Google Summer of Code'da açık kaynak kuruluşunuzun/projenizin Kuruluş Yöneticisi olduğunuz için teşekkür ederiz. Kamera arkası çalışmalarınız, kuruluşunuzdaki herkesin program boyunca bilgilendirilmesi ve aynı bilgilere sahip olması açısından hayati önem taşır. Her yıl değişiklik yapıyoruz. Bu nedenle, ister ilk kez ister onuncu GSoC'niz olsun, bu belgeyi okumanız önemlidir.
Bu bilgilerin çoğu Roller ve Sorumluluklar belgesinde bahsediliyor, ancak önemli noktaları daha ayrıntılı olarak ele almak istedik.
GSoC Mentor Kılavuzu'nu okumadıysanız lütfen şimdi okuyun. Bu kısa bölümde, programın önemli yönlerini ve aşamalarını ele aldık. Programa kabul etmeden önce tüm mentorlarınızın Mentor Rehberi ile Roller ve Sorumluluklar belgelerini okuduklarından emin olun. Böylece ne beklemeleri gerektiğini bilirler.
Kuruluş Yöneticisi olarak, Kuruluşunuz ile Google arasında birincil irtibat noktası olarak siz olursunuz. Kuruluşlarda 2 ila 5 yönetici olabilir. Bu yöneticiler düzenli iletişim halinde olmalı ve rolleri (iletişim, ödemeler, mentorlar ve GSoC'ye katkıda bulunanları kontrol etme, değerlendirmelerin yapılıp yapılmadığını kontrol etme, kişiler arası sorunları çözme, Google'ın programın sonunda göndereceği Özet anketine yanıtlama vb.) kabul etmelidir. Google açısından, tüm Kuruluş Yöneticileri eşdeğerdir, birincil Kuruluş Yöneticisi yoktur.
En az 2 Kuruluş Yöneticiniz olmalıdır. Biri programdan ayrılırsa Kuruluşun profiline başka bir kişi erişebilir.
Tüm Mentorlar ve Katkıda Bulunanlar, Kuruluş Yöneticilerinin kim olduğunu ve bir sorun yaşadıklarında onlara nasıl ulaşacaklarını bilmelidir. Tüm yeni katkıda bulunanlarınız ve mentorlarınızla kurduğunuz ilk iletişimde, bir proje takvimini değiştirmeleri gerektiğinde, mentorlarıyla veya başka bir katkıda bulunanlarla sorun yaşadıklarında ya da başka bir desteğe ihtiyaç duyduklarında Kuruluş Yöneticilerine nasıl ulaşacaklarını söylemelisiniz.
Başarıyı Tanımlama
Kuruluşunuzun GSoC'ye katılma hedefleri nelerdir? Kuruluşunuz, bu yılın GSoC'sinin sonunda, kuruluşunuz için başarılı bir GSoC programı olup olmadığını belirlemek için neleri dikkate alacak?
Cevaplar her yıl değişebileceğinden, bu soruyu programa katıldığınızda her yıl dikkate almanızı umuyoruz. Farklı kuruluşlar farklı şeyler ister. Örneğin:
- uzun vadede katkıda bulunan yeni kullanıcı sayısı
- daha fazla kod yazılması
- belirli özellikler geliştirildi.
- hevesli öğrencilere mentorluk yapma fırsatı
- farkındalığı artırmaya karar verir.
ve çok daha fazlası.
Lütfen kuruluşunuzun GSoC'den gerçekten ne istediğini ve geri dönen kuruluşlar söz konusu olduğunda, bu hedeflere ulaşmamış olsaydınız neler farklı yapabilirdiniz diye biraz düşünün.
Son Tarihler
GSoC bir programa göre gerçekleşir. Teslim tarihleri çok sayıda ve kesindir. Bu yıl projelerin gerçek zamanlaması konusunda daha fazla esneklik olsa da kodlama Mayıs ayının sonundan başlayana kadar olan tüm teslim tarihleri herkes için aynıdır.
