เคล็ดลับของผู้ดูแลระบบองค์กร GSoC

ขอขอบคุณที่เป็นผู้ดูแลระบบองค์กรขององค์กร/โครงการโอเพนซอร์สสำหรับ Google Summer of Code การทำงานเบื้องหลังของคุณเป็นสิ่งสำคัญในการทำให้ทุกคนในองค์กรได้รับข้อมูลและได้รับข้อมูลตรงกันตลอดโปรแกรม เราทำการเปลี่ยนแปลงทุกปี คุณจึงควรอ่านเอกสารนี้ไม่ว่าจะเป็นครั้งแรกหรือ GSoC ครั้งที่ 10

ข้อมูลส่วนใหญ่นี้มีการระบุไว้ในเอกสารบทบาทและความรับผิดชอบ แต่เราต้องการลงรายละเอียดมากขึ้นในประเด็นสำคัญ

ถ้าคุณยังไม่ได้อ่าน GSoC Mentor Guide ก็อ่านได้เลย ใช้เวลาอ่านสั้นๆ และเจาะลึกแง่มุมและระยะสำคัญของโปรแกรม ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Mentor ของคุณทุกคนได้อ่านคู่มือ Mentor และเอกสารบทบาทและความรับผิดชอบก่อนยอมรับเข้าสู่โปรแกรม เพื่อให้พวกเขาทราบถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้น

ในฐานะผู้ดูแลระบบองค์กร คุณจะเป็นผู้ประสานงานหลักระหว่างองค์กรและ Google องค์กรอาจมีผู้ดูแลระบบระหว่าง 2-5 คน ซึ่งควรมีการสื่อสารเป็นประจำและเห็นพ้องกันตามบทบาท (การสื่อสาร การชำระเงิน การตรวจสอบที่ปรึกษาและผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC, ตรวจสอบว่าการประเมินทำงานเสร็จสมบูรณ์แล้ว การแก้ไขปัญหาระหว่างบุคคล การตอบแบบสำรวจสรุปที่ Google จะส่งเมื่อสิ้นสุดโปรแกรม เป็นต้น) จากมุมมองของ Google ผู้ดูแลระบบองค์กรทุกคนนั้นเทียบเท่ากันตรงที่ไม่มีผู้ดูแลระบบองค์กรหลัก

คุณต้องมีผู้ดูแลระบบองค์กรอย่างน้อย 2 คน หากมีผู้ดูแลระบบออกจากโปรแกรม คุณจะต้องให้บุคคลอื่นเข้าถึงโปรไฟล์ขององค์กรได้

ที่ปรึกษาและผู้ร่วมให้ข้อมูลทุกคนควรทราบว่าผู้ดูแลระบบองค์กรคือใครและจะติดต่อพวกเขาได้อย่างไรเมื่อเกิดปัญหา การสื่อสารครั้งแรกกับผู้ร่วมให้ข้อมูลและ Mentor ใหม่ทุกคนควรบอกวิธีติดต่อผู้ดูแลระบบองค์กรหากจำเป็นต้องเปลี่ยนไทม์ไลน์ของโครงการ หากมีปัญหาเกี่ยวกับ Mentor ผู้ร่วมให้ข้อมูลรายอื่น หรือความต้องการการสนับสนุนอื่นๆ

นิยามความสำเร็จ

เป้าหมายของ GSoC ขององค์กรคืออะไร เมื่อสิ้นสุด GSoC ปีนี้ องค์กรของคุณจะใช้วิธีใดในการตัดสินว่าเป็นโปรแกรม GSoC ที่ประสบความสำเร็จสำหรับองค์กรของคุณหรือไม่

นี่คือคำถามที่เราหวังว่าคุณจะพิจารณาในแต่ละปีที่คุณเข้าร่วมโปรแกรม เนื่องจากคำตอบมีแนวโน้มที่จะแตกต่างกันไปในแต่ละปี องค์กรต่างๆ ต้องการ สิ่งที่ต่างกัน เช่น

• ปัจจัยส่งผลระยะยาวรายใหม่มากขึ้น
• เขียนโค้ดเพิ่ม
• บางฟีเจอร์ที่สร้างขึ้น
• โอกาสในการเป็นที่ปรึกษาให้กับนักเรียนที่ตื่นเต้น
• การรับรู้ถึงโครงการของคุณมากขึ้น เป็นต้น

