協力いただきありがとうございます。