Planifier des réunions depuis Google Chat

Niveau de codage: Intermédiaire
Durée: 25 minutes
Type de projet: Application Google Chat

Objectifs

• Comprendre ce que la solution fait
• Comprendre ce que font les services Apps Script dans la solution
• configurer votre environnement ;
• Configurez le script.
• Exécutez le script.

À propos de cette solution

Planifiez une réunion dans Google Agenda depuis un message privé (MP) ou un espace dans Google Chat. Vous pouvez définir les détails spécifiques de la réunion, par exemple le sujet, l'heure de début ou la durée, ou utiliser les paramètres par défaut pour planifier la réunion instantanément.

Fonctionnement

Le script de l'application Chat utilise des commandes slash et des boîtes de dialogue pour obtenir les informations sur la réunion auprès des utilisateurs et planifier un événement Agenda. Le script inclut des paramètres de réunion par défaut que vous pouvez personnaliser selon vos besoins.

Services Apps Script

Cette solution utilise les services suivants:

• Service Agenda : crée l'événement d'agenda à partir des informations de réunion fournies.
• Service de base : utilise la classe Session pour obtenir le fuseau horaire du script. Agenda utilise ce fuseau horaire lors de la planification de l'événement.
• Service Utilities : formate la date de l'événement d'agenda et encode l'ID de l'événement pour obtenir l'URL de l'événement.

Prérequis

• Compte Google Workspace Business ou Enterprise ayant accès à Google Chat.
• Créez un projet Google Cloud.

Configurer votre environnement

Ouvrez votre projet Cloud dans la console Google Cloud.

Si ce n'est pas déjà fait, ouvrez le projet Cloud que vous prévoyez d'utiliser pour cet exemple:

1. Dans la console Google Cloud, accédez à la page Sélectionner un projet.

   Sélectionner un projet Cloud

2. Sélectionnez le projet Google Cloud que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez également cliquer sur Créer un projet et suivre les instructions à l'écran. Si vous créez un projet Google Cloud, vous devrez peut-être activer la facturation pour ce projet.

Activer l'API

Avant d'utiliser les API Google, vous devez les activer dans un projet Google Cloud. Vous pouvez activer une ou plusieurs API dans un même projet Google Cloud.

• Dans votre projet Cloud, activez l'API Google Chat.

  Activer l'API

Configurer l'écran d'autorisation OAuth

Toutes les applications Chat nécessitent une configuration de l'écran d'autorisation. En configurant l'écran de consentement OAuth de votre application, vous définissez ce que Google affiche aux utilisateurs et enregistrez votre application pour pouvoir la publier ultérieurement.

1. Dans la console Google Cloud, accédez à Menu  > > Branding.

   Accéder à "Branding"

2. Si vous avez déjà configuré , vous pouvez configurer les paramètres suivants de l'écran d'autorisation OAuth dans Branding (Marquage), Audience (Audience) et Data Access (Accès aux données). Si le message Pas encore configuré s'affiche, cliquez sur Commencer:
1. Sous Informations sur l'application, dans Nom de l'application, saisissez un nom pour l'application.
2. Dans Adresse e-mail d'assistance utilisateur, choisissez une adresse e-mail d'assistance à laquelle les utilisateurs peuvent vous contacter s'ils ont des questions sur leur consentement.
3. Cliquez sur Suivant.
4. Sous Audience, sélectionnez Interne.
5. Cliquez sur Suivant.
6. Sous Coordonnées, saisissez une adresse e-mail à laquelle vous pourrez être informé de toute modification apportée à votre projet.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Sous Terminer, consultez le Règlement sur les données utilisateur dans les services d'API Google et, si vous acceptez, sélectionnez J'accepte le Règlement sur les données utilisateur dans les services d'API Google.
9. Cliquez sur Continuer.
10. Cliquez sur Créer.
3. Pour l'instant, vous pouvez ignorer l'ajout d'autorisations. À l'avenir, lorsque vous créerez une application à utiliser en dehors de votre organisation Google Workspace, vous devrez définir le type d'utilisateur sur Externe. Ajoutez ensuite les champs d'application d'autorisation dont votre application a besoin. Pour en savoir plus, consultez le guide complet Configurer le consentement OAuth.

