ניהול השהיות

החזקות לצורך משפטי שומרות נתונים ללא הגבלת זמן כדי לעמוד במחויבויות משפטיות או בהתחייבויות שימור. בדרך כלל החזקות לצורך משפטי מיושמות על משתמש אחד או יותר, כדי לוודא שלא ניתן למחוק את הנתונים שעשויים להיות רלוונטיים לעניין מסוים עד שהעניין יפסיק להיות פעיל.

אם משתמש שחלה עליו החזקה לצורך משפטי מוחק את הנתונים המוחזקים, הנתונים האלה יוסרו מהתצוגה של המשתמש, אבל הם נשמרים ב-Vault. כל עוד ההשהיה מוגדרת, אדמין ב-Vault יכול לחפש את הנתונים האלה ולייצא אותם.

החזקות לצורך משפטי כוללות את הרכיבים הבאים:

  • שירות – האפליקציה שאחראית על הנתונים. אפשר להגדיר את השירות לאימייל, ל-Drive או לקבוצות Google.
  • היקף – הישויות שכלולות בהחזקה. אפשר להגדיר את ההיקף לחשבון משתמש אחד או יותר, או ליחידה ארגונית (OU).
  • אפשרויות נוספות (אופציונלי) – הפרטים הספציפיים (שאילתות חיפוש או אפשרויות הגדרה) שמשמשים לצמצום הנתונים שיוחזקו במסגרת ההיקף שהוגדר. האפשרויות כוללות:
    • mail, קבוצות Google: שאילתת חיפוש לצמצום ההשהיה
    • Drive: יש לכלול תיקיות אחסון שיתופי בהחזקה

כדי לעבוד עם המשאבים של Vault, החשבון צריך לכלול את ההרשאה הנדרשת לשימוש ב-Vault הרשאות וגישה חשובות. כדי לגשת לעניין, החשבון צריך ליצור את העניין, שותף איתם, או שיש להם הרשאה מסוג הצגת כל העניינים.

יצירת החזקה לצורך משפטי לאימייל בחשבונות משתמשים ספציפיים באמצעות שאילתת חיפוש

הדוגמה הבאה מראה איך החזקה לצורך משפטי בשם 'החזקה של חשבונות האימייל הראשונים שלי' נוצר עבור:

  • שירות: דואר
  • ישות: חשבונות משתמשים "user1" ו-"user2"
  • אפשרויות נוספות: שאילתת חיפוש "to:ceo@company.com"

אחזור של מזהים של חשבונות משתמשים מ-AdminSdk. שימו לב הוא יכול לקבל את מספר החשבון או את כתובת האימייל שלו ב-HoldAccount. אם נותנים את שניהם, משתמשים באימייל ומזהה החשבון לא נלקח בחשבון.

Java

HeldMailQuery mailQuery = new HeldMailQuery().setTerms("to:ceo@company.com");
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(user1accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setEmail(user2Email));
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First mail Accounts Hold")
    .setCorpus("MAIL");
    .setQuery(new CorpusQuery().setMailQuery(mailQuery))
    .setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_mail_accounts(service, matter_id, account_id):
    mail_query = {'terms': 'to:ceo@company.com'}
    accounts = [
        {'accountId': user1_account_id},
        {'email': user2_email}
    ]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First mail Accounts Hold',
        'corpus': 'MAIL',
        'query': {
            'mailQuery': mail_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

יצירת החזקה לצורך משפטי ב-Drive ביחידה ארגונית והוספת תוכן מאחסון שיתופי

בדוגמה הבאה אפשר לראות איך החזקה בשם 'החזקה עבור היחידה הארגונית ב'אחסון הראשון' שלי' נוצר עבור:

  • שירות: Drive
  • ישות: היחידה הארגונית 'פיננסים' (המזהה הארגוני תועד ב-orgUnitId)
  • אפשרויות נוספות: כולל תיקיות אחסון שיתופי שמשתמשים ביחידה הארגונית הזו חברים בהן

אחזור של מזהי יחידות ארגוניות מ-AdminSdk.

