Invitare utenti a un evento

Creare un evento

Se disponi dell'accesso in scrittura a Google Calendar dell'organizzatore, puoi aggiungere un evento usando il metodo Events: insert.

Con questo metodo l'evento viene aggiunto direttamente al calendario dell'organizzatore, indipendentemente dalle impostazioni di aggiunta degli inviti.

Aggiungi partecipanti

Con questo metodo, puoi anche aggiungere partecipanti allo stesso evento aggiungendo il loro indirizzo email alla proprietà attendees dell'evento. Eventuali modifiche future apportate dall'organizzatore all'evento verranno propagate ai partecipanti.

I partecipanti ricevono l'invito dall'indirizzo email dell'organizzatore. Gli utenti di Google Calendar ricevono l'invito nell'email e/o nel calendario, a seconda delle impostazioni relative agli eventi all'interno delle impostazioni di Google Calendar:

• Se hanno l'impostazione From everyone, l'evento viene aggiunto direttamente al suo calendario
• Se hanno l'impostazione Only if the sender is known, l'evento viene aggiunto direttamente al loro calendario se ha precedentemente interagito con l'organizzatore, se quest'ultimo fa parte della stessa organizzazione o se l'organizzatore fa parte dei suoi contatti Google. Se l'organizzatore non è noto, può fare clic su Conosco questo mittente o su RSVP facendo clic su Sì o Forse nell'email di invito. L'evento viene quindi aggiunto al loro calendario.
• Se gli utenti hanno l'impostazione When I respond in email, tutti gli inviti non vengono aggiunti al loro calendario fino a quando l'utente non risponde facendo clic su Sì, Forse o No nell'email di invito.

Per ulteriori informazioni su come vengono aggiunti gli inviti a Google Calendar, vedi Gestire gli inviti in Calendar.

Non impostare la risposta del partecipante utilizzando la proprietà attendees[].responseStatus su un valore diverso da needsAction. La precompilazione della risposta del partecipante non aggiunge automaticamente l'evento ai calendari degli utenti.

Visualizzare l'evento direttamente nei calendari dei partecipanti

Per visualizzare un evento direttamente nei calendari dei partecipanti di Google Calendar per qualsiasi impostazione del partecipante, puoi impostare la risposta del partecipante o importare una copia dell'evento direttamente nel calendario del partecipante. Per entrambi i metodi, devi disporre dell'accesso in scrittura ai calendari dei partecipanti. In caso contrario, ti consigliamo di aggiungere l'organizzatore ai contatti del partecipante, il che potrebbe richiedere l'accesso in scrittura ai contatti del partecipante.

Impostare la risposta all'invito del partecipante

Per impostare una risposta RSVP di un partecipante per un evento, procedi nel seguente modo:

1. Crea l'evento nel calendario dell'organizzatore di Google Calendar e aggiungi i partecipanti (vedi sopra).
2. Utilizza il metodo Events: update per impostare la richiesta di risposta del partecipante su accepted o tentative. Devi avere accesso in scrittura al calendario del partecipante. Potrebbe verificarsi un leggero ritardo prima che l'evento venga visualizzato nel calendario del partecipante. Scopri di più su come utilizzare il metodo Events: update.

Questo metodo aggiunge l'evento al calendario del partecipante, ma quest'ultimo potrebbe ancora vedere nell'email il banner che indica che l'invito è stato inviato da un indirizzo precedentemente sconosciuto.

Importa una copia dell'evento direttamente nel calendario del partecipante

Per importare una copia di un evento nel calendario di un partecipante, attieniti alla seguente procedura:

1. Se disponi dell'accesso in scrittura a Google Calendar dell'organizzatore, importa una copia dell'evento utilizzando il metodo Events: import.
2. Importa un'altra copia dello stesso evento nel calendario del partecipante utilizzando Events: import. Devi disporre dell'accesso in scrittura al calendario del partecipante. Utilizza lo stesso ID evento (iCalUID) per le copie dell'organizzatore e del partecipante e assicurati di specificare l'organizzatore nella copia del partecipante.

Con questo metodo, il partecipante può visualizzare l'evento nel proprio calendario, ma non riceve un'email di invito da Google Calendar.

Importante: se non utilizzi lo stesso ID evento, le modifiche future all'evento apportate dall'organizzatore non verranno automaticamente propagate al partecipante.

Aggiungere l'organizzatore ai contatti del partecipante

Se non disponi delle credenziali del partecipante, puoi chiedere al partecipante o alla sua organizzazione di aggiungere in anticipo l'indirizzo email dell'organizzatore ai propri contatti Google per visualizzare un evento direttamente nel proprio calendario. Potrebbe verificarsi un leggero ritardo prima che il contatto appena creato abbia effetto.

• Chiedi all'utente di Google Calendar di aggiungere l'organizzatore ai propri contatti Google.
• Se i partecipanti appartengono a un'organizzazione, puoi chiedere all'amministratore dell'organizzazione di aggiungere in modo programmatico gli indirizzi email ai contatti dei suoi utenti. Chiedi all'amministratore di abilitare la delega a livello di dominio, impersonare gli utenti e utilizzare il metodo People: createContact per creare contatti per ciascun utente, in modo da garantire che gli inviti futuri provenienti da questi indirizzi email vengano visualizzati automaticamente nei calendari degli utenti.
• Se hai accesso ai contatti del partecipante, puoi anche aggiungere l'indirizzo email dell'organizzatore ai contatti del partecipante utilizzando il metodo People: createContact.