และอื่นๆ อีกมากมาย

โปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อนึกถึงสิ่งที่องค์กรต้องการจาก GSoC และสำหรับองค์กรที่กลับมา ถ้าคุณไม่บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น คุณอาจทำอะไรที่แตกต่างออกไปได้บ้าง

กำหนดลงคะแนนเสียง

GSoC จะเกิดขึ้นตามกำหนดการ กำหนดเวลามีจำนวนมากและหนักแน่น แม้ว่าช่วงเวลาจริงของโปรเจ็กต์ในปีนี้จะยืดหยุ่นมากกว่า แต่กำหนดเวลาทั้งหมดจนกว่าการเขียนโค้ดจะเริ่มในช่วงปลายเดือนพฤษภาคมจะเหมือนกันสำหรับทุกคน

ผู้ดูแลระบบองค์กรมีหน้าที่อ่านอีเมลทั้งหมดและคอยติดตาม กำหนดเวลาที่จะมาถึงเพื่อไม่ให้พลาดอีเมลเหล่านั้น เราขอแนะนำให้ผู้ดูแลระบบองค์กรทำเครื่องหมายปฏิทินของตนเองด้วย นอกเหนือจากการดูแดชบอร์ด GSoC แล้ว เพื่อให้มีการประเมินกลางภาคและขั้นสุดท้ายสำหรับ GSoC Contributor แต่ละคนที่ระบุ

หากองค์กรของคุณอนุญาตให้ GSoC Contributors มีโปรเจ็กต์ที่นานกว่า 12 สัปดาห์มาตรฐาน (สำหรับโปรเจ็กต์ขนาดกลางและขนาดใหญ่) หรือ 8 สัปดาห์สำหรับโปรเจ็กต์ขนาดเล็ก โปรดคำนึงถึงกำหนดเวลาในการประเมินต่างๆ สำหรับ Mentor และ GSoC Contributors ของคุณ ที่ปรึกษาและผู้มีส่วนร่วม GSoC จะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับวันครบกำหนดส่ง แต่คุณในฐานะผู้ดูแลระบบองค์กรจะต้องแน่ใจว่าคุณมีภาพรวมของโครงการของผู้ร่วมให้ข้อมูลทั้งหมด

ผู้ดูแลระบบองค์กรมีหน้าที่ตรวจสอบว่า Mentor ทำการประเมินในเวลาที่เหมาะสมและตรงตามกำหนดเวลา องค์กรหลายแห่งกำหนดให้ Mentor ส่งการประเมิน 24-36 ชั่วโมงก่อนวันครบกำหนดจริง เพื่อให้มีเวลาสำหรับผู้ดูแลระบบองค์กรในการติดต่อ Mentor เพื่อแจ้งเตือนถึงกำหนดเวลาที่ต้องใกล้ถึงวันครบกำหนด

เมื่อ Mentor ขาดวันครบกำหนดการประเมิน องค์กรจะไม่ได้รับค่าตอบแทน ขององค์กร และ Mentor จะไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมงานประชุม Mentor Summit หากองค์กรใดไม่ได้รับการประเมินจากที่ปรึกษา 2 คนหรือมากกว่านั้น องค์กรจะไม่ได้รับเชิญเข้าร่วมงาน GSoC Mentor Summit ประจำปีนี้

เมตริก

องค์กรของคุณติดตามเมตริกใดอยู่

องค์กรควรเก็บเมตริกบางอย่างเกี่ยวกับการเข้าร่วม GSoC ของคุณไว้ ผู้ดูแลระบบองค์กรอาจเปลี่ยนแปลงได้ทุกปี หากผู้ดูแลระบบองค์กรคนก่อนหน้าไม่ได้แชร์เมตริกกับผู้อื่นในองค์กร เมตริกเหล่านั้นอาจสูญหายถาวร โปรดแชร์เมตริกกับคนจำนวนมากในองค์กร

คุณควรติดตามเมตริกเหล่านี้ (เป็นอย่างต่ำ)

• จำนวนผู้มีส่วนร่วมใน GSoC ที่เริ่มต้นโปรแกรมกับองค์กรของคุณ
• จำนวนผู้มีส่วนร่วมใน GSoC ที่ผ่านโปรแกรมสำเร็จ
• จำนวนที่ปรึกษาที่คอยให้คำปรึกษาผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC อย่างจริงจัง

