نصائح مشرفي مؤسسة GSoC

نشكرك على مساهمتك كمشرف مؤسسة/مشروع مفتوح المصدر في برنامج "معسكر برمجة الصيف" من Google. إنّ جهودك التي تبذلها خلف الكواليس ضرورية لإطلاع جميع أفراد مؤسستك على آخر المعلومات وإطلاعهم على المعلومات نفسها طوال البرنامج. ونُجري تغييرات كل عام، لذا من المهم قراءة هذا المستند سواء كانت هذه هي المرة الأولى أو العاشرة التي تشارك فيها في GSoC.

تم ذكر الكثير من هذه المعلومات في مستند "الأدوار والمسؤوليات"، ولكن أردنا تقديم مزيد من التفاصيل حول النقاط المهمة.

إذا لم يسبق لك قراءة "دليل المرشدين في GSoC"، يُرجى الانتقال إلى الدليل الآن. يمكنك قراءة هذه المقالة سريعًا والتعمّق في الجوانب والمراحل المهمة من البرنامج. تأكَّد من قراءة كل المرشدين لدليل المرشدين ومستندَي الأدوار والمسؤوليات قبل قبولهم في البرنامج حتى يعرفوا ما يمكنهم توقّعه.

بصفتك مشرفًا على المؤسسة، تكون أنت جهة التواصل الأساسية بين مؤسستك وGoogle. قد تضم المنظمات ما بين مشرفَين و5 مشرفين، ومن المفترض أن يتواصلوا بانتظام ويتفقوا على الأدوار (المراسلات والدفعات والتحقّق من المرشدين والمساهمين في GSoC والتحقّق من إكمال التقييمات وحلّ المشاكل بين الأشخاص والردّ على استطلاع "الملخّص" الذي سترسله Google في نهاية البرنامج وما إلى ذلك). من منظور Google، جميع مشرفي المؤسسات متساوون، ولا يوجد مشرف أساسي للمؤسسة.

يجب أن يكون لديك مشرفَان على الأقل في المؤسسة، وإذا غادر أحدهما البرنامج، يجب توفُّر شخص آخر للوصول إلى الملف الشخصي للمؤسسة.

يجب أن يعرف جميع المرشدين والمساهمين هوية مشرفي المؤسسة وكيفية التواصل معهم في حال مواجهة مشكلة. يجب أن يوضّح لك تواصلك الأول مع كل المساهمين والمرشدين الجدد كيفية التواصل مع مشرفي المؤسسة إذا احتاجوا إلى تغيير مخطط زمني للمشروع، أو إذا واجهتهم مشاكل مع مرشدهم أو مساهم آخر، أو إذا احتاجوا إلى أي دعم آخر.

تحديد معايير النجاح

ما هي أهداف مؤسستك في GSoC؟ في نهاية برنامج GSoC لهذا العام، ما هي المعايير التي ستضعها مؤسستك لتحديد ما إذا كان برنامج GSoC هذا ناجحًا لمؤسستك؟

نأمل أن تأخذ هذا السؤال في الاعتبار كل عام تشارك فيه في البرنامج، لأنّ الإجابات قد تختلف من عام لآخر. تريد المؤسسات المختلفة أشياء مختلفة. على سبيل المثال:

• المزيد من المساهمين الجدد على المدى الطويل
• المزيد من الرموز البرمجية المكتوبة
• ميزات محدّدة تم إنشاؤها
• فرصة لتوجيه الطلاب المهتمين
• زيادة الوعي بمشروعك، وما إلى ذلك

وغير ذلك الكثير.

يُرجى تخصيص بعض الوقت للتفكير في ما تريده مؤسستك حقًا من برنامج GSoC، ومحاولة تحديد ما كان بإمكانك فعله بشكل مختلف في حال عدم تحقيق هذه الأهداف في حال مشاركة مؤسستك في البرنامج في الأعوام السابقة.

