به‌روزرسانی‌ها : یادداشت‌های انتشار را برای ویژگی‌های جدید و به‌روزرسانی‌های محصول بررسی کنید. ، روز رسانی : یادداشت های انتشار را برای ویژگی های جدید و به روز رسانی محصول بررسی کنید.

این صفحه به‌وسیله ‏Cloud Translation API‏ ترجمه شده است.

ضمیمه پردازش داده

آخرین ویرایش: 02 نوامبر 2020

Jibe و طرف مقابل موافق با این الحاقیه (" شرکت ") توافقنامه ای برای ارائه خدمات پردازشگر منعقد کرده اند (همانطور که گهگاه اصلاح می شود، " توافقنامه ").

این ضمیمه پردازش داده (شامل ضمیمه ها، " ضمیمه پردازش داده ها ") توسط Jibe and Company وارد شده است و مکمل توافقنامه است. این ضمیمه پردازش داده ها مؤثر خواهد بود و از تاریخ لازم الاجرا شدن «شرایط» جایگزین هر گونه شرایط قبلی مربوط به موضوع آنها (از جمله هرگونه شرایط پردازش داده و امنیت مربوط به خدمات پردازشگر) می شود.

اگر از طرف شرکت این ضمیمه پردازش داده را می‌پذیرید، تضمین می‌کنید که: (الف) از اختیارات قانونی کامل برای ملحق کردن شرکت به این ضمیمه پردازش داده برخوردارید. (ب) این ضمیمه پردازش داده را خوانده و درک کرده اید. و (ج) شما از طرف شرکت با این ضمیمه پردازش داده موافقت می کنید. اگر اختیار قانونی برای الزام شرکت ندارید، لطفاً این ضمیمه پردازش داده را نپذیرید.

1. مقدمه

این ضمیمه پردازش داده منعکس کننده توافق طرفین در مورد شرایط حاکم بر پردازش و امنیت داده های شخصی شرکت در ارتباط با قانون حفاظت از داده های اروپا و برخی قوانین غیر اروپایی حفاظت از داده است.

2. تعاریف و تفسیر

2.1 در این ضمیمه پردازش داده:

« محصول اضافی » به معنای محصول، خدمات یا برنامه کاربردی ارائه شده توسط Jibe یا شخص ثالث است که: (الف) بخشی از خدمات پردازشگر نیست. و (ب) برای استفاده در رابط کاربری خدمات پردازشگر قابل دسترسی است یا به‌طور دیگری با سرویس‌های پردازشگر یکپارچه شده است.

" شرایط اضافی برای قانون حفاظت از داده های غیر اروپایی " به معنای شرایط اضافی ذکر شده در ضمیمه 3 است که منعکس کننده توافق طرفین در مورد شرایط حاکم بر پردازش داده های خاص در ارتباط با برخی قوانین غیر اروپایی حفاظت از داده ها است.

« وابسته » به معنای نهادی است که به طور مستقیم یا غیرمستقیم یک طرف را کنترل، کنترل، یا تحت کنترل مشترک با آن دارد.

" داده های شخصی شرکت " به معنای داده های شخصی است که توسط Jibe از طرف شرکت در ارائه خدمات پردازشگر توسط Jibe پردازش می شود.

« حادثه داده » به معنای نقض امنیت Jibe است که منجر به تخریب تصادفی یا غیرقانونی، از دست دادن، تغییر، افشای غیرمجاز یا دسترسی به داده‌های شخصی شرکت در سیستم‌هایی است که توسط Jibe مدیریت می‌شوند یا به‌طور دیگری کنترل می‌شوند. «حوادث داده» شامل تلاش‌ها یا فعالیت‌های ناموفقی که امنیت داده‌های شخصی شرکت را به خطر نمی‌اندازد، از جمله تلاش‌های ناموفق برای ورود به سیستم، پینگ‌ها، اسکن‌های پورت، حملات انکار سرویس، و سایر حملات شبکه به فایروال‌ها یا سیستم‌های شبکه‌ای را شامل نمی‌شود.

« قانون حفاظت از داده‌ها » به‌معنای موارد زیر است: (الف) قانون حفاظت از داده‌های اروپا؛ و/یا (ب) قانون حفاظت از داده های غیر اروپایی.

« ابزار موضوع داده » به معنای ابزاری است (در صورت وجود) که توسط یک نهاد Jibe در اختیار افراد سوژه داده قرار می‌گیرد که به Jibe امکان می‌دهد مستقیماً و به شیوه‌ای استاندارد به درخواست‌های معینی از سوژه‌های داده در رابطه با داده‌های شخصی شرکت پاسخ دهد (به عنوان مثال، یک انتخاب -افزونه مرورگر).

EEA به معنای منطقه اقتصادی اروپاست.

« GDPR اتحادیه اروپا » به معنای مقررات (EU) 2016/679 پارلمان اروپا و شورای مورخ 27 آوریل 2016 در مورد حمایت از اشخاص حقیقی در رابطه با پردازش داده های شخصی و در مورد جابجایی آزادانه این داده ها و لغو دستورالعمل است. 95/46/EC.

« قانون حفاظت از داده‌های اروپا » به‌معنای موارد زیر است: (الف) GDPR. و/یا (ب) قانون فدرال حفاظت از داده ها در 19 ژوئن 1992 (سوئیس).

« قوانین اروپایی یا ملی » به‌معنای موارد زیر است: (الف) قانون اتحادیه اروپا یا کشورهای عضو اتحادیه اروپا (اگر GDPR اتحادیه اروپا برای پردازش داده‌های شخصی شرکت اعمال می‌شود). و/یا (ب) قانون انگلستان یا بخشی از بریتانیا (اگر GDPR انگلستان برای پردازش داده های شخصی شرکت اعمال می شود).

« GDPR » به‌معنای موارد زیر است: (الف) GDPR اتحادیه اروپا؛ و/یا (ب) GDPR انگلستان.

« جیبه » به معنای نهاد جیبه است که طرف قرارداد است.

« زیرپردازنده‌های وابسته Jibe » به معنایی است که در بخش 11.1 (موافقت با تعامل با پردازشگر فرعی) ارائه شده است.

« نهاد Jibe » به معنای Jibe Mobile Inc، Jibe Mobile Limited یا هر شرکت وابسته دیگر Jibe Mobile Inc است.

" گواهی ISO 27001 " به معنای گواهینامه ISO/IEC 27001:2013 یا گواهی مشابه برای خدمات پردازشگر است.

« قانون حفاظت از داده‌های غیر اروپایی » به معنای قوانین حفاظت از داده یا حفظ حریم خصوصی است که در خارج از منطقه اقتصادی اروپا، سوئیس و بریتانیا اجرا می‌شود.