Configurer le script

Créer le projet Apps Script

1. Cliquez sur le bouton suivant pour ouvrir le projet Apps Script Planifier des réunions depuis Google Chat.
   Ouvrir le projet
2. Cliquez sur Vue d'ensemble .
3. Sur la page de présentation, cliquez sur Créer une copie .

Copiez le numéro du projet Cloud

1. Dans la console Google Cloud, accédez à Menu  > IAM et administration > Paramètres.

   Accéder à la page Paramètres de la section IAM et administration

2. Dans le champ Numéro du projet, copiez la valeur.

Définir le projet Cloud du projet Apps Script

1. Dans votre projet Apps Script copié, cliquez sur Paramètres du projet .
2. Sous Projet Google Cloud Platform (GCP), cliquez sur Changer de projet.
3. Dans Numéro de projet GCP, collez le numéro du projet Google Cloud.
4. Cliquez sur Définir un projet.

Créer un déploiement de test

1. Dans votre projet Apps Script copié, cliquez sur Déployer > Tester les déploiements.
2. Copiez l'ID de déploiement principal pour l'utiliser à une étape ultérieure, puis cliquez sur OK.

Configurer l'API Chat

1. Dans la console Google Cloud, accédez à la page API Chat.
   Accéder à l'API Chat
2. Cliquez sur Configuration
3. Configurez l'API Chat avec les informations suivantes :
   • Nom : Meeting Scheduler
   • URL de l'avatar: ajoutez une URL qui pointe vers une image d'une taille minimale de 256 x 256 pixels.
   • Description : Quickly create meetings.
   • Fonctionnalité: cochez les deux cases pour autoriser les utilisateurs à envoyer des messages directement à l'application et à l'ajouter à des espaces.
   • Paramètres de connexion: cliquez sur Apps Script (Apps Script) et saisissez l'ID de déploiement principal.
   • Commandes à barre oblique: ajoutez des commandes à barre oblique pour /help et /schedule_Meeting en procédant comme suit :
     1. Cliquez sur Ajouter une commande à barre oblique et configurez-la avec les informations suivantes :
        • Nom : /help
        • ID de commande: 1
        • Description : Learn what this app does.
     2. Cliquez à nouveau sur Ajouter une commande à barre oblique et configurez-la avec les informations suivantes :
        • Nom : /schedule_Meeting
        • ID de commande: 2
        • Description : Schedule a meeting.
        • Cochez la case Ouvre une boîte de dialogue.
   • Autorisations: sélectionnez Utilisateurs et groupes spécifiques de votre domaine, puis saisissez votre adresse e-mail.
4. Cliquez sur Enregistrer, puis actualisez la page.
5. Sur la page de configuration, sous App status (État de l'application), définissez l'état sur Live - available to users (Actif – disponible pour les utilisateurs).
6. Cliquez sur Enregistrer.

Exécuter le script

1. Ouvrez Google Chat.
2. Cliquez sur Démarrer une discussion .
3. Recherchez le nom de l'application, Meeting Scheduler.
4. Envoyez un message initial, tel que hello, pour demander l'autorisation.

5. Lorsque l'application répond, cliquez sur Configurer et autorisez-la. Si l'écran de consentement OAuth affiche l'avertissement Cette application n'est pas validée, poursuivez en sélectionnant Avancé > Accéder à {Nom du projet} (non sécurisé).

6. Envoyez /schedule_Meeting à l'application.

7. Dans la boîte de dialogue, ajoutez au moins une adresse e-mail d'invité. Vous pouvez mettre à jour les autres champs ou utiliser les entrées par défaut.