المواعيد النهائية

يتم تنفيذ GSoC وفقًا لجدول زمني. تكون المواعيد النهائية كثيرة وصارمة. على الرغم من أنّ هناك المزيد من المرونة في ما يتعلّق بالتوقيت الفعلي للمشاريع هذا العام، إلا أنّ جميع المواعيد النهائية لغاية بدء الترميز في أوائل شهر حزيران (يونيو) ستكون متطابقة للجميع.

يتحمّل مشرِفون المؤسسة مسؤولية قراءة جميع الرسائل الإلكترونية وتتبُّع الموعد النهائي القادم للتأكّد من عدم تفويته. ننصح مشرفي المؤسسات بتحديد تواريخ التقييمات في التقاويم الخاصة بهم، بالإضافة إلى مراقبة لوحة بيانات GSoC، للتأكّد من أنّهم قد اطّلعوا على جميع التقييمات النصفية والنهائية لكل من المساهمين في GSoC.

في عام 2024، سجّلنا رقمًا قياسيًا لعدد المرشدين الذين لم يلتزموا بالمواعيد النهائية للتقييم، ما أثر بدوره على المؤسسة. إنّ المؤسسات التي لم تشارك في تقييمات متعدّدة لن تشارك في GSoC 2025 أو ستتلقّى عددًا أقل من المشارِكين هذا العام. يؤدي عدم الالتزام بالمواعيد النهائية إلى زيادة عمل مشرفي Google ويسبب ضغوطًا غير ضرورية للمسهمين. يُرجى عدم تفويت مواعيد التقييم.

إذا كانت مؤسستك تسمح للمشاركين في GSoC بتنفيذ مشاريع تزيد مدّتها عن 12 أسبوعًا العادية (للمشاريع المتوسطة والكبيرة) أو 8 أسابيع للمشاريع الصغيرة، احرص على الانتباه إلى المواعيد النهائية المختلفة للتقييم التي تخصّ المرشدين والمشاركين في GSoC. سيتلقّى المرشدون والمساهمون في GSoC تذكيرات عبر البريد الإلكتروني بشأن المواعيد النهائية، ولكن عليك كأحد مشرفي المؤسسة التأكّد من أنّ لديك الصورة الكاملة لجميع مشاريع المساهمين.

تقع على عاتق مشرف المؤسسة مسؤولية التأكّد من أنّ المرشدين يجرون تقييماتهم في الوقت المناسب ويلتزمون بالمواعيد النهائية. تشترط العديد من المؤسسات أن يرسل المرشدون تقييماتهم قبل 24 إلى 36 ساعة من الموعد النهائي الفعلي كي يكون لدى مشرف المؤسسة الوقت الكافي للتواصل مع المرشد لتذكيره بالموعد النهائي إذا اقترب منه كثيرًا.

إذا تأخّر أحد المرشدين عن الموعد النهائي للتقييم، لن تتلقّى المؤسسة المكافأة المخصّصة لها ولن يُسمح للمرشد بالمشاركة في قمة المرشدين. إذا فوّتَت مؤسسة تقييمَين أو أكثر من تقييمات المرشدين، لن تتم دعوتها إلى قمة المرشدين في GSoC لهذا العام، كما أنّها قد لا يتم قبولها في GSoC في المستقبل.

المقاييس

ما هي المقاييس التي تتتبّعها مؤسستك؟

من المفترض أن تحتفظ مؤسستك ببعض المقاييس حول مشاركتك في GSoC. يمكن أن يتغيّر المشرفون في المؤسسة من عام إلى آخر، وإذا لم يشارك مشرف المؤسسة السابق المقاييس مع مستخدمين آخرين في المؤسسة، قد يتم فقدانها نهائيًا. يُرجى التأكّد من مشاركة المقاييس مع مستخدمين متعدّدين في مؤسستك.