" آدرس ایمیل اطلاع رسانی " به معنای آدرس ایمیل (در صورت وجود): (i) ارائه شده توسط شرکت به Jibe یا (ii) تعیین شده توسط شرکت، از طریق رابط کاربری خدمات پردازشگر یا سایر وسایل ارائه شده توسط Jibe، برای دریافت اعلان های خاص. از Jibe مربوط به این ضمیمه پردازش داده. برای وضوح، این مسئولیت شرکت است که یک آدرس ایمیل اعلان به Jibe ارائه دهد و هر گونه به روز رسانی آدرس ایمیل اعلان را به Jibe اطلاع دهد.

« خدمات پردازشگر » به معنای خدمات پیام‌رسانی تجاری RCS است (همانطور که در https://developers.google.com/business-communications/rcs-business-messaging توضیح داده شده است)

" اسناد امنیتی " به معنای گواهینامه ISO 27001 و هر گونه گواهینامه یا اسناد امنیتی دیگری است که Jibe ممکن است در ارتباط با خدمات پردازشگر در دسترس قرار دهد.

" اقدامات امنیتی " به معنای ارائه شده در بخش 7.1.1 (اقدامات امنیتی Jibe) است.

«شرایط قراردادی استاندارد » به معنای بندهای قراردادی استاندارد کمیسیون اروپا در https://privacy.google.com/businesses/gdprprocessorterms/sccs است که شرایط استاندارد حفاظت از داده ها برای انتقال داده های شخصی به پردازشگرهای مستقر در کشورهای ثالث است که این کار را انجام نمی دهند. اطمینان از سطح کافی از حفاظت از داده ها، همانطور که در ماده 46 GDPR اتحادیه اروپا توضیح داده شده است.

« زیرپردازنده » به معنای اشخاص ثالثی است که تحت این ضمیمه پردازش داده مجاز به دسترسی منطقی به داده‌های شخصی شرکت و پردازش آنها به منظور ارائه بخش‌هایی از خدمات پردازشگر و هرگونه پشتیبانی فنی مرتبط هستند.

«مرجع نظارت » در صورت اجرا به معنای: (الف) «مرجع نظارتی» همانطور که در GDPR اتحادیه اروپا تعریف شده است. و/یا (ب) «کمیسیون» همانطور که در GDPR بریتانیا تعریف شده است.

" مدت " به معنای دوره از تاریخ لازم الاجرا شدن شرایط تا پایان ارائه خدمات پردازشگر توسط Jibe تحت توافقنامه است.

"تاریخ لازم الاجرا شدن شرایط " به معنای تاریخ لازم الاجرا شدن قرارداد است.

" زیرپردازنده های شخص ثالث " به معنای ارائه شده در بخش 11.1 (موافقت با تعامل با پردازشگر فرعی) است.

« UK GDPR » به معنای GDPR اتحادیه اروپا است که در قانون اتحادیه اروپا (خروج) 2018 اصلاح شده و در قوانین بریتانیا ادغام شده است، در صورت وجود.

2.2 اصطلاحات « کنترل‌کننده »، « موضوع داده‌ها »، « داده‌های شخصی »، « پردازش » و « پردازنده » همانطور که در این ضمیمه پردازش داده استفاده می‌شود، دارای معانی ارائه‌شده در GDPR و عبارات « واردکننده داده » و « داده‌ها » است. صادرکننده » دارای معانی ارائه شده در بندهای استاندارد قراردادی است.

2.3 عبارات « شامل »، « شامل » یا هر عبارت مشابهی به عنوان مصداق تعبیر خواهد شد و معنای کلمات قبل از آن عبارات را محدود نخواهد کرد. هر نمونه ای در این ضمیمه پردازش داده ها گویا هستند و تنها نمونه های یک مفهوم خاص نیستند.

2.4 هرگونه ارجاع به چارچوب قانونی، اساسنامه یا سایر مصوبات قانونی، اشاره به آن است که هر از گاهی اصلاح شده یا مجدداً تصویب می شود.

2.5 اگر این شرایط پردازش داده ها به هر زبان دیگری ترجمه شود و بین متن انگلیسی و متن ترجمه شده مغایرت وجود داشته باشد، متن انگلیسی حاکم خواهد بود.

3. مدت زمان این ضمیمه پردازش داده

این ضمیمه پردازش داده‌ها در تاریخ لازم‌الاجرا شدن شرایط اعمال می‌شود و صرف‌نظر از اینکه این مدت منقضی شده است یا نه، تا زمانی که تمام داده‌های شخصی شرکت توسط Jibe حذف شود، همانطور که در این ضمیمه پردازش داده‌ها توضیح داده شده است، به قوت خود باقی خواهد ماند.

4. کاربرد این ضمیمه پردازش داده

4.1 استفاده از قانون حفاظت از داده های اروپا . بخش‌های 5 (پردازش داده‌ها) تا 12 (تماس با Jibe؛ سوابق پردازش) (شامل) فقط تا حدی اعمال می‌شود که قانون حفاظت از داده‌های اروپا در مورد پردازش داده‌های شخصی شرکت اعمال شود، از جمله در موارد زیر:

(الف) پردازش در چارچوب فعالیت‌های یک شرکت در منطقه اقتصادی اروپا یا انگلستان است. و/یا

(ب) داده‌های شخصی شرکت، داده‌های شخصی مربوط به افراد موضوع داده است که در منطقه اقتصادی اروپا یا بریتانیا هستند و پردازش مربوط به ارائه کالا یا خدمات به آنها یا نظارت بر رفتار آنها در منطقه اقتصادی اروپا یا بریتانیا است.

4.2 کاربرد در خدمات پردازشگر . این ضمیمه پردازش داده فقط در مورد خدمات پردازشگر اعمال می شود که طرفین با این ضمیمه پردازش داده موافقت کرده اند (به عنوان مثال: (الف) خدمات پردازشگر که شرکت برای پذیرش این ضمیمه پردازش داده برای آنها کلیک کرده است؛ یا (ب) اگر توافقنامه شامل شود. این ضمیمه پردازش داده با ارجاع به خدمات پردازشگر که موضوع توافقنامه هستند).

4.3 الحاق شرایط اضافی برای قانون حفاظت از داده های غیر اروپایی . شرایط اضافی برای قانون حفاظت از داده های غیر اروپایی مکمل این شرایط پردازش داده است.

5. پردازش داده ها

5.1 نقش ها و انطباق با مقررات. مجوز.

5.1.1 مسئولیت های پردازنده و کنترل کننده. طرفین تصدیق و توافق می کنند که:

(الف) پیوست 1 موضوع و جزئیات پردازش داده های شخصی شرکت را شرح می دهد.

(ب) Jibe پردازشگر داده های شخصی شرکت تحت قانون حفاظت از داده های اروپا است.

(ج) شرکت کنترل کننده یا پردازشگر داده های شخصی شرکت بر اساس قانون حفاظت از داده های اروپایی است. و

(د) هر یک از طرفین با توجه به پردازش داده‌های شخصی شرکت، از تعهدات مربوط به خود تحت قانون حفاظت از داده‌های اروپا تبعیت خواهد کرد.

