เคล็ดลับของผู้ดูแลระบบองค์กร GSoC

ขอขอบคุณที่เป็นผู้ดูแลระบบองค์กรสำหรับองค์กร/โปรเจ็กต์โอเพนซอร์สของคุณใน Google Summer of Code การทำงานเบื้องหลังของคุณเป็นสิ่งสําคัญในการช่วยให้ทุกคนในองค์กรได้รับข้อมูลและเข้าใจตรงกันตลอดทั้งโปรแกรม เราทำการเปลี่ยนแปลงทุกปี คุณจึงควรอ่านเอกสารนี้ไม่ว่าคุณจะเข้าร่วม GSoC เป็นครั้งแรกหรือครั้งที่ 10

ข้อมูลส่วนใหญ่นี้มีการกล่าวถึงในเอกสารบทบาทและความรับผิดชอบ แต่เราต้องการอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นสำคัญ

หากคุณยังไม่ได้อ่านคู่มือสำหรับพี่เลี้ยง GSoC โปรดอ่านเลย เนื้อหาอ่านง่ายและเจาะลึกแง่มุมและระยะที่สำคัญของโปรแกรม ตรวจสอบว่าพี่เลี้ยงทุกคนได้อ่านคู่มือพี่เลี้ยงและเอกสารบทบาทและความรับผิดชอบก่อนที่จะยอมรับให้เข้าร่วมโปรแกรม เพื่อให้พี่เลี้ยงทราบสิ่งที่จะเกิดขึ้น

ในฐานะผู้ดูแลระบบองค์กร คุณจะเป็นผู้ประสานงานหลักระหว่างองค์กรกับ Google องค์กรอาจมีผู้ดูแลระบบ 2-5 คน ซึ่งควรสื่อสารกันเป็นประจำและตกลงกันเรื่องบทบาท (การสื่อสาร การชำระเงิน การตรวจสอบที่ปรึกษาและผู้มีส่วนร่วมใน GSoC การตรวจสอบว่าการประเมินเสร็จสมบูรณ์ การแก้ไขปัญหาระหว่างบุคคล การตอบแบบสำรวจสรุปที่ Google จะส่งให้เมื่อสิ้นสุดโปรแกรม ฯลฯ) จากมุมมองของ Google ผู้ดูแลระบบองค์กรทุกคนมีสิทธิ์เท่าๆ กัน จึงไม่มี "ผู้ดูแลระบบองค์กรหลัก"

คุณต้องมีผู้ดูแลระบบองค์กรอย่างน้อย 2 คน หากมีผู้ดูแลระบบคนใดคนหนึ่งออกจากโปรแกรม คุณต้องมีบุคคลอื่นที่พร้อมเข้าถึงโปรไฟล์ขององค์กร

เมนเทอร์และผู้มีส่วนร่วมทุกคนควรทราบว่าผู้ดูแลระบบขององค์กรเป็นใครและวิธีติดต่อหากพบปัญหา การสื่อสารครั้งแรกกับผู้ร่วมให้ข้อมูลและผู้ให้คำปรึกษาใหม่ทุกคนควรบอกวิธีติดต่อผู้ดูแลระบบขององค์กรในกรณีที่ผู้ร่วมให้ข้อมูลต้องการเปลี่ยนลำดับเวลาของโปรเจ็กต์ หากมีปัญหาเกี่ยวกับผู้ให้คำปรึกษาหรือผู้ร่วมให้ข้อมูลคนอื่นๆ หรือต้องการการสนับสนุนอื่นๆ

การกําหนดความสําเร็จ

เป้าหมายขององค์กรคุณในการเข้าร่วม GSoC คืออะไร เมื่อสิ้นสุด GSoC ปีนี้ องค์กรของคุณจะพิจารณาสิ่งใดเพื่อตัดสินว่า GSoC เป็นโปรแกรมที่ประสบความสำเร็จสำหรับองค์กรหรือไม่

นี่เป็นคำถามที่เราหวังว่าคุณจะพิจารณาในแต่ละปีที่คุณเข้าร่วมโปรแกรม เนื่องจากคำตอบมีแนวโน้มที่จะแตกต่างกันไปในแต่ละปี องค์กรต่างๆ ต้องการสิ่งที่แตกต่างกัน เช่น