Kuruluş Yöneticileri, tüm e-postaları okumak ve teslim tarihlerinin kaçırılmadığından emin olmak için yaklaşan teslim tarihlerini izlemekten sorumludur. Kuruluş Yöneticilerinin, GSoC Katkıda Bulunanlarının belirttiği tüm ara ve son değerlendirmelerini gerçekleştirdiklerinden emin olmak için, GSoC kontrol panellerini izlemenin yanı sıra kendi takvimlerini de işaretlemelerini öneririz.
Kuruluşunuz, GSoC Katkıda Bulunanlar'a standart 12 haftadan (orta ve büyük projeler için) veya küçük projeler için 8 haftadan uzun projeler yapmasına izin veriyorsa, danışmanlarınız ve GSoC Katkıda Bulunanlarınızın değerlendirme teslim tarihlerine dikkat ettiğinizden emin olun. Mentorlar ve GSoC'ye katkıda bulunanlar son tarihleriyle ilgili kendi e-posta hatırlatıcılarını alırlar, ancak Kuruluş Yöneticisi olarak tüm katkıda bulunan projeleriniz hakkında her şeyi bildiğinizden emin olmanız gerekir.
Mentorlarınızın değerlendirmelerini zamanında yapmasını ve teslim tarihlerine uymasını sağlamak Kuruluş Yöneticisi'nin sorumluluğudur. Birçok kuruluş, Mentorlarının değerlendirmelerini gerçek son tarihten 24-36 saat önce göndermelerini ister. Böylece, Kuruluş Yöneticisi'ne çok yaklaşmaları durumunda Mentor'a son tarihi hatırlatacak zaman kalır.
Bir Mentor, değerlendirme için son tarihi kaçırdığında Kuruluş bu bağışı almaz ve Mentor Zirvesi'ne katılmasına izin verilmez. Bir Kuruluş, 2 veya daha fazla mentor değerlendirmesini kaçırırsa bu yılki GSoC Mentor Zirvesi'ne davet edilmez.
Metrikler
Kuruluşunuz hangi metrikleri izliyor?
Kuruluşunuz, GSoC'ye katılımınızla ilgili bazı metrikleri saklamalıdır. Kuruluş Yöneticileri yıldan yıla değişebilir. Önceki Kuruluş Yöneticisi metrikleri kuruluştaki diğer kişilerle paylaşmazsa kalıcı olarak kaybolabilir. Lütfen metriklerinizi kuruluşunuzdaki birden fazla kişiyle paylaştığınızdan emin olun.
Şu metrikleri izlemelisiniz (en azından):
- Programı kuruluşunuzla başlatan GSoC'ye katkıda bulunanların sayısı
- Programı başarıyla geçen GSoC'ye katkıda bulunan kullanıcı sayısı
- GSoC'ye katkıda bulunan kullanıcılara aktif olarak mentorluk yapan mentor sayısı
Ayrıca, GSoC'ye katkıda bulunan kullanıcıların GSoC'si sona erdikten sonra sürece ne kadar süre dahil kaldıklarını görmek için kendi sisteminizi de belirlemeniz gerekir. GSoC'ye katkıda bulunan çoğu kişi, GSoC'nin bitiminden sonraki bir ay içinde topluluğunuzdan ayrılıyor mu? Burada 6 ay mı kalıyorlar veya bir veya iki yıl sonra geri dönüyorlar mı?) Kalan kişilerle konuşmak ve kuruluşunuzun neden yaptığı (veya yapmadığı) şeyleri kendi topluluğunuzun bir parçası olmaya devam etmesini sağlayan ne olduğuyla ilgili daha fazla bilgi edinmek isteyebilirsiniz.
Ayrıca, GSoC'nin sonunda ve ardından GSoC'den sonraki 6 ay ve 1 yıl boyunca tüm kuruluş yöneticilerine göndereceğimiz kısa, zorunlu bir anketle yukarıdaki metrikleri sağlamanızı da isteyeceğiz.