يجب تتبُّع المقاييس التالية (على الأقل):

• عدد المساهمين في GSoC الذين بدأوا البرنامج مع مؤسستك
• عدد المساهمين في GSoC الذين اجتازوا البرنامج بنجاح
• عدد المرشدين الذين ينصحون المساهمين في GSoC بشكل نشط

ستحتاج أيضًا إلى تحديد نظامك الخاص لمعرفة مدة استمرار مساهمي GSoC في المشاركة بعد انتهاء مشاركتهم في البرنامج. هل يغادر معظم المساهمين في GSoC المنتدى خلال شهر من انتهاء مشاركتهم في البرنامج؟ هل يبقون في المنتدى لمدة 6 أشهر؟ هل يعودون بعد عام أو عامَين؟) يمكنك التحدّث إلى المستخدمين الذين يظلون مشارِكين في المنتدى والحصول على المزيد من الإحصاءات حول الإجراءات التي اتّخذتها مؤسستك (أو ربما لم تتّخذها) والتي جعلتهم يريدون مواصلة الانضمام إلى المنتدى.

سنطلب أيضًا المقاييس المذكورة أعلاه في استطلاع قصير ومطلوب سنُرسله إلى جميع مشرفي المؤسسات في نهاية GSoC، ثم بعد 6 أشهر وعام واحد من تاريخ انتهاء البرنامج.

من المفترض أن تساعد هذه الإحصاءات مؤسستك في معرفة ما إذا كان برنامج GSoC يساعد في تطوير المنتدى وجعله أكثر استدامة. ننصحك بتتبُّع المقاييس الأخرى التي قد تهمّك أيضًا.

يمكن أن تساعدك هذه المقاييس في تحديد الجوانب التي قد تحتاج إلى إجراء بعض التعديلات فيها، إذا لم يكن هناك مساهمون في GSoC يشاركون في المشروع، يمكنك إجراء بعض التعديلات. هل يمكنك مساعدته في العثور على مشروع آخر في مؤسستك؟ هل من السهل على المساهم في GSoC العثور على طريقة للمساهمة مع الحفاظ على شعوره بالإنجاز نفسه؟ هل مشروعك معقّد أو بيروقراطي إلى درجة أنّه يدفع المستخدمين إلى الابتعاد عنه؟

هناك العديد من الأسباب التي تدفع المساهمين في GSoC إلى عدم الاستمرار في البرنامج، ففي بعض الأحيان، يشاركون فقط للحصول على المال أو بسبب انشغالهم بأمور أخرى. من المهم معرفة السبب حتى تتمكّن من محاولة تجنّبه.

مراجعة اقتراحات المساهمين في GSoC

يتم تحديد ترتيب اقتراحات المساهمين في GSoC خارج تطبيق GSoC الإلكتروني. استنادًا إلى حجم مؤسستك، قد تتمكّن من إجراء المراجعة باستخدام جدول بيانات مشاركة بسيط. نفّذت بعض المؤسسات سير عمل أكثر تعقيدًا.

تبدأ العديد من المؤسسات بإجراء جولة أولى من الفلترة:

• المحتوى غير المرغوب فيه (إذا كان من الواضح أنّ أحد المستخدمين قد أرسل اقتراحًا يتضمّن عناصر عشوائية أو أرسل اقتراحًا عامًا فقط، وما إلى ذلك)
• عدم استيفاء المتطلبات (إذا كانت مؤسستك قد طلبت من المشارِك المحتمل في GSoC إجراء عملية إرسال رمز إلى المورّد أو مهمة أخرى ولم ينفّذها)
• مع تزايد المحتوى الذي ينشئه الذكاء الاصطناعي، قد تتلقّى المزيد من الاقتراحات المنخفضة الجودة التي ينشئها الذكاء الاصطناعي. ننصحك بتجاهلها.

بعد استبعاد الاقتراحات التي لا تُناسبك، يمكنك التركيز على بقية الاقتراحات من خلال تطبيق مقياس تقييم أو نظام تقييم لتمييز الاقتراحات الرائعة عن الاقتراحات الجيدة والاقتراحات السيئة.

تذكَّر أنّه يجب ألا تختار مؤسستك مساهمًا في GSoC استنادًا إلى ما كتبه في اقتراحه فقط. يمكن للعديد من الأشخاص كتابة عروض رائعة، ولكن هذا لا يعني أنّ لديهم المهارات الفنية أو مهارات التواصل اللازمة لإكمال المشروع بنجاح.

تواصَل دائمًا مع كل مساهم في GSoC تفكر في اختياره قبل أن يبدأ مشرِفو المؤسسة ترتيب الاقتراحات.

