Wskazówki dla administratorów organizacji GSoC

Dziękujemy za to, że jesteś administratorem organizacji w ramach Google Summer of Code dla organizacji lub projektu open source. Twoje działania zza kulis są kluczowe dla informowania wszystkich w organizacji i bycia na bieżąco w trakcie programu. Co roku wprowadzamy zmiany, dlatego ważne jest, aby ten dokument czytał bez względu na to, czy publikujecie go po raz pierwszy czy też 10 klasa GSoC.

Wiele z tych informacji jest wspomniane w dokumencie dotyczącym ról i obowiązków, ale chcemy bardziej szczegółowo omówić istotne kwestie.

Jeśli nie znasz jeszcze Przewodnika dla uczestników programu GSoC, przeczytaj go teraz. To krótki przewodnik po przewodniku poświęconym istotnym aspektom i fazom programu. Upewnij się, że wszyscy Twoi mentorzy przeczytali Przewodnik dla mentora oraz dokumenty dotyczące ról i obowiązków przed zaakceptowaniem ich do programu. Dzięki temu będą wiedzieć, czego mogą się spodziewać.

Jako administrator organizacji jesteś główną osobą kontaktową między organizacją a Google. Organizacje mogą mieć od 2 do 5 administratorów, którzy powinni regularnie się komunikować i uzgadniać swoje role (komunikacja, płatności, sprawdzanie opinii mentorów i uczestników GSoC, sprawdzanie, czy oceniamy projekty, rozwiązywanie problemów interpersonalnych, odpowiadanie na ankietę podsumowującą, którą Google wyśle po zakończeniu programu itp.). Z punktu widzenia Google wszyscy administratorzy organizacji są równorzędni, nie ma głównego administratora organizacji.

Musisz mieć co najmniej 2 administratorów organizacji. Jeśli jeden z nich opuści program, musisz wyznaczyć inną osobę, aby uzyskać dostęp do profilu organizacji.

Wszyscy mentorzy i współtwórcy powinni wiedzieć, kim są administratorzy organizacji i jak skontaktować się z nimi w przypadku problemów. Podczas pierwszej komunikacji ze wszystkimi nowymi współtwórcami i mentorami powinni oni wiedzieć, jak skontaktować się z administratorami organizacji, jeśli będą musieli zmienić harmonogram projektu, jeśli mają problemy z mentorem lub współtwórcą bądź mają inne potrzeby związane z wsparciem.

Definicja sukcesu

Jakie cele Twoja organizacja zamierza wprowadzić w GSoC? Co będzie brać pod uwagę pod koniec tegorocznego GSoC, aby określić, czy program dla niej się udał?

Mamy nadzieję, że tę kwestię bierzesz pod uwagę każdego roku, w którym uczestniczysz w programie, ponieważ z roku na rok odpowiedzi udzielane mogą być różne. Różne organizacje potrzebują różnych rzeczy. Na przykład:

• nowych długoterminowych współtwórców
• napisano więcej kodu
• określonych funkcji
• mentoring podekscytowanym uczniom
• zwiększyć świadomość projektu itp.

i wiele innych.

Zastanów się, czego tak naprawdę oczekuje Twoja organizacja od GSoC. Jeśli organizacje powracające, które nie osiągnęły tych celów, to co można by zrobić inaczej.

Terminy

Przygotowanie do egzaminów GSoC odbywa się zgodnie z harmonogramem. Terminy są różne i pewne. Choć terminy realizacji projektów w tym roku są bardziej elastyczne, terminy do rozpoczęcia kodowania są takie same dla wszystkich.

Administratorzy organizacji są odpowiedzialni za przeczytanie wszystkich e-maili i śledzenie nadchodzących terminów, aby nie przegapić ich. Zachęcamy administratorów organizacji do oznaczania własnych kalendarzy i robienia notatek w swoim panelu GSoC. Dzięki temu będą mieć pewność, że w ramach semestru i końcowej oceny każdy uczestnik programu GSoC jest oznaczony jako uczestnik.