Bu istatistikler, kuruluşunuzun GSoC'nin topluluğunuzun büyümesine ve daha sürdürülebilir hale gelmesine yardımcı olup olmadığını görmesine yardımcı olacaktır. İlginizi çekebilecek diğer metrikleri de takip etmenizi öneririz.
Bu metrikler, nerede bazı ayarlamalar yapmak isteyebileceğinizi belirlemenize yardımcı olabilir. Arada GSoC'ye katkıda bulunan bir kişi yoksa neden olmasın? Kurumunuzda başka bir proje bulmalarına yardımcı olabilir misiniz? GSoC'ye katkıda bulunan kişinin katkıda bulunmasının ve aynı başarı hissini yine de elde etmesinin bir yolunu bulması kolay mı? Projeniz insanları uzaklaştıracak kadar karmaşık veya bürokratik mi?
GSoC'ye katkıda bulunanların ayrılmamasının pek çok nedeni vardır. Bazen yalnızca parayı istiyorlar ya da başka şeylerle çok meşgul oluyorlar. Ama bunun nedenini bilmeniz, böylece bunu aşmayı deneyebilmeniz önemlidir.
GSoC'ye katkıda bulunanların tekliflerini inceleme
GSoC'ye katkıda bulunan kullanıcı tekliflerinin tüm sıralaması, GSoC web uygulamasının dışında gerçekleşir. Kuruluşunuzun boyutuna bağlı olarak incelemeyi, paylaşılan basit bir e-tablo ile halledebilirsiniz. Bazı kuruluşlar daha karmaşık iş akışları uygular.
Birçok kuruluş ilk filtreleme geçişiyle başlar:
- Spam (bir kişinin teklife rastgele şeyler attığı ya da kısa bir süre önce genel bir teklif gönderdiği açıkça açıksa vb.)
- Şartları yerine getirmemiş (kuruluşunuz, GSoC'ye katkıda bulunan potansiyel kullanıcının bir halkla ilişkiler (PR) veya başka bir görev yapmasını zorunlu tutuyorsa ve bu kişi bunu yapmadıysa).
- Yapay zeka tarafından üretilen içeriklerin artmasıyla birlikte, yapay zeka tarafından üretilmiş daha düşük kaliteli teklifler alabilirsiniz. Bunları göz ardı etmenizi öneririz.
Bariz "hayır"lar çıktıktan sonra, iyi teklifleri iyilerden ve kötülerden ayırmak için bir puan anahtarı veya notlandırma ölçeği uygulayarak tekliflerin geri kalanına odaklanabilirsiniz.
Kuruluşunuzun, GSoC'ye katkıda bulunan bir kişiyi ASLA, yalnızca teklifte yazdıklarına dayanarak seçmemesi gerektiğini unutmayın. Birçok kişi mükemmel teklifler yazabilir ancak bu, projeyi başarıyla tamamlamak için gereken teknik veya iletişim becerilerine sahip oldukları anlamına gelmez.
Kuruluş Yöneticileri teklifleri sıralamaya başlamadan önce HER ZAMAN, seçmeyi düşündüğünüz GSoC'ye katkıda bulunan her kişiyle konuşun.
Her mükemmel GSoC katkıda bulunanı teklifi için en az 1 taahhütlü mentora ihtiyacınız vardır (iki kişi daha iyidir!). GSoC'ye katkıda bulunan başarılı bir projeyi kabul etmek ve bunun için doğru mentora sahip olmamak daha kötü bir şey olamaz. Herkes için kötü bir deneyim haline geliyor.
GSoC katılımcı slotları isteğinde bulunma ve projelere Mentor Atama
En önemli rollerinizden biri, kuruluşunuzu organize ederek belirli bir projeye hangi mentorun mentorluk ettiğini göstermektir. Bu sayede Google'dan kaç proje slotu talep edeceğinize karar verebilirsiniz. Kuruluşunuzun teklifleri kuruluşunuz için önemlerine göre sıralaması gerekecek.