• ผู้มีส่วนร่วมใหม่ในระยะยาวมากขึ้น
• เขียนโค้ดเพิ่มเติม
• ฟีเจอร์ที่เฉพาะเจาะจงซึ่งสร้างขึ้น
• โอกาสในการให้คำปรึกษาแก่นักเรียนที่สนใจ
• การรับรู้โปรเจ็กต์มากขึ้น ฯลฯ

และอีกมากมาย

โปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อพิจารณาว่าองค์กรของคุณต้องการอะไรจาก GSoC จริงๆ และสำหรับองค์กรที่กลับมาเข้าร่วมอีก หากไม่บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น คุณควรทำสิ่งใดที่ต่างออกไป

กำหนดลงคะแนนเสียง

GSoC เกิดขึ้นตามกำหนดการ มีกำหนดเวลาจำนวนมากและกำหนดเวลาตายตัว แม้ว่าปีนี้เราจะมีความยืดหยุ่นมากขึ้นเกี่ยวกับเวลาจริงของโปรเจ็กต์ แต่กำหนดเวลาทั้งหมดจนกว่าจะเริ่มเขียนโค้ดในช่วงต้นเดือนมิถุนายนจะเหมือนกันสำหรับทุกคน

ผู้ดูแลระบบขององค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการอ่านอีเมลทั้งหมดและติดตามกำหนดเวลาที่จะมาถึงเพื่อให้แน่ใจว่าไม่พลาด เราขอแนะนำให้ผู้ดูแลระบบองค์กรทำเครื่องหมายปฏิทินของตนเองไว้ด้วย นอกเหนือจากการดูแดชบอร์ด GSoC เพื่อให้แน่ใจว่าได้บันทึกการประเมินกลางภาคและการประเมินขั้นสุดท้ายทั้งหมดสำหรับผู้มีส่วนร่วม GSoC แต่ละคนไว้แล้ว

ในปี 2024 เรามีจำนวนที่สูงเป็นประวัติการณ์ของพี่เลี้ยงที่พลาดกำหนดเวลาการประเมิน ซึ่งส่งผลเสียต่อองค์กร องค์กรที่พลาดการประเมินหลายครั้งจะไม่ได้เข้าร่วม GSoC 2025 หรือจะได้รับผู้ร่วมโครงการน้อยลงในปีนี้ การไม่ส่งงานตามกำหนดเวลาทำให้ผู้ดูแลระบบ Google ต้องทำงานเพิ่มและทำให้ผู้มีส่วนร่วมเกิดความเครียดโดยไม่จำเป็น โปรดอย่าพลาดกำหนดเวลาการประเมิน

หากองค์กรของคุณอนุญาตให้ผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ทำโปรเจ็กต์ได้นานกว่า 12 สัปดาห์มาตรฐาน (สำหรับโปรเจ็กต์ขนาดกลางและขนาดใหญ่) หรือ 8 สัปดาห์สำหรับโปรเจ็กต์ขนาดเล็ก โปรดอย่าลืมคำนึงถึงกำหนดเวลาการประเมินต่างๆ สำหรับพี่เลี้ยงและผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC เมนเทอร์และผู้มีส่วนร่วมใน GSoC จะได้รับอีเมลช่วยเตือนเกี่ยวกับกำหนดเวลาของตนเอง แต่ในฐานะผู้ดูแลระบบขององค์กร คุณจะต้องตรวจสอบว่าได้รับภาพรวมทั้งหมดของโปรเจ็กต์ของผู้มีส่วนร่วมทุกคน

ผู้ดูแลระบบขององค์กรมีหน้าที่ตรวจสอบว่าที่ปรึกษาของคุณประเมินอย่างทันท่วงทีและตรงตามกำหนดเวลา องค์กรจํานวนมากกําหนดให้พี่เลี้ยงส่งการประเมิน 24-36 ชั่วโมงก่อนถึงกําหนดเวลาจริง เพื่อให้ผู้ดูแลระบบองค์กรมีเวลาติดต่อพี่เลี้ยงเพื่อเตือนให้ทราบถึงกําหนดเวลาในกรณีที่ใกล้จะถึงกําหนดเวลา

เมื่อพี่เลี้ยงพลาดกำหนดเวลาการประเมิน องค์กรจะไม่ได้รับเงินสนับสนุนขององค์กร และพี่เลี้ยงคนดังกล่าวจะไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมการประชุมสุดยอดสำหรับพี่เลี้ยง หากองค์กรพลาดการประเมินที่ปรึกษา 2 ครั้งขึ้นไป องค์กรนั้นจะไม่ได้รับการเชิญเข้าร่วม GSoC Mentor Summit ในปีนี้และอาจไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าร่วม GSoC ในอนาคต