8. Cliquez sur Envoyer.

9. Pour afficher la réunion, cliquez sur Ouvrir l'événement d'agenda.

Examiner le code

Pour consulter le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source ci-dessous:

Afficher le code source

Code.gs

solutions/schedule-meetings/Code.js

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// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/chat-apps/schedule-meetings

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Application constants
const APPNAME = 'Chat Meeting Scheduler';
const SLASHCOMMAND = {
  HELP: 1, // /help
  DIALOG: 2, // /schedule_Meeting
};

/**
 * Responds to an ADDED_TO_SPACE event in Google Chat.
 * Called when the Chat app is added to a space. The Chat app can either be directly added to the space
 * or added by a @mention. If the Chat app is added by a @mention, the event object includes a message property. 
 * Returns a Message object, which is usually a welcome message informing users about the Chat app.
 *
 * @param {Object} event The event object from Google Chat
 */
function onAddToSpace(event) {
  let message = '';

  // Personalizes the message depending on how the Chat app is called.
  if (event.space.singleUserBotDm) {
    message = `Hi ${event.user.displayName}!`;
  } else {
    const spaceName = event.space.displayName ? event.space.displayName : "this chat";
    message = `Hi! Thank you for adding me to ${spaceName}`;
  }

  // Lets users know what they can do and how they can get help.
  message = message + '/nI can quickly schedule a meeting for you with just a few clicks.' +
    'Try me out by typing */schedule_Meeting*. ' +
    '/nTo learn what else I can do, type */help*.'

  return { "text": message };
}

/**
 * Responds to a MESSAGE event triggered in Chat.
 * Called when the Chat app is already in the space and the user invokes it via @mention or / command.
 * Returns a message object containing the Chat app's response. For this Chat app, the response is either the
 * help text or the dialog to schedule a meeting.
 * 
 * @param {object} event The event object from Google Chat
 * @return {object} JSON-formatted response as text or Card message
 */
function onMessage(event) {

  // Handles regular onMessage logic.
  // Evaluates if and handles for all slash commands.
  if (event.message.slashCommand) {
    switch (event.message.slashCommand.commandId) {

      case SLASHCOMMAND.DIALOG: // Displays meeting dialog for /schedule_Meeting.

        // TODO update this with your own logic to set meeting recipients, subjects, etc (e.g. a group email).
        return getInputFormAsDialog_({
          invitee: '',
          startTime: getTopOfHourDateString_(),
          duration: 30,
          subject: 'Status Stand-up',
          body: 'Scheduling a quick status stand-up meeting.'
        });

      case SLASHCOMMAND.HELP: // Responds with help text for /help.
        return getHelpTextResponse_();

      /* TODO Add other use cases here. E.g:
      case SLASHCOMMAND.NEW_FEATURE:  // Your Feature Here
        getDialogForAddContact(message);
      */

    }
  }
  else {
    // Returns text if users didn't invoke a slash command.
    return { text: 'No action taken - use Slash Commands.' }
  }
}

/**
 * Responds to a CARD_CLICKED event triggered in Chat.
 * @param {object} event the event object from Chat
 * @return {object} JSON-formatted response
 * @see https://developers.google.com/chat/api/guides/message-formats/events
 */
function onCardClick(event) {
  if (event.action.actionMethodName === 'handleFormSubmit') {
    const recipients = getFieldValue_(event.common.formInputs, 'email');
    const subject = getFieldValue_(event.common.formInputs, 'subject');
    const body = getFieldValue_(event.common.formInputs, 'body');

    // Assumes dialog card inputs for date and times are in the correct format. mm/dd/yyy HH:MM
    const dateTimeInput = getFieldValue_(event.common.formInputs, 'date');
    const startTime = getStartTimeAsDateObject_(dateTimeInput);
    const duration = Number(getFieldValue_(event.common.formInputs, 'duration'));

    // Handles instances of missing or invalid input parameters.
    const errors = [];

    if (!recipients) {
      errors.push('Missing or invalid recipient email address.');
    }
    if (!subject) {
      errors.push('Missing subject line.');
    }
    if (!body) {
      errors.push('Missing event description.');
    }
    if (!startTime) {
      errors.push('Missing or invalid start time.');
    }
    if (!duration || isNaN(duration)) {
      errors.push('Missing or invalid duration');
    }
    if (errors.length) {
      // Redisplays the form if missing or invalid inputs exist.
      return getInputFormAsDialog_({
        errors,
        invitee: recipients,
        startTime: dateTimeInput,
        duration,
        subject,
        body
      });
    }

