Советы администратору организации GSoC

Благодарим за то, что вы являетесь администратором организации/проекта с открытым исходным кодом для Google Summer of Code. Ваши закулисные усилия жизненно важны для того, чтобы все в вашей организации были в курсе событий и оставались на одной волне на протяжении всей программы. Мы вносим изменения каждый год, поэтому важно прочитать этот документ, независимо от того, впервые ли это ваш GSoC или десятый.

Большая часть этой информации упоминается в документе «Роли и обязанности», но мы хотели более подробно остановиться на важных моментах.

Если вы еще не читали Руководство наставника GSoC, прочтите его сейчас. Это быстрое чтение, в котором рассматриваются важные аспекты и этапы программы. Прежде чем принимать их в программу, убедитесь, что все ваши наставники прочитали «Руководство для наставников» и документацию «Роли и обязанности», чтобы они знали, чего ожидать.

Как администратор организации вы являетесь основным связующим звеном между вашей организацией и Google. В организациях может быть от 2 до 5 администраторов, которые должны поддерживать регулярную связь и согласовывать роли (связь, платежи, проверка наставников и участников GSoC, проверка завершения оценок, решение межличностных проблем, ответы на итоговый опрос Google). отправлю в конце программы и т.д.). С точки зрения Google, все администраторы организаций эквивалентны, главного администратора организации не существует.

У вас должно быть как минимум 2 администратора организации. Если один из них покинет программу, вам понадобится еще один человек для доступа к профилю организации.

Все наставники и участники должны знать, кто такие администраторы организации и как с ними связаться, если у них возникнут проблемы. При первом общении со всеми вашими новыми участниками и наставниками вы должны сообщить им, как связаться с администраторами организации, если им понадобится изменить график проекта, если у них возникнут проблемы с наставником или другим участником или возникнет другая потребность в поддержке.

Определение успеха

Каковы цели вашей организации при переходе на GSoC? В конце GSoC этого года, что ваша организация будет учитывать, чтобы определить, была ли программа GSoC успешной для вашей организации?

Мы надеемся, что вы задаетесь этим вопросом каждый год вашего участия в программе, поскольку ответы, скорее всего, будут различаться из года в год. Разные организации хотят разного. Например:

• больше новых долгосрочных участников
• написано больше кода
• встроенные особенности
• возможность наставлять увлеченных студентов
• большая осведомленность о вашем проекте и т. д.

и многое другое.

Пожалуйста, потратьте некоторое время на то, чтобы подумать о том, чего ваша организация действительно хочет от GSoC, а также о том, что для возвращающихся организаций, если вы не достигли этих целей, что вы могли бы сделать по-другому.

Сроки

GSoC происходит по расписанию. Сроки многочисленны и тверды. Хотя в этом году существует большая гибкость в отношении фактических сроков реализации проектов, все сроки до начала кодирования в конце мая одинаковы для всех.

Администраторы организации несут ответственность за чтение всех электронных писем и отслеживание предстоящих сроков, чтобы не пропустить их. Мы рекомендуем администраторам организаций отмечать свои собственные календари в дополнение к просмотру своей информационной панели GSoC, чтобы убедиться, что у них есть все промежуточные и окончательные оценки для каждого из их участников GSoC.

Если ваша организация разрешает участникам GSoC иметь проекты дольше стандартных 12 недель (для средних и крупных проектов) или 8 недель для небольших проектов, обязательно обратите внимание на различные сроки оценки для ваших наставников и участников GSoC. Наставники и участники GSoC будут получать по электронной почте напоминания о сроках их выполнения, но вы, как администратор организации, захотите быть уверены, что у вас есть полная картина для всех ваших проектов участников.

В обязанности администратора организации входит следить за тем, чтобы ваши наставники проводили оценку своевременно и соблюдали сроки. Многие организации требуют, чтобы их наставники представляли свои оценки за 24–36 часов до фактического крайнего срока, чтобы у администратора организации было время связаться с наставником и напомнить им о крайнем сроке, если они приближаются к нему слишком близко.

Если Наставник пропускает крайний срок оценки, Организация не получит организационную стипендию, и Наставнику не будет разрешено присутствовать на Саммите Наставников. Если у организации есть 2 или более пропущенных оценки наставников, эта организация не будет приглашена на саммит наставников GSoC в этом году.