เมตริก

องค์กรของคุณติดตามเมตริกใด

องค์กรของคุณควรเก็บเมตริกบางอย่างเกี่ยวกับการเข้าร่วม GSoC ของคุณ ผู้ดูแลระบบองค์กรอาจเปลี่ยนแปลงไปในแต่ละปี และหากผู้ดูแลระบบองค์กรคนก่อนไม่ได้แชร์เมตริกกับผู้อื่นในองค์กร เมตริกเหล่านั้นอาจหายไปตลอดกาล โปรดแชร์เมตริกกับผู้ใช้หลายคนในองค์กร

คุณควรติดตามเมตริกต่อไปนี้ (เป็นอย่างน้อย)

• จํานวนผู้มีส่วนร่วมใน GSoC ที่เริ่มโปรแกรมกับองค์กรของคุณ
• จำนวนผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ที่ผ่านโปรแกรมนี้
• จำนวนที่ปรึกษาที่คอยให้คำปรึกษาผู้มีส่วนร่วมใน GSoC

นอกจากนี้ คุณจะต้องหาระบบของตัวเองเพื่อดูว่าผู้มีส่วนร่วมใน GSoC ของคุณมีส่วนร่วมนานเท่าใดหลังจาก GSoC สิ้นสุดลง ผู้มีส่วนร่วม GSoC ส่วนใหญ่ออกจากชุมชนภายใน 1 เดือนหลังจากสิ้นสุด GSoC หรือไม่ อยู่ต่อเป็นเวลา 6 เดือนไหม หรือกลับมาอีกหลังจากผ่านไป 1-2 ปีไหม) คุณอาจต้องพูดคุยกับสมาชิกที่ยังคงอยู่และรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่องค์กรของคุณทํา (หรือไม่ได้ทํา) ซึ่งทําให้สมาชิกเหล่านั้นต้องการเป็นส่วนหนึ่งของชุมชนต่อไป

นอกจากนี้ เราจะขอเมตริกข้างต้นในแบบสำรวจสั้นๆ ที่ต้องตอบซึ่งจะส่งไปยังผู้ดูแลระบบขององค์กรทุกคนเมื่อสิ้นสุด GSoC และหลังจากนั้นอีก 6 เดือนและ 1 ปี

สถิติเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรทราบว่า GSoC ช่วยให้ชุมชนเติบโตและยั่งยืนมากขึ้นหรือไม่ เราขอแนะนําให้คุณติดตามเมตริกอื่นๆ ที่คุณอาจสนใจด้วย

เมตริกเหล่านี้จะช่วยให้คุณทราบว่าควรทำการปรับแก้ตรงไหนบ้าง หากไม่มีผู้มีส่วนร่วมใน GSoC อยู่อีกต่อไป คุณช่วยค้นหาโปรเจ็กต์อื่นภายในองค์กรได้ไหม ผู้ร่วมโครงการ GSoC ค้นหาวิธีมีส่วนร่วมและยังคงได้รับความรู้สึกสำเร็จเหมือนเดิมได้ง่ายๆ ไหม โปรเจ็กต์ของคุณซับซ้อนหรือมีขั้นตอนที่ยุ่งยากจนทำให้ผู้ใช้หนีไปไหม

การที่ผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ไม่ได้อยู่ทำโปรเจ็กต์ต่อมีหลายสาเหตุ บางครั้งก็แค่ต้องการเงิน หรือมีภารกิจอื่นที่ต้องทำ แต่คุณจำเป็นต้องทราบสาเหตุเพื่อจะได้พยายามแก้ไข

การตรวจสอบข้อเสนอของผู้มีส่วนร่วมใน GSoC

การจัดอันดับข้อเสนอของผู้มีส่วนร่วมใน GSoC ทั้งหมดจะเกิดขึ้นนอกเว็บแอป GSoC คุณอาจจัดการการตรวจสอบด้วยสเปรดชีตที่แชร์แบบง่ายได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร องค์กรบางแห่งใช้เวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนมากขึ้น