5.1.2 مجوز توسط کنترل کننده شخص ثالث. اگر شرکت یک پردازشگر باشد، شرکت به Jibe تضمین می‌کند که دستورالعمل‌ها و اقدامات شرکت در رابطه با داده‌های شخصی شرکت، از جمله انتصاب Jibe به‌عنوان پردازشگر دیگر، توسط کنترل‌کننده مربوطه مجاز شده است.

5.2 دستورالعمل های شرکت. با وارد کردن این ضمیمه پردازش داده، شرکت به Jibe دستور می‌دهد که داده‌های شخصی شرکت را فقط مطابق با قانون قابل اجرا پردازش کند: (الف) ارائه خدمات پردازشگر و هرگونه پشتیبانی فنی مرتبط؛ (ب) همانطور که بیشتر از طریق استفاده شرکت از خدمات پردازشگر (از جمله در تنظیمات و سایر عملکردهای خدمات پردازشگر) و هر گونه پشتیبانی فنی مرتبط مشخص شده است. (ج) همانطور که در قالب توافق نامه، از جمله این ضمیمه پردازش داده، مستند شده است. و (د) همانطور که در سایر دستورالعمل‌های کتبی ارائه شده توسط شرکت مستند شده و توسط Jibe به عنوان دستورالعمل‌هایی برای اهداف این ضمیمه پردازش داده تایید شده است.

5.3 مطابقت Jibe با دستورالعمل ها. Jibe از دستورالعمل های توضیح داده شده در بخش 5.2 (دستورالعمل های شرکت) (از جمله در مورد انتقال داده ها) پیروی می کند، مگر اینکه قوانین اروپایی یا ملی که Jibe مشمول آن است نیاز به پردازش دیگری از داده های شخصی شرکت توسط Jibe داشته باشد، در این صورت Jibe به شرکت اطلاع می دهد ( مگر اینکه چنین قانونی جیبه را از انجام این کار به دلایل مهم منافع عمومی منع کند).

5.4 محصولات اضافی . اگر شرکت از هر محصول اضافی استفاده کند، خدمات پردازشگر ممکن است به آن محصول اضافی اجازه دهد تا به داده های شخصی شرکت در صورت نیاز برای تعامل محصول اضافی با خدمات پردازشگر دسترسی داشته باشد. این ضمیمه پردازش داده در مورد پردازش داده های شخصی در ارتباط با ارائه هر محصول اضافی مورد استفاده توسط شرکت، از جمله داده های شخصی ارسال شده به یا از آن محصول اضافی اعمال نمی شود.

6. حذف داده ها

6.1 حذف در طول ترم.

6.1.1 خدمات پردازنده با قابلیت حذف. در طول مدت، اگر:

(الف) عملکرد خدمات پردازشگر شامل گزینه ای برای شرکت برای حذف داده های شخصی شرکت است.

(ب) شرکت از خدمات پردازشگر برای حذف برخی از داده های شخصی شرکت استفاده می کند. و

(ج) اطلاعات شخصی شرکت حذف شده توسط شرکت قابل بازیابی نیست (به عنوان مثال، از "سطل زباله")،

سپس Jibe چنین داده‌های شخصی شرکت را در اسرع وقت از سیستم‌های خود حذف می‌کند، مگر اینکه قوانین اروپایی یا ملی نیاز به ذخیره‌سازی داشته باشند.

6.1.2 خدمات پردازشگر بدون عملکرد حذف. در طول مدت، اگر عملکرد خدمات پردازشگر شامل گزینه حذف اطلاعات شخصی شرکت برای شرکت نباشد، Jibe با هر درخواست معقولی از شرکت برای تسهیل چنین حذفی، تا جایی که با در نظر گرفتن ماهیت و ماهیت ممکن باشد، موافقت خواهد کرد. عملکرد خدمات پردازشگر Jibe ممکن است برای هر گونه حذف داده تحت این بخش 6.1.2 (خدمات پردازشگر بدون عملکرد حذف) هزینه ای (بر اساس هزینه های معقول Jibe) دریافت کند. Jibe جزئیات بیشتر هر گونه هزینه قابل اعمال و مبنای محاسبه آن را قبل از هر گونه حذف داده به شرکت ارائه می دهد.

6.2 حذف در انقضای مدت. پس از انقضای مدت، شرکت به Jibe دستور می‌دهد تا تمام داده‌های شخصی شرکت (از جمله نسخه‌های موجود) را مطابق با قانون قابل اجرا از سیستم‌های Jibe حذف کند. Jibe در اسرع وقت از این دستورالعمل پیروی می کند مگر اینکه قوانین اروپایی یا ملی نیاز به ذخیره سازی داشته باشد.

7. امنیت داده ها

7.1 اقدامات و کمک های امنیتی Jibe.

7.1.1 اقدامات امنیتی Jibe. Jibe اقدامات فنی و سازمانی را برای محافظت از داده های شخصی شرکت در برابر تخریب تصادفی یا غیرقانونی، از دست دادن، تغییر، افشای غیرمجاز یا دسترسی اجرا و حفظ خواهد کرد که در پیوست 2 (" اقدامات امنیتی ") توضیح داده شده است. Jibe ممکن است اقدامات امنیتی را هر از چند گاهی به‌روزرسانی یا اصلاح کند، مشروط بر اینکه چنین به‌روزرسانی‌ها و تغییراتی منجر به تضعیف امنیت کلی سرویس‌های پردازشگر نشود.

7.1.2 رعایت امنیت توسط Jibe Staff.Jibe اطمینان حاصل می کند که همه افرادی که مجاز به پردازش داده های شخصی شرکت هستند، خود را متعهد به محرمانه بودن می دانند یا تحت یک تعهد قانونی مناسب برای رازداری هستند.

7.1.3 کمک امنیتی Jibe. شرکت موافقت می کند که Jibe به شرکت در اطمینان از رعایت هرگونه تعهدات شرکت در مورد امنیت داده های شخصی و نقض داده های شخصی (با در نظر گرفتن ماهیت پردازش داده های شخصی شرکت و اطلاعات موجود برای Jibe) کمک خواهد کرد، از جمله (در صورت وجود) تعهدات شرکت بر اساس مواد 32 تا 34 (شامل) GDPR، توسط:

(الف) اجرای و حفظ اقدامات امنیتی مطابق با بخش 7.1.1 (اقدامات امنیتی Jibe).

(ب) رعایت شرایط بخش 7.2 (حوادث داده ها)؛ و

(ج) ارائه اسناد امنیتی به شرکت مطابق با بخش 7.5.1 (بررسی اسناد امنیتی) و اطلاعات موجود در این ضمیمه پردازش داده ها.

7.2 حوادث داده.

