תודה שבחרת בתפקיד האדמין הארגוני בארגון או בפרויקט הקוד הפתוח שלך עבור Google Summer of Code. המאמצים שלכם מאחורי הקלעים חשובים במיוחד כדי לעדכן את כל האנשים בארגון שלכם ולהישאר מעודכנים לאורך כל התוכנית. אנחנו עורכים שינויים בכל שנה, לכן חשוב לקרוא את המסמך הזה, גם אם זו הפעם הראשונה שלכם וגם אם זו הפעם העשירית ב-GSoC.
חלק גדול מהמידע הזה מוזכר במסמך 'תפקידים ותחומי אחריות', אבל רצינו לפרט יותר לגבי נקודות חשובות.
אם עדיין לא קראתם את המדריך לחונכים של GSoC, כדאי לקרוא אותו עכשיו. זהו דף קריאה מהיר שכולל הסברים על היבטים ושלבים חשובים בתוכנית. ודאו שכל החונכים שלכם קראו את המסמכים של מדריך החונכים, התפקידים ותחומי האחריות לפני שאתם מקבלים אותם לתוכנית, כדי שיידעו למה לצפות.
כאדמינים בארגון, אתם אנשי הקשר העיקריים בין הארגון לבין Google. בארגונים יכולים להיות בין 2 ל-5 אדמינים, שאמורים לעבוד בתקשורת באופן קבוע ולהסכים על תפקידים (תקשורת, תשלומים, בדיקת מנטורים ותורמים ל-GSoC, בדיקה שהתוצאות הושלמו, פתרון בעיות בין-אישיות, מענה לסקר סיכום ש-Google תשלח בסיום התוכנית וכו'). מנקודת המבט של Google, כל מנהלי הארגון הם שווי ערך, אין מנהל ארגון ראשי.
צריכים להיות לפחות 2 מנהלי מערכת בארגון. אם אחד מהם עוזב את התוכנית, צריך לדאוג שאדם אחר יוכל לגשת לפרופיל של הארגון.
כל החונכים והתורמים צריכים לדעת מיהם מנהלי המערכת בארגון ואיך ליצור איתם קשר במקרה של בעיה. בהודעה הראשונה שאתם משוחחים עם כל מי שתורם ומנטורים חדשים, צריך להנחות אותם איך להגיע למנהלי הארגון אם הם צריכים לשנות את לוח הזמנים של הפרויקט, אם מתעוררים בעיות עם המנטור שלהם, עם שותפים אחרים או עם כל תמיכה אחרת.
הגדרת הצלחה
אילו יעדים של הארגון נכנסים ל-GSoC? בסוף התהליך של GSoC השנה, מה יבדקו בארגון שלכם כדי לקבוע אם זו הייתה תוכנית GSoC מוצלחת עבור הארגון?
זו שאלה שאנחנו מקווים לקחת בחשבון בכל שנה שבה אתם משתתפים בתוכנית, כי סביר להניח שהתשובות ישתנו משנה לשנה. ארגונים שונים רוצים דברים שונים. לדוגמה:
- יותר תורמים חדשים לטווח ארוך
- נכתב יותר קוד
- תכונות ספציפיות
- הזדמנות לחנוך תלמידים נלהבים
- מודעות גבוהה יותר לפרויקט שלך וכו'.
ועוד הרבה יותר.
הקדישו זמן כדי לחשוב מה הארגון באמת רוצה לקבל מ-GSoC, ועבור ארגונים חוזרים, אם לא הגעתם ליעדים האלה, מה הייתם יכולים לעשות אחרת.
לוח זמנים
GSoC מתבצע לפי לוח זמנים. המועדים האחרונים רבים לקבוע זאת, וקבילים. יש גמישות רבה יותר בתזמון הפרויקטים במהלך השנה, אבל כל המועדים האחרונים עד להתחלת תהליך התכנות עד סוף מאי זהים לכולם.
מנהלי הארגון אחראים לקרוא את כל האימיילים ולעקוב אחרי תאריכי היעד הקרובים כדי לוודא שהם לא מפספסים אותם. אנחנו מעודדים מנהלי ארגוניים לסמן יומנים משלהם, בנוסף לצפייה במרכז השליטה של GSoC, כדי לוודא שיש להם את כל הערכות אמצע השנה והאחרונות לכל אחד מהתורמים שלהם ב-GSoC.
