نشكرك على كونك مشرف المؤسسة لمشروعك/المؤسسة مفتوحة المصدر في برنامج Summer of Code من Google. تُعد جهودك وراء الكواليس أمرًا حيويًا لإبقاء جميع المستخدمين في مؤسستك على اطلاع وعلى وفاق طوال البرنامج. نحن نجري التغييرات كل عام، لذلك من المهم قراءة هذا المستند سواء كانت هذه المرة الأولى أو العاشرة من عمليات تجميع المنظومة المتكاملة.
تم ذكر الكثير من هذه المعلومات في مستند الأدوار والمسئوليات ولكننا أردنا الخوض في مزيد من التفاصيل حول النقاط المهمة.
إذا لم يسبق لك قراءة دليل إرشاد GSoC، يُرجى قراءته الآن. إنه قراءة سريعة ويتعمق في الجوانب والمراحل المهمة للبرنامج. احرص على أن يكون جميع مرشديك قد قرأوا "دليل الموجّه" ومستندات "الأدوار والمسؤوليات" قبل قبولهم في البرنامج حتى يعرفوا ما يمكن توقُّعه.
بصفتك مشرف المؤسسة، تكون حلقة الوصل الأساسية بين مؤسستك وGoogle. قد يكون لدى المؤسسات ما بين مشرفين و5 مشرفين، يجب أن يكونوا في تواصل منتظم وأن يتفقوا على الأدوار (التواصل، والمدفوعات، والتحقق من الموجّهين، ومساهمي GSoC، والتحقق من اكتمال عمليات التقييم، وحل مشاكل التعامل مع الآخرين، والرد على استبيان الختام الذي سترسله Google في نهاية البرنامج، وما إلى ذلك). ومن منظور Google، فإنّ جميع مشرفي المؤسسة متكافئون، فلا يوجد مسؤول مؤسسة أساسي.
يجب أن يكون لديك ما لا يقل عن مشرفين للمؤسسة، وإذا ترك أحدهم البرنامج، يجب توفير شخص آخر للوصول إلى الملف الشخصي للمؤسسة.
يجب أن يعرف جميع الموجّهين والمساهمين من هم مشرفو المؤسسة وكيفية الوصول إليهم في حال حدوث مشكلة. ينبغي أن يخبرهم أول اتصال لديك مع جميع المساهمين والمرشدين الجدد بكيفية الوصول إلى مشرفي المؤسسة إذا كانوا بحاجة إلى تغيير الجدول الزمني للمشروع، أو إذا كانوا يواجهون مشكلات مع مرشدهم أو مساهم آخر، أو أي احتياجات دعم أخرى.
تعريف النجاح
ما هي أهداف مؤسستك في برنامج GSoC؟ في نهاية GSoC لهذا العام، ما الذي ستضعه مؤسستك في الاعتبار لتحديد ما إذا كان قد تم بنجاح برنامج GSoC لمؤسستك؟
هذا سؤال نأمل أن تأخذه في الاعتبار كل عام تشارك فيه في البرنامج حيث من المحتمل أن تختلف الإجابات من سنة إلى أخرى. المؤسسات المختلفة تريد أشياء مختلفة. مثال:
- المزيد من المساهمين الجدد على المدى الطويل
- المزيد من التعليمات البرمجية المكتوبة
- ميزات محددة تم إنشاؤها
- فرصة لتوجيه الطلاب المتحمسين
- المزيد من الوعي بمشروعك، وما إلى ذلك.
وغير ذلك الكثير.
يُرجى تخصيص بعض الوقت للتفكير في ما تريد مؤسستك الحصول عليه من GSoC، وبالنسبة إلى المؤسسات العائدة، إذا لم يتم تحقيق هذه الأهداف، ما كان بإمكانك القيام به بشكل مختلف.
المواعيد النهائية
يحدث GSoC وفقًا لجدول زمني. والمواعيد النهائية عديدة وثابتة. بينما توجد المزيد من المرونة بشأن التوقيت الفعلي للمشروعات هذا العام، فإن جميع المواعيد النهائية حتى بدء البرمجة في أواخر مايو هي نفسها للجميع.