7.2.1 اطلاع رسانی حادثه. اگر Jibe از یک رخداد داده آگاه شود، Jibe: (الف) شرکت را از رویداد داده به سرعت و بدون تأخیر بی‌مورد مطلع می‌کند. و (ب) فوراً اقدامات معقول را برای به حداقل رساندن آسیب و ایمن سازی داده های شخصی شرکت انجام دهد.

7.2.2 جزئیات حادثه داده. اعلان‌های انجام‌شده تحت بخش 7.2.1 (اعلان حادثه) تا حد امکان جزئیات رویداد داده‌ها، از جمله اقدامات انجام‌شده برای کاهش خطرات احتمالی و اقداماتی که Jibe به شرکت توصیه می‌کند برای رسیدگی به حادثه داده انجام دهد، شرح می‌دهد.

7.2.3 تحویل اعلان. Jibe اعلان خود را در مورد هر گونه رخداد داده به آدرس ایمیل اطلاع رسانی یا بنا به صلاحدید Jibe (از جمله اگر شرکت آدرس ایمیل اعلان ارائه نکرده باشد) از طریق سایر ارتباطات مستقیم (مثلاً از طریق تماس تلفنی) ارسال می کند. یا یک جلسه حضوری). شرکت تنها مسئول ارائه آدرس ایمیل اطلاع رسانی و اطمینان از فعلی و معتبر بودن آدرس ایمیل اطلاع رسانی است.

7.2.4 اطلاعیه های شخص ثالث. شرکت تنها مسئول پیروی از قوانین مربوط به اعلان حادثه مربوط به شرکت و انجام هر گونه تعهدات اطلاع رسانی شخص ثالث مربوط به هر رویداد داده است.

7.2.5 عدم تأیید خطا توسط Jibe.Jibe اطلاع رسانی یا پاسخ به یک رخداد داده تحت این بخش 7.2 (حوادث داده) به عنوان تصدیق خطا یا مسئولیتی توسط Jibe در رابطه با رویداد داده تلقی نخواهد شد.

7.3 مسئولیت های امنیتی و ارزیابی شرکت.

7.3.1 مسئولیت های امنیتی شرکت. شرکت موافقت می کند که بدون لطمه به تعهدات Jibe تحت بخش 7.1 (تدابیر امنیتی و کمک های Jibe) و 7.2 (حوادث داده):

(الف) شرکت مسئول استفاده از خدمات پردازشگر است، از جمله:

(i) استفاده مناسب از خدمات پردازشگر برای اطمینان از سطح امنیتی متناسب با خطر داده های شخصی شرکت؛ و

(ii) ایمن کردن اعتبارنامه‌ها، سیستم‌ها و دستگاه‌های احراز هویت حساب که شرکت برای دسترسی به خدمات پردازشگر استفاده می‌کند. و

(ب) Jibe هیچ تعهدی در قبال حفاظت از داده های شخصی شرکتی که شرکت انتخاب می کند تا خارج از سیستم Jibe و زیرپردازنده های آن ذخیره یا منتقل کند، ندارد.

7.3.2 ارزیابی امنیتی شرکت. شرکت تأیید می کند و موافقت می کند که (با در نظر گرفتن وضعیت هنر، هزینه های اجرا و ماهیت، دامنه، زمینه، و اهداف پردازش داده های شخصی شرکت، و همچنین خطرات برای افراد) اقدامات امنیتی اجرا شده و که توسط Jibe در بخش 7.1.1 (اقدامات امنیتی Jibe) حفظ شده است، سطح امنیتی متناسب با خطر داده های شخصی شرکت را فراهم می کند.

7.4 گواهینامه امنیتی برای ارزیابی و کمک به اطمینان از اثربخشی مداوم اقدامات امنیتی، Jibe گواهینامه ISO 27001 را حفظ خواهد کرد.

7.5 بررسی و ممیزی انطباق.

7.5.1 بررسی اسناد امنیتی. برای نشان دادن انطباق Jibe با تعهداتش تحت این ضمیمه پردازش داده، Jibe اسناد امنیتی را برای بررسی توسط مشتری در دسترس قرار می دهد.

7.5.2 حقوق حسابرسی شرکت.

(الف) Jibe به شرکت یا یک حسابرس شخص ثالث منصوب شده توسط شرکت اجازه می‌دهد تا ممیزی‌ها (از جمله بازرسی‌ها) را انجام دهد تا مطابق با بخش 7.5.3 (شرایط تجاری اضافی برای ممیزی) مطابقت Jibe با تعهدات خود تحت این ضمیمه پردازش داده را تأیید کند. Jibe در چنین ممیزی هایی که در بخش 7.4 (گواهینامه امنیتی) و این بخش 7.5 (بررسی ها و ممیزی های انطباق) توضیح داده شده است، مشارکت خواهد داشت.

(ب) اگر بندهای قراردادی استاندارد تحت بخش 10.2 (انتقال داده ها) اعمال شود، Jibe به شرکت یا یک حسابرس شخص ثالث منصوب شده توسط شرکت اجازه می دهد تا حسابرسی را همانطور که در بندهای قراردادی استاندارد مطابق با بخش 7.5.3 (اضافی) شرح داده شده انجام دهد. شرایط تجاری برای حسابرسی).

(ج) همچنین ممکن است با بررسی گواهی صادر شده برای گواهینامه ISO 27001 (که منعکس کننده نتیجه ممیزی انجام شده توسط یک حسابرس شخص ثالث) است، ممیزی را برای تأیید انطباق Jibe با تعهدات خود تحت این ضمیمه پردازش داده انجام دهد.

7.5.3 شرایط تجاری اضافی برای حسابرسی.

(الف) شرکت هرگونه درخواستی را برای ممیزی تحت بخش 7.5.2 (a) یا 7.5.2 (b) به Jibe ارسال خواهد کرد همانطور که در بخش 12.1 (تماس با Jibe) توضیح داده شده است.

(ب) پس از دریافت درخواست توسط Jibe بر اساس بخش 7.5.3 (الف)، Jibe و شرکت پیشاپیش در مورد تاریخ شروع معقول، دامنه و مدت، و کنترل‌های امنیتی و محرمانگی قابل اعمال در هر حسابرسی تحت بحث و توافق خواهند بود. بخش 7.5.2 (الف) یا 7.5.2 (ب).

(ج) Jibe ممکن است برای هر حسابرسی تحت بخش 7.5.2 (الف) یا 7.5.2 (ب) هزینه ای (براساس هزینه های معقول Jibe) دریافت کند. Jibe جزئیات بیشتر هر گونه هزینه قابل اجرا و مبنای محاسبه آن، قبل از هر گونه ممیزی. شرکت مسئول هر گونه حق الزحمه ای خواهد بود که توسط هر حسابرس شخص ثالثی که توسط شرکت برای اجرای هر گونه حسابرسی منصوب شده است.