Örnek: Kuruluşunuz 6 mükemmel teklif aldı ve 6 kişiye mentorluk yapmayı taahhüt ediyor. Projelerin önceliğine karar vermeniz gerekecek. Kuruluşunuz 6 proje slotu isterse ve Google kuruluşunuza yalnızca 4 slot verirse otomatik olarak #1-#4 arası, GSoC'ye katkıda bulunan kabul ettiğiniz kişi olur. Daha sonra, sıralamanızda 6. sırada yer alan kişinin yerini almaya karar veremezsiniz.
Proje Boyutunu Değiştirme
Bir kuruluşa kaç proje ayrılacağına Google karar verirken Katkıda Bulunanlar tarafından teklifte seçilen proje boyutları dikkate alınır. Proje boyutunun amaçladığınızdan farklı olduğunu fark ederseniz bunu düzeltmesi için teklif aşamasında katkıda bulunan kişiye mutlaka haber verin.
Kabul edilen katkıda bulunan projelerin duyurulduktan sonra, proje boyutları yalnızca küçültülebilir. Örneğin, büyük-orta veya orta-küçük. Bir projenin boyutunu değiştirirken Kuruluş Yöneticileri, değişikliği yapması için Google Yöneticileriyle iletişime geçmelidir. Projeyi sıraladıktan sonra projenin kapsamını genişletmeye karar veremezsiniz.
Proje Takvimini Değiştirme
Orta ve büyük projeler varsayılan olarak 12 hafta sürer. Küçük projeler varsayılan 8 hafta sürer. Mentor ve katkıda bulunan kişi zaman çizelgesini uzatmak istediklerini kabul ederse, projenin süresini uzatıp uzatmayacağına dair nihai kararı veren Kuruluş Yöneticisi ile iletişime geçmeleri gerekir.
Katkıda bulunan bir projenin zaman çizelgesini yalnızca Kuruluş Yöneticisi, kontrol panelindeki Proje başlığı bağlantısına gidip sayfanın alt kısmındaki proje planını düzenleyerek düzenleyebilir. Google, "Bu sayfayı görüntüle" bağlantısındaki düzenlenebilir tarihlerin üzerindeki paragrafta kullanmanız gereken tarihleri sağladı. Zaman çizelgesini sizin için 10, 14, 16, 18, 20 ve 22 haftalık projeleri temel alarak yapılandırdık.
Bu tarihler dışındaki tarihleri DEĞİŞTİRMEYİN. 2023'te bazı kuruluşlar verilen tarihleri takip etmedi ve mentorlarını rastgele günlerde teslim tarihleriyle karıştırdı. Bu durum tutarlı değildi. Bu rastgele tarihler, çok daha fazla ödeme dağıtımı göndermek zorunda kalan GSoC Program Yöneticileri için de önemli ölçüde fazla iş yapılmasına neden oldu. Aynı işlemi tekrar yapmayacağız. Belirtilen son tarihlere uymayan kuruluşlar, Google Yöneticileri tarafından tarihin değiştirilmesi için iletişime geçer ve gelecek yıllarda seçilemeyebilir.
ÖNEMLİ: Tüm uzantılar, GSoC Contributor'ın son gönderim dönemi başlamadan önce sisteme girilmelidir. Google Yöneticileri, aralığın atlandığı proje tarihlerini değiştirmez. Sistem, geç değişiklik yapılmasını desteklemiyor.
Kuruluş Ödemeleri
Kuruluşunuzun, GSoC'ye katkıda bulunan mentorluk sayısına göre kuruluş ücretini kabul etmek isteyip istemediğini belirlemek Kuruluş Yöneticisi olarak sizin sorumluluğunuzdadır. Kuruluşunuzda hazine, muhasebe becerisi veya genel finans sorumlusu olarak çalışan başka bir kişi olabilir. Ödemeleri almak için gereken son tarihlere kadar süreçlerin tamamlanmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır.