لكل اقتراح ممتاز من مساهم في GSoC، تحتاج إلى مستشار ملتزم واحد على الأقل (يكون اثنان أفضل). لا شيء أسوأ من قبول مشروع رائع لمساهم في GSoC ثم عدم توفّر المرشد المناسب له. ويصبح ذلك تجربة سيئة للجميع.

طلب أماكن المشارِكين في GSoC وتعيين المرشدين للمشاريع

إنّ أحد أهم أدوارك هو تنظيم مؤسستك حتى تعرف المرشد الذي تعهد بتوجيه مشروع معيّن. سيساعدك ذلك في تحديد عدد خانات المشاريع التي تريد طلبها من Google. على مؤسستك ترتيب الاقتراحات استنادًا إلى أهميتها لمؤسستك.

مثال: تلقّت مؤسستك 6 اقتراحات ممتازة، وتعهدت المرشدون ب إرشاد جميع الاقتراحات الستة. ستحتاج إلى تحديد أولوية المشاريع. إذا طلبت مؤسستك 6 خانات مشاريع ومنحتها Google 4 خانات فقط، سيصبح المشاركون من 1 إلى 4 تلقائيًا مشارِكين مقبولاً بهم في GSoC. لا يمكنك بعد ذلك القرار أنّك تريد أن يكون الشخص الذي كان في المركز السادس في ترتيبك.

تغيير حجم المشروع

تأخذ Google أحجام المشاريع التي يختارها المساهمون في عروضهم في الاعتبار عند تحديد عدد المشاريع التي سيتم تخصيصها لمؤسسة معيّنة. إذا لاحظت أنّ حجم المشروع يختلف عن حجمه المقصود، احرص على إبلاغ المساهم خلال مرحلة اقتراح المشروع كي يتمكّن من حلّ المشكلة.

بعد الإعلان عن مشاريع المساهمين المقبولة، لا يمكن تقليل حجم المشاريع إلا بعد ذلك. على سبيل المثال، من كبير إلى متوسط أو متوسط إلى صغير. عند تغيير حجم مشروع، يجب على مشرفي المؤسسة التواصل مع مشرفي Google لإجراء هذا التغيير نيابةً عنهم. لا يمكنك اتخاذ قرار بتوسيع نطاق مشروع بعد ترتيبه.

تغيير الجدول الزمني للمشروع

تكون مدة المشاريع المتوسطة والكبيرة تلقائيًا 12 أسبوعًا. تكون مدة المشاريع الصغيرة تلقائيًا 8 أسابيع. إذا وافق المرشد والمساهم على تمديد المخطط الزمني، عليهما التواصل مع مشرف الشبكة الذي يتخذ القرار النهائي بشأن تمديد المشروع.

يمكن فقط لمشرف المؤسسة تعديل الجدول الزمني لمشروع أحد المساهمين من خلال الانتقال إلى رابط عنوان المشروع من لوحة البيانات وتعديل الجدول الزمني للمشروع في أسفل الصفحة. تتوفّر قائمة منسدلة تستند إلى مشاريع مدّتها 8 أو 10 أو 12 أو 14 أو 16 أو 18 أو 20 أو 22 أسبوعًا تم ضبطها من أجلك (هذه ميزة جديدة في 2025). سيؤدّي اختيارك إلى تغيير تواريخ التقييم أثناء النصف المنتهي والتقييم النهائي تبعًا لذلك.

ملاحظة مهمة: يجب إدخال جميع طلبات التمديد في النظام قبل بدء فترة التقديم النهائية للمشاركين في "برنامج المساهمة مفتوحة المصدر" (GSoC). لن يغيّر مشرِفو Google أي تواريخ للمشاريع لم يتم فيها استيفاء مهلة التقديم. لا يتيح النظام إجراء تغييرات متأخرة.