(د) اگر حسابرس به نظر معقول Jibe واجد شرایط یا مستقل نباشد، ممکن است از هر حسابرس شخص ثالثی که توسط شرکت منصوب شده برای انجام هر گونه حسابرسی طبق بخش 7.5.2 (الف) یا 7.5.2 (ب) اعتراض کند. رقیب Jibe یا در غیر این صورت آشکارا نامناسب است. هر گونه اعتراضی از سوی Jibe، شرکت را ملزم می کند تا حسابرس دیگری را تعیین کند یا خود حسابرسی را انجام دهد.

(ه) هیچ چیز در این ضمیمه پردازش داده‌ها، Jibe را ملزم نمی‌کند که به شرکت یا حسابرس شخص ثالث خود افشا کند یا به شرکت یا حسابرس شخص ثالث خود اجازه دسترسی به موارد زیر را بدهد:

(i) هر گونه داده از هر مشتری دیگر یک نهاد Jibe؛

(ii) اطلاعات حسابداری یا مالی داخلی هر واحد تجاری Jibe.

(iii) هرگونه اسرار تجاری یک نهاد Jibe.

(IV) هرگونه اطلاعاتی که به نظر منطقی Jibe می‌تواند: (الف) امنیت سیستم‌ها یا محل‌های نهاد Jibe را به خطر بیندازد. یا (ب) باعث شود هر نهاد Jibe به تعهدات خود تحت قانون حفاظت از داده اروپا یا تعهدات امنیتی و/یا حریم خصوصی خود در قبال شرکت یا هر شخص ثالثی عمل کند. یا

(v) هر گونه اطلاعاتی که شرکت یا حسابرس شخص ثالث آن به هر دلیلی غیر از حسن نیت انجام تعهدات شرکت تحت قانون حفاظت از داده های اروپا، به دنبال دسترسی به آن است.

7.5.4 عدم تغییر در بندهای استاندارد قراردادی. اگر بندهای قراردادی استاندارد تحت بخش 10.2 (انتقال داده ها) اعمال شود، هیچ چیز در این بخش 7.5 (بررسی و ممیزی انطباق) هیچ گونه حقوق یا تعهدات شرکت یا Jibe را تحت شرایط استاندارد قراردادی تغییر نمی دهد یا تغییر نمی دهد.

8. ارزیابی تاثیر و مشاوره

شرکت موافقت می کند که Jibe به شرکت در حصول اطمینان از انطباق با هرگونه تعهدات شرکت در مورد ارزیابی اثرات حفاظت از داده ها و مشاوره قبلی (با در نظر گرفتن ماهیت پردازش و اطلاعات موجود برای Jibe)، از جمله (در صورت وجود) تعهدات شرکت طبق مواد 35 کمک خواهد کرد. و 36 GDPR، توسط:

(الف) ارائه اسناد امنیتی مطابق با بخش 7.5.1 (بررسی اسناد امنیتی).

(ب) ارائه اطلاعات مندرج در این ضمیمه پردازش داده ها؛ و

(ج) ارائه یا به‌طور دیگری در دسترس قرار دادن، مطابق با رویه‌های استاندارد Jibe، سایر مطالب مربوط به ماهیت خدمات پردازشگر و پردازش داده‌های شخصی شرکت (به عنوان مثال، مواد مرکز راهنمایی).

9. حقوق موضوع داده ها

9.1 پاسخ به درخواست های موضوع داده. اگر Jibe درخواستی از یک موضوع داده در رابطه با داده های شخصی شرکت دریافت کند، Jibe:

(الف) اگر درخواست از طریق ابزار موضوع داده انجام شده است، مطابق با عملکرد استاندارد آن ابزار موضوع داده، مستقیماً به درخواست موضوع داده پاسخ دهید. یا

(ب) اگر درخواست از طریق ابزار موضوع داده انجام نشده است، به موضوع داده ها توصیه کنید که درخواست خود را به شرکت ارسال کنند و شرکت مسئول پاسخگویی به چنین درخواستی خواهد بود.

9.2 کمک درخواست سوژه داده Jibe. شرکت موافقت می‌کند که Jibe به شرکت در انجام هرگونه تعهد شرکت برای پاسخ به درخواست‌های سوژه‌های داده (با در نظر گرفتن ماهیت پردازش داده‌های شخصی شرکت و در صورت لزوم، ماده 11 GDPR) کمک خواهد کرد، از جمله (در صورت وجود) تعهد شرکت به پاسخگویی به درخواست‌ها برای اعمال حقوق موضوع داده در فصل سوم GDPR، توسط:

(الف) ارائه عملکرد خدمات پردازشگر؛

(ب) رعایت تعهدات در بخش 9.1 (پاسخ به درخواست های موضوع داده). و

(ج) در صورت اعمال برای خدمات پردازشگر، در دسترس قرار دادن ابزار موضوع داده.

10. انتقال داده ها

10.1 امکانات ذخیره سازی و پردازش داده ها. شرکت موافقت می‌کند که Jibe می‌تواند، با رعایت بخش 10.2 (انتقال داده‌ها)، داده‌های شخصی شرکت را در هر کشوری که Jibe یا هر یک از پردازشگرهای فرعی آن در آن امکانات نگهداری می‌کند، ذخیره و پردازش کند.

10.2 انتقال داده ها.

اگر ذخیره و/یا پردازش داده‌های شخصی شرکت مستلزم انتقال داده‌های شخصی شرکت از منطقه اقتصادی اروپا، سوئیس، یا بریتانیا به هر کشور ثالثی باشد که مشمول تصمیم کافی تحت قانون حفاظت از داده‌های اروپا نیست:

(الف) شرکت (به عنوان صادرکننده داده) تلقی خواهد شد که بندهای قراردادی استاندارد را با Jibe (به عنوان واردکننده داده) وارد کرده است.

(ب) نقل و انتقالات تابع بندهای قراردادی استاندارد خواهد بود. و

(ج) ارجاع به Google LLC و مشتری در بندهای قراردادی استاندارد به ترتیب به Jibe و Company خواهد بود.

10.3 اطلاعات مرکز داده. اطلاعات مربوط به مکان‌های مراکز داده Google در www.google.com/about/datacenters/locations/index.html موجود است.

11. زیرپردازنده ها

11.1 رضایت به تعامل با پردازشگر فرعی. شرکت به‌طور خاص مجوز مشارکت شرکت‌های وابسته Jibe را به‌عنوان زیرپردازنده (" زیرپردازنده‌های وابسته Jibe ") می‌دهد. علاوه بر این، شرکت به طور کلی اجازه مشارکت هر شخص ثالث دیگری را به عنوان پردازشگر فرعی ("زیرپردازنده شخص ثالث ") می دهد. اگر بندهای قراردادی استاندارد تحت بخش 10.2 (انتقال داده ها) اعمال شود، مجوزهای فوق به منزله رضایت کتبی قبلی شرکت با قرارداد فرعی پردازش داده های شخصی شرکت توسط Jibe است.