يتحمل مشرفو المؤسسة مسؤولية قراءة جميع رسائل البريد الإلكتروني وتتبع المواعيد النهائية القادمة للتأكد من عدم تفويتها. وننصح مشرفي المؤسسة بوضع علامات على التقاويم الخاصة بهم، بالإضافة إلى مشاهدة لوحة بيانات GSoC التابعة لهم، للتأكد من أنهم سيخضعون لجميع التقييمات النهائية والنهائية لكل من المساهمين في GSoC الخاصة بهم.
إذا كانت مؤسستك تسمح للمساهمين في GSoC بإكمال مشاريع أطول من 12 أسبوعًا العادي (للمشاريع المتوسطة والكبيرة) أو 8 أسابيع للمشروعات الصغيرة، احرص على الانتباه إلى المواعيد النهائية المختلفة للتقييم للموجّهين والمساهمين في GSoC. سيتلقى الموجّهون والمساهمون في GSoC تذكيراتهم عبر البريد الإلكتروني بشأن المواعيد النهائية، ولكنك تحتاج أنت بصفتك مشرف المؤسسة إلى التأكد من حصولك على الصورة الكاملة لجميع مشاريع المساهمين.
تقع على عاتق مسؤول المؤسسة مسؤولية التأكد من أن الموجّهين يجرون تقييماتهم في الوقت المناسب ويفيون بالمواعيد النهائية. تطلب العديد من المؤسسات من المستشارين إرسال تقييماتهم قبل 24 إلى 36 ساعة من الموعد النهائي الفعلي حتى يكون هناك وقت للتواصل مع مسؤول المؤسسة مع الموجه لتذكيرهم بالموعد النهائي في حالة الاقتراب جدًا منه.
عندما يفوت الموجّه الموعد النهائي للتقييم، لن تحصل المؤسسة على راتب المؤسسة ولن يُسمح للموجّه بحضور مؤتمر Mentor. في حال كان لدى مؤسسة تقييمان أو أكثر لم يتم تقييمهما للانضمام إلى المرشدِين، لن تتمّ دعوة المؤسسة إلى مؤتمر مشرفي المواقع العالمي (GSoC) لهذا العام.
المقاييس
ما هي المقاييس التي تتتبّعها مؤسستك؟
يجب أن تحتفظ مؤسستك ببعض المقاييس بشأن مشاركتك في GSoC. قد تتغير حالة مشرفي المؤسسة من سنة إلى أخرى، وإذا لم يشارك المسؤول السابق عن المقاييس مع مستخدمين آخرين في المؤسسة، فقد يتم فقد هذه المقاييس إلى الأبد، يُرجى التأكّد من مشاركة المقاييس مع عدة أشخاص في مؤسستك.
يجب عليك تتبع هذه المقاييس (على الأقل):
- عدد المساهمين في GSoC الذين بدأوا البرنامج مع مؤسستك
- عدد المساهمين في GSoC الذين اجتازوا البرنامج بنجاح
- عدد الموجّهين الذين يقدّمون إرشادات فعّالة للمساهمين في GSoC
سيكون عليك أيضًا تحديد نظامك الخاص لمعرفة مدة استمرار مساهمي GSoC في المشاركة بعد انتهاء اجتماع GSoC الخاص بهم. هل يغادر معظم مساهمي GSoC المنتدى في غضون شهر من نهاية تجميع GSoC، هل يبقون هناك لمدة 6 أشهر، وهل سيعودون مرة أخرى بعد عام أو عامين؟) قد ترغب في التحدث إلى الأشخاص الذين بقيوا من حولك والحصول على بعض المعلومات حول ما فعلته مؤسستك (أو ربما لم تفعله)، وهو ما جعلهم يريدون الاستمرار في كونهم جزءًا من مجتمعك.
