Gracias por ser administrador de tu organización o proyecto de código abierto para Google Summer of Code. Tu esfuerzo tras bambalinas es fundamental para mantener informados a todos los miembros de tu organización y en sintonía durante todo el programa. Realizamos cambios todos los años, por lo que es importante leer este documento, ya sea tu primera o décima vez GSoC.
Gran parte de esta información se menciona en el documento Roles y responsabilidades, pero queríamos entrar en más detalles sobre puntos importantes.
Si todavía no leyó la Guía de mentores de GSoC, léala ahora. Es una lectura rápida y profundiza en aspectos y fases importantes del programa. Asegúrate de que todos tus mentores hayan leído la Guía para mentores y el documento sobre funciones y responsabilidades antes de aceptarlos en el programa, de manera que sepan qué esperar.
Como administrador de la organización, usted es el contacto principal entre su organización y Google. Las organizaciones pueden tener entre 2 y 5 administradores, que deben comunicarse con frecuencia y acordar las funciones (comunicaciones, pagos, consultar a mentores y colaboradores de GSoC, verificar que las evaluaciones se completen, resolver problemas interpersonales, responder la encuesta de conclusión que Google enviará al final del programa, etcétera). Desde la perspectiva de Google, todos los administradores de la organización son equivalentes; no hay un administrador principal de la organización.
Debes tener al menos 2 administradores de la organización. Si uno abandona el programa, tendrás que contar con otra persona disponible para acceder al perfil de la organización.
Todos los mentores y colaboradores deben saber quiénes son los administradores de la organización y cómo llegar a ellos si tienen algún problema. En la primera comunicación que tengas con todos tus nuevos colaboradores y mentores, se les debe indicar cómo comunicarse con los administradores de la organización en caso de que necesiten cambiar el cronograma de un proyecto, si tienen problemas con su mentor o algún otro colaborador, o cualquier otra necesidad de asistencia.
Definición del éxito
¿Cuáles son los objetivos de tu organización en el GSoC? Al final del GSoC de este año, ¿qué tendrá en cuenta tu organización a fin de determinar si el programa tuvo éxito para la organización?
Esperamos que tengas en cuenta esta pregunta cada año que participes en el programa, ya que es probable que las respuestas varíen cada año. Las distintas organizaciones quieren cosas diferentes. Por ejemplo:
- más nuevos colaboradores a largo plazo
- más código escrito
- funciones específicas creadas
- oportunidad de guiar a los estudiantes entusiasmados
- más reconocimiento de tu proyecto, etc.
y muchos más.
Tómate un tiempo para pensar en lo que tu organización realmente quiere de GSoC y, en el caso de las organizaciones recurrentes, si no hubieras alcanzado esos objetivos, qué podrías haber hecho de otra manera.
Plazos
El GSoC se realiza en un programa. Los plazos son numerosos y firmes. Si bien este año hay más flexibilidad en cuanto a los plazos reales de los proyectos, todos los plazos hasta que comienza la codificación a finales de mayo son los mismos para todos.
Los administradores de la organización son responsables de leer todos los correos electrónicos y hacer un seguimiento de las próximas fechas límite para asegurarse de que no se pierdan. Recomendamos a los Administradores de la organización que marquen sus propios calendarios, además de que miren el panel de GSoC, para asegurarse de que tengan todas las evaluaciones intermedias y finales para cada uno de sus colaboradores de GSoC.
Si tu organización permite que los colaboradores de GSoC tengan proyectos que duren más de 12 semanas estándar (para proyectos medianos y grandes) u 8 semanas para proyectos pequeños, asegúrate de prestar atención a los distintos plazos de evaluación para tus mentores y colaboradores de GSoC. Los mentores y colaboradores de GSoC recibirán sus propios recordatorios por correo electrónico sobre las fechas límite, pero tú, como administrador de la organización, querrás asegurarte de tener el panorama completo de todos tus proyectos de colaboradores.
Es responsabilidad del administrador de la organización asegurarse de que los mentores hagan las evaluaciones de forma oportuna y cumplan con los plazos. Muchas organizaciones requieren que sus mentores envíen sus evaluaciones entre 24 y 36 horas antes de la fecha límite real para que un administrador de la organización se comunique con el Mentor para recordarle el plazo si se está acercando demasiado a ella.
Cuando un Mentor no cumple con una fecha límite de evaluación, la Organización no recibirá el subsidio de la organización y el Mentor no podrá asistir a la Cumbre de Mentores. Si una organización tiene 2 o más evaluaciones de mentores faltantes, no se invitará a la organización a la Cumbre de mentores de GSoC de este año.