องค์กรจํานวนมากเริ่มต้นด้วยการส่งผ่านการกรองครั้งแรก ดังนี้

• สแปม (หากเห็นได้ชัดว่ามีคนใส่ข้อมูลแบบสุ่มลงในโปรเจ็กต์ หรือส่งโปรเจ็กต์ทั่วไปมา เป็นต้น)
• ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด (หากองค์กรกำหนดให้ผู้มีส่วนร่วมที่อาจเข้าร่วม GSoC ต้องทำ PR หรืองานอื่นๆ แต่ผู้เข้าร่วมไม่ได้ดำเนินการ)
• เมื่อมีเนื้อหาที่ AI สร้างขึ้นมากขึ้น คุณอาจได้รับข้อเสนอที่ AI สร้างขึ้นซึ่งมีคุณภาพต่ำมากขึ้น เราขอแนะนำให้คุณไม่สนใจ

เมื่อตัดข้อเสนอที่ "ไม่" ออกแล้ว คุณก็มุ่งเน้นที่ข้อเสนอที่เหลือได้โดยใช้เกณฑ์การให้คะแนนเพื่อแยกข้อเสนอที่ยอดเยี่ยมออกจากข้อเสนอที่ดีและข้อเสนอที่ไม่ดี

โปรดทราบว่าองค์กรไม่ควรเลือกผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC โดยพิจารณาจากสิ่งที่ผู้ร่วมให้ข้อมูลเขียนไว้ในข้อเสนอเพียงอย่างเดียว หลายคนเขียนโปรเจ็กต์ได้อย่างยอดเยี่ยม แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าพวกเขามีทักษะทางเทคนิคหรือการสื่อสารที่จำเป็นในการทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จสมบูรณ์

โปรดพูดคุยกับผู้มีส่วนร่วมทุกคนใน GSoC ที่คุณพิจารณาจะเลือกก่อนเสมอ ก่อนที่ผู้ดูแลระบบขององค์กรจะเริ่มจัดอันดับข้อเสนอ

สำหรับข้อเสนอของผู้มีส่วนร่วม GSoC ที่ยอดเยี่ยมทุกรายการ คุณต้องมีที่ปรึกษาที่มุ่งมั่นอย่างน้อย 1 คน (ควรมี 2 คน) ไม่มีอะไรแย่ไปกว่าการยอมรับโปรเจ็กต์ GSoC ที่ยอดเยี่ยมของ Contributor แล้วไม่มีที่ปรึกษาที่เหมาะสม ซึ่งจะทำให้ทุกคนได้รับประสบการณ์การใช้งานที่ไม่ดี

การขอรับช่องผู้มีส่วนร่วมใน GSoC และการกำหนดที่ปรึกษาให้กับโปรเจ็กต์

บทบาทที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของคุณคือการจัดระเบียบองค์กรเพื่อให้ทราบว่าพี่เลี้ยงคนใดให้คำปรึกษาในโปรเจ็กต์หนึ่งๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าควรขอช่องโปรเจ็กต์จาก Google กี่ช่อง องค์กรของคุณจะต้องจัดอันดับข้อเสนอตามความสำคัญต่อองค์กร

ตัวอย่าง: องค์กรของคุณได้รับข้อเสนอที่ยอดเยี่ยม 6 รายการและที่ปรึกษาได้ตกลงที่จะให้คำปรึกษาทั้ง 6 รายการ คุณจะต้องตัดสินใจว่าโปรเจ็กต์ใดมีลําดับความสําคัญมากกว่า หากองค์กรของคุณขอรับสล็อตโปรเจ็กต์ 6 ช่อง แต่ Google ให้องค์กรของคุณเพียง 4 ช่อง ผู้ที่สมัคร #1-#4 จะกลายเป็นผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ที่คุณยอมรับโดยอัตโนมัติ คุณไม่สามารถตัดสินใจในภายหลังว่าต้องการใช้ผู้สมัครที่ #6 ในการจัดอันดับ

การเปลี่ยนขนาดโปรเจ็กต์

Google จะพิจารณาขนาดโปรเจ็กต์ที่ผู้มีส่วนร่วมเลือกไว้ในข้อเสนอเมื่อตัดสินใจจัดสรรจำนวนโปรเจ็กต์ให้กับองค์กร หากสังเกตเห็นว่าขนาดโปรเจ็กต์แตกต่างจากที่คุณตั้งใจไว้ โปรดแจ้งให้ผู้มีส่วนร่วมทราบในช่วงที่เสนอเพื่อให้แก้ไขได้