سنطلب أيضًا المقاييس المذكورة أعلاه من خلال استطلاع قصير مطلوب، سنرسله إلى جميع مشرفي المؤسسة في نهاية GSoC، ثم بعد 6 أشهر وسنة واحدة من علامة GSoC.
من المفترض أن تساعد هذه الإحصاءات مؤسستك في معرفة ما إذا كانت GSoC تساعد مؤسستك على النمو وفي أن تصبح أكثر استدامة. نشجعك على تتبع المقاييس الأخرى التي قد تجدها مثيرة للاهتمام أيضًا.
يمكن أن تساعدك هذه المقاييس في تحديد المكان الذي قد ترغب في إجراء بعض التعديلات فيه - في حال عدم التزام أي من المساهمين في GSoC - فلماذا لا؟ هل يمكنك مساعدتهم في العثور على مشروع آخر داخل مؤسستك؟ هل من السهل على مساهم GSoC العثور على طريقة للمساهمة مع الاستمرار في الحصول على نفس الشعور بالإنجاز؟ هل مشروعك معقد أو بيروقراطي للغاية بحيث يتسبب في مغادرة الأشخاص؟
هناك العديد من الأسباب التي تجعل المساهمين في GSoC لا يواصلون العمل، فأحيانًا كانوا يريدون الحصول على المال فقط أو كانوا مشغولين جدًا بأمور أخرى. لكن من المهم أن تعرف السبب حتى تتمكن من محاولة التصدي له.
مراجعة مقترحات المساهمين في GSoC
تتم جميع عمليات ترتيب اقتراحات المساهمين في GSoC خارج تطبيق GSoC على الويب. وبناءً على حجم مؤسستك، قد تتمكن من معالجة المراجعة باستخدام جدول بيانات مشترك بسيط. نفذت بعض المؤسسات تدفقات عمل أكثر تعقيدًا.
تبدأ العديد من المؤسسات باجتياز تصفية أولية:
- المحتوى غير المرغوب فيه (إذا كان من الواضح أنّ شخصًا ما قد طرح أشياءً عشوائية في اقتراح، أو كان فقط أرسل اقتراحًا عامًا، وما إلى ذلك)
- لم يستوف المتطلبات (إذا طلبت مؤسستك من المساهم المحتمل في GSoC إجراء علاقات عامة أو مهمة أخرى ولم ينفّذها الإجراء).
- مع ازدياد المحتوى الذي من إنشاء الذكاء الاصطناعي، قد تتلقّى المزيد من الاقتراحات ذات الجودة المنخفضة من إنشاء الذكاء الاصطناعي. ننصحك بتجاهلها.
بمجرد إزالة "لا" الواضحة، يمكنك التركيز على بقية المقترحات من خلال تطبيق نموذج تقييم أو مقياس تصنيف لفصل المقترحات العظيمة عن الجيدة ومن ضعفها.
تذكر أنه يجب ألا تختار مؤسستك مطلقًا أي مساهم في GSoC استنادًا إلى ما كتبه في الاقتراح. يمكن للعديد من الأشخاص كتابة اقتراحات رائعة ولكن هذا لا يعني أنهم يتمتعون بالمهارات التقنية أو مهارات الاتصال اللازمة لإنجاز المشروع بنجاح.
نتحدث دائمًا إلى كل مساهم من GSoC تفكّر في اختياره قبل أن يبدأ مشرفو المؤسسة في ترتيب الاقتراحات.
لكل اقتراح ممتاز من المساهم في GSoC، تحتاج إلى مرشد ملتزم واحد على الأقل (أفضل مرشدين). ليس هناك شيء أسوأ من قبول مشروع رائع كمساهم في GSoC من عدم وجود المرشد المناسب له بعد ذلك. ويصبح تجربة سيئة للجميع.
طلب تقديم شرائح من المساهمين في GSoC وتعيين موجّهين للمشاريع
يتمثل أحد أهم أدوارك في تنظيم مؤسستك حتى تعرف المرشد الملتزم بتوجيه مشروع معين. سيساعدك هذا في تحديد عدد خانات المشروعات التي يجب طلبها من Google. سيتعين على مؤسستك ترتيب الاقتراحات بناءً على الأهمية لمؤسستك.