Метрики

Какие показатели отслеживает ваша организация?

Ваша организация должна вести учет вашего участия в GSoC. Администраторы организации могут меняться из года в год, и если предыдущий администратор организации не поделится метриками с другими в организации, они могут быть потеряны навсегда, обязательно поделитесь своими метриками с несколькими людьми в вашей организации.

Вам следует отслеживать эти показатели (как минимум):

• Количество участников GSoC, которые запустили программу в вашей организации
• Количество ваших участников GSoC, успешно прошедших программу
• Количество наставников, активно обучающих участников GSoC

Вам также нужно будет разобраться в своей собственной системе, чтобы увидеть, как долго ваши участники GSoC будут участвовать в ней после окончания срока действия GSoC. Большинство участников GSoC покидают ваше сообщество в течение месяца после окончания GSoC, остаются ли они там на 6 месяцев, возвращаются ли они через год или два?) Возможно, вы захотите поговорить с людьми, которые остались, и получить немного больше информации о том, что именно ваша организация сделала (или, возможно, не сделала), что заставило их захотеть продолжать быть частью вашего сообщества.

Мы также запросим указанные выше показатели в коротком обязательном опросе, который мы отправим всем администраторам организации в конце GSoC, а затем через 6 месяцев и 1 год после GSoC.

Эта статистика должна помочь вашей организации увидеть, помогает ли GSoC вашему сообществу расти и становиться более устойчивым. Мы рекомендуем вам отслеживать и другие показатели, которые могут оказаться вам интересными.

Эти показатели могут помочь вам определить, где вы, возможно, захотите внести некоторые коррективы — если поблизости нет участников GSoC — почему бы и нет? Можете ли вы помочь им найти другой проект в вашей организации? Легко ли участнику GSoC найти способ внести свой вклад и при этом получить такое же чувство выполненного долга? Ваш проект настолько сложен или бюрократичен, что отталкивает людей?

Есть много причин, по которым участники GSoC не задерживаются — иногда им просто нужны деньги или они слишком заняты другими делами. Но вам важно знать, почему, чтобы попытаться противодействовать этому.

Рассмотрение предложений участников GSoC

Все ранжирование предложений участников GSoC происходит за пределами веб-приложения GSoC. В зависимости от размера вашей организации вы можете провести проверку с помощью простой общей электронной таблицы. Некоторые организации внедрили более сложные рабочие процессы.

Многие организации начинают с начального этапа фильтрации:

• Спам (если очевидно, что кто-то просто добавил в предложение случайные вещи или просто отправил общее предложение и т. д.)
• Не соответствует требованиям (если ваша организация потребовала от потенциального участника GSoC провести PR или какое-либо другое задание, а он этого не сделал).
• С ростом количества контента, генерируемого ИИ, вы можете в конечном итоге получать больше предложений, созданных ИИ, более низкого качества. Мы предлагаем вам игнорировать их.

Как только очевидные «нет» будут высказаны, вы можете сосредоточиться на остальных предложениях, применив критерии или шкалу оценок, чтобы отделить хорошие предложения от хороших и от плохих.

Помните, что ваша организация НИКОГДА не должна выбирать участника GSoC исключительно на основании того, что он написал в своем предложении. Многие люди могут написать отличные предложения, но это не значит, что у них есть технические или коммуникативные навыки, необходимые для успешного завершения проекта.

ВСЕГДА разговаривайте с каждым участником GSoC, которого вы планируете выбрать, прежде чем администраторы организации начнут ранжировать предложения.

Для каждого отличного предложения участника GSoC вам нужен как минимум один преданный наставник (лучше два!). Нет ничего хуже, чем принять отличный проект участника GSoC, а затем не иметь для него подходящего наставника. Это становится плохим опытом для всех.

Запрос слотов для участников GSoC и назначение наставников для проектов

Одна из ваших самых важных задач — организовать вашу организацию так, чтобы вы знали, какой наставник взял на себя наставничество в конкретном проекте. Это поможет вам решить, сколько мест для проектов запросить у Google. Ваша организация должна будет ранжировать предложения в зависимости от их важности для вашей организации.