Jeśli Twoja organizacja zezwala Współtwórcy GSoC na prowadzenie projektów dłuższych niż standardowe 12 tygodni (w przypadku średnich i dużych projektów) lub 8 tygodni w przypadku małych projektów, pamiętaj, aby zwracać uwagę na różne terminy oceny dla swoich mentorów i Współtwórców GSoC. Mentorzy i współtwórcy GSoC będą otrzymywać własne e-maile z przypomnieniami o terminach, ale jako administrator organizacji chcesz mieć pełny obraz wszystkich projektów współtwórców.

Obowiązkiem administratora organizacji jest dopilnowanie, aby mentorzy przeprowadzali oceny w odpowiednim czasie i dotrzymywali terminów. Wiele organizacji wymaga, aby mentorzy przesyłali ocenę na 24-36 godzin przed rzeczywistym terminem, aby administrator organizacji skontaktował się z mentorem i przypomnił o terminie, jeśli jest zbyt blisko.

Organizacja nie otrzyma stypendium, jeśli nie weźmie udziału w Zjeździe mentora. Jeśli organizacja ma co najmniej 2 oceny mentora, nie zostanie zaproszona na tegoroczny GSoC Mentor Summit.

Wskaźniki

Jakie dane są śledzone w ramach organizacji?

Twoja organizacja powinna przechowywać pewne wskaźniki dotyczące udziału w GSoC. Administratorzy organizacji mogą zmieniać się w kolejnych latach. Jeśli poprzedni administrator nie udostępni danych innym osobom w organizacji, dane te mogą zostać na zawsze utracone, pamiętaj o udostępnieniu tych danych wielu osobom z organizacji.

Śledź te dane (przynajmniej):

• Liczba współtwórców GSoC, którzy zaczęli program z Twoją organizacją
• Liczba współtwórców GSoC, którzy zaliczyli program
• Liczba mentorów aktywnie pełniących rolę mentoringu wśród współtwórców GSoC

Musisz też opracować własny system, by sprawdzić, jak długo współtwórcy GSoC pozostają w kontakcie po zakończeniu GSoC. Czy większość współtwórców GSoC opuszcza Twoją społeczność w ciągu miesiąca od zakończenia GSoC, czy pozostaje w firmie przez 6 miesięcy? Czy wraca po roku czy dwóch?) Możesz porozmawiać z osobami, które tu są, i dowiedzieć się więcej o tym, co Twoja organizacja (lub czego nie zrobiła) sprawiła, że nadal chcą być jej częścią.

Poprosimy też o powyższe dane w krótkiej, wymaganej ankiecie, którą wyślemy do wszystkich administratorów organizacji na koniec GSOC, a potem 6 miesięcy i rok po GSOC.

Te statystyki powinny pomóc Twojej organizacji sprawdzić, czy GSoC wspiera jej rozwój i stały się bardziej zrównoważony. Zachęcamy do śledzenia innych danych, które mogą Cię zainteresować.

Na podstawie tych danych możesz określić obszary, w których warto wprowadzić pewne zmiany, jeśli żaden współtwórca GSoC nie pozostaje na Twojej stronie – dlaczego? Czy możesz im pomóc znaleźć inny projekt w organizacji? Czy współtwórca GSoC może znaleźć sposób, by coś przekazać, a jednocześnie osiągnąć taki sam efekt? Czy Twój projekt jest tak skomplikowany lub nachalny, że zniechęca ludzi?

Jest wiele powodów, dla których współtwórcy GSoC nie zostają w serwisie – czasami chcą po prostu zdobyć pieniądze lub zająć się innymi rzeczami. Trzeba jednak wiedzieć, dlaczego tak jest, aby móc spróbować zareagować.

Sprawdzanie propozycji współtwórców GSoC

Cały ranking ofert współtwórców GSoC odbywa się poza aplikacją internetową GSoC. W zależności od rozmiaru organizacji możesz być w stanie przetworzyć opinię za pomocą prostego udostępnionego arkusza kalkulacyjnego. Niektóre organizacje wdrożyły bardziej złożone procesy.