مثال: تلقّت مؤسستك 6 اقتراحات ممتازة، والتزم الموجّهون بتوجيه جميع الاقتراحات الستة. ستحتاج إلى تحديد أولوية المشروعات. إذا طلبت مؤسستك 6 خانات للمشاريع ولم تمنح Google سوى 4 خانات، فسوف يصبح تلقائيًا #1-#4 من المساهمين في GSoC المقبولين. لا يمكنك أن تقرر لاحقًا أنك تفضل وجود الشخص الذي احتل المركز السادس في ترتيبك.
تغيير حجم المشروع
تتم مراعاة أحجام المشروعات التي يختارها المساهمون في اقتراحهم عندما تقرر Google عدد المشروعات التي سيتم تخصيصها للمؤسسة. إذا لاحظت أن حجم المشروع مختلف عما كنت تقصده، فتأكد من إخبار المساهم أثناء مرحلة الاقتراح حتى يتمكن من إصلاحه.
بعد الإعلان عن مشاريع المساهمين المقبولة، لا يمكن سوى تقليل أحجام المشاريع. على سبيل المثال، من كبير إلى متوسط أو متوسط إلى صغير. عند تغيير حجم مشروع، على مشرفي المؤسسة التواصل مع مشرفي Google لإجراء التغيير نيابةً عنهم. لا يمكنك اتخاذ قرار بجعل المشروع أكبر في النطاق بعد أن تقوم بتصنيف المشروع.
تغيير الجدول الزمني للمشروع
وتكون مدة المشاريع المتوسطة والكبيرة 12 أسبوعًا تلقائيًا. وتبلغ مدة المشاريع الصغيرة 8 أسابيع تلقائيًا. إذا اتفق المرشد والمساهم على أنهما يريدان تمديد الجدول الزمني، فيجب عليه الاتصال بمشرف المؤسسة الذي لديه القرار النهائي بشأن ما إذا كان سيمدد المشروع أم لا.
يمكن لمشرف المؤسسة فقط تعديل الجدول الزمني لمشروع مساهم من خلال الانتقال إلى رابط عنوان المشروع من لوحة البيانات وتعديل الجدول الزمني للمشروع في أسفل الصفحة. قدمت Google التواريخ التي يجب استخدامها في الفقرة أعلى التواريخ القابلة للتعديل في رابط "عرض هذه الصفحة". لقد قمنا بالفعل بتهيئة المخطط الزمني لك بناءً على مشروعات 10 و14 و16 و18 و20 و22 أسبوعًا.
لا تغيِّر التواريخ خارج هذه التواريخ. في عام 2023، لم تتبع بعض المؤسسات التواريخ المقدمة وخلطت بين المرشدين والمواعيد النهائية في أيام عشوائية، ولم تكن متسقة. تسبّبت هذه التواريخ العشوائية في المزيد من العمل بالنسبة إلى مشرفي برنامج GSoC الذين اضطروا إلى إرسال الكثير من توزيعات الدفعات، ولن نفعل ذلك مرة أخرى. سيتواصل المشرفون في Google مع أي مؤسسة لا تتّبع المواعيد النهائية المحددة لتغيير التاريخ، وقد لا يتم اختيارها في السنوات المقبلة.
ملاحظة مهمة: يجب إدخال جميع الإضافات في النظام قبل بدء فترة الإرسال النهائية للمساهم في GSoC. لن يغير مشرفو Google أي تواريخ مشروعات فاتت فيها النافذة. لا يدعم النظام التغييرات المتأخرة.
دفعات المؤسسة
باعتبارك مشرف المؤسسة، تقع على عاتقك مسؤولية تحديد ما إذا كانت مؤسستك ترغب في قبول المنحة التنظيمية لكل مساهم من GSoC تم التوجيه إليه أم لا. وقد يكون لمؤسستك شخصًا آخر يعمل أمين الصندوق أو محاسبًا أو شخصًا ماليًا عامًا. تقع على عاتقك مسئولية التأكد من إكمالهم للعمليات بحلول المواعيد النهائية المطلوبة لتلقي الأموال.