Пример: Ваша организация получила 6 отличных предложений, и наставники обязались наставлять все 6. Вам нужно будет определить приоритет проектов. Если ваша организация запрашивает 6 мест для проектов, а Google предоставляет вашей организации только 4 места, то №1–4 автоматически станет вашим принятым участником GSoC. Вы не сможете позже решить, что предпочитаете человека, который был под номером 6 в вашем рейтинге.

Изменение размера проекта

Размеры проектов, выбранные участниками в своем предложении, учитываются, когда Google решает, сколько проектов выделить организации. Если вы заметили, что размер проекта отличается от запланированного, обязательно сообщите об этом участнику на этапе предложения, чтобы он мог это исправить.

После объявления принятых проектов участников размеры проектов можно только уменьшить. Например, от большого к среднему или от среднего к маленькому. При изменении размера проекта администраторы организации должны связаться с администраторами Google, чтобы внести изменения за них. Вы не можете принять решение об увеличении масштаба проекта после того, как оценили его.

Изменение графика проекта

Продолжительность средних и крупных проектов по умолчанию составляет 12 недель. Продолжительность небольших проектов по умолчанию составляет 8 недель. Если наставник и участник согласны с тем, что они хотели бы продлить сроки, они должны связаться с администратором организации, который принимает окончательное решение о том, будут ли они продлевать проект.

Только администратор организации может редактировать расписание проекта участника, перейдя по ссылке «Название проекта» на своей информационной панели и отредактировав расписание проекта, расположенное в нижней части страницы. Google предоставил даты, которые вы должны использовать, в абзаце над редактируемыми датами по ссылке «Просмотреть эту страницу». Мы уже настроили для вас график на основе проектов продолжительностью 10, 14, 16, 18, 20 и 22 недели.

НЕ изменяйте даты за пределами этих дат. В 2023 году некоторые организации не соблюдали предоставленные даты и путали своих наставников со сроками в случайные дни, это было непоследовательно. Эти случайные даты также потребовали значительно больше работы для администраторов программы GSoC, которым пришлось отправлять гораздо больше распределений платежей — мы не будем делать это снова. Администраторы Google свяжутся с любой организацией, которая не соблюдает указанные сроки, и попросят изменить дату, и она не сможет быть выбрана в последующие годы.

ВАЖНО: Все расширения ДОЛЖНЫ быть введены в систему до начала последнего периода подачи Участником GSoC. Администраторы Google не изменят даты проекта, если окно было пропущено. Система не поддерживает поздние изменения.

Платежи организации

Как администратор организации вы несете ответственность за определение того, желает ли ваша организация принять стипендию организации для каждого участника GSoC, находящегося под руководством наставника, или нет. В вашей организации может быть другой человек, который будет выполнять функции казначея, бухгалтера или специалиста по финансовым вопросам. Вы несете ответственность за то, чтобы они завершили все процессы в установленные сроки для получения средств.

Стипендии организации будут выплачены после завершения всех ваших спонсорских проектов.

Для организаций, у которых есть наставник, принимающий участие в саммите наставников GSoC 2024, оплата любых применимых командировочных стипендий будет произведена вскоре после саммита наставников.

Конфликт

Администраторы организации несут ответственность за разрешение любых серьезных конфликтов между участниками вашей организации. Это может включать конфликты между участниками GSoC, между наставниками или между участниками GSoC и наставниками. Иногда наставники, которые обучают одного и того же участника GSoC, расходятся во мнениях относительно того, над чем должен работать участник GSoC и должны ли они пройти тест или провалиться. Вам нужно это вынести решение. Вот почему вы должны четко указать, как наставники и участники могут связаться с администраторами вашей организации.

Иногда вы можете столкнуться с проблемами кодекса поведения в вашем сообществе (со стороны участников GSoC или наставников). Это ваше сообщество, поэтому вы знаете нормы, что ожидается и что переходит черту притеснения или другого неприемлемого поведения. Google ожидает, что все участники будут вести себя профессионально и вежливо во время программы.