    //  Calculates the end time via duration.
    const endTime = new Date(startTime.valueOf());
    endTime.setMinutes(endTime.getMinutes() + duration);

    // Creates calendar event with notification.
    const calendar = CalendarApp.getDefaultCalendar()
    const scheduledEvent = calendar.createEvent(subject,
      startTime,
      endTime,
      {
        guests: recipients,
        sendInvites: true,
        description: body + '\nThis meeting scheduled by a Google Chat App!'
      });

    // Gets a link to the Calendar event.
    const url = getCalendarEventURL_(scheduledEvent, calendar)

    return getConfirmationDialog_(url);

  } else if (event.action.actionMethodName === 'closeDialog') {

    // Returns this dialog as success.
    return {
      actionResponse: {
        type: 'DIALOG',
        dialog_action: {
          actionStatus: 'OK'
        }
      }
    }
  }
}

/**
 * Responds with help text about this Chat app.
 * @return {string} The help text as seen below
 */
function getHelpTextResponse_() {
  const help = `*${APPNAME}* lets you quickly create meetings from Google Chat. Here\'s a list of all its commands:
  \`/schedule_Meeting\`  Opens a dialog with editable, preset parameters to create a meeting event
  \`/help\`  Displays this help message

  Learn more about creating Google Chat apps at https://developers.google.com/chat.`

  return { 'text': help }
}

Dialog.gs

solutions/schedule-meetings/Dialog.js

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/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/**
* Form input dialog as JSON.
* @return {object} JSON-formatted cards for the dialog.
*/
function getInputFormAsDialog_(options) {
  const form = getForm_(options);
  return {
    'actionResponse': {
      'type': 'DIALOG',
      'dialogAction': {
        'dialog': {
          'body': form
        }
      }
    }
  };
}

/**
* Form JSON to collect inputs regarding the meeting.
* @return {object} JSON-formatted cards.
*/
function getForm_(options) {
  const sections = [];

  // If errors present, display additional section with validation messages.
  if (options.errors && options.errors.length) {
    let errors = options.errors.reduce((str, err) => `${str}• ${err}<br>`, '');
    errors = `<b>Errors:</b><br><font color="#ba0000">${errors}</font>`;
    const errorSection = {
      'widgets': [
        {
          textParagraph: {
            text: errors
          }
        }
      ]
    }
    sections.push(errorSection);
  }
  let formSection = {
    'header': 'Schedule meeting and send email to invited participants',
    'widgets': [
      {
        'textInput': {
          'label': 'Event Title',
          'type': 'SINGLE_LINE',
          'name': 'subject',
          'value': options.subject
        }
      },
      {
        'textInput': {
          'label': 'Invitee Email Address',
          'type': 'SINGLE_LINE',
          'name': 'email',
          'value': options.invitee,
          'hintText': 'Add team group email'
        }
      },
      {
        'textInput': {
          'label': 'Description',
          'type': 'MULTIPLE_LINE',
          'name': 'body',
          'value': options.body
        }
      },
      {
        'textInput': {
          'label': 'Meeting start date & time',
          'type': 'SINGLE_LINE',
          'name': 'date',
          'value': options.startTime,
          'hintText': 'mm/dd/yyyy H:MM'
        }
      },
      {
        'selectionInput': {
          'type': 'DROPDOWN',
          'label': 'Meeting Duration',
          'name': 'duration',
          'items': [
            {
              'text': '15 minutes',
              'value': '15',
              'selected': options.duration === 15
            },
            {
              'text': '30 minutes',
              'value': '30',
              'selected': options.duration === 30
            },
            {
              'text': '45 minutes',
              'value': '45',
              'selected': options.duration === 45
            },
            {
              'text': '1 Hour',
              'value': '60',
              'selected': options.duration === 60
            },
            {
              'text': '1.5 Hours',
              'value': '90',
              'selected': options.duration === 90
            },
            {
              'text': '2 Hours',
              'value': '120',
              'selected': options.duration === 120
            }
          ]
        }
      }
    ],
    'collapsible': false
  };
  sections.push(formSection);
  const card =  {
    'sections': sections,
    'name': 'Google Chat Scheduled Meeting',
    'fixedFooter': {
      'primaryButton': {
        'text': 'Submit',
        'onClick': {
          'action': {
            'function': 'handleFormSubmit'
          }
        },
        'altText': 'Submit'
      }
    }
  };
  return card;
}

