ผสานข้อความลงในเอกสาร

การใช้งานที่มีประโยชน์อย่างหนึ่งของ Google เอกสาร API คือการผสานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอย่างน้อย 1 แห่งลงในเอกสาร

หน้านี้จะอธิบายวิธีนำข้อมูลจากแหล่งที่มาภายนอกและแทรกลงในเอกสารเทมเพลตที่มีอยู่

เทมเพลตคือเอกสารประเภทพิเศษที่มีข้อความแบบคงที่เหมือนกันสําหรับเอกสารทั้งหมดที่สร้างจากเทมเพลต พร้อมกับตัวยึดตําแหน่งที่กำหนดไว้ซึ่งสามารถวางข้อความแบบไดนามิกอื่นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น เทมเพลตสัญญาอาจมีเนื้อหาแบบคงที่ รวมถึงช่องสำหรับชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดอื่นๆ ของผู้รับ จากนั้นแอปจะผสานข้อมูลเฉพาะของลูกค้าลงในเทมเพลตเพื่อสร้างเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์

แนวทางนี้มีประโยชน์หลายประการ ดังนี้

  • นักออกแบบปรับแต่งการออกแบบเอกสารได้ง่ายๆ โดยใช้เครื่องมือแก้ไขของ Google เอกสาร ซึ่งง่ายกว่าการปรับแต่งพารามิเตอร์ในแอปเพื่อกำหนดเลย์เอาต์ที่แสดงผล

  • การแยกเนื้อหาออกจากการนำเสนอเป็นหลักการการออกแบบที่รู้จักกันดีและมีประโยชน์มากมาย

แผนภาพแนวคิดของการผสาน

สูตรพื้นฐาน

ตัวอย่างวิธีใช้ Docs API เพื่อผสานข้อมูลลงในเอกสารมีดังนี้

  1. สร้างเอกสารโดยใช้เนื้อหาตัวยึดตําแหน่งเพื่อช่วยในการออกแบบและการจัดรูปแบบ ระบบจะเก็บการจัดรูปแบบข้อความที่ต้องการแทนที่ไว้

  2. สำหรับแต่ละองค์ประกอบที่จะแทรก ให้แทนที่เนื้อหาตัวยึดตำแหน่งด้วยแท็ก โปรดใช้สตริงที่ไม่น่าจะเกิดขึ้นตามปกติ ตัวอย่างเช่น {{account-holder-name}} อาจเป็นแท็กที่ดี

  3. ในโค้ด ให้ใช้ Google Drive API เพื่อทำสำเนาเอกสาร

  4. ในโค้ด ให้ใช้เมธอด batchUpdate() ของ Docs API พร้อมชื่อเอกสารและใส่ ReplaceAllTextRequest

รหัสเอกสารจะอ้างอิงถึงเอกสารและสามารถดึงมาจาก URL

https://docs.google.com/document/d/documentId/edit

ตัวอย่าง

พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ ซึ่งแทนที่ช่อง 2 ช่องในแท็บทั้งหมดของเทมเพลตด้วยค่าจริงเพื่อสร้างเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์

คุณใช้โค้ดด้านล่างเพื่อทำการผสานนี้ได้

Java

String customerName = "Alice";
DateTimeFormatter formatter = DateTimeFormatter.ofPattern("yyyy/MM/dd");
String date = formatter.format(LocalDate.now());

List<Request> requests = new ArrayList<>();
// One option for replacing all text is to specify all tab IDs.
requests.add(new Request()
        .setReplaceAllText(new ReplaceAllTextRequest()
                .setContainsText(new SubstringMatchCriteria()
                        .setText("{{customer-name}}")
                        .setMatchCase(true))
                .setReplaceText(customerName)
                .setTabsCriteria(new TabsCriteria()
                        .addTabIds(TAB_ID_1)
                        .addTabIds(TAB_ID_2)
                        .addTabIds(TAB_ID_3))));
// Another option is to omit TabsCriteria if you are replacing across all tabs.
requests.add(new Request()
        .setReplaceAllText(new ReplaceAllTextRequest()
                .setContainsText(new SubstringMatchCriteria()
                        .setText("{{date}}")
                        .setMatchCase(true))
                .setReplaceText(date)));