دفعات المؤسسة

بصفتك مشرفًا على المؤسسة، تقع على عاتقك مسؤولية تحديد ما إذا كانت مؤسستك تريد قبول المكافأة التي تقدّمها المؤسسة لكل مشارِك في GSoC يتم إرشاده أم لا. قد يكون لدى مؤسستك شخص آخر يعمل كأمين صندوق أو محاسب أو موظف شؤون مالية عام. تقع على عاتقك مسؤولية التأكّد من إكمال هذه العمليات في مهلة محددة لتلقّي الأموال.

سيتم دفع مخصصات المؤسسات بعد الانتهاء من جميع مشاريع المساهمين.

بالنسبة إلى المؤسسات التي لديها مرشد يشارك في قمة المرشدين في GSoC لعام 2025، سيتم إرسال دفعة بعد القمة مباشرةً مقابل أيّ مكافآت سفر سارية.

الحبكة

يتحمّل مشرفي المؤسسة مسؤولية معالجة أي تعارضات كبيرة بين المشاركين في مؤسستك. وقد يشمل ذلك النزاعات بين المساهمين في GSoC أو بين المناقشين أو بين المساهمين في GSoC والمرشدين. في بعض الأحيان، يختلف المرشدون الذين يشرفون على المشارِك نفسه في GSoC بشأن ما يجب أن يعمل عليه المشارِك في GSoC أو ما إذا كان يجب أن يجتاز البرنامج أو يُرسَل للإعادة. عليك الفصل في هذه المسألة. لهذا السبب، يجب أن توضّح بوضوح كيف يمكن للمرشدين والمساهمين التواصل مع مشرفي مؤسستك.

قد تواجه في بعض الأحيان مشاكل تتعلّق بقواعد السلوك في المنتدى (من المساهمين أو المرشدين في GSoC). هذا هو المنتدى الخاص بك، لذا أنت على دراية بالمعايير والسلوك المتوقع وما يتجاوز الحدود ويشكّل تحرّشًا أو سلوكًا غير مقبولٍ آخر. تتوقّع Google من جميع المشاركين الالتزام بسلوك احترافي ومهذَّب أثناء البرنامج.

الانطلاق

إرسال رسالة تعريفية إلكترونية إلى المرشدين المقبولين

قبل الإعلان عن المساهمين في GSoC، يُرجى التواصل مع المرشدين:

• من المرجّح أن يكون لديك العديد من المرشدين الجدد في GSoC، لذا يُرجى تذكيرهم بقراءة دليل المرشدين والأدوار والمسؤوليات وأرشيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بمرشدي ومديري مشاريع GSoC لهذا العام.
• تأكَّد من أنّ المرشدين يفهمون أنّ عليهم إكمال تقييمَي المساهمة في GSoC بحلول المواعيد النهائية المطلوبة. يُرجى الحرص على التأكيد على أهمية هذه التقييمات للمساهمين في GSoC ومؤسستك (ستفقد مخصص المؤسسة في حال عدم إكمال تقييم، ولن يُسمح لهذا المرشد بالمشاركة في قمة المرشدين).
• لن تتم دعوة المؤسسات التي تفوّت تقييمَين أو أكثر إلى دورة "قمة المرشدين" لهذا العام، وستترتب على ذلك عواقب في برامج GSoC المستقبلية.
• يُرجى إبلاغ المرشدين بتوقعات مؤسستك بشأن التواصل مع المشارِك المخصّص له في GSoC (ننصح بشدة بإجراء محادثات مرتين على الأقل في الأسبوع، وإذا كان أحدهما اجتماعًا افتراضيًا، يكون ذلك مثاليًا عادةً).
• يُرجى إبلاغ المرشدين بأنّه يمكنهم التواصل معك إذا واجهوا مشاكل مع مرشد آخر أو مع المساهم في GSoC (مثل اختفاء المرشد أو كونه غير مهذَّب أو تحرش بالآخرين أو غير ذلك). شجّعهم على التواصل معك مبكرًا بشأن المشاكل وعدم الانتظار حتى اليومَين الأخيرَين قبل التقييم.
• احرص على منح المرشدين معلومات الاتصال الخاصة بمشرف المؤسسة أو مجموعة مشرفي المؤسسة البريد الإلكتروني الذي قد أنشأته مؤسستك للتواصل معهم بشأن مخاوفهم.
• يُرجى إبلاغ المرشدين بالتواصل معك إذا اضطروا إلى الابتعاد فجأة عن برنامج GSoC لمدة يومَين أو أكثر لأي سبب (مرض أو مشكلة مفاجئة في العمل أو مشاكل عائلية وما إلى ذلك) حتى تتأكد من أنّ مرشدًا آخر (أو أنت) يتواصل مع المشارِك في GSoC.

