Gracias por ser administrador de la organización de tu proyecto o organización de código abierto para Google Summer of Code. Tu trabajo en segundo plano es fundamental para mantener informados a todos los miembros de tu organización y que estén al tanto de todo durante el programa. Realizamos cambios todos los años, por lo que es importante leer este documento, ya sea que sea tu primera vez o la décima en el GSoC.
Gran parte de esta información se menciona en el documento Roles y responsabilidades, pero queríamos explicar con más detalle los puntos importantes.
Si aún no lo hiciste, lee la Guía para mentores del GSoC. Es una lectura rápida y profundiza en aspectos y fases importantes del programa. Asegúrate de que todos tus mentores hayan leído la Guía para mentores y los documentos de Roles y responsabilidades antes de aceptarlos en el programa para que sepan qué esperar.
Como administrador de la organización, eres el principal vínculo entre tu organización y Google. Las organizaciones pueden tener entre 2 y 5 administradores, que deben comunicarse con frecuencia y acordar los roles (comunicaciones, pagos, verificar a los mentores y a los colaboradores de GSoC, verificar que se completen las evaluaciones, resolver problemas interpersonales, responder la encuesta de cierre que Google enviará al final del programa, etcétera). Desde la perspectiva de Google, todos los administradores de la organización son equivalentes, no hay un administrador principal de la organización.
Debes tener un mínimo de 2 administradores de la organización. Si uno abandona el programa, debes tener otra persona disponible para acceder al perfil de la organización.
Todos los mentores y colaboradores deben saber quiénes son los administradores de la organización y cómo comunicarse con ellos si tienen un problema. En la primera comunicación que tengas con todos tus nuevos colaboradores y mentores, debes indicarles cómo comunicarse con los administradores de la organización si necesitan cambiar el cronograma de un proyecto, si tienen problemas con su mentor o con otro colaborador, o si necesitan cualquier otra asistencia.
Cómo definir el éxito
¿Cuáles son los objetivos de tu organización para participar en GSoC? Al final del GSoC de este año, ¿qué considerará tu organización para determinar si fue un programa exitoso de GSoC para tu organización?
Esperamos que consideres esta pregunta cada año que participes en el programa, ya que las respuestas probablemente variarán de un año a otro. Las diferentes organizaciones quieren lograr objetivos diferentes. Por ejemplo:
- más colaboradores nuevos a largo plazo
- más código escrito
- funciones específicas compiladas
- la oportunidad de asesorar a estudiantes entusiastas
- más reconocimiento de tu proyecto, etcétera.
y muchas más.
Tómate un tiempo para pensar en lo que tu organización realmente quiere obtener de GSoC y, en el caso de las organizaciones que regresan, si no alcanzaste esos objetivos, qué podrías haber hecho de manera diferente.
Plazos
La GSoC se realiza de forma programada. Las fechas límite son numerosas y firmes. Si bien hay más flexibilidad en cuanto a los plazos reales de los proyectos este año, todas las fechas límite hasta que comience la codificación a principios de junio son las mismas para todos.
Los administradores de la organización son responsables de leer todos los correos electrónicos y hacer un seguimiento de las próximas fechas límite para asegurarse de no perderlas. Recomendamos a los administradores de organizaciones que marquen sus propios calendarios, además de consultar su panel de GSoC, para asegurarse de tener en cuenta todas las evaluaciones intermedias y finales de cada uno de sus colaboradores de GSoC.
En 2024, tuvimos una cantidad récord de mentores que no cumplieron con las fechas límite de evaluación, lo que refleja mal a la organización. Las organizaciones que no se presentaron a varias evaluaciones no participarán en el GSoC de 2025 o recibirán menos colaboradores este año. No cumplir con las fechas límite genera trabajo adicional para los administradores de Google y causa estrés innecesario para los colaboradores. No te pierdas las fechas límite de evaluación.
Si tu organización permite que los colaboradores de GSoC tengan proyectos de más de las 12 semanas estándar (para proyectos medianos y grandes) o 8 semanas para proyectos pequeños, asegúrate de prestar atención a las diferentes fechas límite de evaluación para tus orientadores y colaboradores de GSoC. Los mentores y los colaboradores de GSoC recibirán sus propios recordatorios por correo electrónico sobre las fechas límite, pero tú, como administrador de la organización, querrás asegurarte de tener una visión completa de todos los proyectos de tus colaboradores.