BatchUpdateDocumentRequest body = new BatchUpdateDocumentRequest();
service.documents().batchUpdate(documentId, body.setRequests(requests)).execute();

Node.js

  let customerName = 'Alice';
  let date = yyyymmdd()
  let requests = [
    // One option for replacing all text is to specify all tab IDs.
    {
      replaceAllText: {
        containsText: {
          text: '{{customer-name}}',
          matchCase: true,
        },
        replaceText: customerName,
        tabsCriteria: {
          tabIds: [TAB_ID_1, TAB_ID_2, TAB_ID_3],
        },
      },
    },
    // Another option is to omit TabsCriteria if you are replacing across all tabs.
    {
      replaceAllText: {
        containsText: {
          text: '{{date}}',
          matchCase: true,
        },
        replaceText: date,
      },
    },
  ];

  google.options({auth: auth});
  google
      .discoverAPI(
          'https://docs.googleapis.com/$discovery/rest?version=v1&key={YOUR_API_KEY}')
      .then(function(docs) {
        docs.documents.batchUpdate(
            {
              documentId: '1yBx6HSnu_gbV2sk1nChJOFo_g3AizBhr-PpkyKAwcTg',
              resource: {
                requests,
              },
            },
            (err, {data}) => {
              if (err) return console.log('The API returned an error: ' + err);
              console.log(data);
            });
      });

Python

customer_name = 'Alice'
date = datetime.datetime.now().strftime("%y/%m/%d")

requests = [
        # One option for replacing all text is to specify all tab IDs.
        {
        'replaceAllText': {
            'containsText': {
                'text': '{{customer-name}}',
                'matchCase':  'true'
            },
            'replaceText': customer_name,
            'tabsCriteria': {
                'tabIds': [TAB_ID_1, TAB_ID_2, TAB_ID_3],
            },
        }},
        # Another option is to omit TabsCriteria if you are replacing across all tabs.
        {
        'replaceAllText': {
            'containsText': {
                'text': '{{date}}',
                'matchCase':  'true'
            },
            'replaceText': str(date),
        }
    }
]

result = service.documents().batchUpdate(
    documentId=document_id, body={'requests': requests}).execute()

จัดการเทมเพลต

สำหรับเอกสารเทมเพลตที่แอปพลิเคชันกำหนดและเป็นเจ้าของ ให้สร้างเทมเพลตโดยใช้บัญชีเฉพาะที่แสดงถึงแอปพลิเคชัน บัญชีบริการเป็นตัวเลือกที่ดีและหลีกเลี่ยงความซับซ้อนเกี่ยวกับนโยบายของ Google Workspace ที่จำกัดการแชร์

เมื่อสร้างอินสแตนซ์ของเอกสารจากเทมเพลต ให้ใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบของผู้ใช้ปลายทางเสมอ วิธีนี้ช่วยให้ผู้ใช้ควบคุมเอกสารที่ได้อย่างเต็มที่และป้องกันปัญหาการปรับขนาดที่เกี่ยวข้องกับขีดจำกัดต่อผู้ใช้ในไดรฟ์

หากต้องการสร้างเทมเพลตโดยใช้บัญชีบริการ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ด้วยข้อมูลเข้าสู่ระบบของแอปพลิเคชัน

  1. สร้างเอกสารโดยใช้ documents.create ใน Docs API
  2. อัปเดตสิทธิ์เพื่ออนุญาตให้ผู้รับเอกสารอ่านเอกสารได้โดยใช้ permissions.create ใน Drive API
  3. อัปเดตสิทธิ์เพื่ออนุญาตให้ผู้เขียนเทมเพลตเขียนลงในเทมเพลตได้โดยใช้ permissions.create ใน Drive API
  4. แก้ไขเทมเพลตตามต้องการ

หากต้องการสร้างอินสแตนซ์ของเอกสาร ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ด้วยข้อมูลเข้าสู่ระบบของผู้ใช้

  1. สร้างสําเนาของเทมเพลตโดยใช้ files.copy ใน Drive API
  2. แทนที่ค่าโดยใช้ documents.batchUpdate ใน Docs API