אם הארגון שלכם מאפשר לתורמי GSoC להשתתף בפרויקטים ארוכים יותר מ-12 השבועות הרגילים (לפרויקטים בינוניים וגדולים) או ל-8 שבועות בפרויקטים קטנים, חשוב לשים לב לתאריכי היעד השונים להערכה של המנטורים והשותפים שלכם ב-GSoC. החונכים והאנשים שמוסיפים תכנים ל-GSoC יקבלו תזכורות באימייל לגבי תאריכי היעד שלהם, אבל אתם, כאדמינים בארגון, תרצו לוודא שאתם מקבלים את התמונה המלאה לגבי כל הפרויקטים שתרמתם.
מנהל המערכת בארגון אחראי לוודא שהחונכים שלך מבצעים את ההערכות שלהם בזמן ועומדים בתאריכי היעד. ארגונים רבים דורשים מהמנטורים שלהם לשלוח את ההערכה 24 עד 36 שעות לפני המועד האחרון בפועל, כדי שיהיה מספיק זמן לפנות למנטור, ולהזכיר לו לגבי המועד האחרון אם הוא מתקרב אליו יותר מדי.
כשמנטור מפספס את תאריך היעד להערכה, הארגון לא יקבל את המלגה של הארגון והמנטור לא יורשה להשתתף בכנס החונכים. אם בארגון יש 2 הערכות מנטורים או יותר שהוחמצו, הארגון לא יוזמן למפגש הפסגה של המנטור ב-GSoC השנה.
מדדים
אחרי אילו מדדים הארגון שלך עוקב?
הארגון שלכם צריך לשמור מדדים מסוימים לגבי ההשתתפות שלכם ב-GSoC. מנהלי ארגון יכולים להשתנות משנה לשנה, ואם מנהל המערכת הקודם לא משתף את המדדים עם אנשים אחרים בארגון, המדדים עלולים להימחק לתמיד, לכן חשוב לשתף את המדדים עם מספר אנשים בארגון.
עליך לעקוב אחר ערכים אלה (לכל הפחות):
- מספר תורמי התוכן ב-GSoC שהתחילו את התוכנית עם הארגון שלך
- מספר תורמי התוכן ב-GSoC שעברו בהצלחה את התוכנית
- מספר המנטורים שחונכים באופן פעיל למשתתפים ב-GSoC
בנוסף, תצטרכו ליצור מערכת משלכם כדי לבדוק כמה זמן תורמי התוכן ב-GSoC נשארים מעורבים לאחר סיום ה-GSoC. האם רוב המשתתפים ב-GSoC עוזבים את הקהילה תוך חודש מסיום ה-GSoC שלהם. האם הם נשארים שם למשך 6 חודשים, האם הם חוזרים אחרי שנה או שנתיים?) יכול להיות שתרצו לדבר עם האנשים שנשארים בסביבה ולקבל קצת יותר תובנות לגבי מה שהארגון עשה (או אולי לא עשה) שגרם להם לרצות להמשיך להיות חלק מהקהילה.
בנוסף, נבקש מכם לציין את המדדים שמפורטים למעלה בסקר קצר ונדרש שנשלח לכל מנהלי המערכת בארגון, בסוף GSoC, ולאחר מכן בציון 6 החודשים והשנה שלאחר GSoC.
הנתונים הסטטיסטיים האלה יעזרו לארגון שלכם לבדוק אם GSoC עוזר לקהילה שלכם לצמוח ולחזק את הקיימוּת. מומלץ לעקוב גם אחרי מדדים אחרים שעשויים לעניין אותך.
מדדים אלה יכולים לעזור לכם להחליט איפה כדאי לבצע שינויים מסוימים – אם אף תורמי התוכן ב-GSoC לא נשארים פעילים – למה לא? תוכלו לעזור להם למצוא פרויקט אחר בארגון שלכם? האם קל לאנשי התמיכה ב-GSoC למצוא דרך לתרום ועדיין לקבל את אותה תחושת הישג? האם הפרויקט שלכם מסובך או ביורוקרטי כל כך עד שהוא מרחיק אנשים?
יש הרבה סיבות לכך שמשתמשים ב-GSoC לא נשארים בסביבה – לפעמים הם רק רצו את הכסף או שהם עסוקים מדי בדברים אחרים. אבל חשוב שתדעו למה, כדי שתוכלו לנסות להתנגד לזה.
סקירת ההצעות של תורמי התוכן ב-GSoC
כל דירוג ההצעות של תורמי התוכן ל-GSoC מתבצע מחוץ לאפליקציית האינטרנט של GSoC. בהתאם לגודל הארגון, ייתכן שתוכלו לטפל בבדיקה באמצעות גיליון אלקטרוני פשוט משותף. יש ארגונים שהטמיעו תהליכי עבודה מורכבים יותר.