Es responsabilidad del administrador de la organización asegurarse de que tus mentores realicen sus evaluaciones de forma oportuna y cumplan con las fechas límite. Muchas organizaciones requieren que sus mentores envíen sus evaluaciones entre 24 y 36 horas antes de la fecha límite real para que haya tiempo para que un administrador de la organización se comunique con el mentor y le recuerde la fecha límite si se acerca demasiado a ella.
Si un mentor no cumple con una fecha límite de evaluación, la organización no recibirá la subvención de la organización y ese mentor no podrá asistir a la Cumbre de mentores. Si una organización tiene 2 o más evaluaciones de mentores perdidas, no se le invitará a la Cumbre de mentores de GSoC de este año y corre el riesgo de no ser aceptada en GSoC en el futuro.
Métricas
¿Qué métricas realiza un seguimiento tu organización?
Tu organización debería mantener algunas métricas sobre tu participación en GSoC. Los administradores de la organización pueden cambiar de un año a otro y, si el administrador anterior no comparte las métricas con otras personas de la organización, es posible que se pierdan para siempre. Asegúrate de compartir tus métricas con varias personas de tu organización.
Debes hacer un seguimiento de estas métricas (como mínimo):
- Cantidad de colaboradores de GSoC que comenzaron el programa con tu organización
- Cantidad de colaboradores de GSoC que aprobaron el programa
- Cantidad de mentores que asesoran de forma activa a los colaboradores de la GSoC
También deberás crear tu propio sistema para ver durante cuánto tiempo permanecen involucrados los colaboradores del GSoC después de que finaliza. ¿La mayoría de los colaboradores de GSoC abandonan tu comunidad dentro de un mes después de que finaliza el programa, se quedan durante 6 meses o regresan después de uno o dos años? Te recomendamos que hables con las personas que se quedan y obtengas más información sobre lo que hizo (o no hizo) tu organización que las hizo querer seguir siendo parte de tu comunidad.
También solicitaremos las métricas anteriores en una breve encuesta obligatoria que enviaremos a todos los administradores de la organización al final del GSoC y, luego, a los 6 meses y 1 año después del GSoC.
Estas estadísticas deberían ayudar a tu organización a ver si GSoC está ayudando a tu comunidad a crecer y a ser más sustentable. Te recomendamos que realices un seguimiento de otras métricas que también te puedan resultar interesantes.
Estas métricas pueden ayudarte a determinar dónde te conviene hacer algunos ajustes. Si no hay colaboradores de GSoC que se queden, ¿por qué no? ¿Puedes ayudarlo a encontrar otro proyecto dentro de tu organización? ¿Es fácil para el colaborador del GSoC encontrar una forma de contribuir y, al mismo tiempo, obtener esa misma sensación de logro? ¿Tu proyecto es demasiado complicado o burocrático como para que las personas se alejen?
Existen muchos motivos por los que los colaboradores de GSoC no se quedan. A veces, solo querían el dinero o se pusieron demasiado ocupados con otras cosas. Sin embargo, es importante que sepas por qué para que puedas intentar contrarrestarlo.
Revisa las propuestas de los colaboradores de GSoC
Todas las clasificaciones de las propuestas de colaboradores del GSoC se realizan fuera de la aplicación web del GSoC. Según el tamaño de tu organización, es posible que puedas controlar la revisión con una hoja de cálculo compartida simple. Algunas organizaciones implementaron flujos de trabajo más complejos.
Muchas organizaciones comienzan con un pase de filtrado inicial:
- Spam (si está claro que alguien simplemente agregó elementos aleatorios a una propuesta o envió una propuesta genérica, etcétera)
- No cumplir con los requisitos (si tu organización requirió que el posible colaborador de GSoC hiciera una PR o alguna otra tarea y no lo hizo)
- Con el aumento del contenido generado por IA, es posible que recibas más propuestas generadas por IA de baja calidad. Te sugerimos que las ignores.
Una vez que se descarten las propuestas que no son adecuadas, puedes enfocarte en el resto. Para ello, aplica una rúbrica o una escala de calificación para separar las propuestas excelentes de las buenas y de las malas.
Recuerda que tu organización NUNCA debe seleccionar a un colaborador de GSoC solo en función de lo que escribió en su propuesta. Muchas personas pueden escribir propuestas excelentes, pero eso no significa que tengan las habilidades técnicas o de comunicación necesarias para completar el proyecto con éxito.
SIEMPRE habla con todos los colaboradores de GSoC que estés considerando seleccionar antes de que los administradores de la organización comiencen a clasificar las propuestas.
Para cada propuesta excelente de colaborador de GSoC, necesitas al menos 1 mentor comprometido (dos es mejor). No hay nada peor que aceptar un gran proyecto de colaborador de GSoC y no tener el mentor adecuado para él. Se convierte en una experiencia negativa para todos.
