GSoC Kuruluş Yöneticisi İpuçları

Google Yaz Kodu Kampı'nda açık kaynak kuruluşunuz/projeniz için kuruluş yöneticisi olduğunuz için teşekkür ederiz. Sahne arkasındaki çabalarınız, program boyunca kuruluşunuzdaki herkesi bilgilendirmek ve aynı fikirde tutmak için çok önemlidir. Her yıl değişiklikler yaptığımızdan, GSoC'a ilk kez katılıyor olsanız da onuncu kez katılıyor olsanız da bu dokümanı okumanız önemlidir.

Bu bilgilerin çoğu Roller ve Sorumluluklar belgesinde belirtilmiştir ancak önemli noktalar hakkında daha ayrıntılı bilgi vermek istedik.

GSoC Mentör Rehberi'ni okumadıysanız lütfen hemen okuyun. Hızlı bir şekilde okuyabileceğiniz bu dokümanda, programın önemli yönleri ve aşamaları ayrıntılı olarak ele alınmaktadır. Programda yer alacak tüm mentorlarınızın, nelerle karşılaşacaklarını bilmeleri için Mentor Rehberi ve Roller ve Sorumluluklar dokümanlarını okumalarını sağlayın.

Kuruluş yöneticisi olarak, kuruluşunuz ile Google arasında birincil bağlantı kişisi siz olursunuz. Kuruluşlarda 2 ila 5 yönetici olabilir. Bu yöneticiler düzenli olarak iletişim kurmalı ve roller konusunda anlaşmalıdır (iletişim, ödemeler, mentorlar ve GSoC katkıda bulunanlarla iletişime geçme, değerlendirmelerin tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol etme, kişiler arası sorunları çözme, Google'ın programın sonunda göndereceği kapanış anketine yanıt verme vb.). Google açısından tüm kuruluş yöneticileri eşdeğerdir ve birincil kuruluş yöneticisi yoktur.

En az 2 kuruluş yöneticiniz olmalıdır. Bir yönetici programdan ayrılırsa kuruluşun profiline erişebilecek başka bir kullanıcınız olmalıdır.

Tüm mentorlar ve katkıda bulunanlar, kuruluş yöneticilerinin kim olduğunu ve bir sorunla karşılaştıklarında onlara nasıl ulaşacaklarını bilmelidir. Yeni katkıda bulunanlar ve mentorlarınızla ilk iletişiminizde, proje zaman çizelgesini değiştirmeleri, mentorları veya başka bir katkıda bulunanla ilgili sorunları olması ya da başka bir destek ihtiyacı olması durumunda kuruluş yöneticilerine nasıl ulaşacaklarını belirtmelisiniz.

Başarıyı tanımlama

Kuruluşunuzun GSoC'a katılımıyla ilgili hedefleri neler? Bu yılki GSoC'un kuruluşunuz için başarılı bir GSoC programı olup olmadığını belirlemek üzere kuruluşunuz hangi ölçütleri dikkate alacak?

Yanıtlar muhtemelen yıldan yıla değişeceğinden, programa her katıldığınızda bu soruyu göz önünde bulundurmanızı umuyoruz. Farklı kuruluşlar farklı şeyler ister. Örneğin:

• daha fazla yeni uzun vadeli katkıda bulunan
• daha fazla kod yazılır.
• belirli özellikler
• hevesli öğrencilere mentorluk yapma fırsatı
• projenizin daha fazla bilinirliğini artırabilirsiniz.

ve daha birçok özelliği kullanabilirsiniz.

Lütfen kuruluşunuzun GSoC'den gerçekten ne istediğini ve geri gelen kuruluşlar için bu hedeflere ulaşmadıysanız neyi farklı şekilde yapabileceğinizi düşünmek için biraz zaman ayırın.

Başlıklar

GSoC belirli bir programa göre gerçekleşir. Son tarihler çok sayıdadır ve kesindir. Bu yıl projelerin gerçek zamanlaması konusunda daha fazla esneklik olsa da Haziran ayının başlarında kodlamaya başlanana kadarki tüm son tarihler herkes için aynıdır.

Kuruluş yöneticileri, tüm e-postaları okumaktan ve yaklaşan son tarihleri kaçırmamaları için takip etmekten sorumludur. Kuruluş yöneticilerinin, GSoC katılımcılarının her birinin ara ve nihai değerlendirmelerinin tümünü not aldıklarından emin olmak için GSoC kontrol panellerini izlemenin yanı sıra kendi takvimlerini de işaretlemelerini öneririz.