Wiele organizacji na początku zaczyna od wstępnego karnetu na filtrowanie:

• Spam (jeśli wyraźnie widać, że ktoś po prostu wrzucił przypadkowe rzeczy do oferty lub przesłał ogólną propozycję itp.);
• nie spełnia wymagań (jeśli Twoja organizacja wymagała od potencjalnego współtwórcy GSoC wykonania PR lub innego zadania, a tego nie zrobił).
• Wraz z rozwojem treści generowanych przez AI możesz otrzymywać więcej ofert generowanych przez AI niskiej jakości. Zalecamy ich zignorowanie.

Gdy już otrzymasz „nie”, możesz skupić się na pozostałych propozycjach, stosując ocenę cząstkową lub skalę oceniania, by oddzielić najlepsze oferty od dobrych i złych.

Pamiętaj, że Twoja organizacja NIGDY nie powinna wybierać uczestnika GSoC wyłącznie na podstawie tego, co napisali w propozycji. Wiele osób może pisać świetne oferty, ale nie oznacza to, że mają odpowiednie umiejętności techniczne lub komunikacyjne potrzebne do ukończenia projektu.

ZAWSZE rozmawiaj z każdym współtwórcą GSoC, którego chcesz wybrać, zanim administratorzy organizacji zaczną ustalać ranking ofert pakietowych.

Na każdą znakomitą ofertę współtwórców GSoC potrzebujesz co najmniej 1 zaangażowanego mentora (2 lepiej!). Nie ma nic gorszego niż przyjęcie świetnego projektu współtwórcy GSoC i brak do niego odpowiedniego mentora. Dla wszystkich jest to złe doświadczenie.

Prośba o przedziały dla współtwórców GSoC i przydzielanie mentorów do projektów

Jedną z Twoich najważniejszych ról jest organizowanie organizacji w taki sposób, aby wiesz, który mentor zangażował się w obserwację konkretnego projektu. Pomoże Ci to zdecydować, o ile przedziałów projektu chcesz zwrócić się do Google. Twoja organizacja będzie musiała uszeregować oferty według istotności dla organizacji.

Przykład: Twoja organizacja otrzymała 6 świetnych ofert, a mentorzy zobowiązali się dopingować wszystkie 6 z nich. Musisz określić priorytet projektów. Jeśli Twoja organizacja poprosi o 6 przedziałów na projekty, a Google przydzieli jej tylko 4 przedziały, automatycznie zostaną zaakceptowanymi współtwórcami GSoC. Nie możesz później zdecydować, że bardziej odpowiada Ci osoba na 6 miejscu w rankingu.

Zmiana rozmiaru projektu

Rozmiary projektów wybrane przez współtwórców w swojej propozycji są brane pod uwagę przy określaniu liczby projektów, które Google przydzielisz do organizacji. Jeśli zauważysz, że rozmiar projektu różni się od zamierzonego, poinformuj współtwórcę na etapie oferty pakietowej, aby mógł go poprawić.

Po ogłoszeniu zaakceptowanych projektów współtwórców można jedynie zmniejszyć rozmiar projektów. Na przykład duży i średni albo średni lub mały. Gdy zmieniasz rozmiar projektu, administratorzy organizacji muszą skontaktować się z administratorami Google, aby wprowadzić tę zmianę w swoim imieniu. Po ustaleniu kolejności projektu nie możesz już poszerzyć zakresu projektu.

Zmieniam oś czasu projektu

W przypadku średnich i dużych projektów trwa on domyślnie 12 tygodni. Domyślnie małe projekty trwają 8 tygodni. Jeśli mentor i współtwórca zgodzą się na przedłużenie terminu, muszą skontaktować się z administratorem organizacji, który podejmie ostateczną decyzję o przedłużeniu projektu.