หลังจากประกาศโปรเจ็กต์ของผู้มีส่วนร่วมที่ได้รับอนุมัติแล้ว คุณจะลดขนาดโปรเจ็กต์ได้เท่านั้น เช่น จากใหญ่เป็นกลาง หรือจากกลางเป็นเล็ก เมื่อเปลี่ยนขนาดของโปรเจ็กต์ ผู้ดูแลระบบองค์กรต้องติดต่อผู้ดูแลระบบของ Google เพื่อทําการเปลี่ยนแปลง คุณไม่สามารถตัดสินใจขยายขอบเขตโปรเจ็กต์หลังจากที่จัดอันดับโปรเจ็กต์แล้ว

การเปลี่ยนลำดับเวลาของโปรเจ็กต์

โปรเจ็กต์ขนาดกลางและขนาดใหญ่จะมีระยะเวลาเริ่มต้น 12 สัปดาห์ โปรเจ็กต์ขนาดเล็กจะมีระยะเวลาเริ่มต้น 8 สัปดาห์ หากที่ปรึกษาและผู้มีส่วนร่วมตกลงว่าต้องการขยายเวลา จะต้องติดต่อผู้ดูแลระบบขององค์กรซึ่งเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าจะขยายเวลาโปรเจ็กต์หรือไม่

เฉพาะผู้ดูแลระบบองค์กรเท่านั้นที่แก้ไขกำหนดการของโปรเจ็กต์ผู้มีส่วนร่วมได้ โดยไปที่ลิงก์ชื่อโปรเจ็กต์จากหน้าแดชบอร์ด แล้วแก้ไขกำหนดการโปรเจ็กต์ที่ด้านล่างของหน้า รายการแบบเลื่อนลงจะอิงตามโปรเจ็กต์ 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 หรือ 22 สัปดาห์ที่กำหนดค่าให้คุณแล้ว (ฟีเจอร์นี้เป็นฟีเจอร์ใหม่ในปี 2025) การเลือกของคุณจะเปลี่ยนวันที่ประเมินกลางภาคและวันสุดท้ายให้สอดคล้องกัน

สำคัญ: คุณต้องป้อนส่วนขยายทั้งหมดในระบบก่อนเริ่มระยะเวลาการส่งข้อมูลครั้งสุดท้ายของผู้มีส่วนร่วม GSoC ผู้ดูแลระบบ Google จะไม่เปลี่ยนแปลงวันที่ของโปรเจ็กต์ที่พลาดกรอบเวลา ระบบไม่รองรับการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง

การชำระเงินขององค์กร

ในฐานะผู้ดูแลระบบองค์กร คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการพิจารณาว่าองค์กรของคุณต้องการรับเงินสนับสนุนขององค์กรต่อผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC ที่รับการแนะนำหรือไม่ องค์กรของคุณอาจมีบุคคลอื่นที่ทำหน้าที่เป็นเหรัญญี นักบัญชี หรือเจ้าหน้าที่การเงินทั่วไป คุณมีหน้าที่ตรวจสอบว่าผู้เข้าร่วมทำตามกระบวนการให้เสร็จสมบูรณ์ภายในกำหนดเวลาที่กำหนดเพื่อรับเงิน

เราจะจ่ายเงินสนับสนุนขององค์กรเมื่อโปรเจ็กต์ของผู้มีส่วนร่วมทั้งหมดสิ้นสุดลง

สำหรับองค์กรที่มีที่ปรึกษาเข้าร่วมการประชุมสุดยอดที่ปรึกษา GSoC 2025 เราจะชำระเงินค่าเบี้ยเลี้ยงการเดินทางที่เกี่ยวข้องหลังจากการประชุมสุดยอดที่ปรึกษาไม่นาน

ปมปัญหา

ผู้ดูแลระบบขององค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการแก้ไขความขัดแย้งที่สำคัญระหว่างผู้เข้าร่วมในองค์กร ซึ่งอาจรวมถึงความขัดแย้งระหว่างผู้มีส่วนร่วมใน GSoC, ระหว่างที่ปรึกษา หรือระหว่างผู้มีส่วนร่วมใน GSoC กับที่ปรึกษา บางครั้งที่ปรึกษาที่ดูแลผู้ร่วมโครงการ GSoC คนเดียวกันอาจไม่เห็นด้วยว่าผู้ร่วมโครงการ GSoC ควรทํางานเกี่ยวกับอะไร หรือควรผ่านหรือไม่ผ่าน คุณต้องตัดสินเรื่องนี้ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงต้องระบุให้ชัดเจนว่าที่ปรึกษาและผู้มีส่วนร่วมจะติดต่อผู้ดูแลระบบองค์กรได้อย่างไร