Подать мяч

Отправьте вступительное письмо своим принятым наставникам

Прежде чем объявить участников GSoC, пообщайтесь с наставниками:

• Скорее всего, у вас будет много наставников, впервые знакомых с GSoC, поэтому напомните им прочитать «Руководство для наставников», «Роли и обязанности», а также архив электронной почты наставников и администраторов GSoC за этот год.
• Убедитесь, что ваши наставники понимают, что они должны завершить 2 оценки участников GSoC в установленные сроки. Пожалуйста, не забудьте подчеркнуть важность этих оценок для участников GSoC и вашей организации (вы потеряете стипендию организации, если оценка будет пропущена, и этот наставник не будет допущен на саммит наставников).
• Организации, пропустившие 2 или более оценок, не будут приглашены на саммит наставников в этом году.
• Сообщите наставникам, каковы ожидания вашей организации в отношении общения с назначенным им участником GSoC (мы настоятельно рекомендуем общаться не реже 2 раз в неделю, и если один из них может быть виртуальной встречей, это обычно идеально).
• Сообщите наставникам, что они могут связаться с вами, если у них возникнут проблемы с другим наставником или участником GSoC (они исчезли, грубят, преследуют других и т. д.). Поощряйте их сообщать о проблемах как можно раньше, а не ждать последних нескольких дней перед оценкой.
• Обязательно предоставьте наставникам контактную информацию администратора организации или адрес электронной почты группы администраторов организации, который, возможно, создала ваша организация, чтобы обращаться к ним со своими проблемами.
• Сообщите наставникам, что они должны связаться с вами, если им придется внезапно отойти от GSoC на 2+ дня по какой-либо причине (болезнь, внезапная проблема на работе, семейные проблемы и т. д.), чтобы вы могли быть уверены, что другой наставник (или вы) связываемся с участником GSoC.

После объявления участников GSoC вам следует отправить электронное письмо своим участникам и наставникам GSoC, приветствуя их в своем сообществе и информируя их о:

• Ваш Кодекс поведения. Если у вас нет формального кодекса, это нормально, но все же важно установить некоторые ожидания относительно того, что ожидается от всех членов сообщества.
• Как, когда и почему им следует связаться с администратором организации во время программы (их наставник исчез, наставник ведет себя ненадлежащим образом, наставник внезапно изменил весь проект, другой участник GSoC ведет себя ненадлежащим образом и т. д.)
• Любые требования, касающиеся стандартов проекта, передового опыта, лицензирования и т. д. — наставники также должны обсуждать это непосредственно со студентом, но если вы упомянете об этом, это поможет подчеркнуть его важность.
• Проведите виртуальную вводную встречу со всеми принятыми участниками и наставниками GSoC в мае, чтобы поприветствовать всех и помочь им почувствовать себя частью сообщества. Это то, что участники GSoC ценят и просят каждый год в своих отзывах, больше организаций должны попробовать это.
• Мы получили отзывы от многих участников GSoC о том, что им хотелось бы узнать больше о целях их организации с открытым исходным кодом, чтобы они могли лучше понять, какое место занимает их проект.
• Участники GSoC также хотели знать, кто другие участники GSoC были в их сообществе, чтобы они могли поддерживать друг друга. Личные связи — отличный способ поддерживать участие людей после GSoC.
• Если у вас есть бывшие участники/студенты GSoC, которые сейчас являются наставниками или продолжают участвовать в вашем сообществе, краткий рассказ о своем опыте также может быть полезен вашим новым участникам GSoC.

Регулярно общайтесь

Многие администраторы организаций отправляют напоминания своим наставникам о сроках оценки, а некоторые требуют, чтобы их наставники завершили оценку как минимум за 24–48 часов до крайнего срока Google, поэтому, если наставник пропустит крайний срок, администратор организации может прийти и выполнить ее за них (или поручить это). это делает другой из назначенных наставников).

В заключение

Мы надеемся, что эти советы помогут вам понять свою роль и обязанности администратора организации GSoC 2024.

Не стесняйтесь обращаться к нам по адресу [e-mail], если у вас есть дополнительные вопросы, или вы можете отправить по электронной почте список группы наставников GSoC, если считаете, что сообщество может вам помочь с этим вопросом или что другие могут быть заинтересованы в получении ответа. к.

Спасибо, что являетесь администратором организации GSoC!