Java

HeldOrgUnit orgUnit = new HeldOrgUnit().setOrgUnitId(orgUnitId);
// Include shared drives content.
HeldDriveQuery driveQuery = new HeldDriveQuery().setIncludeSharedDriveFiles(true);
// Create the hold.
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Drive OU Hold")
    .setCorpus("DRIVE")
    .setQuery(new CorpusQuery().setDriveQuery(driveQuery))
    .setOrgUnit(orgUnit);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
return createdHold;

Python

def create_hold_drive_org(service, matter_id, org_unit_id):
    drive_query = {'includeSharedDriveFiles': True}
    org_unit = {'orgUnitId': org_unit_id}
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Drive OU Hold',
        'corpus': 'DRIVE',
        'orgUnit': org_unit,
        'query': {
            'driveQuery': drive_query
        }
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

יצירת החזקה לצורך משפטי בקבוצות Google בחשבונות קבוצתיים ספציפיים עם טווח תאריכים

הדוגמה הבאה מראה איך החזקה לצורך משפטי בשם 'ההחזקה הראשונה של הקבוצה שלי' נוצר עבור:

  • שירות: קבוצות Google
  • ישות: חשבונות קבוצתיים "group1" ו-'group2'
  • אפשרויות נוספות: שמירה רק של הודעות עם תאריכי שליחה בין 'startTime' ו-endTime

אחזור של מספרי חשבונות קבוצתיים מ-AdminSdk.

Java

String APRIL_2_2017_GMT = "2017-04-02T00:00:00Z"; // See below for format*.
 
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId2));
HeldGroupsQuery groupQuery = new HeldGroupsQuery();
// Restrict by sent date.
groupQuery.setStartTime(APRIL_2_2017_GMT);
groupQuery.setEndTime(APRIL_2_2017_GMT);
// create the hold
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Group Hold")
    .setCorpus("GROUPS")
    .setQuery(new CorpusQuery().setGroupsQuery(groupQuery));
    hold.setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_groups_date_range(service, matter_id, group_account_id):
    groups_query = {
        'startTime': '2017-04-02T00:00:00Z', # See below for format*
        'endTime': '2017-04-02T00:00:00Z'
    }
    accounts = [{'accountId': group_account_id}]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Group Hold',
        'corpus': 'GROUPS',
        'query': {
            'groupsQuery': groups_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
  • פורמט חותמת זמן. בנוסף, שעות ההתחלה/endTimes מומרות ל-GMT ומעוגלות כלפי מטה לתחילת התאריך הנתון.

שליחת שאילתות ושינוי של החזקות קיימות

בדוגמה הבאה אפשר לראות איך מציגים רשימה של כל החשבונות שנכללים בהחזקה קיימת:

Java

client.matters().holds().accounts().list(matterId, holdId).execute().getAccounts();

Python

# If no accounts are on hold, ['accounts'] will raise an error.
def list_held_accounts(service, matter_id, hold_id):
    return service.matters().holds().accounts().list(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id).execute()['accounts']

בדוגמה הבאה אפשר לראות איך להוסיף חשבון להחזקה קיימת ואיך להסיר ממנה חשבון:

Java

// Add an account by id.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setAccountId(accountId))
        .execute();
// Remove an account by id.
client.matters().holds().accounts().delete(matterId, holdId, accountId).execute();

String email = "email@email.com";
// Add an account by email.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setEmail(email))
        .execute();

Python

 
def add_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    held_account = {'accountId': account_id}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

def remove_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    return service.matters().holds().accounts().delete(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, accountId=account_id).execute()

def add_held_account(service, matter_id, hold_id, email):
    held_account = {'email': email}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

בדוגמה הבאה אפשר לראות איך משנים את היחידה הארגונית בהחזקה ארגונית קיימת:

Java

Hold hold = client.matters().holds().get(matterId, holdId).execute();
hold.getOrgUnit().setOrgUnitId(newOrgUnitId);
Hold modifiedHold = client.matters().holds().update(matterId, holdId, hold).execute();
return modifiedHold;

Python

def update_hold_ou(service, matter_id, hold_id, org_unit_id):
    current_hold = get_hold(matter_id, hold_id)
    current_hold['orgUnit'] = {'orgUnitId': org_unit_id}
    return service.matters().holds().update(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=current_hold).execute()

בדוגמה הבאה אפשר לראות איך מציגים את רשימת כל ההחזקות לצורך משפטי של עניין מסוים:

Java

 
String matterId = "Matter Id";



// List all holds.
List holdsList = 
    client.matters().holds().list(matterId).execute().getHolds();



// Paginate on holds.
ListHoldsResponse response = client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .execute();



String nextPageToken = response.getNextPageToken();
if (nextPageToken != null) {
    client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .setPageToken(nextPageToken)
        .execute();
}

Python

# This can paginate in the same manner as with matters.
def list_holds(service, matter_id):
    return service.matters().holds().list(matterId=matter_id).execute()