بعد الإعلان عن المشارِكين في GSoC، يجب إرسال رسالة إلكترونية إلى المشارِكين والمرشدين في GSoC للترحيب بهم في مجتمعك وإعلامهم بالمعلومات التالية:

• مدوّنة السلوك لا بأس إذا لم يكن لديك رمز رسمي، ولكن مع ذلك، من المهم وضع بعض التوقعات بشأن ما هو متوقّع من جميع أعضاء المنتدى.
• كيفية التواصل مع مشرف المؤسسة وحالات التواصل معه وسببه (اختفاء المرشد، أو تصرفه بشكل غير ملائم، أو تغييره فجأة لمشروعه بالكامل، أو تصرف مشارِك آخر في GSoC بشكل غير ملائم، وما إلى ذلك)
• أي متطلبات حول معايير المشروع وأفضل الممارسات والترخيص وما إلى ذلك: ينبغي أن يناقش المرشدون ذلك أيضًا مع الطالب مباشرةً، ولكن إذا ذكرت ذلك، سيساعد ذلك في ترسيخ أهميته.
• يمكنك عقد اجتماع تمهيدي افتراضي مع جميع المساهمين ومقدّمي الإرشادات المقبولين في GSoC في شهر أيار (مايو) للمساعدة في الترحيب بالجميع وجعلهم يشعرون بأنّهم جزء من المنتدى. يقدّر المساهمون في GSoC هذا الإجراء ويطلبونه كل عام في ملاحظاتهم، لذا على المزيد من المؤسسات تجربته.
• لقد تلقّينا ملاحظات من العديد من المساهمين في GSoC بأنّهم أرادوا معرفة المزيد عن أهداف المؤسسة التي تدير البرنامج المفتوح المصدر لكي يتمكّنوا من فهم مكان مشروعهم بشكل أفضل.
• أراد المساهمون في GSoC أيضًا معرفة المساهمين الآخرين في مشاريع GSoC في منتدىهم ليتمكّنوا من تقديم الدعم لبعضهم البعض. إنّ العلاقات الشخصية هي طريقة رائعة للحفاظ على مشاركة المشاركين بعد انتهاء برنامج GSoC.
• إذا كان لديك مساهمون/طلاب سابقون في GSoC أصبحوا الآن مرشدين أو ظلوا ملتزمين بالمشاركة في مجتمعك، يمكن أن يكون من المفيد أيضًا أن يتحدثوا بشكل موجز عن تجربتهم لمساعدة المساهمين الجدد في GSoC.

التواصل بانتظام

يرسل العديد من مشرفي المؤسسات تذكيرات إلى المرشدين بشأن المواعيد النهائية للتقييم، ويطلب بعضهم من المرشدين إكمال التقييم قبل 24 إلى 48 ساعة على الأقل من الموعد النهائي الذي تحدّده Google، فإذا تأخّر المرشد عن الموعد النهائي، يمكن لمشرف المؤسسة إكماله بالنيابة عنه (أو أن يطلب من مرشد آخر إكماله).

في الختام

نأمل أن تساعدك هذه النصائح في فهم دورك ومسؤولياتك بصفتك مشرف مؤسسة في دورة GSoC 2025.

يُرجى التواصل معنا على [e-mail] إذا كان لديك أيّ أسئلة أخرى، أو يمكنك إرسال رسالة إلكترونية إلى قائمة مجموعة المرشدين في GSoC إذا كان لديك سؤال يمكن للمنتدى مساعدتك في الإجابة عنه أو قد يهمّ الآخرين معرفة الإجابة عنه.

نشكرك على مساهمتك كمشرف مؤسسة في GSoC.