感謝您擔任 Google Summer of Code 的開放原始碼機構/專案機構管理員。幕後工作是讓機構組織成員都能掌握相關資訊，同時也能持續參與計畫。我們每年都會進行變更，因此無論您是第一次或第十個 GSoC，請務必閱讀本文件。
「角色和責任」文件有大部分相關資訊，但我們希望能進一步瞭解幾個重點。
如果你尚未閱讀《GSoC 導師指南》，請立即閱讀。這可讓您快速瞭解程式的重要面向和階段。確保所有導師均已閱讀「指導者指南」及「角色及責任」說明文件，以便他們瞭解課程內容。
機構組織管理員是貴機構與 Google 之間的主要往來關係。機構可能會有 2 到 5 名管理員，他們應定期溝通並擔任職務角色 (通訊、付款、確認導師和 GSoC 貢獻者、確認評估作業是否完成、解決人際問題、回應 Google 在計畫結束時發送的提案問卷調查等)。從 Google 的角度來看，所有機構組織管理員都相同，但並沒有主要的機構組織管理員。
您至少需要有 2 位機構管理員。如果其中一位管理員離開計畫，則您必須讓他人能存取機構設定檔。
所有導師和協作者都應知道機構組織管理員的身分，以及如何在遇到問題時聯繫他們。首次與所有新貢獻者和導師聯繫時，應告知機構管理員需要變更專案時程、導師或其他貢獻者有問題，或提供任何其他支援需求時，如何聯絡機構管理員。
定義成功
貴機構希望採用 GSoC 達成哪些目標？在今年的 GSoC 計畫結束時，貴機構會考量哪些因素，才能判定貴機構是否成功執行 GSoC 計畫？
這是一個問題，希望您每年都能參與這項計畫，因為答案一年可能會不同。不同的機構想要的事物卻不相同例如：
- 更多新的長期貢獻者
- 編寫更多程式碼
- 專為特定打造的功能
- 為充滿熱忱的學生提供指導
- 提高專案知名度等
以及其他工具
請花一點時間思考貴機構對於 GSoC 的真正需求，而且如果返回機構沒有達成這些目標，您會採取什麼不同的做法。
截止日期
GSoC 會依時間表進行。期限眾多，企業難度較高。雖然今年專案實際時間的彈性比較大，但直到 5 月底開始編寫程式碼之前，所有創作期限都一致。
機構管理員負責讀取所有電子郵件，並追蹤近期的期限，確保不會錯過任何資訊。我們鼓勵機構組織管理員除了觀看 GSoC 資訊主頁以外，一併標示自己的日曆，以確保每位 GSoC 貢獻者記錄到的每位 GSoC 貢獻者都有所註明的中期與最終評估。
如果貴機構允許 GSoC 貢獻者擁有專案的時間超過標準的 12 週 (中型和大型專案)，或是小型專案需要 8 週的時間，請務必留意導師和 GSoC 貢獻者各自的評估期限。導師和 GSoC 貢獻者會收到自己的提醒電子郵件，提醒自己可以掌握所有貢獻者專案的影像。
機構組織管理員必須負責確保導師及時完成評估，並在會議期限內完成。許多機構會要求參與者在實際截止日的 24 至 36 小時內提交評估作業，方便機構組織管理員在接近截止期限前與導師聯繫，提醒他們期限即將到來。
導師錯過評估期限時，機構將無法獲得機構小費，顧問也無法參加顧問高峰會。如果機構有 2 項以上的未通過審查的導師評估，將無法受邀參加今年的 GSoC 顧問高峰會。
指標
貴機構追蹤哪些指標？
貴機構應針對參與 GSoC 計畫進行一些指標。機構組織管理員每年都可以變更，如果先前的機構管理員未與機構中的其他人員分享指標，可能會永久遺失，請務必將指標分享給機構內的其他人。
您應該追蹤下列指標 (至少：
- 透過貴機構啟動計畫的 GSoC 貢獻者人數
- 成功通過計畫的 GSoC 貢獻者人數
- 積極指導 GSoC 貢獻者的導師人數
您也必須找出自己的系統，查看 GSoC 貢獻者在 GSoC 結束後繼續參與運動的時間。大多數 GSoC 貢獻者在 GSoC 結束後一個月內就離開你的社群，這些貢獻者是否持續使用 6 個月，且會在一到兩年後回來？)您不妨和選擇這麼做的人聊聊，進一步瞭解貴機構如何促使他們繼續成為社群的一分子。
我們也將在 GSoC 結束時，透過簡短的問卷調查向所有機構組織管理員要求提供上述指標，然後到 GSoC 標誌後 6 個月和 1 年。