ארגונים רבים מתחילים עם אישור סינון ראשוני:
- ספאם (אם ברור שמישהו השליך דברים אקראיים להצעה, או שהוא בדיוק שלח הצעה גנרית וכו')
- לא עמדו בדרישות (אם הארגון שלכם דרש מהתורם הפוטנציאלי ב-GSoC לבצע יחסי ציבור או משימה אחרת והוא לא עשה זאת).
- עם העלייה בהיקף התוכן שנוצר על ידי AI, ייתכן שבסופו של דבר תקבלו עוד הצעות באיכות נמוכה שנוצרות על ידי AI. מומלץ להתעלם מהן.
ברגע שהתשובות "לא" ברורות, תוכלו להתמקד בשאר ההצעות על ידי שימוש בקריטריון הערכה או בסולם ציונים כדי להפריד בין ההצעות הטובות לבין החלשים.
חשוב לזכור שאסור לארגון לבחור תורם ל-GSoC רק על סמך מה שהוא כתב בהצעה. הרבה אנשים יכולים לכתוב הצעות מעולות, אבל זה לא אומר שיש להם את הכישורים הטכניים או הכישורים התקשורתיים הנדרשים כדי להשלים את הפרויקט בהצלחה.
חשוב תמיד לדבר עם כל תורמי התוכן ב-GSoC שאתם שוקלים לבחור לפני שמנהלי המערכת בארגון מתחילים לדרג את ההצעות.
לכל הצעה מצוינת של תורמי תוכן ל-GSoC צריך לפחות חונך אחד מחויב (עדיף שניים). אין דבר יותר גרוע מלקבל תרומה לפרויקט גדול ל-GSoC בלי להיעזר במנטור המתאים. זה הופך לחוויה גרועה לכולם.
בקשת מקומות לתורמים ב-GSoC והקצאת מנטורים לפרויקטים
אחד מהתפקידים החשובים ביותר הוא לארגן את הארגון כדי שתדעו איזה מנטור התחייב לחונכות לפרויקט מסוים. כך תוכלו להחליט כמה משבצות בפרויקט לבקש מ-Google. הארגון יצטרך לדרג את ההצעות על סמך החשיבות שלו.
דוגמה: הארגון שלכם קיבל 6 הצעות נהדרות ומנטורים התחייבו להדריך את כל ה-6. צריך להחליט מה רמת העדיפות של הפרויקטים. אם בארגון שלכם תבקשו 6 משבצות זמן לפרויקט ו-Google תקצה רק 4 משבצות לארגון שלכם, המספר #1-#4 יהפוך אוטומטית לתורמים הקבילים ל-GSoC. אתם לא יכולים להחליט מאוחר יותר שאתם מעדיפים את מי שנמצא במקום ה-6 בדירוג.
שינוי גודל הפרויקט
הגדלים של הפרויקטים שהמומחים בוחרים בהצעתם מובאים בחשבון כש-Google מחליטה כמה פרויקטים להקצות לארגון. אם שמתם לב שהגודל של הפרויקט שונה ממה שהתכוונתם לעשות, חשוב להודיע למשתתף הזה בשלב ההצעה כדי שהוא יוכל לפתור את הבעיה.
לאחר ההכרזה על פרויקטים מאושרים של שותפים ביצירת התוכן, אפשר רק להקטין את גודל הפרויקטים. לדוגמה, מגדול לבינוני או בינוני לקטן. כשמשנים את גודל הפרויקט, מנהלי המערכת בארגון צריכים לפנות לאדמינים ב-Google כדי לבצע את השינוי עבורם. אחרי שמדרגים את הפרויקט, אי אפשר להחליט אם להגדיל אותו.
שינוי ציר הזמן של הפרויקט
ברירת המחדל של פרויקטים בינוניים וגדולים היא 12 שבועות. ברירת המחדל של פרויקטים קטנים למשך 8 שבועות. אם המנטור והתורם מסכימים שהם ירצו להאריך את ציר הזמן, הם יצטרכו לפנות לאדמין בארגון שיקבל את ההחלטה הסופית אם להאריך את הפרויקט.
רק מנהל ארגוני יכול לערוך את לוח הזמנים של פרויקט שותף באמצעות לחיצה על הקישור של שם הפרויקט במרכז הבקרה ועריכת לוח הזמנים של הפרויקט שנמצא בחלק התחתון של הדף. Google סיפקה את התאריכים שבהם עליכם להשתמש בפסקה שמעל לתאריכים הניתנים לעריכה בקישור 'View this page' (הצגת הדף הזה). כבר הגדרנו עבורך את ציר הזמן על סמך פרויקטים של 10, 14, 16, 18, 20 ו-22 שבועות.