Kuruluş yardımları, tüm katkıda bulunan projeleriniz sona erdiğinde ödenecektir.
GSoC 2024 Mentor Zirvesi'ne katılan ve Mentor Zirvesi'ne katılan kuruluşlar için, geçerli seyahat ücretleri için Mentor Zirvesi'nden kısa süre sonra ödeme yapılır.
Gelişme
Kuruluş Yöneticileri, kuruluşunuzdaki katılımcılar arasındaki büyük çatışmaları gidermekten sorumludur. GSoC'ye katkıda bulunanlar, danışmanlar veya GSoC'ye katkıda bulunanlar ile mentorlar arasındaki çatışmalar da bu kapsamda olabilir. Bazen GSoC'ye katkıda bulunan aynı kişiye mentorluk yapan danışmanlar, GSoC'ye katkıda bulunan kişinin ne üzerinde çalışması gerektiği veya başarılı ya da başarısız olması gerektiği konusunda hemfikir olmaz. Bu konuda karar vermelisiniz. Bu nedenle, mentorların ve katkıda bulunanların Kuruluş Yöneticilerinizle nasıl iletişim kurabileceğini açıkça belirtmeniz gerekir.
Zaman zaman topluluğunuzdaki davranış kurallarıyla karşılaşabilirsiniz (GSoC'ye katkıda bulunanlar veya mentorlar tarafından). Bu sizin topluluğunuzdur. Dolayısıyla normları, beklentileri ve tacize veya kabul edilemez davranışlara yönelik çizgiyi aşan şeyleri bilirsiniz. Google, program süresince tüm katılımcıların profesyonel ve nazik bir tutum sergilemelerini beklemektedir.
Başlangıç toplantısı
Kabul Edilen Mentorlarınıza Tanıtım E-postası gönderin
GSoC'ye katkıda bulunanlar duyurulmadan önce mentorlarla iletişime geçin:
- Muhtemelen GSoC'de yeni birçok mentorunuz olacaktır. Bu nedenle lütfen onlara bu yıl için Mentor Kılavuzu, Roller ve Sorumluluklar ile GSoC Mentor ve Kuruluş Yöneticisi e-posta arşivini okumalarını hatırlatın.
- Mentorlarınızın GSoC katkıda bulunanlar için 2 değerlendirmeyi gerekli son tarihlere kadar tamamlamaları gerektiğini anladıklarından emin olun. Lütfen bu değerlendirmelerin GSoC'ye katkıda bulunanlar ve kuruluşunuz için önemini vurguladığınızdan emin olun (bir değerlendirme kaçırılırsa ve o mentora Mentor Zirvesi'nde izin verilmezse kuruluş ücretini kaybedersiniz).
- 2 veya daha fazla değerlendirmeyi gözden kaçıran kuruluşlar bu yılki Mentor Zirvesi'ne davet edilmeyecek.
- Mentorlara, kurumunuzun atanan GSoC katılımcısıyla iletişim kurma konusunda neler beklediğini anlatın (haftada en az 2 kez iletişim kurulmasını önemle tavsiye ederiz). Bu toplantılardan biri genellikle sanal bir toplantıysa da ideal bir tercihtir.
- Mentorlara, başka bir mentorla veya GSoC'ye katkıda bulunanlarla ilgili sorunları varsa (ör. kayboldukları, kaba davrandıkları, başkalarını taciz ettikleri vb.) size ulaşabileceklerini bildirin. İzleyicileri sorunlarla ilgili erken bir aşamada iletişime geçirip değerlendirmeden önceki son birkaç günü beklemeye teşvik edin.
- Mentorlara, kuruluşunuzun endişelerini iletmek için oluşturmuş olabileceği kuruluş yöneticisi veya kuruluş yöneticisi grubu e-postasının iletişim bilgilerini verdiğinizden emin olun.