11.2 اطلاعات در مورد پردازنده های فرعی. به درخواست کتبی شرکت، Jibe اطلاعاتی در مورد زیرپردازنده ها و مکان آنها ارائه خواهد کرد. هر گونه چنین درخواستی باید با استفاده از اطلاعات تماس تعیین شده در بخش 12.1 (تماس با Jibe) به Jibe ارسال شود.

11.3 الزامات برای درگیری با پردازشگر فرعی. هنگام درگیر کردن هر زیرپردازنده، Jibe:

الف) از طریق یک قرارداد کتبی اطمینان حاصل کند که:

(i) پردازشگر فرعی فقط به داده های شخصی شرکت دسترسی پیدا می کند و از آن استفاده می کند تا حدی که برای اجرای تعهدات قرارداد فرعی به آن لازم است، و این کار را مطابق با توافق نامه (از جمله این ضمیمه پردازش داده ها) و در صورت اعمال تحت بخش 10.2 (انتقال داده ها) انجام می دهد. ) بندهای استاندارد قراردادی؛ و

(ii) اگر GDPR برای پردازش داده های شخصی شرکت اعمال شود، تعهدات حفاظت از داده ها در ماده 28 (3) GDPR بر پردازشگر فرعی تحمیل می شود. و

(ب) در قبال کلیه تعهدات قرارداد فرعی و کلیه اعمال و ترک‌های پردازشگر فرعی مسئولیت کامل باقی بماند.

11.4 فرصت اعتراض به تغییرات فرعی.

(الف) هنگامی که هر فرعی شخص ثالث جدیدی در طول مدت استخدام می شود، Jibe شرکت را از تعامل (شامل نام و مکان زیرپردازنده مربوطه و فعالیت هایی که انجام خواهد داد) با ارسال یک ایمیل به آدرس ایمیل اطلاع رسانی در حداقل 30 روز قبل از پردازشگر فرعی شخص ثالث جدید، داده های شخصی شرکت را پردازش کند.

(ب) شرکت می‌تواند با فسخ قرارداد بلافاصله پس از اخطار کتبی به Jibe نسبت به هر فرعی شخص ثالث جدید اعتراض کند، مشروط بر اینکه شرکت چنین اطلاعیه‌ای را ظرف 90 روز پس از اطلاع از تعهد پردازشگر فرعی شخص ثالث جدید به شرح زیر ارائه کند. بخش 11.4 (الف). این حق فسخ تنها راه چاره و انحصاری شرکت در صورتی است که شرکت با هر یک از پردازشگرهای فرعی شخص ثالث جدید مخالفت کند.

12. تماس با جیبه; پردازش سوابق

12.1 تماس با جیبه. شرکت ممکن است در ارتباط با این ضمیمه پردازش داده، از طریق تماس حفاظت از داده RCS Jibe که می‌تواند از طریق http://issuetracker.google.com با Jibe ارتباط برقرار کند، یا از طریق روش‌های دیگری که گهگاه از سوی Jibe ارائه می‌شود.

12.2 سوابق پردازش Jibe. شرکت تصدیق می کند که Jibe بر اساس GDPR موظف است: (الف) سوابق اطلاعات خاص، از جمله نام و جزئیات تماس هر پردازنده و/یا کنترل کننده ای که Jibe از طرف آن فعالیت می کند و (در صورت وجود) چنین پردازنده ای را جمع آوری و نگهداری کند. یا نماینده محلی کنترل کننده و افسر حفاظت از داده ها؛ و (ب) چنین اطلاعاتی را در اختیار هر مرجع نظارتی قرار دهد. بر این اساس، در صورت درخواست و اعمال، شرکت چنین اطلاعاتی را از طریق رابط کاربری سرویس‌های پردازشگر یا از طریق ابزارهای دیگری که ممکن است توسط Jibe ارائه شود در اختیار Jibe قرار دهد و از چنین رابط کاربری یا ابزارهای دیگری برای اطمینان از اینکه تمام اطلاعات ارائه شده استفاده می‌کند دقیق و به روز نگه داشته شده است.

13. مسئولیت

13.1 سقف مسئولیت صرف نظر از هر چیز دیگری در این قرارداد، مسئولیت کل هر یک از طرفین در قبال طرف دیگر تحت این ضمیمه پردازش داده یا در ارتباط با آن، به حداکثر مبلغ پولی یا مبتنی بر پرداخت که مسئولیت آن طرف تحت این قرارداد محدود شده است، محدود خواهد شد. و بنابراین هرگونه مستثنی بودن محرمانگی یا ادعای غرامت از محدودیت مسئولیت توافقنامه در مورد ادعاهای تحت موافقتنامه مربوط به قانون حفاظت از داده های اروپایی یا قانون حفاظت از داده های غیر اروپایی اعمال نمی شود. هیچ چیز در این بخش 13 (مسئولیت) مسئولیت هر یک از طرفین را در قبال موارد زیر منتفی یا محدود نمی کند: (الف) مرگ یا صدمات شخصی ناشی از سهل انگاری آن یا سهل انگاری کارمندان یا نمایندگان آن؛ (ب) تقلب یا ارائه نادرست متقلبانه؛ یا (ج) موضوعاتی که مسئولیت آنها را نمی توان تحت قوانین قابل اجرا مستثنی یا محدود کرد.

13.2 مسئولیت در صورت اعمال بندهای استاندارد قراردادی. اگر بندهای قراردادی استاندارد تحت بخش 10.2 (انتقال داده ها) اعمال شود، مجموع مسئولیت هر یک از طرفین و شرکت های وابسته به آن در قبال طرف دیگر و شرکت های وابسته آن تحت یا در ارتباط با موافقت نامه و بندهای استاندارد قراردادی مشمول مشمولیت خواهد بود. بخش 13.1 (سرپوش مسئولیت).

14. ذینفعان شخص ثالث

اگر شرکت وابسته یک طرف یکی از شروط استاندارد قراردادی باشد که تحت بخش 10.2 (انتقال داده ها) اعمال می شود، آن شرکت وابسته ذینفع شخص ثالث از بخش های 6.2 (حذف در انقضای مدت)، 7.5 (بررسی و ممیزی انطباق) خواهد بود. 9.1 (پاسخ به درخواست های موضوع داده)، 10.2 (انتقال داده ها)، 11.1 (رضایت درگیر شدن با پردازشگر فرعی)، و 13.2 (مسئولیت در صورت اعمال بندهای استاندارد قراردادی). تا حدی که این بخش 14 (ذینفعان شخص ثالث) در تضاد یا مغایر با هر بند دیگر در قرارداد باشد، این بخش 14 (ذینفعان شخص ثالث) اعمال خواهد شد.

