Tổng quan về API Nhãn Drive

Nhãn là siêu dữ liệu mà bạn xác định để giúp người dùng sắp xếp, tìm và áp dụng chính sách cho các tệp trong Google Drive. API Drive Label là một API RESTful hỗ trợ các quy trình của doanh nghiệp bằng cách đính kèm siêu dữ liệu vào các tệp trên Drive. Sau đây là một số cách sử dụng phổ biến của API này:

  • Phân loại nội dung để tuân theo chiến lược quản lý thông tin – Hãy tạo một nhãn để xác định nội dung hoặc dữ liệu nhạy cảm cần xử lý đặc biệt. Ví dụ: bạn có thể tạo một nhãn có huy hiệu (nhãn có các giá trị lựa chọn được mã hoá bằng màu) có tiêu đề "Độ nhạy" bằng các giá trị "Bí mật hàng đầu", "Bí mật" và "Công khai".

  • Áp dụng chính sách cho các mục trong Drive – Tạo nhãn để quản lý nội dung trên Drive trong suốt vòng đời và đảm bảo nội dung đó tuân thủ các phương pháp lưu giữ hồ sơ của tổ chức. Ví dụ: sử dụng nhãn để quản lý chính sách mất dữ liệu (DLP), theo đó, bạn không thể tải tệp có nhãn "Độ nhạy" được đặt thành "Bí mật hàng đầu" xuống máy tính.

  • Sắp xếp và tìm tệp – Tạo nhãn để tăng khả năng tìm kiếm nội dung của công ty bạn bằng cách cho phép mọi người trong tổ chức tìm các mục dựa trên nhãn và trường của họ. Ví dụ: ai đó trong tổ chức của bạn có thể sử dụng tuỳ chọn tìm kiếm trên Drive để tìm tất cả các hợp đồng đang chờ ký trước một ngày cụ thể.

Dưới đây là danh sách các thuật ngữ phổ biến trong API Drive Nhãn:

Nhãn

Siêu dữ liệu có cấu trúc được đặt trong một tệp trên Drive. Người dùng Drive có thể gán nhãn và đặt giá trị cho trường nhãn cho tệp. Nhãn bao gồm:

Tên nhãn
Tên tài nguyên của nhãn. Mã nhận dạng nhãn tạo nên một phần của Tên nhãn. Tuỳ thuộc vào yêu cầu, tên sẽ có dạng: labels/{id} hoặc labels/{id}@{revisionId}. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Sửa đổi nhãn ở bên dưới.
Mã nhận dạng nhãn
Giá trị nhận dạng duy nhất trên toàn cầu của nhãn. Mã nhận dạng chiếm một phần tên nhãn, nhưng không giống như tên, mã nhận dạng nhất quán giữa các bản sửa đổi.

Có 2 kiểu nhãn:

Nhãn có huy hiệu

Nhãn có loại trường SelectionOptions chứa các lựa chọn có thể được mã hoá bằng màu để cho biết mức độ quan trọng. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đặt badgeConfig thông qua Properties của Choice.

Drive hiển thị màu của tuỳ chọn đã chọn cho từng tệp để người dùng hiểu rõ trạng thái, cách phân loại, v.v. của tệp. Ví dụ: tuỳ chọn "Bí mật hàng đầu" cho nhãn có huy hiệu "Độ nhạy" có thể hiển thị màu đỏ. Mỗi lần, bạn chỉ có thể có một nhãn được gắn huy hiệu.

Nhãn tiêu chuẩn

Nhãn không chứa hoặc chứa nhiều loại trường. Nhãn tiêu chuẩn có thể có tiêu đề nhãn, chẳng hạn như "Project Moonshot" và cho biết tất cả các tệp liên quan đến dự án. Một nhãn tiêu chuẩn cũng có thể có nhiều trường có cấu trúc. Ví dụ: nhãn có tiêu đề "Hợp đồng" có thể chứa các trường "Công ty", "Ngày đến hạn", "Trạng thái" và "Người ký kết". Mỗi trường thuộc một loại cụ thể (văn bản, ngày, lựa chọn hoặc người dùng).

