סקירה כללית על Drive Labels API

תוויות הן מטא-נתונים שאתם מגדירים כדי לעזור למשתמשים לארגן, למצוא ולהחיל על הקבצים ב-Google Drive. Drive Labels API הוא API ל-RESTful תומך בתהליכים עסקיים על ידי צירוף מטא-נתונים ל-Drive . השימושים הנפוצים של ה-API הזה הם:

  • לסווג תוכן בהתאם לאסטרטגיית משילות מידע (מידע) – יוצרים תווית לזיהוי תוכן רגיש או נתונים שדורשים טיפול מיוחד. לדוגמה, אפשר ליצור תווית עם תיוג (תווית שמקודדת לפי צבעים) ערכים אופציונליים) תחת הכותרת "רגישות" עם הערכים 'Top Secret', "סודי," ו'ציבורי'.

  • החלת מדיניות על פריטים ב-Drive – יצירת תוויות לניהול להעלות תוכן בכל מחזור החיים שלו ולוודא שהוא עומד בדרישות בהתאם לנהלים של הארגון שלכם לשמירת התיעוד. לדוגמה, שימוש בתוויות כדי ליצור לנהל מדיניות אובדן נתונים (DLP) שבה קבצים עם הגדרה של 'רגישות' קבוצת תוויות אל 'סודי ביותר' לא ניתן להוריד למחשב.

  • איסוף ואיתור קבצים – יוצרים תוויות כדי לשפר את יכולת החיפוש של הקבצים לתוכן של חברה באמצעות מתן אפשרות לאנשים בארגון למצוא פריטים על סמך התוויות והשדות שלהן. לדוגמה, מישהו בארגון שלך יכול להשתמש אפשרויות החיפוש ב-Drive כדי למצוא את כל החוזים שממתינים לחתימה בתאריך ספציפי.

בטבלה הבאה ריכזנו רשימה של מונחים נפוצים שמופיעים ב-Drive Labels API:

תווית

מטא-נתונים מובנים המוצבים בקובץ ב-Drive. משתמשי Drive יכולים להקצות תוויות ולהגדיר ערכים לשדות של תוויות . התוויות מורכבות מ:

שם התווית
שם המשאב של התווית. מזהה התווית הוא חלק שם התווית. בהתאם לבקשה, השם מופיע בפורמט הבא: labels/{id} או labels/{id}@{revisionId}. מידע נוסף זמין במאמר הבא: הוספת תווית לתיקון למטה.
מזהה תווית
מזהה ייחודי גלובלי של התווית. המזהה הוא חלק אבל בשונה מהשם, הוא עקבי בין הגרסאות.

יש 2 סגנונות של תוויות:

תווית עם תיוג

תווית עם SelectionOptions שדה מסוג AdChoices שאפשר לקודד לפי צבעים כדי לציין בחשיבותו. כדי לעשות את זה צריך להגדיר badgeConfig באמצעות Properties מתוך Choice.

ב-Drive מוצג הצבע של האפשרות שנבחרה לכל קובץ, כדי שהמשתמשים יוכלו להבין בבירור את הסטטוס, הסיווג וכן הלאה של הקובץ. לדוגמה, "הסוד העליון" האפשרות 'רגישות' תווית עם תיוג עשויה להופיע באדום. ניתן להוסיף רק תווית אחת עם תיוג בכל פעם.

תווית רגילה

תווית שמכילה אפס סוגי שדות או יותר. תווית רגילה עשויה לכלול כותרת תווית, כמו "Project Moonshot", ומציינים את כל הקבצים שקשורים לפרויקט. לתווית רגילה יכולים להיות גם כמה שדות מובנים. לדוגמה, תווית עם הכותרת 'חוזה' אולי כוללים את השדות 'Company', "תאריך הגשה", Status, וגם "חותמים". כל שדה הוא מסוג מסוים (טקסט, תאריך, בחירה או משתמש).