Métricas
¿De qué métricas hace un seguimiento tu organización?
Tu organización debe guardar algunas métricas sobre tu participación en GSoC. Los administradores de la organización pueden cambiar de un año a otro y, si el administrador de la organización anterior no comparte las métricas con otros miembros de la organización, estas se podrían perder para siempre, asegúrese de compartirlas con varias personas de su organización.
Debes realizar un seguimiento de estas métricas (como mínimo):
- Cantidad de colaboradores de GSoC que iniciaron el programa con tu organización
- Cantidad de colaboradores de GSoC que aprobaron el programa con éxito
- Cantidad de mentores que asesoran de forma activa a los colaboradores del GSoC
También tendrás que definir tu propio sistema para ver cuánto tiempo permanecen involucrados los colaboradores de GSoC una vez que finaliza el GSoC. ¿La mayoría de los colaboradores de GSoC abandonan tu comunidad un mes después de que finaliza el GSoC?, ¿se quedan 6 meses?, ¿vuelven después de uno o dos años?) Te recomendamos que hables con las personas que se quedan y descubren qué hizo (o no hizo) tu organización la que los hizo querer seguir siendo parte de ella.
También solicitaremos las métricas anteriores en una breve encuesta obligatoria que enviaremos a todos los administradores de la organización al final del GSoC y, luego, a los 6 meses y al año posterior a la marca de GSoC.
Estas estadísticas deberían ayudar a tu organización a determinar si GSoC ayuda a que tu comunidad crezca y sea más sustentable. Te recomendamos que hagas un seguimiento de otras métricas que también pueden resultarte interesantes.
Estas métricas pueden ayudarte a determinar en qué parte te conviene hacer algunos ajustes. Si no te quedan colaboradores de GSoC, ¿por qué no? ¿Puedes ayudarlos a encontrar otro proyecto dentro de tu organización? ¿Es fácil para el colaborador del GSoC encontrar una manera de contribuir y tener la misma sensación de logro? ¿Tu proyecto es tan complicado o burocrático que ahuyenta a las personas?
Hay muchas razones por las que los colaboradores de GSoC no se quedan allí. A veces, solo querían el dinero o estaban demasiado ocupados con otras tareas. Es importante que sepas el motivo para poder contrarrestarlo.
Revisión de las propuestas de los colaboradores de GSoC
Toda la clasificación de las propuestas para colaboradores de GSoC se realiza fuera de la app web de GSoC. Según el tamaño de tu organización, es posible que puedas manejar la revisión con una hoja de cálculo compartida sencilla. Algunas organizaciones implementaron flujos de trabajo más complejos.
Muchas organizaciones comienzan con un pase de filtrado inicial:
- Spam (si está claro que alguien incluyó elementos aleatorios en una propuesta, o bien si acaba de enviar una propuesta genérica, etcétera)
- No cumplió con los requisitos (si tu organización solicitó que el posible colaborador del GSoC realizara una RR.PP. o alguna otra tarea, y no lo hizo).
- Con el auge del contenido generado por IA, es posible que recibas más propuestas de baja calidad generadas por IA. Te sugerimos que los ignores.
Una vez que desaparezcan los "no" evidentes, puedes enfocarte en el resto de las propuestas. Para ello, debes aplicar una rúbrica o una escala de calificación a fin de separar las grandes propuestas de las buenas y las malas.
Recuerda que tu organización NUNCA debe seleccionar a un colaborador de GSoC solo por lo que escribió en su propuesta. Muchas personas pueden escribir grandes propuestas, pero eso no significa que tengan las habilidades técnicas o de comunicación necesarias para completar el proyecto con éxito.
Habla SIEMPRE con todos los colaboradores de GSoC que consideras seleccionar antes de que los administradores de la organización comiencen a clasificar las propuestas.
Para cada excelente propuesta de colaborador de GSoC, se necesita al menos 1 mentor comprometido (dos es mejor). No hay nada peor que aceptar un gran proyecto de colaborador de GSoC y no tener el mentor adecuado para él. Se convierte en una mala experiencia para todo el mundo.
Solicitud de horarios de trabajo para colaboradores de GSoC y asignación de mentores a proyectos
Una de tus funciones más importantes es organizar tu organización para que sepas qué mentor se comprometió a ser mentor de un proyecto en particular. Esto te ayudará a decidir cuántas ranuras de proyecto solicitarles a Google. Tu organización deberá clasificar las propuestas según la importancia para ella.