سيتم دفع الرواتب التنظيمية بعد انتهاء جميع مشاريع المساهمين.
بالنسبة إلى المؤسسات التي تتلقّى مرشدًا يحضر "مؤتمر Mentorship" لعام 2024 من GSoC، سيتم تسديد دفعة بعد مؤتمر Mentorship مقابل أي رواتب سفر سارية.
الحبكة
يتحمل مشرفو المؤسسة مسؤولية معالجة أي نزاعات كبيرة بين المشاركين في مؤسستك. وقد يشمل ذلك التعارضات بين المساهمين في GSoC أو بين المرشدين أو بين المساهمين في GSoC والموجّهين. في بعض الأحيان، يختلف الموجّهون الذين يقدّمون توجيهًا إلى مساهم GSoC نفسه على ما يجب أن يعمل مساهم GSoC عليه أو ما إذا كان عليهم اجتيازه أو إخفاقهم. عليك التحكيم في هذا الأمر. لهذا السبب، يجب أن توضّح بشكل واضح كيف يمكن للمرشدين والمساهمين التواصل مع مشرفي المؤسسة.
قد تواجه أحيانًا مشاكل في مدوّنة السلوك داخل منتداك (من المساهمين أو الموجّهين في GSoC). هذا هو المنتدى الخاص بك حتى تعرف المعايير وما هو متوقع وما الذي يتخطى الحدود التي تسبب المضايقة أو أي سلوك آخر غير مقبول. تتوقع Google من جميع المشاركين اتباع سلوك احترافي ومهذب أثناء البرنامج.
الانطلاق
يمكنك إرسال رسالة إلكترونية تمهيدية إلى الموجّهين المقبولين.
قبل الإعلان عن مساهمي GSoC، عليك التواصل مع الموجّهين:
- سيكون لديك على الأرجح العديد من الموجّهين الجدد في GSoC، لذا يُرجى تذكيرهم بقراءة دليل الموجّهين والأدوار والمسؤوليات وأرشيف البريد الإلكتروني لمشرف المؤسسة ومشرف GSoC لهذا العام.
- احرص على أن يفهم الموجّهون أنّ عليهم إكمال تقييمَي المساهمين من GSoC وذلك بحلول المواعيد النهائية المطلوبة. يُرجى التأكّد من أهمية قيم القيّم بالنسبة إلى المساهمين في GSoC ومؤسستك (ستفقد راتب المؤسسة إذا لم يتم تقييم المكافآت ولن يُسمح لهذا المرشد في مؤتمر Mentor).
- لن تتم دعوة المؤسسات التي تفتقد تقييمين أو أكثر إلى مؤتمر المرشدين لهذا العام.
- يمكنك إطلاع الموجّهين على توقعات مؤسستك بشأن التواصل مع مساهم GSoC المعيّن لهم (ننصحك بشدة بإجراء عمليات تواصل مرتين على الأقل في الأسبوع وإذا كان أحدهما يمثل اجتماعًا افتراضيًا عادةً ما يكون مثاليًا).
- دع المرشدين يعرفون أنه يمكنهم التواصل معك إذا كانوا يواجهون مشكلات مع مرشد آخر أو مساهم GSoC لديه (فقد اختفى، أو كان تصرفًا فظًا، أو يضايق الآخرين، وما إلى ذلك). شجعه على التواصل مبكرًا بشأن المشكلات وعدم الانتظار حتى اليومين الماضيين قبل التقييم.
- احرص على تزويد الموجّهين بمعلومات الاتصال بمشرف المؤسسة أو مجموعة مشرفي المؤسسة الرسالة الإلكترونية التي ربما تكون مؤسستك قد أنشأتها للتواصل بشأن مخاوفهم.