תרשים תוויות עם תיוג.
איור 1. תווית עם תיוג
תרשים תווית רגילה.
איור 2. תווית רגילה
שדה

רכיב ספציפי של תווית שהוקלד וניתן להגדיר אותה. תווית יכולה להיות אפס או עוד שדות שמשויכים אליו.

סוג השדה
סוג הנתונים של הערך שמשויך לשדה. ניתן להגדיר בתור טקסט, מספר שלם, תאריך, משתמש או בחירה. אם מגדירים את השדה עם ListOptions, ניתן להגדיר את שדות המשתמש והבחירה עם כמה ערכים. הסוג שנבחר משפיע על הערכים החוקיים שחלים על הפריטים ב-Drive והאפשרויות של שאילתות החיפוש הזמינות.
אפשרות

אחת מתוך כמה אפשרויות שהמשתמש יכול לבחור מתוך SelectionOptions השדה הזה.

סוג תווית

כל התוויות כוללות LabelType. יש 2 סוגים של תוויות:

מנהל מערכת

כדי ליצור ולערוך תוויות בבעלות אדמין, צריך להיות לכם חשבון לאדמין עם ניהול תוויות גדול יותר.

אדמינים יכולים לשתף תוויות אדמין עם כל משתמש כדי להעניק לו את יכולת להציג ולהחיל אותם על פריטים ב-Drive. שינוי או קריאה ערכי תוויות בפריטים ב-Drive זקוקים להרשאות הבאות:

  • שינוי – המשתמש יוכל לשנות את המטא-נתונים של הפריט ב-Drive שקשורים תווית נתונה, למשתמש צריכות להיות רמות ההרשאה המתאימות:

    • פריט ב-Drive: EDITOR
    • תווית: APPLIER

  • קריאה – למשתמש יוכל לקרוא או לחפש את המטא-נתונים של הפריט ב-Drive שקשורות לתווית מסוימת, למשתמש צריך להיות רמות הרשאה:

    • פריט ב-Drive: READER
    • תווית: READER
משותפים

משתמשים שאין להם הרשאת אדמין יכולים ליצור תוויות משותפות שאחרים יכולים להחיל לפריטים ב-Drive. צוותים יכולים ליצור ולארגן תוויות משלהם לשימוש בתוך הצוות, בלי צורך מאדמין.

טקסונומיה של תוויות

שדות התוויות המוגדרים כרגע שזמינים למשתמשים לצורך האפליקציה קובצי Drive. היא נקראת גם סכימת התוויות.

דוגמאות לטקסונומיות של תוויות:

  • רגישות – אדום, כתום, צהוב, ירוק
  • סטטוס – לא התחיל, טיוטה, בבדיקה, סופית
  • סוג התוכן – חוזה, מסמך עיצוב, הדמיה
  • מחלקה – שיווק, פיננסים, משאבי אנוש, מכירות
מחזור חיים של תווית

תוויות עוברות מחזור חיים שבו הן נוצרות, מתפרסמות, מעודכנות ומתעדכנות וכן הלאה. כתווית שעוברת את מחזור החיים, תיקון התווית שלה גדל. מידע נוסף מופיע במאמר מחזור חיים של תוויות.

תיקון תווית

מופע של התווית. בכל פעם שתווית נוצרת, מתעדכנת, מתפרסמת או הוצא משימוש, את מספר גרסאות התיקון של התווית.

טיוטה של גרסה קודמת
מספר הגרסה הקודמת של מופע הטיוטה הנוכחית של התווית. אפשר לבצע כמה עדכונים בתווית מסוימת, וכל עדכון של הטיוטה עולה בלי להשפיע על הגרסה שפורסמה. היכולת לנהל אפשר להשתמש בתוויות טיוטה כדי לבדוק עדכונים של תוויות לפני הפרסום.
גרסה שפורסמה
מספר הגרסה הקודמת של הגרסה שפורסמה של תווית. הקובץ פורסם התווית היא המופע של התווית שזמינה כרגע למשתמשים.