Invita un utente da un indirizzo email

Se non disponi dell'accesso in scrittura a Google Calendar dell'organizzatore o se non desideri mostrare l'indirizzo email dell'organizzatore, utilizza il protocollo iCalendar (RFC-5545) per invitare gli utenti con email utilizzando un file .ICS.

Se il partecipante è un utente di Google Calendar con l'impostazione Only if the sender is known e in precedenza non ha interagito o registrato l'indirizzo come noto, l'invito non viene aggiunto al suo calendario finché non fa clic su Conosco il mittente o non risponde all'invito all'evento.

Suggerimento: non utilizzare un indirizzo email generico (ad es. [e-mail]) per l'invio di inviti, perché qualsiasi abuso potrebbe interessare tutti gli utenti che inviano inviti da questo indirizzo. Se non puoi utilizzare l'indirizzo email dell'organizzatore, ti consigliamo di utilizzare un indirizzo email univoco e statico per ogni organizzatore.

Fornisci un link per consentire agli utenti di aggiungere l'evento

In alternativa, se vuoi consentire agli utenti di Google Calendar di semplificare l'aggiunta di un evento una tantum senza tenerlo aggiornato, puoi fornire un link con un evento precompilato che gli utenti potranno aggiungere autonomamente. Questo metodo crea un evento distinto nel calendario dell'utente, che non potrai aggiornare a meno che tu non disponga dell'accesso al calendario dell'utente.

Utilizza il seguente modello di link:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

aggiornando le seguenti informazioni:

• Date e ore di inizio e fine: utilizza il formato ISO 8601. Nell'esempio precedente, sostituisci 20230325T224500Z e 20230326T001500Z.
• Fusi orari di inizio e fine: formatta come nome del database dei fusi orari IANA. Inserisci i fusi orari nei campi stz e etz.
• Descrizione evento: deve essere codificata come URL.
• Località dell'evento: deve essere codificata come URL.
• Titolo dell'evento: deve essere codificato come URL.

Esempio

Immaginiamo, ad esempio, di creare un servizio di prenotazione di appuntamenti per aiutare gli utenti a prenotare appuntamenti con un'attività. Quando un utente prenota un appuntamento, vuoi che il servizio aggiunga un evento ai calendari Google del beneficiario e dell'azienda.

Per un'esperienza utente ottimale, ti consigliamo di concedere all'attività l'accesso in scrittura al calendario, in modo da poter aggiungere l'evento direttamente al calendario dell'attività (Crea evento) e invitare chi ha prenotato a quell'evento (Aggiungi partecipanti). Per assicurarti che la persona che ha prenotato vede l'evento nel proprio calendario e riceva un promemoria, invitalo a controllare le email e a rispondere Sì all'evento subito dopo aver effettuato una prenotazione. Una volta risposto all'invito all'evento, riceveranno le notifiche degli eventi da Google Calendar in base alle proprie impostazioni di notifica.

Se vuoi aggiungere l'evento direttamente al calendario della persona che ha prenotato, chiedi a chi effettua la prenotazione di aggiungere ai propri contatti l'indirizzo email da cui riceverà l'invito. In alternativa, chiedi ai responsabili delle prenotazioni l'accesso in scrittura al loro calendario per rispondere in modo programmatico a loro conto (Imposta la risposta all'invito del partecipante) e inviare loro un'email di notifica sulla prenotazione confermata.

Se l'attività non vuole rivelare il proprio indirizzo email, utilizza un indirizzo email specifico dell'utente per inviare l'evento alla persona che ha prenotato tramite l'email (Invita l'utente da un indirizzo email).

Propagazione degli eventi

Il seguente diagramma spiega le dinamiche. Per prima cosa, Giacomo crea un evento nel suo calendario principale (quindi è il proprietario della copia dell'organizzatore). Invita poi il calendario secondario del gruppo della lezione Violoncello e Susan, che ha l'impostazione evento Only if the sender is known. Le copie dei partecipanti vengono create sul calendario secondario del gruppo di lezioni di violoncello e sul calendario di Susan se conosce Jack, altrimenti quando risponde o indica di conoscere Jack. Quando Susan risponde, la modifica della risposta all'invito viene propagata all'organizzatore, aggiornando la copia dell'organizzatore con la risposta di Susan. Queste modifiche apportate alla copia dell'evento dell'organizzatore vengono quindi propagate agli altri partecipanti.

Proprietà degli eventi condivisi

Il calendario in cui viene creato l'evento è il calendario dell'organizzatore. Questo calendario è proprietario delle informazioni sugli eventi condivisi, tra cui ID, ora di inizio e di fine, riepilogo e descrizione. Quando queste informazioni vengono aggiornate nel calendario dell'organizzatore, le modifiche vengono propagate alle copie dei partecipanti.

Proprietà degli eventi privati

Non tutte le informazioni sono condivise tra tutte le copie degli eventi. Alcune proprietà sono private, come i promemoria, colorId, la trasparenza o la proprietà extendedProperties.private. Queste proprietà sono controllate dalle impostazioni del partecipante e non dal calendario dell'organizzatore.

I partecipanti possono anche modificare le proprietà condivise dell'evento. Tuttavia, queste modifiche si riflettono solo sulla propria copia e potrebbero andare perse se l'organizzatore apporta una modifica.

L'unica modifica all'evento che viene propagata dai partecipanti all'organizzatore è lo stato della risposta del partecipante, archiviato nella proprietà attendees[].responseStatus.