นอกจากนี้ คุณจะต้องวิเคราะห์ระบบของคุณเองด้วยเพื่อดูว่าผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ยังคงมีส่วนร่วมอยู่นานเท่าใดหลังจาก GSoC สิ้นสุดลง ผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ส่วนใหญ่ออกจากชุมชนของคุณภายใน 1 เดือนหลังสิ้นสุด GSoC แล้ว อยู่ต่อเป็นเวลา 6 เดือนหรือไม่ พวกเขากลับมาอีกหลังจากผ่านไป 1 หรือ 2 ปีหรือไม่) คุณอาจอยากพูดคุยกับคนที่รออยู่และได้รับข้อมูลเชิงลึกอีกเล็กน้อยว่าองค์กรของคุณทำอะไรบ้าง (หรืออาจไม่ได้ทำ) ซึ่งทำให้พวกเขาต้องการเป็นส่วนหนึ่งของชุมชนต่อไป

นอกจากนี้เราจะขอเมตริกข้างต้นเป็นแบบสำรวจสั้นๆ ที่จำเป็น ซึ่งจะส่งให้กับผู้ดูแลระบบองค์กรทุกคนเมื่อสิ้นสุด GSoC และเมื่อผ่านเกณฑ์ GSoC เป็นเวลา 6 เดือนและ 1 ปีแล้ว

สถิติเหล่านี้น่าจะช่วยให้องค์กรเห็นว่า GSoC ช่วยให้ชุมชนเติบโตและมีความยั่งยืนมากขึ้นหรือไม่ เราขอแนะนำให้คุณติดตามเมตริกอื่นๆ ที่คุณอาจสนใจเช่นกัน

เมตริกเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าควรทำการปรับเปลี่ยนที่จุดใด หากไม่มีผู้ให้ข้อมูล GSoC ยังรออยู่ ทำไมไม่เป็นเช่นนั้นล่ะ คุณช่วยพวกเขาหา โครงการอื่นภายในองค์กรของคุณได้ไหม ผู้จัดทำของ GSoC จะค้นหาวิธีมีส่วนร่วม และยังคงรู้สึกถึงความสำเร็จแบบเดียวกันนั้นได้ไหม โครงการของคุณซับซ้อนหรือเป็นระบบราชการมากจนทำให้คนออกนอกโครงการใช่ไหม

มีหลายสาเหตุที่ผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ไม่ยอมรอ บางครั้งพวกเขา แค่ต้องการเงินหรือเสียเวลากับอย่างอื่นมากเกินไป แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องรู้ว่าอะไรเป็นสาเหตุเพื่อให้คุณสามารถลองตอบโต้

การตรวจสอบข้อเสนอผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC

การจัดอันดับข้อเสนอทั้งหมดของ GSoC สำหรับผู้ร่วมให้ข้อมูลจะเกิดขึ้นนอกเว็บแอป GSoC คุณอาจจัดการการตรวจสอบได้ด้วยสเปรดชีตที่ใช้ร่วมกันแบบง่าย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร บางองค์กรใช้เวิร์กโฟลว์ ที่ซับซ้อนกว่านั้น

องค์กรจำนวนมากเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการกรองเริ่มต้น ดังนี้

• สแปม (ถ้าเห็นได้ชัดเจนว่ามีคนส่งข้อเสนอแบบสุ่ม หรือพวกเขาแค่ส่งข้อเสนอทั่วไป ฯลฯ)
• ไม่ตรงตามข้อกำหนด (หากองค์กรของคุณกำหนดให้ผู้ที่มีโอกาสเป็นผู้ร่วมให้ข้อมูลใน GSoC ทำการประชาสัมพันธ์หรือทำงานอื่นๆ แต่พวกเขาไม่ทำ)
• แต่เมื่อมีเนื้อหาที่ AI สร้างขึ้นมากขึ้น คุณอาจได้รับข้อเสนอที่ AI สร้างขึ้นแต่มีคุณภาพต่ำ เราขอแนะนำให้คุณเพิกเฉยต่อคำเตือนเหล่านั้น