Cómo solicitar espacios para colaboradores de GSoC y asignar mentores a los proyectos
Uno de tus roles más importantes es organizar tu organización para saber qué mentor se comprometió a asesorar un proyecto en particular. Esto te ayudará a decidir cuántos espacios de proyecto solicitar a Google. Tu organización deberá clasificar las propuestas según su importancia.
Ejemplo: Tu organización recibió 6 propuestas excelentes y los mentores se comprometieron a guiar a las 6. Deberás decidir la prioridad de los proyectos. Si tu organización solicita 6 espacios para proyectos y Google solo le otorga 4, los participantes del 1 al 4 se convertirán automáticamente en los colaboradores aceptados del GSoC. No puedes decidir más adelante que prefieres a la persona que estaba en el puesto 6 en tu clasificación.
Cómo cambiar el tamaño del proyecto
Los tamaños de proyecto que los colaboradores seleccionan en su propuesta se consideran cuando Google decide cuántos proyectos asignar a una organización. Si notas que el tamaño del proyecto es diferente del que tenías previsto, asegúrate de informarle al colaborador durante la fase de propuesta para que pueda corregirlo.
Después de que se anuncien los proyectos de colaboradores aceptados, solo se podrán reducir los tamaños de los proyectos. Por ejemplo, de grande a mediano o de mediano a pequeño. Cuando se cambia el tamaño de un proyecto, los administradores de la organización deben comunicarse con los administradores de Google para que realicen el cambio por ellos. No puedes decidir hacer que el alcance de un proyecto sea más amplio después de clasificarlo.
Cómo cambiar el cronograma del proyecto
Los proyectos medianos y grandes tienen una duración predeterminada de 12 semanas. Los proyectos pequeños tienen una duración predeterminada de 8 semanas. Si el mentor y el colaborador coinciden en que les gustaría extender el cronograma, deben comunicarse con el administrador de la organización, quien tiene la decisión final sobre si se extenderá un proyecto.
Solo un administrador de la organización puede editar el programa de un proyecto de colaborador. Para ello, debe ir al vínculo Título del proyecto desde su panel y editar el programa del proyecto que se encuentra en la parte inferior de la página. Hay una lista desplegable basada en proyectos de 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 o 22 semanas que ya se configuró por ti (esta es una novedad de 2025). Tu selección alterará las fechas de evaluación intermedia y final según corresponda.
IMPORTANTE: Todas las extensiones DEBEN ingresarse en el sistema antes del inicio del período de envío final de los colaboradores del GSoC. Los administradores de Google no cambiarán las fechas de los proyectos en los que se haya perdido la ventana. El sistema no admite cambios tardíos.
Pagos de la organización
Como administrador de la organización, es tu responsabilidad determinar si tu organización desea aceptar o no la asignación de la organización por cada colaborador de GSoC al que se le brindó orientación. Es posible que tu organización tenga otra persona que actúe como tesorero, contador o persona de finanzas general. Es tu responsabilidad asegurarte de que completen los procesos antes de las fechas límite requeridas para recibir los fondos.
Los estipendios de la organización se pagarán una vez que se hayan completado todos tus proyectos de colaborador.
En el caso de las organizaciones que tengan un mentor que asista a la Cumbre de mentores de GSoC 2025, se realizará un pago poco después de la Cumbre por los estipendios de viaje correspondientes.
Conflicto
Los administradores de la organización son responsables de abordar cualquier conflicto importante entre los participantes de tu organización. Esto puede incluir conflictos entre los colaboradores de GSoC, entre los asesores o entre los colaboradores de GSoC y los asesores. A veces, los mentores que asesoran al mismo colaborador de la GSoC no están de acuerdo en qué debería trabajar o si debería aprobar o reprobar. Debes adjudicar esto. Por este motivo, debes dejar muy claro cómo los mentores y colaboradores pueden comunicarse con los administradores de tu organización.
En ocasiones, es posible que encuentres problemas relacionados con el código de conducta en tu comunidad (de parte de los mentores o colaboradores del GSoC). Esta es tu comunidad, por lo que conoces las normas, lo que se espera y lo que se considera acoso o algún otro comportamiento inaceptable. Google espera que todos los participantes se comporten de manera profesional y cortés durante el programa.