2024'te, değerlendirme son tarihlerini kaçıran mentorların sayısı rekor seviyeye ulaştı. Bu durum kuruluşumuz açısından olumsuz bir durumdur. Birden fazla değerlendirmeyi kaçıran kuruluşlar GSoC 2025'e dahil edilmez veya bu yıl daha az katılımcı alır. Son tarihlerin geçirilmesi, Google yöneticileri için ek iş yükü oluşturur ve katkıda bulunan kullanıcılar için gereksiz strese neden olur. Lütfen değerlendirme son tarihlerini kaçırmayın.

Kuruluşunuz GSoC Katkıda Bulunanları'nın standart 12 haftadan (orta ve büyük projeler için) veya küçük projeler için 8 haftadan uzun projelere sahip olmasına izin veriyorsa mentorlarınız ve GSoC Katkıda Bulunanları için çeşitli değerlendirme son tarihlerine dikkat edin. Mentörler ve GSoC katkıda bulunanları, son tarihlerle ilgili kendi e-posta hatırlatıcılarını alırlar. Ancak kuruluş yöneticisi olarak, katkıda bulunan tüm projelerinizin genel görünümüne sahip olmanız gerekir.

Mentörlerinizin değerlendirmelerini zamanında yapması ve son tarihleri karşılaması, kuruluş yöneticisinin sorumluluğundadır. Birçok kuruluş, mentorların değerlendirmelerini gerçek son tarihten 24-36 saat önce göndermesini zorunlu kılar. Böylece, kuruluş yöneticisi son tarihe yaklaşıyorsa mentora ulaşarak son tarihi hatırlatabilir.

Bir mentor değerlendirme son tarihini kaçırırsa kuruluş, kuruluş bursu almaz ve söz konusu mentorun Mentor Zirvesi'ne katılmasına izin verilmez. Bir kuruluş 2 veya daha fazla mentor değerlendirmesini kaçırdıysa bu kuruluş bu yılki GSoC Mentor Summit'e davet edilmez ve gelecekte GSoC'a kabul edilme riski taşır.

Metrikler

Kuruluşunuz hangi metrikleri izliyor?

Kuruluşunuz, GSoC'ye katılımınızla ilgili bazı metrikleri tutmalıdır. Kuruluş yöneticileri yıldan yıla değişebilir. Önceki kuruluş yöneticisi metrikleri kuruluştaki diğer kullanıcılarla paylaşmazsa bu metrikler sonsuza kadar kaybolabilir. Lütfen metriklerinizi kuruluşunuzdaki birden fazla kullanıcıyla paylaştığınızdan emin olun.

En azından aşağıdaki metrikleri izlemeniz gerekir:

• Programı kuruluşunuzla birlikte başlatan GSoC katkıda bulunanlarının sayısı
• GSoC katkıda bulunanlarınızın programı başarıyla tamamlama sayısı
• GSoC'a katkıda bulunanlara aktif olarak rehberlik eden mentorların sayısı

GSoC katılımcılarınızın GSoC'den sonra ne kadar süre boyunca projeye dahil kalacağını görmek için kendi sisteminizi de belirlemeniz gerekir. GSoC katılımcılarının çoğu, GSoC'nin sona ermesinden bir ay sonra topluluğunuzdan ayrılıyor mu, 6 ay boyunca topluluğunuzda kalıyor mu yoksa bir ya da iki yıl sonra geri mi geliyor?) Topluluğunuza bağlı kalan kişilerle konuşarak kuruluşunuzun, topluluğunuzun bir parçası olmaya devam etmelerini sağlayan (veya belki de sağlamayan) şeyler hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Ayrıca, GSoC'nin sonunda ve ardından GSoC'den 6 ay ve 1 yıl sonra tüm kuruluş yöneticilerine göndereceğimiz kısa ve zorunlu bir ankette yukarıdaki metrikleri de soracağız.

Bu istatistikler, kuruluşunuzun GSoC'nin topluluğunuzun büyümesine ve daha sürdürülebilir hale gelmesine yardımcı olup olmadığını görmesine yardımcı olacaktır. İlginizi çekebilecek diğer metrikleri de izlemenizi öneririz.

Bu metrikler, nerede ayarlamalar yapmak isteyebileceğinizi belirlemenize yardımcı olabilir. GSoC'ye katkıda bulunanlar yoksa neden olmasın? Kuruluşunuzdaki başka bir proje bulmalarına yardımcı olabilir misiniz? GSoC katılımcısının, katkıda bulunmanın bir yolunu bulup aynı başarı hissini yaşaması kolay mı? Projeniz, kullanıcıları uzaklaştıracak kadar karmaşık veya bürokratik mi?