เมื่อได้คำตอบที่ "ไม่" อย่างชัดเจนแล้ว คุณสามารถโฟกัสที่ข้อเสนออื่นๆ ที่เหลือโดยใช้เกณฑ์การให้คะแนนหรือระดับการให้คะแนนเพื่อแยกข้อเสนอที่ยอดเยี่ยมออกจากข้อเสนอที่ดีและข้อเสนอไม่ดี

อย่าลืมว่าองค์กรของคุณไม่ควรเลือกผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC โดยพิจารณาจากสิ่งที่เขียนในข้อเสนอเพียงอย่างเดียว หลายคนเขียนข้อเสนอที่ยอดเยี่ยมได้ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขามีทักษะทางเทคนิคหรือการสื่อสารที่จำเป็นในการทำโครงการให้ประสบความสำเร็จ

พูดคุยกับผู้จัดทำ GSoC ทุกคนที่กำลังพิจารณาเลือกทุกครั้งก่อนที่ผู้ดูแลระบบองค์กรจะเริ่มการจัดอันดับข้อเสนอ

คุณต้องมีที่ปรึกษาที่มุ่งมั่นอย่างน้อย 1 คนสำหรับข้อเสนอ GSoC ที่ยอดเยี่ยมทุกข้อเสนอ (2 คนก็ดีกว่านี้) ไม่มีอะไรแย่ไปกว่าการยอมรับโครงการดีๆ สำหรับผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC และการไม่มีที่ปรึกษาที่เหมาะสมเลย แต่กลายเป็นประสบการณ์ ที่ไม่ดีสำหรับทุกคน

การขอสล็อตผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC และมอบหมายที่ปรึกษาให้โปรเจ็กต์

หนึ่งในบทบาทที่สำคัญที่สุดของคุณก็คือการจัดระเบียบองค์กรเพื่อให้คุณทราบว่าที่ปรึกษาคนใดที่มุ่งมั่นจะให้คำปรึกษาให้กับโปรเจ็กต์หนึ่งๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกจำนวนสล็อตของโปรเจ็กต์ที่จะขอจาก Google ได้ องค์กรจะต้องจัดอันดับข้อเสนอ ตามความสำคัญต่อองค์กร

ตัวอย่าง: องค์กรของคุณได้รับข้อเสนอที่ยอดเยี่ยม 6 รายการ และ Mentor มุ่งมั่นที่จะให้คำปรึกษาทั้ง 6 คน คุณจะต้องกำหนดลำดับความสำคัญของโปรเจ็กต์ หากองค์กรขอสล็อตโปรเจ็กต์ 6 สล็อตและ Google ให้สล็อตองค์กรเพียง 4 สล็อต แล้ว #1-#4 จะกลายเป็นผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ที่ได้รับการยอมรับโดยอัตโนมัติ คุณไม่สามารถตัดสินใจในภายหลังได้ว่าอยากจะให้บุคคลที่ 6 ในการจัดอันดับของคุณแทน

เปลี่ยนขนาดโปรเจ็กต์

ขนาดโปรเจ็กต์ที่ผู้ร่วมให้ข้อมูลในข้อเสนอเลือกจะพิจารณา เมื่อ Google ตัดสินใจเลือกจำนวนโปรเจ็กต์ที่จะจัดสรรให้กับองค์กร หากคุณสังเกตเห็นว่าขนาดของโปรเจ็กต์แตกต่างจากที่คุณตั้งใจไว้ อย่าลืมบอกผู้ให้ข้อมูลร่วมกันในระหว่างขั้นตอนของข้อเสนอ เพื่อให้พวกเขาแก้ไขได้

หลังจากประกาศโปรเจ็กต์ผู้ร่วมให้ข้อมูลที่ยอมรับแล้ว ขนาดโปรเจ็กต์จะลดขนาดได้เท่านั้น เช่น จากขนาดใหญ่ไปปานกลาง หรือกลางถึงเล็ก เมื่อคุณเปลี่ยนขนาดของโครงการ ผู้ดูแลระบบองค์กรต้องติดต่อผู้ดูแลระบบ Google เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงให้ คุณไม่สามารถตัดสินใจทำให้โปรเจ็กต์มีขนาดใหญ่ขึ้นหลังจากจัดอันดับโปรเจ็กต์แล้ว