- دع المرشدين يعرفون التواصل معك إذا كان عليهم الابتعاد فجأة عن GSoC لمدة يومين أو أكثر لأي سبب من الأسباب (الأمراض، أو مشكلة العمل المفاجئ، أو المخاوف العائلية، وما إلى ذلك) حتى تتمكن من التأكد من أن المرشد الآخر (أو أنت) يتواصل مع مساهم GSoC.
بعد الإعلان عن مساهمي GSoC، عليك إرسال رسالة إلكترونية إلى المساهمين والموجّهين في GSoC للترحيب بهم في المنتدى وإعلامهم بما يلي:
- مدوّنة السلوك إذا لم يكن لديك رمز رسمي، فلا بأس بذلك، ولكن لا يزال من المهم تحديد بعض التوقعات حول ما هو متوقع من جميع أعضاء المنتدى.
- كيف ومتى ولماذا يجب عليهم الاتصال بمشرف المؤسسة خلال البرنامج (اختفى مرشده، أو يتصرف الموجه بشكل غير ملائم، أو غيّر الموجه فجأة مشروعه بالكامل، أو مساهم آخر في Google Cloud Platform يتصرف بشكل غير ملائم، أو ما إلى ذلك)
- أي متطلبات بشأن معايير المشروع، وأفضل الممارسات، والترخيص، وما إلى ذلك -- يجب على المرشدين مناقشة هذا أيضًا مباشرة مع الطالب ولكن إذا ذكرت ذلك، فسيساعد ذلك في ترسيخ أهميته.
- يمكنك عقد اجتماع تمهيدي افتراضي مع جميع المساهمين والموجّهين المقبولين في GSoC في شهر أيار (مايو) للمساعدة في الترحيب بالجميع ومساعدتهم في الشعور بأنّهم جزء من المجتمع. هذا أمر يقدره المساهمون في GSoC ويطلبون منهم تقديم ملاحظاتهم كل عام، وعلى المزيد من المؤسسات تجربة ذلك.
- لقد تلقّينا ملاحظات من العديد من المساهمين في GSoC يعبّرون فيها عن رغبتهم في معرفة المزيد عن أهداف مؤسستهم مفتوحة المصدر حتى يتمكنوا من فهم أفضل للجوانب التي تناسب مشروعهم.
- أراد المساهمون في GSoC أيضًا معرفة مساهمي GSoC الآخرين ضمن منتدياتهم ليتمكّنوا من دعم بعضهم البعض. تعد الاتصالات الشخصية طريقة رائعة للحفاظ على مشاركة الأشخاص بعد GSoC.
- إذا كان لديك مساهمون أو طلاب سابقون في برنامج GSoC كمرشدين أو واصلوا المشاركة في مجتمعك، اجعلهم يتحدثون بإيجاز عن تجربتهم، فيمكن أيضًا أن يكون مفيدًا للمساهمين الجُدد في GSoC.
التواصل بانتظام
يرسل العديد من مشرفي المؤسسة تذكيرات إلى المعلمين حول المواعيد النهائية للتقييم ويطلب البعض من المعلمين إكمال التقييم قبل 24 إلى 48 ساعة على الأقل من الموعد النهائي لـ Google، لذلك إذا فوّت المرشد الموعد النهائي، يمكن لمشرف المؤسسة الدخول إليه وإنجازه نيابةً عنه (أو طلب من الموجهين الآخرين إجراء ذلك).
الخلاصة
نأمل أن تساعدك هذه النصائح على فهم دورك ومسؤولياتك كمشرف مؤسسة في GSoC لعام 2024.
لا تتردد في التواصل معنا على gsoc-support@google.com إذا كانت لديك أي أسئلة أخرى أو يمكنك إرسال رسالة إلكترونية إلى قائمة مجموعة المرشدِين في GSoC إذا كنت تعتقد أنّ هذا السؤال يمكن للمنتدى مساعدتك أو قد يهمّ الآخرين معرفة الإجابة عنه.
نشكرك على كونك أحد مشرفي المؤسسة في GSoC.