Inicio
Envía un correo electrónico de presentación a tus mentores aceptados
Antes de que se anuncien los colaboradores de GSoC, comunícate con los mentores:
- Es probable que tengas muchos mentores nuevos en GSoC, así que recuérdales que lean la Guía para mentores, los Roles y responsabilidades, y el archivo de correos electrónicos de este año para mentores y administradores de organizaciones de GSoC.
- Asegúrate de que tus mentores comprendan que deben completar las 2 evaluaciones de colaboradores del GSoC antes de las fechas límite requeridas. Asegúrate de enfatizar la importancia de estas evaluaciones para los colaboradores de GSoC y tu organización (perderás la asignación de la organización si se pierde una evaluación y ese mentor no podrá asistir a la Mentor Summit).
- Las organizaciones que no realicen 2 o más evaluaciones no recibirán invitaciones a la Mentor Summit de este año y habrá consecuencias en los programas de GSoC futuros.
- Infórmales a los mentores cuáles son las expectativas de tu organización para comunicarse con el colaborador asignado del GSoC (te recomendamos que te comuniques con ellos al menos 2 veces a la semana y, si una de esas comunicaciones puede ser una reunión virtual, lo ideal es que lo hagas).
- Infórmales a los mentores que pueden comunicarse contigo si tienen problemas con otro mentor o con su colaborador del GSoC (desapareceron, son groseros, acosan a otras personas, etcétera). Anímalos a que se comuniquen con anticipación sobre los problemas y no esperen hasta los últimos días antes de una evaluación.
- Asegúrate de proporcionarles a los mentores la información de contacto del administrador de la organización o el correo electrónico del grupo de administradores de la organización que tu organización podría haber creado para comunicarse con ellos y plantearles sus inquietudes.
- Diles a los mentores que se comuniquen contigo si, por algún motivo (enfermedad, problema laboral repentino, problemas familiares, etcétera), deben ausentarse de GSoC por más de 2 días para que puedas asegurarte de que otro mentor (o tú) se comunique con el colaborador de GSoC.
Después de que se anuncien los colaboradores de GSoC, debes enviar un correo electrónico a los colaboradores y mentores de GSoC para darles la bienvenida a tu comunidad y brindarles información sobre lo siguiente:
- Tu Código de conducta. Si no tienes un código formal, está bien, pero es importante establecer algunas expectativas sobre lo que se espera de todos los miembros de la comunidad.
- Cómo, cuándo y por qué deben comunicarse con un administrador de la organización durante el programa (su mentor desapareció, actúa de manera inapropiada, cambió todo su proyecto de repente, otro colaborador de GSoC se comporta de manera inapropiada, etcétera)
- Cualquier requisito relacionado con los estándares del proyecto, las prácticas recomendadas, las licencias, etcétera. Los mentores también deben hablar sobre esto directamente con el estudiante, pero si lo mencionas, ayudará a solidificar su importancia.
- Realiza una reunión virtual de presentación con todos los colaboradores y mentores aceptados del GSoC en mayo para darles la bienvenida y ayudarlos a sentirse parte de la comunidad. Esto es algo que los colaboradores de GSoC aprecian y solicitan todos los años en sus comentarios. Más organizaciones deberían probar esto.
- Recibimos comentarios de muchos colaboradores de GSoC que querían saber más sobre los objetivos de su organización de código abierto para comprender mejor dónde encaja su proyecto.
- Los colaboradores de GSoC también querían saber quiénes eran los otros colaboradores de GSoC en su comunidad para poder apoyarse mutuamente. Las conexiones personales son una gran manera de mantener a las personas involucradas después del GSoC.
- Si tienes estudiantes o colaboradores anteriores del GSoC que ahora son mentores o que se mantuvieron involucrados en tu comunidad, pedirles que hablen brevemente sobre su experiencia también puede ser útil para los nuevos colaboradores del GSoC.
Comunícate con frecuencia
Muchos administradores de la organización envían recordatorios a sus mentores sobre las fechas límite de evaluación y algunos requieren que los mentores completen la evaluación al menos 24 a 48 horas antes de la fecha límite de Google. De esta manera, si el mentor no cumple con la fecha límite, el administrador de la organización puede completarla por él (o pedirle a otro de los mentores asignados que lo haga).
En conclusión
Esperamos que estas sugerencias te ayuden a comprender tu rol y tus responsabilidades como administrador de la organización del GSoC de 2025.
No dudes en comunicarte con nosotros a través de gsoc-support@google.com si tienes más preguntas o puedes enviar un correo electrónico a la lista del grupo de mentores del GSoC si crees que es una pregunta con la que la comunidad puede ayudarte o que a otros les podría interesar conocer la respuesta.
Gracias por ser administrador de la organización de GSoC.