אל תשנה את התאריכים מחוץ לתאריכים אלה. בשנת 2023, חלק מהארגונים לא עמדו בתאריכים שהוגדרו, והבלבל בין המנטורים שלהם לבין תאריכי יעד בימים אקראיים – זה לא היה עקבי. התאריכים האקראיים האלה גרמו גם לכך שמנהלי התוכנית ב-GSoC נאלצו לשלוח הרבה יותר תשלומים, באופן משמעותי, יותר באופן משמעותי – לא נעשה זאת שוב. אדמינים ב-Google ייצרו קשר עם כל ארגון שלא יעמוד בתאריכי היעד, כדי לשנות את התאריך, ואי אפשר לבחור אותו בשנים הבאות.
חשוב: חובה להזין את כל התוספים במערכת לפני תחילת התקופה הסופית של הגשת הבקשה לתורמים ב-GSoC. אדמינים ב-Google לא ישנו תאריכי פרויקטים שבהם החלון החמצת. המערכת לא תומכת בשינויים מאוחרים.
תשלומים ארגוניים
בתור אדמינים בארגון, באחריותכם להחליט אם הארגון מעוניין לאשר את המימון של הארגון לכל תורם תוכן ב-GSoC שקיבל הדרכה או לא. יכול להיות שבארגון יש מישהו אחר שמשמש כגזבר, רואה חשבון או איש כספים כללי. באחריותכם לוודא שהם ישלימו את התהליכים עד לתאריכי היעד הנדרשים לקבלת הכספים.
התשלום למענקים לארגון ישולמו לאחר סיום כל הפרויקטים של השותפים ביצירת התוכן.
לארגונים שיש להם מנטור שמשתתפים בכנס GSoC 2024 Mentor Summit, התשלום יבוצע זמן קצר אחרי ה-Mentor Summit עבור מלגות הנסיעות הרלוונטיות.
בהתנגשות
אדמינים ארגוניים אחראים לטפל במחלוקות גדולות בין משתתפים בארגון. הוא עשוי לכלול התנגשויות בין שותפים ביצירת התוכן ב-GSoC, בין מנטורים או בין מנטורים ומנטורים ב-GSoC. לפעמים מנטורים שמנטורים את אותו תורם תוכן ב-GSoC לא מסכימים לגבי מה כדאי להם לעבוד או אם הם צריכים לעבור או להיכשל. עליכם לפסוק בעניין הזה. לכן חשוב להבהיר היטב איך מנטורים ותורמים יכולים ליצור קשר עם מנהלי המערכת בארגון.
מדי פעם, ייתכן שתיתקלו בבעיות בקוד ההתנהגות בקהילה (של אחד מהתורמים או המנטורים של GSoC). זו הקהילה שלכם, כך שאתם יודעים מהן הנורמות, הציפיות, ומה חוצה את הגבול: הטרדה או התנהגות בלתי מקובלת אחרת. Google מצפה מכל המשתתפים להתנהג באופן מקצועי ואדיב במהלך התוכנית.
בעיטת פתיחה
שליחת אימייל מבוא למנטורים שהתקבלו
לפני ההכרזה על השותפים ב-GSoC, עליכם לפנות למנטורים:
- סביר להניח שיהיו לך מנטורים רבים חדשים ב-GSoC, לכן כדאי להזכיר להם לקרוא את המדריך לחונכים, את 'תפקידים ותחומי אחריות' ואת ארכיון האימייל של GSoC Mentor ו-Org Admin לשנה זו.
- ודאו שהחונכים יבינו שהם חייבים להשלים את הערכה של שני תורמי התוכן ב-GSoC עד לתאריכי היעד הנדרשים. חשוב שתדגישו את חשיבותם של גורמי התג האלה עבור תורמי התוכן ב-GSoC ועבור הארגון (אם לא תגיעו לחונך, המנטור לא יאושר בכנס החונכים).
- ארגונים שלא יוזמנו ל-2 הערכות או יותר לא יוזמנו למפגש הפסגה של המנטור השנה.
- מומלץ שהמנטורים יידעו מה הציפיות של הארגון מהתקשורת עם תורמי התוכן שהוקצו להם ב-GSoC (מומלץ מאוד לקיים תקשורת לפחות פעמיים בשבוע ואם אחת מהן יכולה להיות פגישה וירטואלית, בדרך כלל אידיאלית).