บางครั้งคุณอาจพบปัญหาเกี่ยวกับหลักจรรยาบรรณภายในชุมชน (จากผู้มีส่วนร่วมหรือที่ปรึกษา GSoC) นี่เป็นชุมชนของคุณ คุณจึงทราบบรรทัดฐาน สิ่งที่คาดหวัง และสิ่งที่ถือเป็นการคุกคามหรือพฤติกรรมอื่นๆ ที่ไม่ยอมรับ Google คาดหวังให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีพฤติกรรมที่เป็นมืออาชีพและสุภาพในระหว่างเข้าร่วมโปรแกรม

การเริ่ม

ส่งอีเมลแนะนำตัวให้พี่เลี้ยงที่ได้รับเลือก

ก่อนที่จะประกาศผู้ร่วมโครงการ GSoC โปรดสื่อสารกับที่ปรึกษาดังนี้

• คุณอาจมีที่ปรึกษาจำนวนมากที่เพิ่งเข้าร่วม GSoC โปรดอย่าลืมแจ้งให้ที่ปรึกษาอ่านคู่มือที่ปรึกษา รวมถึงบทบาทและความรับผิดชอบ และที่เก็บอีเมลสำหรับที่ปรึกษาและผู้จัดการองค์กร GSoC ของปีนี้
• โปรดตรวจสอบว่าพี่เลี้ยงเข้าใจว่าต้องดำเนินการประเมินผู้มีส่วนร่วมของ GSoC 2 ครั้งให้เสร็จสิ้นภายในกำหนดเวลาที่กำหนด โปรดเน้นความสำคัญของการประเมินเหล่านี้สำหรับผู้มีส่วนร่วมใน GSoC และองค์กรของคุณ (คุณจะเสียเงินสนับสนุนขององค์กรหากพลาดการประเมิน และผู้ให้คำปรึกษาคนดังกล่าวจะไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมการประชุมสุดยอดของผู้ให้คำปรึกษา)
• องค์กรที่ไม่ได้รับการประเมินอย่างน้อย 2 ครั้งจะไม่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมงาน Mentor Summit ในปีนี้และจะมีผลกับโปรแกรม GSoC ในอนาคต
• แจ้งให้ที่ปรึกษาทราบถึงสิ่งที่องค์กรคาดหวังในการสื่อสารกับผู้มีส่วนร่วม GSoC ที่ได้รับมอบหมาย (เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้สื่อสารกันอย่างน้อย 2 ครั้งต่อสัปดาห์ และหากการประชุมครั้งใดครั้งหนึ่งเป็นการประชุมเสมือนจริงได้ ก็จะยิ่งดี)
• แจ้งให้ที่ปรึกษาทราบว่าสามารถติดต่อคุณได้หากพบปัญหาเกี่ยวกับที่ปรึกษาคนอื่นๆ หรือผู้ร่วมให้ข้อมูล GSoC (ที่ปรึกษาหรือผู้ร่วมให้ข้อมูลหายไป พูดจาไม่สุภาพ ล่วงละเมิดผู้อื่น ฯลฯ) แนะนำให้ผู้สอนติดต่อมาหาคุณเกี่ยวกับปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ และอย่ารอจนกว่าจะถึง 2-3 วันก่อนถึงเวลาประเมิน
• อย่าลืมให้ข้อมูลติดต่อของผู้ดูแลระบบองค์กรหรือกลุ่มผู้ดูแลระบบองค์กรแก่พี่เลี้ยงเพื่อส่งอีเมลถึงองค์กรหากมีข้อกังวล
• แจ้งให้ที่ปรึกษาติดต่อคุณหากจำเป็นต้องหยุดพักจาก GSoC เป็นเวลา 2 วันขึ้นไปอย่างกะทันหันไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม (เจ็บป่วย ปัญหางานที่เกิดขึ้นกะทันหัน ความกังวลเกี่ยวกับครอบครัว ฯลฯ) เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีที่ปรึกษาคนอื่นๆ (หรือคุณ) คอยติดตามผลกับผู้มีส่วนร่วมใน GSoC