這些統計資料能幫助貴機構瞭解 GSoC 是否有助於你的社群成長茁壯及實現永續發展。同時建議您追蹤可能感興趣的其他指標。
如果沒有任何 GSoC 貢獻者持續更新，這些指標可協助您判斷應該在哪個方面調整。為什麼會這樣？您能協助他們找到機構中的其他專案嗎？GSoC 貢獻者能夠輕鬆找到貢獻方法， 同時獲得相同的成就感？您的專案是否太複雜或過於複雜，並促使人們離開？
GSoC 貢獻者不願意繼續使用的原因有很多，有時他們只是想獲得收益，或者太忙忙著處理其他事情。但請務必瞭解原因 才能嘗試及抵銷
查看 GSoC 貢獻者提案
GSoC 貢獻者提案的排名一律會在 GSoC 網頁應用程式之外進行。 視貴機構的規模而定，您或許能透過簡單的試算表處理評論。有些機構已實作更複雜的工作流程。
許多機構一開始會經過篩選，例如：
- 垃圾內容 (如果對方只是隨機將內容推入提案，或是只提交一般的提案等)
- 不符合規定 (如果貴機構要求潛在的 GSoC 貢獻者執行 PR 或其他工作，但他們並未執行這些要求)。
- 隨著 AI 產生內容的崛起，您可能收到更多品質不佳的 AI 提案。建議您忽略這些資訊。
當明顯的「否」排除後，您就可以套用評分量表或評分標準，將優質提案與不佳和不佳的提案分開，把注意力放在其他提案上。
提醒您，貴機構「不得」僅根據提案中撰寫的內容，選擇 GSoC 貢獻者。許多人都可以撰寫出色的提案，但並不代表他們具備順利完成專案所需的技術或溝通技能。
在機構組織管理員開始排序提案之前，一律先與您考慮選擇的 GSoC 貢獻者討論。
針對每個傑出的 GSoC 貢獻者提案，至少需要 1 位承諾參與導師 (兩人表現更好！)。最難的事，莫過於接受很棒的 GSoC 貢獻者專案，而沒有合適的導師。這對所有人來說都是壞消息
要求 GSoC 貢獻者版位並指派專案導師
其中最重要的角色之一是組織機構，讓您瞭解哪位導師承諾會指導特定專案。這麼做可協助您決定要向 Google 要求多少專案運算單元。貴機構必須根據對貴機構的重要性 將提案排名
例如：貴機構收到 6 件優秀的提案和導師承諾，指導這 6 人所有。您必須決定專案的優先順序。如果貴機構要求提供 6 個專案運算單元，Google 只提供貴機構 4 個運算單元，#1-#4 就會自動成為已接受的 GSoC 協作者。您之後也不想決定讓排名第 6 名的使用者偏好。
變更專案大小
Google 決定要分配給機構的多少專案時，會考量貢獻者所選擇的專案大小。如果您發現專案大小與預期的不同，請務必在提案階段向協作者說明，以便他們進行修正。
宣布已接受的貢獻者專案後，只能縮減專案規模。例如從大到中，或是從中到小。 變更專案大小時，機構組織管理員必須與 Google 管理員聯絡，要求對方變更專案大小。將專案排名之後，您就無法決定將專案範圍擴大到更大的專案。
變更專案時程
中型和大型專案預設為 12 週。小型專案預設為 8 週。如果導師和貢獻者同意延長時程，就必須與有權決定是否擴充專案的機構組織管理員聯絡。
只有機構組織管理員可以編輯協作者專案的時間表，方法是前往資訊主頁的「專案標題」連結，然後編輯靠近頁面底部的專案時間表。Google 已透過「檢視此頁面」連結，提供您必須在可編輯日期上方的段落中列出必須使用的日期。我們已根據 10、14、16、18、20 和 22 週的專案設定時間表。
請勿變更這些日期以外的日期。2023 年，有些機構並未按照提供的日期遵循規定，也誤將導師混淆視線，在隨機的日子下交期，結果並不一致。這些隨機日期也為 GSoC 計畫管理員帶來更多工作，因為他們必須提供更多付款管道，我們不會再這麼做。如果機構未遵守規定的期限，Google 管理員會聯絡並變更日期，而且未來幾年可能會無法選取。
重要事項：在 GSoC 貢獻者最終提交期限開始之前，「必須」將所有擴充功能輸入系統。如果超過這個期限，Google 管理員不會變更任何專案日期。系統不支援延遲變更。
機構付款
身為機構管理員，您必須負責判斷貴機構是否希望根據先前所指導的 GSoC 貢獻者接受機構提示。貴機構可能另有保險公司、會計師或一般財務人員。您有責任確保對方在收到資金所需的期限前完成這項程序。