- Herhangi bir nedenle (hastalık, ani iş sorunu, aile endişeleri vb.) GSoC'den 2 gün boyunca aniden ayrılmaları gerekirse mentorlara size ulaşmalarını söyleyin. Böylece başka bir mentorun (veya sizin) GSoC'ye katkıda bulunan kişiyle iletişim kurduğundan emin olabilirsiniz.
GSoC'ye katkıda bulunanlar duyurulduktan sonra, GSoC'ye katkıda bulunanlara ve mentorlara e-posta göndererek onları topluluğunuza kabul etmeniz ve aşağıdaki konularda bilgilendirmeniz gerekir:
- Davranış Kurallarınız. Resmi kodunuz yoksa sorun değil ancak tüm topluluk üyelerinden beklentilerinize ilişkin bazı beklentileri belirlemek yine de önemlidir.
- Program sırasında bir Kuruluş Yöneticisi ile nasıl, ne zaman ve neden iletişim kurmaları gerektiği (akıl hocası kayboldu, mentor uygunsuz davranıyor, mentor aniden tüm projeyi değiştirdi, GSoC'ye katkıda bulunan başka bir kişi uygunsuz davranıyor vb.)
- Proje standartları, en iyi uygulamalar, lisanslama vb. ile ilgili her türlü şart, danışmanların bu konuyu doğrudan öğrencilerle tartışması gerekir. Ancak ondan bahsederseniz bu, konunun önemini pekiştirmeye yardımcı olacaktır.
- Mayıs ayında, herkesi karşılamak ve topluluğun bir parçası gibi hissetmelerine yardımcı olmak için GSoC'ye kabul edilen tüm katılımcı ve mentorlarla sanal bir tanıtım toplantısı düzenleyin. GSoC'ye katkıda bulunanların bunu takdir ettiği ve her yıl geri bildirimlerinde sorduğu bir şey. Daha fazla kuruluş bunu denemelidir.
- GSoC'ye katkıda bulunan pek çok kullanıcıdan, projelerinin rolünü daha iyi anlayabilmek için açık kaynak kuruluşlarının hedefleri hakkında daha fazla bilgi edinmek istediklerine dair geri bildirimler aldık.
- GSoC'ye katkıda bulunanlar ayrıca birbirlerini destekleyebilmek için GSoC'ye katkıda bulunan diğer kullanıcıların topluluklarında kimler olduğunu bilmek istedi. Kişisel bağlantılar, GSoC sonrasında insanları sürece dahil etmenin harika bir yoludur.
- Artık mentorluk yapan veya topluluğunuzda yer almış eski GSoC'ye katkıda bulunanlar/öğrencileriniz varsa deneyimleri hakkında kısaca bahsetmeleri GSoC'ye katkıda bulunan yeni kullanıcılara da yardımcı olabilir.
Düzenli olarak iletişim kurun
Pek çok Kuruluş Yöneticisi, danışmanlarına değerlendirme teslim tarihleriyle ilgili hatırlatıcılar gönderir ve bazıları da danışmanlarının değerlendirmeyi Google’ın son tarihinden en az 24-48 saat önce tamamlamasını ister. Böylece mentor son tarihi kaçırırsa Kuruluş Yöneticisi devreye girerek kendi yerine bu işi tamamlar (veya atanan başka bir mentordan bunu yapmasını sağlar).
Sonuç
Bu ipuçlarının GSoC 2024 Kuruluş Yöneticisi olarak rol ve sorumluluklarınızı anlamanıza yardımcı olacağını umuyoruz.
Başka sorularınız varsa gsoc-support@google.com adresinden bizimle iletişime geçebilir veya topluluğun size yardımcı olabileceği bir soru olduğunu düşünüyorsanız ya da diğer kullanıcıların yanıt almak isteyebilecek bir soru olduğunu düşünüyorsanız GSoC mentor grubu listesine e-posta gönderebilirsiniz.
GSoC Kuruluş Yöneticisi olduğunuz için teşekkürler!