การเปลี่ยนไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์

โปรเจ็กต์ขนาดกลางและขนาดใหญ่มีระยะเวลาเริ่มต้นอยู่ที่ 12 สัปดาห์ โปรเจ็กต์ขนาดเล็กจะมีระยะเวลาเริ่มต้น 8 สัปดาห์ หากที่ปรึกษาและผู้มีส่วนร่วมตกลงว่าต้องการขยายลำดับเวลา ก็ต้องติดต่อผู้ดูแลระบบองค์กรที่เป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าจะขยายเวลาโปรเจ็กต์หรือไม่

มีเพียงผู้ดูแลระบบองค์กรเท่านั้นที่สามารถแก้ไขกำหนดการของโครงการผู้ร่วมให้ข้อมูลโดยไปที่ลิงก์ชื่อโครงการจากหน้าแดชบอร์ดและแก้ไขกำหนดการของโปรเจ็กต์ที่ด้านล่างของหน้า Google ได้ระบุวันที่ที่คุณต้องใช้ในย่อหน้าเหนือวันที่ที่แก้ไขได้ที่ลิงก์ "ดูหน้านี้" เราได้กำหนดค่าไทม์ไลน์ให้คุณแล้วโดยอิงตามโปรเจ็กต์แบบ 10, 14, 16, 18, 20 และ 22 สัปดาห์

ห้ามเปลี่ยนวันที่นอกช่วงวันที่เหล่านี้ ในปี 2023 บางองค์กรไม่ได้ทำตามวันที่ที่ระบุและทำให้ Mentor สับสนกับกำหนดเวลาในวันที่สุ่มเลือก ทำให้ไม่สอดคล้อง นอกจากนี้ การสุ่มวันที่ยังทำให้ผู้ดูแลระบบโปรแกรม GSoC ต้องทำงานหนักขึ้นอย่างมาก ที่ต้องส่งเงินในรูปแบบอื่นๆ อีกจำนวนมาก เราจะไม่ทำแบบนั้นอีก องค์กรใดก็ตามที่ไม่เป็นไปตามกำหนดเวลาที่ระบุจะได้รับการติดต่อจากผู้ดูแลระบบของ Google เพื่อเปลี่ยนวันที่ และอาจไม่ได้รับเลือกในปีต่อๆ ไป

สำคัญ: ต้องป้อนส่วนขยายทั้งหมดลงในระบบก่อนเริ่มต้นช่วงส่งสุดท้ายของ GSoC Contributor ผู้ดูแลระบบ Google จะไม่เปลี่ยนวันที่ของโปรเจ็กต์ที่ขาดหายไป ระบบไม่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงล่าช้า

การชำระเงินขององค์กร

ในฐานะผู้ดูแลระบบองค์กร คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบว่าองค์กรต้องการยอมรับค่าตอบแทนขององค์กรตามที่ผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ได้รับหรือไม่ องค์กรของคุณอาจมีบุคคลอื่นที่ทำหน้าที่เป็นเหรัญญิก นักบัญชี หรือเจ้าหน้าที่การเงินทั่วไป คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบว่าลูกค้าดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆ ให้เสร็จสิ้นภายในกำหนดเวลาที่จำเป็นเพื่อขอรับเงิน

คุณจะได้รับเงินค่าจ้างสำหรับองค์กรเมื่อโครงการของผู้ร่วมให้ข้อมูลทั้งหมดสิ้นสุดลง

สำหรับองค์กรที่มีที่ปรึกษาที่เข้าร่วมงาน GSoC 2024 Mentor Summit ระบบจะชำระเงินในไม่ช้าหลังจากจากงานประชุม Mentor Summit สำหรับค่าสนับสนุนด้านการเดินทางที่เกี่ยวข้อง

ปมปัญหา

ผู้ดูแลระบบองค์กรมีหน้าที่แก้ไขปัญหาความขัดแย้งที่สำคัญระหว่างผู้เข้าร่วมในองค์กรของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงความขัดแย้งระหว่างผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC, ผู้ให้คำปรึกษา หรือระหว่างผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC และผู้ให้คำปรึกษา บางครั้ง Mentor ที่เป็นผู้ให้คำปรึกษาผู้จัดทำ GSoC คนเดียวกันอาจไม่เห็นด้วยกับสิ่งที่ผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ควรทำหรือควรผ่านหรือไม่ผ่าน คุณต้องตัดสินในเรื่องนี้ นี่จึงเป็นเหตุผลที่คุณต้องระบุให้ชัดเจนว่าที่ปรึกษาและผู้มีส่วนร่วมจะติดต่อผู้ดูแลระบบองค์กรได้อย่างไร