Tylko administrator organizacji może edytować harmonogram projektu współtwórcy, klikając na panelu link z tytułem projektu i edytując harmonogram projektu znajdujący się u dołu strony. Google udostępnił daty, których musisz użyć w akapicie nad edytowalnymi datami dostępnymi po kliknięciu linku „Wyświetl tę stronę”. Utworzyliśmy już harmonogram na podstawie projektów trwających 10, 14, 16, 18, 20 i 22 tygodnie.

NIE zmieniaj dat poza tymi datami. W 2023 roku niektóre organizacje nie przestrzegały podanych dat, a ich mentorzy pomylili się z terminami w losowe dni. W rezultacie organizowanie zajęć było niespójne. Te losowe daty sprawiały też, że administratorzy programu GoC musieli wysyłać znacznie więcej płatności – nie będziemy tego robić ponownie. Organizacje, które nie dotrzymują podanego terminu, otrzymają od administratorów Google prośbę o zmianę terminu. Mogą one nie zostać wybrane w kolejnych latach.

WAŻNE: wszystkie rozszerzenia MUSZĄ zostać wprowadzone w systemie przed rozpoczęciem ostatecznego okresu przesyłania zgłoszeń Uczestnika GSoC. Administratorzy Google nie zmienią dat projektów, w których dany okres został przekroczony. System nie obsługuje późnych zmian.

Płatności organizacji

Jako administrator organizacji odpowiadasz za określenie, czy Twoja organizacja chce przyjąć stypendium na podstawie stypendium dla uczestnika GSoC, który jest mentorem czy nie. Twoja organizacja może mieć jeszcze jedną osobę, która będzie pełnić funkcję skarbnika, księgowego lub ogólnej osoby ds. finansów. Twoim obowiązkiem jest dopilnowanie, by zakończyli proces w terminie niezbędnym do otrzymania środków.

Stypendia organizacji będą wypłacane po zakończeniu wszystkich projektów współtwórców.

W przypadku organizacji, które mają mentora i uczestniczą w Zjeździe Mentora GSoC 2024, płatność za stypendia dotyczące podróży zostanie zrealizowana niedługo po zakończeniu tego zjazdu.

Konflikt

Administratorzy organizacji odpowiadają za rozwiązywanie poważnych konfliktów między uczestnikami w organizacji. Mogą to być konflikty między uczestnikami GSoC, mentorami oraz współtwórcami GSoC i mentorami. Zdarza się, że mentorzy mówiący o tym samym uczestniku GSoC nie zgadzają się co do tego, nad czym powinien pracować dany uczestnik GSoC. Musisz to ocenić. Dlatego musisz wyraźnie zaznaczyć, jak mentorzy i współtwórcy mogą się kontaktować z administratorami organizacji.

Czasami w swojej społeczności (ze strony współtwórcy lub mentorów z GSoC) możesz napotkać problemy związane z kodeksem postępowania. To jest Twoja społeczność, gdzie znasz normy, czego należy się spodziewać, a co przekracza granicę w postaci nękania lub innych niedopuszczalnych zachowań. Google wymaga od wszystkich uczestników zachowania profesjonalnych i uprzejmych zachowań.

Rozpoczęcie

Wyślij e-maila z wprowadzeniem do zaakceptowanych mentorów

Zanim ogłosimy współtwórców GSoC, skontaktuj się z ich mentorami:

• Prawdopodobnie w GSoC pojawi się wielu mentorów, więc przypomnij im o przeczytaniu Przewodnika dla mentorów i ról i obowiązków, a także archiwum e-mail mentora i administratora organizacji.
• Upewnij się, że Twoi mentorzy rozumieją, że muszą przejść przez 2 oceny uczestników GSoC w wyznaczonym terminie. Pamiętaj, aby podkreślić znaczenie ocen dla współtwórców GSoC i Twojej organizacji. Jeśli nie przejdziesz oceny, Twój mentor nie będzie mógł wziąć udziału w Zjeździe mentora, bo stracisz stypendium dla organizacji.
• Organizacje, które nie przejdą co najmniej 2 ocen, nie zostaną zaproszone na tegoroczny Zjazd Mentorów.
• Poinformuj mentorów, jakie są oczekiwania Twojej organizacji w związku z komunikacją z przypisanym współtwórcą GSoC (zalecamy komunikację co najmniej 2 razy w tygodniu i czy będzie to wirtualne spotkanie, które zwykle sprawdza się najlepiej).
• Poinformuj mentorów, że mogą się z Tobą skontaktować, jeśli mają problem z innym mentorem lub współtwórcą GSoC (zniknęli, są niegrzeczni, nękają innych itp.). Zachęć ich, by zajęli się problemami na wczesnym etapie, i nie czekaj z oceną na ostatnie kilka dni.
• Pamiętaj, by przekazać mentorom informacje kontaktowe administratora organizacji lub grupy administratorów organizacji, aby mogli skontaktować się z Tobą w tej sprawie.
• Poinformuj mentorów o tym, że powinni się z Tobą skontaktować, jeśli z jakiegoś powodu muszą nagle zrezygnować z GSoC na co najmniej 2 dni (choroba, nagłe problemy w pracy, problemy rodzinne itp.), aby mieć pewność, że inny mentor (lub Ty) skonsultuje się z współtwórcą GSoC.

Po ogłoszeniu współtwórców GSoC należy wysłać do współtwórców i mentorów GSOC e-maila, witając ich w społeczności i informując o tych kwestiach:

• Kodeks postępowania Użytkownika. Jeśli nie masz formalnego kodu, to żaden problem, ale i tak ważne jest, aby określić, czego mogą oczekiwać wszyscy członkowie społeczności.
• w jaki sposób, kiedy i dlaczego powinien kontaktować się z administratorem organizacji w czasie trwania programu (jego podopieczny zniknął, mentor zachowywał się nieodpowiednio, mentor nagle zmienił cały projekt, inny uczestnik GSoC zachował się nieodpowiednio itp.);
• Wszelkie wymagania związane ze standardami projektu, sprawdzonymi metodami, licencjami itp. mentorzy powinni omawiać te kwestie również bezpośrednio ze studentem, ale jeśli o nich wspomnisz, podkreśl to znaczenie.
• Zorganizuj w maju wirtualne spotkanie wprowadzające ze wszystkimi zaakceptowanymi współtwórcami GSoC i mentorami, by powitać wszystkich i pomóc im poczuć się częścią społeczności. Współtwórcy GSoC doceniają to i chcą o to prosić co roku wyrażając swoje opinie. Więcej organizacji powinno zacząć korzystać z tej funkcji.
• Otrzymaliśmy opinie od wielu współtwórców GSoC, którzy chcieliby dowiedzieć się więcej o celach swojej organizacji open source, tak aby mogli lepiej zrozumieć, gdzie mieści się ich projekt.
• Współtwórcy GSoC chcieli też wiedzieć, kim byli inni uczestnicy programu GSoC w swojej społeczności, aby móc się wzajemnie wspierać. Osobiste kontakty to świetny sposób na zachęcenie ich do zaangażowania po zakończeniu ogólnoświatowego programu GSA.
• Współpracownicy GSoC, którzy byli już mentorami/uczniami, byli aktywnymi mentorami lub byli zaangażowani w rozmowę o swoich wrażeniach dla nowych uczestników GSoC.

Regularna komunikacja

Wielu administratorów organizacji wysyła swoim mentorom przypomnienia o terminach oceny. Niektórzy z nich wymagają od nich wykonania oceny co najmniej 24–48 godzin przed terminem wyznaczonym przez Google. Jeśli mentor nie przekroczy terminu, może zająć się tym za niego administrator organizacji (lub poprosić o to innego z przypisanych mentorów).

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci zrozumieć Twoją rolę i obowiązki jako administratora organizacji GSoC w 2024 roku.

Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z nami pod adresem [e-mail]. Jeśli masz pytania, możesz wysłać e-maila do grupy mentorów GSoC, jeśli uważasz, że jest to pytanie, na które społeczność może Ci pomóc lub na które inni mogą być zainteresowani uzyskaniem odpowiedzi.

Dziękujemy, że jesteś administratorem organizacji GSoC.