/**
* Confirmation dialog after a calendar event is created successfully.
* @param {string} url The Google Calendar Event url for link button
* @return {object} JSON-formatted cards for the dialog
*/
function getConfirmationDialog_(url) {
  return {
    'actionResponse': {
      'type': 'DIALOG',
      'dialogAction': {
        'dialog': {
          'body': {
            'sections': [
              {
                'widgets': [
                  {
                    'textParagraph': {
                      'text': 'Meeting created successfully!'
                    },
                    'horizontalAlignment': 'CENTER'
                  },
                  {
                    'buttonList': {
                      'buttons': [
                        {
                          'text': 'Open Calendar Event',
                          'onClick': {
                            'openLink': {
                              'url': url
                            }
                          }
                        }

                      ]
                    },
                    'horizontalAlignment': 'CENTER'
                  }
                ]
              }
            ],
            'fixedFooter': {
              'primaryButton': {
                'text': 'OK',
                'onClick': {
                  'action': {
                    'function': 'closeDialog'
                  }
                }
              }
            }
          }
        }
      }
    }
  }
}

Utilities.gs

solutions/schedule-meetings/Utilities.js

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/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/**
* Helper function that gets the field value from the given form input.
* @return {string} 
*/
function getFieldValue_(formInputs, fieldName) {
  return formInputs[fieldName][''].stringInputs.value[0];
}

// Regular expression to validate the date/time input.
const DATE_TIME_PATTERN = /\d{1,2}\/\d{1,2}\/\d{4}\s+\d{1,2}:\d\d/;

/**
* Casts date and time from string to Date object.
* @return {date} 
*/
function getStartTimeAsDateObject_(dateTimeStr) {
  if (!dateTimeStr || !dateTimeStr.match(DATE_TIME_PATTERN)) {
    return null;
  }

  const parts = dateTimeStr.split(' ');
  const [month, day, year] = parts[0].split('/').map(Number);
  const [hour, minute] = parts[1].split(':').map(Number);


  Session.getScriptTimeZone()

  return new Date(year, month - 1, day, hour, minute)
}

/** 
* Gets the current date and time for the upcoming top of the hour (e.g. 01/25/2022 18:00).
* @return {string} date/time in mm/dd/yyy HH:MM format needed for use by Calendar
*/
function getTopOfHourDateString_() {
  const date = new Date();
  date.setHours(date.getHours() + 1);
  date.setMinutes(0, 0, 0);
  // Adding the date as string might lead to an incorrect response due to time zone adjustments.
  return Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MM/dd/yyyy H:mm');
}


/** 
* Creates the URL for the Google Calendar event.
*
* @param {object} event The Google Calendar Event instance
* @param {object} cal The associated Google Calendar 
* @return {string} URL in the form of 'https://www.google.com/calendar/event?eid={event-id}'
*/
function getCalendarEventURL_(event, cal) {
  const baseCalUrl = 'https://www.google.com/calendar';
  // Joins Calendar Event Id with Calendar Id, then base64 encode to derive the event URL.
  let encodedId = Utilities.base64Encode(event.getId().split('@')[0] + " " + cal.getId()).replace(/\=/g, '');
  encodedId = `/event?eid=${encodedId}`;
  return (baseCalUrl + encodedId);

}

Étapes suivantes

• Présentation de Chat pour les développeurs
• Créer une application Google Chat avec Apps Script