Sơ đồ nhãn được gắn huy hiệu.
Hình 1. Nhãn được gắn huy hiệu
Sơ đồ nhãn tiêu chuẩn.
Hình 2. Nhãn tiêu chuẩn
Trường

Thành phần có thể thiết lập, được nhập riêng của nhãn. Một nhãn có thể không có hoặc có nhiều trường liên kết với nó.

Loại trường
Loại dữ liệu của giá trị liên kết với trường. Có thể định cấu hình dưới dạng văn bản, số nguyên, ngày, người dùng hoặc lựa chọn. Nếu định cấu hình trường này bằng ListOptions, bạn có thể đặt nhiều giá trị cho các trường người dùng và lựa chọn. Loại bạn chọn sẽ ảnh hưởng đến cả giá trị hợp lệ áp dụng cho các mục trên Drive và các lựa chọn cụm từ tìm kiếm có sẵn.
Lựa chọn

Một trong nhiều tuỳ chọn mà người dùng có thể chọn trong trường SelectionOptions.

Loại nhãn

Tất cả các nhãn đều có LabelType. Có 2 loại nhãn:

Quản trị

Để tạo và chỉnh sửa các nhãn do quản trị viên sở hữu, bạn phải là quản trị viên tài khoản có đặc quyền Quản lý nhãn.

Quản trị viên có thể chia sẻ nhãn của quản trị viên với bất kỳ người dùng nào để cấp cho người dùng đó khả năng xem và áp dụng nhãn cho các mục trên Drive. Việc sửa đổi hoặc đọc giá trị nhãn trên các mục trong Drive cần có các quyền sau:

  • Sửa đổi – Để sửa đổi siêu dữ liệu của mục trên Drive liên quan đến một nhãn nhất định, người dùng phải có các cấp quyền thích hợp:

    • Mục trên Drive: EDITOR
    • Nhãn: APPLIER

  • Đọc – Để có thể đọc hoặc tìm siêu dữ liệu về mục trên Drive liên quan đến một nhãn cụ thể, người dùng phải có các cấp quyền thích hợp:

    • Mục trên Drive: READER
    • Nhãn: READER
Shared (Dùng chung)

Người dùng không phải là quản trị viên có thể tạo nhãn dùng chung mà những người khác có thể áp dụng cho các mục trên Drive. Các nhóm có thể tạo và sắp xếp các nhãn của riêng mình để sử dụng trong nhóm mà không cần phải có quản trị viên.

Phân loại nhãn

Các trường nhãn hiện được định cấu hình mà người dùng có thể sử dụng để áp dụng cho tệp trên Drive. Còn được gọi là giản đồ nhãn.

Ví dụ về dữ liệu phân loại nhãn:

  • Độ nhạy – Đỏ, Cam, Vàng, Xanh lục
  • Trạng thái – Chưa bắt đầu, Bản nháp, Đang xem xét, Hoàn tất
  • Loại nội dung – Hợp đồng, Tài liệu thiết kế, Bản minh hoạ
  • Phòng ban – Tiếp thị, Tài chính, Nhân sự, Bán hàng
Vòng đời của nhãn

Các nhãn sẽ trải qua một vòng đời được tạo, xuất bản, cập nhật, v.v. Khi một nhãn trải qua vòng đời, hoạt động sửa đổi nhãn sẽ được tăng lên. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Vòng đời của nhãn.

Sửa đổi nhãn

Một phiên bản của nhãn. Bất cứ khi nào một nhãn được tạo, cập nhật, phát hành hoặc không dùng nữa, thì bản sửa đổi nhãn sẽ tăng lên.

Bản sửa đổi nháp
Số bản sửa đổi của bản nháp hiện tại của nhãn. Bạn có thể cập nhật một số nhãn, mỗi lần cập nhật sẽ tăng số bản sửa đổi nháp mà không ảnh hưởng đến bản sửa đổi đã phát hành. Nhờ có nhãn nháp cho phép bạn kiểm thử nội dung cập nhật nhãn trước khi phát hành.
Bản sửa đổi đã xuất bản
Số bản sửa đổi của phiên bản đã xuất bản của một nhãn. Nhãn đã xuất bản là thực thể của nhãn hiện mà người dùng có thể sử dụng.