บางครั้งคุณอาจพบปัญหาหลักจรรยาบรรณภายในชุมชน (จากผู้มีส่วนร่วมหรือที่ปรึกษา GSoC) นี่คือชุมชนของคุณเพื่อให้คุณได้รู้แนวปฏิบัติ และสิ่งที่คาดหวัง และสิ่งที่ล้ำเส้นจนเกิดเป็นการคุกคามหรือพฤติกรรม ที่เรายอมรับไม่ได้ Google คาดหวังให้ผู้เข้าร่วมทุกคนใช้การปฏิบัติอย่างมืออาชีพและสุภาพในระหว่างการเข้าร่วมโปรแกรม

เริ่มแข่งขัน

ส่งอีเมลแนะนำตัวให้กับ Mentor ที่คุณได้รับการยอมรับ

ก่อนที่จะมีการประกาศผู้สนับสนุน GSoC ให้สื่อสารกับ Mentor ดังนี้

• คุณอาจจะมี Mentor หลายคนที่เพิ่งเริ่มใช้ GSoC ดังนั้น โปรดแจ้งให้พวกเขาอ่าน คู่มือ Mentor รวมถึงบทบาทและความรับผิดชอบ รวมทั้งที่เก็บอีเมลของ GSoC Mentor และผู้ดูแลระบบองค์กรของปีนี้
• ตรวจสอบว่าที่ปรึกษาเข้าใจว่าพวกเขาต้องทำการประเมินสำหรับผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ทั้ง 2 รายภายในเวลาที่กำหนด โปรดอย่าลืมให้ความสำคัญกับความสำคัญของการประกาศเหล่านี้ที่มีต่อผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC และองค์กรของคุณ (คุณจะสูญเสียค่าจ้างสำหรับองค์กรหากประเมินผลไม่ได้ และ Mentor จะไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมงาน Mentor Summit)
• องค์กรที่ไม่ผ่านการประเมิน 2 ครั้งขึ้นไปจะไม่ได้รับเชิญเข้าร่วมงาน Mentor Summit ประจำปีนี้
• แจ้งให้ Mentor ทราบถึงความคาดหวังขององค์กรเมื่อสื่อสารกับผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ที่ได้รับมอบหมาย (เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้ติดต่อสื่อสารกันอย่างน้อยสัปดาห์ละ 2 ครั้ง และหากเป็นการประชุมออนไลน์ที่เหมาะสมอยู่แล้ว)
• แจ้งให้ Mentor ทราบว่าสามารถติดต่อคุณได้หากพวกเขามีปัญหากับ Mentor รายอื่นหรือผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC (หายไป พูดจาหยาบคาย คุกคามผู้อื่น ฯลฯ) กระตุ้นให้พวกเขาติดต่อเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ ตั้งแต่เนิ่นๆ และไม่รอจนถึง 2-3 วันสุดท้ายก่อนการประเมิน
• อย่าลืมให้ข้อมูลติดต่อของผู้ดูแลระบบองค์กรหรือกลุ่มผู้ดูแลระบบองค์กรแก่ Mentor ทางอีเมลที่องค์กรอาจสร้างขึ้นเพื่อติดต่อแจ้งข้อกังวล
• แจ้งให้ Mentor ติดต่อหาคุณหากพวกเขาต้องลาออกจาก GSoC เป็นเวลามากกว่า 2 วันด้วยเหตุผลใดก็ตาม (โรค ปัญหาการทำงานกะทันหัน ความกังวลในครอบครัว ฯลฯ) เพื่อให้คุณมั่นใจว่า Mentor คนอื่น (หรือคุณ) ติดต่อมาที่ผู้ร่วมให้ข้อมูลของ GSoC

หลังจากมีการประกาศผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC แล้ว คุณควรส่งอีเมลถึงผู้ร่วมให้ข้อมูลและที่ปรึกษา ของ GSoC เพื่อต้อนรับเข้าสู่ชุมชนและแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งต่อไปนี้