15. اثر این ضمیمه پردازش داده

اگر بین بندهای قراردادی استاندارد، شرایط اضافی برای قانون حفاظت از داده‌های غیر اروپایی، این الحاقیه پردازش داده‌ها، و باقیمانده توافقنامه، تضاد یا ناسازگاری وجود داشته باشد، ترتیب اولویت زیر اعمال خواهد شد:

(الف) بندهای قراردادی استاندارد؛

(ب) شرایط اضافی برای قانون حفاظت از داده های غیر اروپایی؛

(ج) باقیمانده این شرایط پردازش داده؛ و

(د) باقیمانده موافقتنامه.

اگر این توافقنامه (از جمله هر ضمیمه) به هر زبان دیگری ترجمه شود و متن ترجمه شده با متن انگلیسی مغایرت داشته باشد یا با متن انگلیسی مغایرت داشته باشد، متن انگلیسی حاکم خواهد بود.

با توجه به اصلاحات در این ضمیمه پردازش داده، توافقنامه به قوت خود باقی می ماند.

16. تغییرات در این ضمیمه پردازش داده ها

16.1 تغییرات در URL ها گاهی اوقات، Jibe ممکن است هر URL اشاره شده در این ضمیمه پردازش داده و محتوای هر URL را تغییر دهد، با این تفاوت که Jibe فقط می تواند بندهای قراردادی استاندارد را مطابق با بخش های 16.2(b) - 16.2(d) تغییر دهد. ) (Changes to Data Processing Terms) or to incorporate any new version of the Standard Contractual Clauses that may be adopted under the European Data Protection Legislation, in each case in a manner that does not affect the validity of the Standard Contractual Clauses under the European Data Protection Legislation.

16.2 Changes to Data Processing Terms. Jibe may change this Data Processing Addendum if the change:

(a) is expressly permitted by this Data Processing Addendum, including as described in Section 16.1 (Changes to URLs);

(b) reflects a change in the name or form of a legal entity;

(c) is required to comply with applicable law, applicable regulation, a court order, or guidance issued by a governmental regulator or agency; or

(d) does not (i) result in a degradation of the overall security of the Processor Services; (ii) expand the scope of or remove any restrictions on, (x) in the case of the Additional Terms for Non-European Data Protection Legislation, Jibe's rights to use or otherwise process the data in scope of the Additional Terms for Non-European Data Protection Legislation or (y) in the case of the remainder of these Data Processing Terms, Jibe's processing of Company Personal Data, as described in Section 5.3 (Jibe's Compliance with Instructions); and (iii) otherwise have a material adverse impact on Company's rights under this Data Processing Addendum, as reasonably determined by Jibe.

16.3 Notification of Changes. If Jibe intends to change this Data Processing Addendum under Section 16.2(c) or (d), Jibe will inform Company at least 30 days (or such shorter period as may be required to comply with applicable law, applicable regulation, a court order or guidance issued by a governmental regulator or agency) before the change will take effect by either: (a) sending an email to the Notification Email Address; or (b) alerting Company through the user interface for the Processor Services. If Company objects to any such change, Company may terminate the Agreement by giving written notice to Jibe within 90 days of being informed by Jibe of the change.

Appendix 1: Subject Matter and Details of the Data Processing

Subject Matter

Jibe's provision of the Processor Services and any related technical support to Company.

Duration of the Processing

The Term plus the period from expiry of the Term until deletion of all Company Personal Data by Jibe in accordance with this Data Processing Addendum.

Nature and Purpose of the Processing

Jibe will process Company Personal Data for the purpose of providing the Processor Services and any related technical support to Company in accordance with this Data Processing Addendum (including, as applicable to the Processor Services and the instructions described in Section 5.2 (Company's Instructions), collecting, recording, organising, structuring, storing, altering, retrieving, using, disclosing, combining, erasing and destroying Company Personal Data).

Types of Personal Data

Personal data relating to individuals provided to Jibe via the Processing Services, by (or at the direction of) Company or by Company end users.

Categories of Data Subjects

Data subjects include the individuals about whom data is provided to Jibe via the Processing Services by (or at the direction of) Company or by Company end users.

Appendix 2: Security Measures

As from the Terms Effective Date, Jibe will implement and maintain the Security Measures in this Appendix 2. Jibe may update or modify such Security Measures from time to time, provided that such updates and modifications do not result in the degradation of the overall security of the Processor Services.

1. Data Centre & Network Security

(a) Data Centres.

Infrastructure. Jibe maintains geographically distributed data centres. Jibe stores all production data in physically secure data centres.

Redundancy. Infrastructure systems have been designed to eliminate single points of failure and minimise the impact of anticipated environmental risks. Dual circuits, switches, networks or other necessary devices help provide this redundancy. The Processor Services are designed to allow Jibe to perform certain types of preventative and corrective maintenance without interruption. All environmental equipment and facilities have documented preventative maintenance procedures that detail the process for and frequency of performance in accordance with the manufacturer's or internal specifications. Preventative and corrective maintenance of the data centre equipment is scheduled through a standard process according to documented procedures.

Power. The data centre electrical power systems are designed to be redundant and maintainable without impact to continuous operations, 24 hours a day, and 7 days a week. In most cases, a primary as well as an alternate power source, each with equal capacity, is provided for critical infrastructure components in the data centre. Backup power is provided by various mechanisms such as uninterruptible power supply (UPS) batteries, which supply consistently reliable power protection during utility brownouts, blackouts, over voltage, under voltage, and out-of-tolerance frequency conditions. If utility power is interrupted, backup power is designed to provide transitory power to the data centre, at full capacity, for up to 10 minutes until the diesel generator systems take over. The diesel generators are capable of automatically starting up within seconds to provide enough emergency electrical power to run the data centre at full capacity typically for a period of days.

Server Operating Systems. Jibe servers use hardened operating systems which are customised for the unique server needs of the business. Data is stored using proprietary algorithms to augment data security and redundancy. Jibe employs a code review process to increase the security of the code used to provide the Processor Services and enhance the security products in production environments.

Businesses Continuity. Jibe replicates data over multiple systems to help to protect against accidental destruction or loss. Jibe has designed and regularly plans and tests its business continuity planning/disaster recovery programs.

(b) Networks & Transmission.

Data Transmission. Data centres are typically connected via high-speed private links to provide secure and fast data transfer between data centres. This is designed to prevent data from being read, copied, altered or removed without authorisation during electronic transfer or transport or while being recorded onto data storage media. Jibe transfers data via Internet standard protocols.

External Attack Surface. Jibe employs multiple layers of network devices and intrusion detection to protect its external attack surface. Jibe considers potential attack vectors and incorporates appropriate purpose built technologies into external facing systems.

Intrusion Detection. Intrusion detection is intended to provide insight into ongoing attack activities and provide adequate information to respond to incidents. Jibe's intrusion detection involves:

Tightly controlling the size and make-up of Jibe's attack surface through preventative measures;
Employing intelligent detection controls at data entry points; and
Employing technologies that automatically remedy certain dangerous situations.