- הסבירו למנטורים שהם יכולים לפנות אליכם אם הם נתקלים בבעיות עם מנטור אחר או עם אחד מהתורמים שלהם ל-GSoC (הם נעלמו, הם גסים, מטרידים אחרים וכו'). מומלץ לעודד אותם לפנות קודם כל לנושא, ולא לחכות לכמה ימים האחרונים לפני ההערכה.
- הקפידו למסור למנטורים את הפרטים ליצירת קשר עם מנהל המערכת בארגון או של קבוצת האדמין בארגון. אם הארגון שלכם יצר את כתובות האימייל שלהם,
- הודיעו למנטורים ליצור איתכם קשר אם הם צריכים לפרוש פתאום מ-GSoC למשך יומיים לפחות מכל סיבה שהיא (מחלה, בעיה פתאומית בעבודה, חששות במשפחה וכו') כדי שתוכלו להיות בטוחים שמנטור אחר (או אתם) בודק את הנושא של השותף ב-GSoC.
לאחר ההכרזה על השותפים ביצירת התוכן ב-GSoC, עליכם לשלוח אימייל למנטורים ולמנטורים שלכם ב-GSoC כדי לקבל אותם לקהילה שלכם ולעדכן אותם על:
- קוד ההתנהגות שלכם. גם אם אין לכם קוד רשמי, זה בסדר, אבל עדיין חשוב להגדיר ציפיות לגבי הציפיות מכל חברי הקהילה.
- איך, מתי ולמה כדאי ליצור קשר עם מנהל המערכת בארגון במהלך התוכנית (המנטור שלו נעלם, המנטור מתנהג בצורה לא הולמת, המנטור שינה באופן פתאומי את כל הפרויקט, משתמש אחר ב-GSoC מתנהג בצורה לא הולמת וכו')
- כל הדרישות בנושא סטנדרטים של פרויקטים, שיטות מומלצות, רישיונות וכו' – מנטורים צריכים לדון בכך ישירות עם התלמיד, אבל אם תציינו זאת, זה יעזור לחזק את החשיבות של הפרויקט.
- בחודש מאי תערכו מפגש היכרות וירטואלי עם כל המדריכים והמנטורים המקובלים ב-GSoC, כדי לעזור להם לקבל בברכה את כולם ולהרגיש חלק מהקהילה. מדי שנה תורמי התוכן ב-GSoC מעריכים ומבקשים את המשוב שלהם. עוד ארגונים צריכים לנסות את זה.
- קיבלנו משוב מהרבה תורמי התוכן ב-GSoC, שהם היו רוצים לדעת יותר על היעדים של ארגון הקוד הפתוח שלהם, כדי שיוכלו להבין טוב יותר איך הפרויקט שלהם משתלב.
- האנשים שהצטרפו ל-GSoC רצו גם לדעת מי היו תורמי התוכן האחרים ב-GSoC בקהילה שלהם, כדי שיוכלו לתמוך זה בזה. קשרים אישיים הם דרך נהדרת לשמור על מעורבות של אנשים אחרי ההשתתפות ב-GSoC.
- אם יש לכם תלמידים או תורמים לשעבר ל-GSoC שכיום מנטורים או ממשיכים להיות מעורבים בקהילה, ומבקשים מהם לדבר בקצרה על החוויה שלהם, זה יכול לעזור גם לתורמים החדשים ל-GSoC.
תקשורת שוטפת
מנהלי ארגון רבים שולחים למנטורים שלהם תזכורות לגבי המועדים האחרונים להערכה, וחלקם דורשים מהחונכים שלהם להשלים את ההערכה לפחות 24-48 שעות לפני המועד האחרון של Google. כך, אם המנטור מחמיץ את תאריך היעד, מנהל הארגון יכול להשלים אותו במקומם (או לבקש מהמנטורים שהוקצו להם לבצע אותו).
לסיכום
אנחנו מקווים שהטיפים האלה יעזרו לכם להבין את התפקיד ואת תחומי האחריות שלכם כמנהלי ארגון ב-GSoC לשנת 2024.
אם יש לך שאלות נוספות, אפשר לפנות אלינו בכתובת gsoc-support@google.com או לשלוח אימייל לרשימת קבוצת החונכים של GSoC אם נראה לך שהקהילה יכולה לעזור לך עליה או שאחרים ירצו לדעת עליה תשובה.
תודה שבחרת להיות מנהל ארגון ארגוני של GSoC!