หลังจากประกาศผู้ร่วมโครงการ GSoC แล้ว คุณควรส่งอีเมลถึงผู้ร่วมโครงการและที่ปรึกษา GSoC เพื่อต้อนรับผู้เข้าร่วมเหล่านี้สู่ชุมชนและแจ้งข้อมูลต่อไปนี้

• หลักจรรยาบรรณของคุณ หากไม่มีหลักจรรยาบรรณอย่างเป็นทางการ ก็ไม่เป็นไร แต่คุณก็ควรกำหนดสิ่งที่คาดหวังจากสมาชิกทุกคนในชุมชน
• วิธี เวลา และเหตุผลที่ควรติดต่อผู้ดูแลระบบองค์กรในระหว่างโปรแกรม (Mentor หายไป Mentor ทำงานไม่เหมาะสม Mentor เปลี่ยนโปรเจ็กต์ทั้งหมดอย่างกะทันหัน ผู้มีส่วนร่วม GSoC คนอื่นๆ ทำงานไม่เหมาะสม ฯลฯ)
• ข้อกำหนดเกี่ยวกับมาตรฐานของโปรเจ็กต์ แนวทางปฏิบัติแนะนำ การอนุญาตให้ใช้สิทธิ ฯลฯ เมนเทอร์ควรพูดคุยเรื่องนี้กับนักเรียนโดยตรงด้วย แต่การพูดถึงเรื่องนี้จะช่วยเน้นย้ำความสำคัญของข้อกำหนดดังกล่าว
• จัดการประชุมออนไลน์เพื่อแนะนำผู้ร่วมให้ข้อมูลและที่ปรึกษา GSoC ทุกคนที่ได้รับเลือกเข้าร่วมในเดือนพฤษภาคม เพื่อต้อนรับทุกคนและช่วยให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของชุมชนมากขึ้น นี่เป็นสิ่งหนึ่งที่ผู้ร่วมโครงการ GSoC ชื่นชอบและขอทุกปีในความคิดเห็น องค์กรอื่นๆ ควรลองทำเช่นนี้
• เราได้รับความคิดเห็นจากผู้มีส่วนร่วมใน GSoC จำนวนมากว่าพวกเขาอยากทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเป้าหมายขององค์กรโอเพนซอร์สของตนเพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่าโปรเจ็กต์ของตนมีส่วนเกี่ยวข้องกับองค์กรอย่างไร
• ผู้มีส่วนร่วมใน GSoC ยังต้องการทราบว่าผู้มีส่วนร่วมคนอื่นๆ ใน GSoC ในชุมชนของตนเป็นใคร เพื่อจะได้ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน การติดต่อส่วนตัวเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ผู้คนมีส่วนร่วมต่อไปหลังจบ GSoC
• หากมีอดีตผู้มีส่วนร่วม/นักเรียน GSoC ที่ตอนนี้เป็นพี่เลี้ยงหรือยังคงมีส่วนร่วมในชุมชนของคุณ การเชิญให้พวกเขาพูดถึงประสบการณ์สั้นๆ ก็อาจเป็นประโยชน์ต่อผู้มีส่วนร่วม GSoC คนใหม่ด้วย

สื่อสารเป็นประจำ

ผู้ดูแลระบบองค์กรจํานวนมากส่งการช่วยเตือนให้ที่ปรึกษาเกี่ยวกับกำหนดเวลาการประเมิน และบางคนกำหนดให้ที่ปรึกษาประเมินให้เสร็จสิ้นอย่างน้อย 24-48 ชั่วโมงก่อนกำหนดเวลาของ Google เพื่อให้ผู้ดูแลระบบองค์กรดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้หากที่ปรึกษาพลาดกำหนดเวลา (หรือให้ที่ปรึกษาคนอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมายดำเนินการให้)

สรุป

เราหวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบในฐานะผู้ดูแลระบบองค์กร GSoC 2025

โปรดติดต่อเราที่ [e-mail] หากมีคำถามเพิ่มเติม หรือส่งอีเมลถึงรายชื่อกลุ่มที่ปรึกษา GSoC หากคิดว่าเป็นคำถามที่ชุมชนช่วยคุณได้หรือที่ผู้อื่นอาจสนใจคำตอบ

ขอขอบคุณที่เป็นผู้ดูแลระบบองค์กร GSoC