GSoC katılımcılarının projeye devam etmemesinin birçok nedeni vardır. Bazen sadece para kazanmak isterler veya başka işlerle çok meşgul olurlar. Ancak bu sorunun nedenini bilmeniz, ona karşı koymaya çalışmanız açısından önemlidir.

GSoC Katkıda Bulunan Tekliflerini İnceleme

GSoC katkıda bulunan tekliflerinin tüm sıralaması GSoC web uygulamasının dışında gerçekleşir. Kuruluşunuzun boyutuna bağlı olarak incelemeyi basit bir ortak e-tabloyla halledebilirsiniz. Bazı kuruluşlar daha karmaşık iş akışları uygulamıştır.

Birçok kuruluş ilk filtreleme geçişiyle başlar:

• Spam (Bir kullanıcının teklife rastgele şeyler eklediği veya genel bir teklif gönderdiği açıkça anlaşılıyorsa vb.)
• Koşulları karşılamıyor (Kuruluşunuz, potansiyel GSoC katkıda bulunandan PR veya başka bir görev yapmasını istediyse ve bunu yapmadıysa).
• Yapay zeka tarafından üretilen içeriklerin artmasıyla birlikte, yapay zeka tarafından üretilmiş daha düşük kaliteli teklifler alabilirsiniz. Bu tür yorumları yoksaymanızı öneririz.

"Hayır" cevabı alan önerileri eledikten sonra, mükemmel önerileri iyi ve kötü önerilerden ayırmak için bir puan anahtarı veya notlandırma ölçeği uygulayarak önerilerin geri kalanına odaklanabilirsiniz.

Kuruluşunuzun, GSoC katılımcısını YALNIZCA önerisinde yazdıklarına göre SEÇMEMESİ gerektiğini unutmayın. Birçok kişi mükemmel teklifler yazabilir ancak bu, projeyi başarıyla tamamlamak için gereken teknik veya iletişim becerilerine sahip oldukları anlamına gelmez.

Kuruluş yöneticileri teklifleri sıralamaya başlamadan önce, seçmeyi düşündüğünüz her GSoC katılımcısıyla HER ZAMAN görüşün.

Her mükemmel GSoC katkıda bulunan önerisi için en az 1 kararlı mentora (iki tane daha iyidir) ihtiyacınız vardır. GSoC'a katkıda bulunanlar için harika bir projeyi kabul ettikten sonra proje için doğru mentora sahip olmamaktan daha kötü bir şey yoktur. Bu durum herkes için kötü bir deneyime dönüşür.

GSoC Katkıda Bulunanlar için Yer İsteme ve Projelere Mentor Atama

En önemli rollerinizden biri, hangi mentorun belirli bir projeye mentorluk yapmayı taahhüt ettiğini bilmeniz için kuruluşunuzu düzenlemektir. Bu, Google'dan kaç proje yuvasını isteyeceğinize karar vermenize yardımcı olur. Kuruluşunuzun, teklifleri kuruluşunuz için önemine göre sıralaması gerekir.

Örnek: Kuruluşunuz 6 mükemmel öneri aldı ve mentorlar 6'sının tamamına mentorluk yapmayı taahhüt etti. Projelerin önceliğine karar vermeniz gerekir. Kuruluşunuz 6 proje alanı istiyorsa ve Google kuruluşunuza yalnızca 4 alan veriyorsa 1. ile 4. sıradaki adaylar otomatik olarak kabul edilen GSoC katkıda bulunanlarınız olur. Daha sonra sıralamanızda 6. sıradaki kişiyi tercih edeceğinize karar veremezsiniz.

Proje boyutunu değiştirme

Google, bir kuruluşa kaç proje tahsis edileceğine karar verirken, katkıda bulunanların tekliflerinde seçtikleri proje boyutlarını dikkate alır. Proje boyutunun istediğinizden farklı olduğunu fark ederseniz düzeltmeleri için teklif aşamasında katkıda bulunan kişiye bildirin.

Kabul edilen katkıda bulunan projelerin açıklanmasından sonra proje boyutları yalnızca küçültülebilir. Örneğin, büyükten ortaya veya ortadan küçüğe. Kuruluş yöneticileri, bir projenin boyutunu değiştirirken değişikliği kendileri yapmak için Google yöneticileriyle iletişime geçmelidir. Projeyi sıraladıktan sonra kapsamını büyütmeye karar veremezsiniz.