Incident Response. Jibe monitors a variety of communication channels for security incidents, and Jibe's security personnel will react promptly to known incidents.

Encryption Technologies. Jibe makes HTTPS encryption (also referred to as SSL or TLS connection) available. Jibe servers support ephemeral elliptic curve Diffie Hellman cryptographic key exchange signed with RSA and ECDSA. These perfect forward secrecy (PFS) methods help protect traffic and minimise the impact of a compromised key, or a cryptographic breakthrough.

2. Access and Site Controls

(a) Site Controls.

On-site Data Centre Security Operation. Jibe's data centres maintain an on-site security operation responsible for all physical data centre security functions 24 hours a day, 7 days a week. The on-site security operation personnel monitor Closed Circuit TV (“ CCTV ”) cameras and all alarm systems. On-site security operation personnel perform internal and external patrols of the data centre regularly.

Data Centre Access Procedures. Jibe maintains formal access procedures for allowing physical access to the data centres. The data centres are housed in facilities that require electronic card key access, with alarms that are linked to the on-site security operation. All entrants to the data centre are required to identify themselves as well as show proof of identity to on-site security operations. Only authorised employees, contractors and visitors are allowed entry to the data centres. Only authorised employees and contractors are permitted to request electronic card key access to these facilities. Data centre electronic card key access requests must be made in advance and in writing, and require the approval of the requestor's manager and the data centre director. All other entrants requiring temporary data centre access must: (i) obtain approval in advance from the data centre managers for the specific data centre and internal areas they wish to visit; (ii) sign in at on-site security operations; and (iii) reference an approved data centre access record identifying the individual as approved.

On-site Data Centre Security Devices. Jibe's data centres employ an electronic card key and biometric access control system that is linked to a system alarm. The access control system monitors and records each individual's electronic card key and when they access perimeter doors, shipping and receiving, and other critical areas. Unauthorised activity and failed access attempts are logged by the access control system and investigated, as appropriate. Authorised access throughout the business operations and data centres is restricted based on zones and the individual's job responsibilities. The fire doors at the data centres are alarmed. CCTV cameras are in operation both inside and outside the data centres. The positioning of the cameras has been designed to cover strategic areas including, among others, the perimeter, doors to the data centre building, and shipping/receiving. On-site security operations personnel manage the CCTV monitoring, recording and control equipment. Secure cables throughout the data centres connect the CCTV equipment. Cameras record on-site via digital video recorders 24 hours a day, 7 days a week. The surveillance records are retained for at least 7 days based on activity.

(b) Access Control.

Infrastructure Security Personnel. Jibe has, and maintains, a security policy for its personnel, and requires security training as part of the training package for its personnel. Jibe's infrastructure security personnel are responsible for the ongoing monitoring of Jibe's security infrastructure, the review of the Processor Services, and responding to security incidents.

Access Control and Privilege Management. Company's administrators and users must authenticate themselves via a central authentication system or via a single sign on system in order to use the Processor Services.

Internal Data Access Processes and Policies – Access Policy. Jibe's internal data access processes and policies are designed to prevent unauthorised persons and/or systems from gaining access to systems used to process personal data. Jibe aims to design its systems to: (i) only allow authorised persons to access data they are authorised to access; and (ii) ensure that personal data cannot be read, copied, altered or removed without authorisation during processing, use and after recording. The systems are designed to detect any inappropriate access. Jibe employs a centralised access management system to control personnel access to production servers, and only provides access to a limited number of authorised personnel. LDAP, Kerberos and a proprietary system utilising SSH certificates are designed to provide Jibe with secure and flexible access mechanisms. These mechanisms are designed to grant only approved access rights to site hosts, logs, data and configuration information. Jibe requires the use of unique user IDs, strong passwords, two factor authentication and carefully monitored access lists to minimise the potential for unauthorised account use. The granting or modification of access rights is based on: the authorised personnel's job responsibilities; job duty requirements necessary to perform authorised tasks; and a need to know basis. The granting or modification of access rights must also be in accordance with Jibe's internal data access policies and training. Approvals are managed by workflow tools that maintain audit records of all changes. Access to systems is logged to create an audit trail for accountability. Where passwords are employed for authentication (eg login to workstations), password policies that follow at least industry standard practices are implemented. These standards include restrictions on password reuse and sufficient password strength.

3. Data

(a) Data Storage, Isolation & Authentication.

Jibe stores data in a multi-tenant environment on Jibe-owned servers. Data, the Processor Services database and file system architecture are replicated between multiple geographically dispersed data centres. Jibe logically isolates each customer's data. A central authentication system is used across all Processor Services to increase uniform security of data.

(b) Decommissioned Disks and Disk Destruction Guidelines.

Certain disks containing data may experience performance issues, errors or hardware failure that lead them to be decommissioned (“ Decommissioned Disk ”). Every Decommissioned Disk is subject to a series of data destruction processes (the “ Data Destruction Guidelines ”) before leaving Jibe's premises either for reuse or destruction. Decommissioned Disks are erased in a multi-step process and verified complete by at least two independent validators. The erase results are logged by the Decommissioned Disk's serial number for tracking. Finally, the erased Decommissioned Disk is released to inventory for reuse and redeployment. If, due to hardware failure, the Decommissioned Disk cannot be erased, it is securely stored until it can be destroyed. Each facility is audited regularly to monitor compliance with the Data Destruction Guidelines.

4. Personnel Security

Jibe personnel are required to conduct themselves in a manner consistent with the company's guidelines regarding confidentiality, business ethics, appropriate usage, and professional standards. Jibe conducts reasonably appropriate backgrounds checks to the extent legally permissible and in accordance with applicable local labor law and statutory regulations.

Personnel are required to execute a confidentiality agreement and must acknowledge receipt of, and compliance with, Jibe's confidentiality and privacy policies. Personnel are provided with security training. Personnel handling Company Personal Data are required to complete additional requirements appropriate to their role. Jibe's personnel will not process Company Personal Data without authorisation

5. Subprocessor Security

Before onboarding Subprocessors, Jibe conducts an audit of the security and privacy practices of Subprocessors to ensure Subprocessors provide a level of security and privacy appropriate to their access to data and the scope of the services they are engaged to provide. Once Jibe has assessed the risks presented by the Subprocessor then, subject always to the requirements in Section 11.3 (Requirements for Subprocessor Engagement), the Subprocessor is required to enter into appropriate security, confidentiality and privacy contract terms.

Appendix 3: Additional Terms for Non-European Data Protection Legislation

The following Additional Terms for Non-European Data Protection Legislation supplement these Data Processing Terms:

CCPA Service Provider Addendum at privacy.google.com/businesses/gdprprocessorterms/ccpa (dated 27 August 2020)
LGPD Processor Addendum at privacy.google.com/businesses/gdprprocessorrterms/lgpd (dated 27 August 2020)

Jibe Data Processing Terms, Version 2.0

27 August 2020