Ejemplo: Tu organización recibió 6 propuestas excelentes, y los mentores se comprometieron a asesorar a las 6. Deberás decidir la prioridad de los proyectos. Si tu organización solicita 6 ranuras de proyecto y Google solo le otorga a tu organización 4 ranuras, los n.o 1 al 4 se convertirán automáticamente en los colaboradores aceptados de GSoC. No puedes decidir más adelante que preferirías incluir a la persona n.o 6 en tu clasificación.
Cómo cambiar el tamaño del proyecto
Los tamaños de proyecto que seleccionan los colaboradores en su propuesta se consideran cuando Google decide cuántos proyectos asignar a una organización. Si notas que el tamaño del proyecto es diferente al que pretendes, asegúrate de avisarle al colaborador durante su fase de propuesta para que pueda corregirlo.
Una vez que se anuncian los proyectos de colaboradores aceptados, el tamaño de los proyectos solo se puede reducir. Por ejemplo, de grande a mediano o mediano a pequeño. Cuando se cambia el tamaño de un proyecto, los administradores de la organización deben ponerse en contacto con los administradores de Google para realizar el cambio por ellos. No puedes decidir ampliar el alcance de un proyecto después de haberlo clasificado.
Cambiar el cronograma del proyecto
Los proyectos medianos y grandes tienen una duración predeterminada de 12 semanas. Los proyectos pequeños tienen una duración predeterminada de 8 semanas. Si el mentor y el colaborador aceptan que les gustaría extender el plazo, deben comunicarse con el administrador de la organización que tiene la decisión final sobre si extenderá un proyecto.
Solo un administrador de la organización puede editar el cronograma de un proyecto colaborador. Para ello, debe ir al vínculo del título del proyecto en su panel y editar el cronograma del proyecto que se encuentra en la parte inferior de la página. Google proporcionó las fechas que debes utilizar en el párrafo anterior a las fechas editables en el vínculo “Ver esta página”. Ya configuramos el cronograma para proyectos de 10, 14, 16, 18, 20 y 22 semanas.
NO modifiques las fechas fuera de estas fechas. En 2023, algunas organizaciones no cumplieron las fechas proporcionadas y confundieron a sus mentores con los plazos en días aleatorios. El proceso no era coherente. Estas fechas aleatorias también generaron mucho más trabajo para los administradores del programa de GsoC, que tuvieron que enviar muchas más distribuciones de pagos. No volveremos a hacerlo. Los administradores de Google se comunicarán con cualquier organización que no cumpla con los plazos indicados para cambiar la fecha, y es posible que no se la seleccione en años futuros.
IMPORTANTE: Todas las extensiones DEBEN ingresarse en el sistema antes del inicio del período de envío final del colaborador de GSoC. Los administradores de Google no cambiarán las fechas de los proyectos en los que se haya pasado por alto el período. El sistema no admite cambios tardíos.
Pagos de la organización
Como administrador de la organización, es su responsabilidad determinar si esta desea aceptar el subsidio de la organización por cada colaborador de GSoC asesorado o no. Es posible que tu organización tenga otra persona que actúe como tesorero, contador o especialista en finanzas generales. Es tu responsabilidad asegurarte de que completen los procesos antes de los plazos requeridos para recibir los fondos.
Los subsidios de la organización se pagarán una vez concluidos todos tus proyectos de colaboradores.
Para las organizaciones con un Mentor que asistan a la Cumbre de Mentores de GSoC 2024, se efectuará el pago poco después de la Cumbre de Mentores por cualquier presupuesto de viaje aplicable.
Conflicto
Los administradores de la organización son responsables de abordar cualquier conflicto importante entre los participantes de tu organización. Esto puede incluir conflictos entre colaboradores de GSoC, entre mentores o mentores, o colaboradores de GSoC. A veces, los mentores que asisten al mismo colaborador de GSoC no están de acuerdo sobre en qué debería trabajar el colaborador de GSoC o si deben aprobar o reprobar. Tienes que tomar una decisión. Por eso, debes dejar muy claro cómo los mentores y colaboradores pueden comunicarse con los administradores de tu organización.
En ocasiones, es posible que encuentres problemas relacionados con el código de conducta en tu comunidad (de mentores o colaboradores de GSoC). Esta es tu comunidad, de modo que conozcas las normas, lo que se espera y lo que cruza una línea hacia el acoso o cualquier otro comportamiento inaceptable. Google espera que todos los participantes adopten una conducta profesional y cortés durante el programa.