Proje zaman çizelgesini değiştirme

Orta ve büyük projeler varsayılan olarak 12 hafta sürer. Küçük projeler varsayılan olarak 8 hafta sürer. Mentör ve katkıda bulunan kişi zaman çizelgesini uzatmak istediklerine karar verirse projenin uzatılması konusunda nihai kararı veren kuruluş yöneticisiyle iletişime geçmelidir.

Yalnızca kuruluş yöneticisi, kontrol panelindeki proje başlığı bağlantısına gidip sayfanın alt kısmındaki proje programını düzenleyerek bir katkıda bulunan projesinin programını düzenleyebilir. Sizin için önceden yapılandırılmış 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 veya 22 haftalık projelere dayalı bir açılır liste vardır (bu, 2025'te kullanıma sunulan yeni bir özelliktir). Seçiminiz, ara ve final değerlendirme tarihlerini buna göre değiştirir.

ÖNEMLİ: Tüm uzantılar, GSoC Katkıda Bulunan'ın son gönderim döneminin başlamasından ÖNCE sisteme girilmelidir. Google yöneticileri, geçiş aralığının kaçırıldığı proje tarihlerini değiştirmez. Sistem geç değişiklikleri desteklemez.

Kuruluş Ödemeleri

Kuruluş yöneticisi olarak, kuruluşunuzun GSoC'ye katılan her mentorlu katılımcı için kuruluş bursunu kabul edip etmeyeceği konusunda karar vermek sizin sorumluluğunuzdadır. Kuruluşunuzda sayman, muhasebeci veya genel finans sorumlusu olarak görev yapan başka bir kişi olabilir. Ödeme almak için gerekli son tarihlere kadar süreçleri tamamlamalarını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır.

Kuruluş katkı payları, katkıda bulunduğunuz tüm projeler tamamlandıktan sonra ödenir.

GSoC 2025 Mentor Summit'e katılan bir mentörleri olan kuruluşlara, geçerli seyahat stipendleri için Mentor Summit'ten kısa bir süre sonra ödeme yapılacaktır.

Gelişme

Kuruluş yöneticileri, kuruluşunuzdaki katılımcılar arasında önemli çakışmaları gidermekten sorumludur. GSoC katılımcıları, mentorlar veya GSoC katılımcıları ile mentorlar arasındaki anlaşmazlıklar bu kapsamdadır. Bazen aynı GSoC katılımcısına danışmanlık yapan mentorlar, GSoC katılımcısının üzerinde ne çalışması gerektiği veya katılımcının kabul edilip edilmeyeceği konusunda anlaşamazlar. Bu konuda karar vermeniz gerekiyor. Bu nedenle, mentorların ve katkıda bulunanların kuruluş yöneticilerinizle nasıl iletişime geçebileceğini çok net bir şekilde belirtmeniz gerekir.

Topluluğunuzda zaman zaman davranış kurallarıyla ilgili sorunlarla karşılaşabilirsiniz (GSoC katkıda bulunanlarından veya mentorlardan). Bu sizin topluluğunuzdur. Bu nedenle, normları, nelerin beklendiğini ve nelerin taciz veya kabul edilemez başka davranışlara gireceğini bilirsiniz. Google, tüm katılımcıların program sırasında profesyonel ve saygılı davranmasını bekler.

Başlangıç toplantısı

Kabul edilen mentorlarınıza tanıtım e-postası gönderme

GSoC katkıda bulunanları açıklanmadan önce mentorlarla iletişime geçin:

• GSoC'ye yeni katılan birçok mentorunuz olacak. Lütfen bu yılki Mentor Rehberi'ni, Roller ve Sorumluluklar'ı ve GSoC Mentor ve Kuruluş Yöneticisi e-posta arşivini okumalarını hatırlatın.
• Mentörlerinizin, 2 GSoC katkıda bulunan değerlendirmesini gerekli son tarihlere kadar tamamlamaları gerektiğini anladığından emin olun. Lütfen bu değerlendirmelerin GSoC katılımcıları ve kuruluşunuz için önemini vurguladığınızdan emin olun (Bir değerlendirme atlanırsa kuruluşunuza verilen sübvansiyonu kaybedersiniz ve söz konusu mentor'un Mentor Summit'e katılmasına izin verilmez).
• 2 veya daha fazla değerlendirmeyi kaçıran kuruluşlar bu yılki Mentor Summit'e davet edilmez ve gelecekteki GSoC programlarında bunun sonuçları olur.
• Mentörlere, kuruluşunuzun atanmış GSoC katılımcısıyla iletişim kurma konusundaki beklentilerini bildirin (Haftada en az 2 kez iletişim kurmayı önemle tavsiye ederiz. Bu iletişimlerden biri sanal toplantı şeklinde olabilir. Bu genellikle idealdir).
• Mentörlere, başka bir mentor veya GSoC katılımcısıyla (yok oluyor, kaba davranıyor, başkalarını taciz ediyor vb.) ilgili sorun yaşadıkları takdirde size ulaşabileceklerini bildirin. Sorunlar hakkında erkenden iletişime geçmelerini ve değerlendirmeden önceki son birkaç güne kadar beklemelerini isteyin.
• Kuruluş yöneticisinin veya kuruluş yöneticisi grubu e-posta adresinin iletişim bilgilerini, kuruluşunuzun endişelerini iletmek için oluşturmuş olabileceğini unutmayın.
• Gönüllülere, herhangi bir nedenle (hastalık, ani iş sorunu, ailevi sorunlar vb.) GSoC'den 2 günden uzun süreliğine ayrılmaları gerekirse size ulaşacaklarını bildirin. Böylece, başka bir mentorun (veya sizin) GSoC katılımcısıyla iletişime geçtiğinden emin olabilirsiniz.