所有貢獻者專案結束後，我們就會支付機構小費。
如果機構組織參與 2024 年 GSoC 顧問高峰會，我們會在顧問高峰會之後支付所有適用旅遊建議的費用。
衝突
機構管理員應負責解決機構中參與者之間的任何重大衝突。這可能包括 GSoC 貢獻者、導師之間，或是 GSoC 貢獻者和導師之間的衝突。指導同一位 GSoC 貢獻者的導師有時會不同意 GSoC 貢獻者該在做什麼，或者應該通過或失敗。你必須裁定這一點。 因此，您必須明確告知導師和協作者如何聯絡機構管理員。
您的社群 (來自 GSoC 貢獻者或導師) 有時可能會遇到行為準則。建立社群的目的是要瞭解各項規範、應遵守的準則，以及涉及騷擾行為或其他違規行為的違規情況。Google 建議所有參與者在計畫期間運用專業且有禮的行為。
展開行動
傳送簡介電子郵件給已接受的導師
在宣布 GSoC 貢獻者之前，請與導師溝通：
- 您可能有許多剛接觸 GSoC 的導師，因此請提醒他們閱讀今年的導師指南、角色和責任，以及 GSoC 導師和機構組織管理員電子郵件封存內容。
- 請確保導師瞭解他們必須在規定期限前完成 2 個 GSoC 貢獻者評估。但請切記，這些重要評估值對 GSoC 貢獻者和貴機構機構而言至關重要 (一旦入手不及，就無法在顧問高峰會中取得該導師費用)。
- 如果機構未能通過 2 項以上的評估，就不會受邀參加今年的「資深高峰會」。
- 讓導師瞭解貴機構希望與指派的 GSoC 貢獻者溝通交流 (強烈建議每週至少進行 2 次溝通，並確認當中是否有符合條件的虛擬會議)。
- 告知導師如果其他導師或 GSoC 貢獻者有問題 (例如可能消失、粗魯無禮、騷擾他人等)，可以與你聯絡。請鼓勵他們盡早聯絡相關問題，且不要等到評估前的最後幾天才聯絡。
- 請務必提供貴機構管理員或機構管理員群組電子郵件的聯絡資訊，以便解答師生疑慮。
- 如果導師因疾病、突發性工作問題、家庭疑慮等因素而突然離開 GSoC 超過 2 天，請通知他們與您聯絡，以便協助確認其他導師 (或您) 正與 GSoC 貢獻者進行確認。
宣布 GSoC 貢獻者後，您應該傳送電子郵件給 GSoC 貢獻者和導師，歡迎他們加入社群，並告知對方相關資訊：
- 您的行為準則。如果您沒有正式的程式碼也沒關係，不過對所有社群成員做出的期望仍是很重要的。
- 機構在計畫期間聯絡機構組織管理員的方式、時間和原因 (導師失蹤、導師正在不當行動、指導老師突然變更整個專案、其他 GSoC 貢獻者以不當方式正規行為等)
- 任何有關專案標準、最佳做法、授權等方面的要求，導師都應直接和學生討論這件事，但如果您提及的話，將有助於鞏固重要性。
- 一場線上入門會議，邀請 5 月所有已接受的 GSoC 貢獻者和導師參與，藉此歡迎所有人，並讓他們感覺更像社群的一員。這是 GSoC 貢獻者的感謝，每年都會請大家提供意見，讓更多機構能嘗試。
- 我們收到許多 GSoC 貢獻者的意見回饋，他們想瞭解開放原始碼機構的目標，以便進一步瞭解其專案所適用的部分。
- GSoC 貢獻者也想知道社群中其他 GSoC 貢獻者是誰，以便他們互相協助。人際關係是讓人們參與 GSoC 後參與的好方法。
- 如果之前的 GSoC 貢獻者/學生為擔任導師，或是曾持續參與社群中的活動，請他們簡單分享自身經驗，也有助於協助新的 GSoC 貢獻者貢獻心力。
定期溝通
許多機構組織管理員都會傳送提醒給導師，提醒導師評估評估期限，有些則需要導師須在 Google 期限前至少 24 至 48 小時完成評估，因此如果導師錯過了期限，則可由機構管理員代為完成 (或由其他指派的導師負責)。
結論
希望這些提示能協助您瞭解您身為 2024 年 GSoC 機構管理員的角色和責任。
如有其他問題，歡迎來信至 gsoc-support@google.com 與我們聯絡。如果您認為社群成員會對您或有興趣，知道答案，可以傳送電子郵件給 GSoC 導師群組名單。
感謝您擔任 GSoC 機構管理員！