• หลักจรรยาบรรณ หากไม่มีโค้ดที่เป็นทางการก็ไม่เป็นไร แต่สิ่งสำคัญคือต้องตั้งความคาดหวังว่าสมาชิกชุมชนทุกคนคาดหวังอะไรไว้บ้าง
• พวกเขาควรติดต่อผู้ดูแลระบบองค์กรอย่างไร เมื่อใด และเพราะเหตุใดจึงควรติดต่อผู้ดูแลระบบองค์กรในระหว่างโปรแกรม (ที่ปรึกษาหายไป ที่ปรึกษามีพฤติกรรมไม่เหมาะสม จู่ๆ ที่ปรึกษาเปลี่ยนทั้งโครงการ ผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC รายอื่นมีพฤติกรรมไม่เหมาะสม เป็นต้น)
• ไม่ว่าจะเป็นข้อกำหนดเกี่ยวกับมาตรฐานของโปรเจ็กต์ แนวทางปฏิบัติแนะนำ การอนุญาตให้ใช้สิทธิ ฯลฯ ที่ปรึกษาควรพูดคุยเรื่องนี้กับนักเรียนโดยตรงด้วย แต่หากคุณพูดถึงเรื่องนี้ก็จะช่วยเพิ่มความสำคัญของการเรียนได้
• จัดการประชุมเบื้องต้นแบบออนไลน์กับผู้ร่วมให้ข้อมูลและ Mentor ที่ยอมรับทั้งหมดของ GSoC ในเดือนพฤษภาคม เพื่อช่วยต้อนรับทุกคนและช่วยให้ทุกคนรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของชุมชนมากขึ้น นี่เป็นสิ่งที่ผู้จัดทำ GSoC ชื่นชมและอยากขอความคิดเห็นเข้ามาทุกปี องค์กรต่างๆ ควรลองใช้เครื่องมือนี้มากขึ้น
• เราได้รับความคิดเห็นจากผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC หลายคนว่าพวกเขาอยากทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเป้าหมายขององค์กรโอเพนซอร์สของตน เพื่อจะได้เข้าใจตรงกันว่าโครงการของตนควรอยู่ในจุดใด
• ผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ยังต้องการทราบว่าผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC คนอื่นๆ คือใครในชุมชนของตน เพื่อให้สนับสนุนซึ่งกันและกันได้ การเชื่อมต่อส่วนบุคคลเป็นวิธีที่ดีในการ ให้ผู้คนมีส่วนร่วมหลังจากเข้าร่วม GSoC
• หากคุณมีอดีตผู้ร่วมให้ข้อมูล/นักเรียนของ GSoC ที่ตอนนี้เป็นที่ปรึกษาหรือเคยมีส่วนร่วมในชุมชนโดยให้ผู้เข้าร่วมพูดคุยสั้นๆ เกี่ยวกับประสบการณ์ของตนเอง ก็เป็นประโยชน์ต่อผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC รายใหม่เช่นกัน

สื่อสารอย่างสม่ำเสมอ

ผู้ดูแลระบบองค์กรหลายคนส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับกำหนดเวลาการประเมินให้ Mentor และบางคนกำหนดให้ Mentor ทำการประเมินให้เสร็จสมบูรณ์อย่างน้อย 24-48 ชั่วโมงก่อนกำหนดเวลาของ Google ดังนั้นหากที่ปรึกษาดำเนินการไม่ทันกำหนดเวลา ผู้ดูแลระบบองค์กรอาจเข้าไปดำเนินการให้แล้วเสร็จ (หรือให้ Mentor ทุกคนดำเนินการให้เสร็จเรียบร้อย)

สรุป

เราหวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของคุณในฐานะผู้ดูแลระบบองค์กร GSoC ปี 2024

หากมีคำถามเพิ่มเติม คุณสามารถติดต่อเราได้ที่ [e-mail] หรือส่งอีเมลถึงรายชื่อกลุ่มที่ปรึกษา GSoC หากคุณคิดว่าเป็นคำถามที่ชุมชนช่วยเหลือคุณได้ หรือผู้อื่นอาจสนใจรู้คำตอบ

ขอขอบคุณที่เป็นผู้ดูแลระบบองค์กร GSoC