GSoC katılımcıları açıklandıktan sonra, GSoC katılımcılarınıza ve mentorlarınıza topluluğa hoş geldiniz deyip aşağıdakiler hakkında bilgi veren bir e-posta göndermeniz gerekir:

• Davranış Kurallarınız Resmi bir kuralınız yoksa sorun değil. Ancak tüm topluluk üyelerinden neler beklendiğine dair bazı beklentiler belirlemeniz önemlidir.
• Program sırasında bir kuruluş yöneticisiyle nasıl, ne zaman ve neden iletişime geçmeleri gerektiği (mentorları ortadan kaybolduysa, mentorları uygunsuz davranıyorsa, mentorları aniden projelerinin tamamını değiştirdiyse, başka bir GSoC katılımcısı uygunsuz davranıyorsa vb.)
• Proje standartları, en iyi uygulamalar, lisanslama vb. ile ilgili tüm şartlar: Mentörlerin bu konuyu doğrudan öğrenciyle de tartışması gerekir ancak siz de bu konuyu belirtirseniz öneminin anlaşılmasına yardımcı olursunuz.
• Kabul edilen tüm GSoC katkıda bulunanları ve mentorlarıyla Mayıs ayında sanal bir tanışma toplantısı yaparak herkesi karşılayın ve topluluğun bir parçası olduklarını hissettirin. GSoC katılımcıları bu özelliği takdir ediyor ve her yıl geri bildirimlerinde bunu istiyor. Daha fazla kuruluşun bunu denemesi gerekiyor.
• Birçok GSoC katılımcısı, projelerinin nereye sığdığını daha iyi anlayabilmek için açık kaynak kuruluşunun hedefleri hakkında daha fazla bilgi edinmek istediklerini belirtti.
• GSoC katılımcıları, birbirlerini destekleyebilmek için topluluklarındaki diğer GSoC katılımcılarını da tanımak istiyordu. Kişisel bağlantılar, GSoC'den sonra kullanıcıların ilgisini canlı tutmanın mükemmel bir yoludur.
• Eski GSoC katılımcılarınız/öğrencileriniz arasında şu anda mentor olarak görev yapan veya topluluğunuza aktif olarak katılanlar varsa bu kişilerin deneyimlerinden kısaca bahsetmeleri yeni GSoC katılımcılarınız için de faydalı olabilir.

Düzenli olarak iletişim kurun

Birçok kuruluş yöneticisi, mentorlarına değerlendirme son tarihleriyle ilgili hatırlatıcılar gönderir ve bazıları mentorlarının değerlendirmeyi Google son tarihinden en az 24-48 saat önce tamamlamasını zorunlu kılar. Böylece, mentor son tarihi kaçırırsa kuruluş yöneticisi değerlendirmeyi tamamlayabilir (veya atanmış mentorlardan başka birinin tamamlamasını isteyebilir).

Sonuç

Bu ipuçlarının, GSoC 2025 kuruluş yöneticisi olarak rolünüzü ve sorumluluklarınızı anlamanıza yardımcı olacağını umuyoruz.

Başka sorularınız varsa [e-mail] adresinden bizimle iletişime geçebilir veya topluluğun size yardımcı olabileceğini düşündüğünüz ya da diğer kullanıcıların yanıtını öğrenmek isteyebileceğini düşündüğünüz soruları GSoC mentor grubu listesine e-postayla gönderebilirsiniz.

GSoC kuruluş yöneticisi olduğunuz için teşekkür ederiz.