Inicio
Envía un correo electrónico de presentación a los mentores aceptados
Antes de anunciar los colaboradores del GSoC, comunícate con los mentores:
- Es probable que tengas muchos mentores por primera vez en GSoC, así que recuérdales que lean la Guía para mentores y las Roles y responsabilidades, y el archivo de correo electrónico del mentor y el administrador de la organización de GSoC para este año.
- Asegúrate de que tus mentores entiendan que deben completar las 2 evaluaciones de los colaboradores de GSoC antes de los plazos requeridos. Asegúrate de destacar la importancia de estas evaluaciones para los colaboradores de GSoC y tu organización (perderás el subsidio de la organización si se pierde alguna evaluación y no se permitirá a ese mentor en la Cumbre de Mentores).
- Las organizaciones que no adquieran 2 o más evaluaciones no serán invitadas a la Cumbre de Mentores de este año.
- Comunícales a los mentores cuáles son las expectativas de tu organización para comunicarse con el colaborador asignado en el GSoC (recomendamos que te comuniques al menos 2 veces por semana y si una de ellas puede ser una reunión virtual, generalmente es lo ideal).
- Hazles saber a los mentores que pueden contactarte si tienen problemas con otro mentor o con su colaborador de GSoC (desaparecieron, son groseros, acosan a otros, etc.). Anímalos a que se comuniquen con anticipación sobre los problemas y no esperen hasta los últimos días antes de una evaluación.
- Asegúrate de proporcionar a los mentores la información de contacto del administrador de la organización o del correo electrónico del grupo de administradores de la organización que tu organización puede haber creado para comunicarse y compartir sus inquietudes.
- Indícales a los mentores que se comuniquen contigo si de repente tienen que alejarse de GSoC por más de 2 días por alguna razón (enfermedad, problema laboral repentino, problemas familiares, etc.) para asegurarte de que otro mentor (o tú) se esté comunicando con el colaborador del GSoC.
Después de anunciar los colaboradores de GSoC, debes enviar un correo electrónico a tus mentores y colaboradores de GSoC para darles la bienvenida a tu comunidad y para informarles lo siguiente:
- Su Código de Conducta. Si no tienes un código formal, no hay problema, pero igual es importante establecer algunas expectativas sobre lo que se espera de todos los miembros de la comunidad.
- Cómo, cuándo y por qué deberían ponerse en contacto con el administrador de la organización durante el programa (el mentor ha desaparecido, el mentor está actuando de forma inapropiada, el mentor cambió de repente todo el proyecto, otro colaborador del GSoC se comporta de forma inapropiada, etc.)
- Cualquier requisito relacionado con los estándares del proyecto, las prácticas recomendadas, las licencias, etc. Los mentores también deben discutir este tema directamente con el estudiante, pero si lo mencionas, ayudará a consolidar su importancia.
- Realiza una reunión virtual de presentación con todos los mentores y colaboradores aceptados de GSoC en mayo para darles la bienvenida a todos y para que se sientan más parte de la comunidad. Esto es algo que los colaboradores de GSoC valoran y piden cada año en sus comentarios. Más organizaciones deberían intentarlo.
- Recibimos comentarios de muchos colaboradores de GSoC que les hubiera gustado saber más sobre los objetivos de su organización de código abierto para comprender mejor cómo encaja su proyecto.
- Los colaboradores de GSoC también querían saber quiénes eran los otros colaboradores de GSoC en su comunidad para poder apoyarse mutuamente. Las conexiones personales son una excelente manera de mantener a las personas involucradas después de GsoC.
- Si tuviste colaboradores o alumnos anteriores de GSoC que ahora son mentores o participaste en tu comunidad, hacer que hablen brevemente sobre su experiencia también puede ser útil para los nuevos colaboradores de GSoC.
Comunícate con regularidad
Muchos administradores de la organización envían recordatorios a los mentores sobre los plazos de evaluación y algunos exigen que sus mentores completen la evaluación entre 24 y 48 horas antes de la fecha límite de Google. De esta forma, si no cumple con la fecha límite, el administrador de la organización puede completarla (o pedirle a otro de los mentores asignados).
En conclusión
Esperamos que estas sugerencias te ayuden a comprender tu función y tus responsabilidades como administrador de la organización del GSoC 2024.
No dudes en escribirnos a gsoc-support@google.com si tienes más preguntas o puedes enviar un correo electrónico a la lista del grupo de mentores de GSoC si crees que es una pregunta que la comunidad puede ayudarte o que podría interesarles a otras personas.
¡Gracias por ser administrador de la organización GSoC!