Cảm ơn bạn đã trở thành Quản trị viên tổ chức cho tổ chức/dự án nguồn mở của bạn cho Google Summer of Code. Những nỗ lực hậu trường của bạn rất quan trọng trong việc giúp mọi người trong tổ chức của bạn nắm bắt thông tin và thống nhất với nhau trong suốt chương trình. Chúng tôi thực hiện các thay đổi mỗi năm, vì vậy, bạn cần phải đọc tài liệu này cho dù đó là lần đầu tiên hay đó là GSoC thứ 10.
Phần lớn thông tin này được đề cập trong tài liệu về Vai trò và trách nhiệm, nhưng chúng tôi muốn đi sâu hơn vào các điểm quan trọng.
Nếu bạn chưa đọc Hướng dẫn cố vấn của GSoC, vui lòng đọc ngay. Đây là tài liệu đọc nhanh và đi sâu vào các khía cạnh cũng như giai đoạn quan trọng của chương trình. Hãy đảm bảo rằng tất cả người cố vấn của bạn đã đọc các tài liệu trong Hướng dẫn cố vấn, Vai trò và trách nhiệm trước khi chấp nhận cho họ tham gia chương trình để họ biết những điều cần biết.
Là Quản trị viên tổ chức, bạn là đầu mối liên hệ chính giữa Tổ chức của bạn và Google. Các tổ chức có thể có từ 2 đến 5 quản trị viên, những người này thường liên lạc thường xuyên và đồng ý về vai trò (giao tiếp, thanh toán, hỏi ý kiến cố vấn và người đóng góp GSoC, kiểm tra xem đã hoàn tất việc bổ sung chưa, giải quyết các vấn đề liên quan đến cá nhân, trả lời bản khảo sát Tổng hợp mà Google sẽ gửi vào cuối chương trình, v.v.). Từ góc độ của Google, tất cả Quản trị viên tổ chức đều như nhau, không có Quản trị viên tổ chức chính.
Bạn phải có tối thiểu 2 Quản trị viên tổ chức. Nếu một người rời khỏi chương trình, bạn phải cử một người khác truy cập vào hồ sơ của Tổ chức.
Tất cả Người cố vấn và Cộng tác viên đều phải biết ai là Quản trị viên tổ chức và cách liên hệ với họ nếu gặp vấn đề. Nội dung liên lạc đầu tiên giữa bạn với tất cả cộng tác viên và người cố vấn mới sẽ cho họ biết cách liên hệ với Quản trị viên tổ chức nếu họ cần thay đổi tiến trình dự án, nếu họ gặp vấn đề với người cố vấn hoặc người đóng góp khác, hay bất kỳ nhu cầu hỗ trợ nào khác.
Xác định thành công
Mục tiêu của tổ chức bạn khi triển khai GSoC là gì? Vào cuối GSoC năm nay, tổ chức của bạn sẽ cân nhắc điều gì để xác định xem đó có phải là chương trình GSoC thành công cho tổ chức của mình hay không?
Đây là câu hỏi mà chúng tôi hy vọng bạn sẽ cân nhắc mỗi năm khi tham gia chương trình vì câu trả lời có thể thay đổi qua mỗi năm. Các tổ chức khác nhau muốn những điều khác nhau. Ví dụ:
- thêm nhiều người đóng góp dài hạn mới
- đã viết thêm mã
- các tính năng cụ thể được tạo
- cơ hội cố vấn cho những sinh viên hào hứng
- biết rõ hơn về dự án của bạn, v.v.
và nhiều câu hỏi khác.
Vui lòng dành thời gian để nghĩ về những điều mà tổ chức của bạn thực sự muốn từ GSoC, và với các tổ chức cũ, nếu bạn không đạt được những mục tiêu đó, bạn có thể làm khác đi.
Thời hạn
GSoC diễn ra theo lịch. Có rất nhiều thời hạn và thời hạn cố định. Mặc dù thời điểm thực tế của các dự án năm nay có thể linh hoạt hơn, nhưng tất cả thời hạn cho đến khi quá trình lập trình bắt đầu vào cuối tháng 5 đều như nhau.
Quản trị viên tổ chức có trách nhiệm đọc tất cả email và theo dõi các mốc thời hạn sắp tới để đảm bảo không bỏ lỡ những email này. Ngoài việc xem trang tổng quan GSoC, chúng tôi khuyến khích Quản trị viên tổ chức đánh dấu lịch của mình để đảm bảo họ có tất cả các bài đánh giá giữa kỳ và cuối cùng cho từng Cộng tác viên GSoC của mình.
Nếu tổ chức của bạn cho phép Cộng tác viên GSoC có dự án dài hơn 12 tuần tiêu chuẩn (đối với dự án vừa và lớn) hoặc 8 tuần đối với các dự án nhỏ, hãy nhớ chú ý đến thời hạn đánh giá khác nhau đối với người cố vấn và Cộng tác viên GSoC. Người cố vấn và người đóng góp của GSoC sẽ nhận được email nhắc riêng về thời hạn. Tuy nhiên, bạn với tư cách là Quản trị viên tổ chức sẽ muốn đảm bảo rằng bạn có được thông tin đầy đủ về tất cả các dự án dành cho người đóng góp của mình.
Quản trị viên tổ chức có trách nhiệm đảm bảo người cố vấn của bạn thực hiện việc đánh giá kịp thời và đáp ứng thời hạn. Nhiều tổ chức yêu cầu Người cố vấn gửi nội dung đánh giá của họ từ 24 đến 36 giờ trước thời hạn thực sự, nhờ đó Quản trị viên tổ chức có thể liên hệ với Người cố vấn để nhắc họ về thời hạn nếu đã đến quá gần thời hạn đó.
Khi Người cố vấn bỏ lỡ thời hạn đánh giá, Người cố vấn sẽ không nhận được tiền thưởng cho tổ chức và Người cố vấn sẽ không được phép tham dự Hội nghị cố vấn. Nếu một Tổ chức bỏ lỡ từ 2 phần đánh giá cố vấn trở lên mà Tổ chức đó sẽ không được mời tham dự Hội nghị cố vấn GSoC năm nay.
Chỉ số
Tổ chức của bạn đang theo dõi những chỉ số nào?
Tổ chức của bạn nên lưu giữ một vài chỉ số về việc bạn tham gia GSoC. Quản trị viên tổ chức có thể thay đổi theo từng năm và nếu Quản trị viên tổ chức trước đó không chia sẻ chỉ số với những người khác trong tổ chức, họ có thể bị mất vĩnh viễn, hãy nhớ chia sẻ các chỉ số của bạn với nhiều người trong tổ chức.
Bạn nên theo dõi các chỉ số sau (ít nhất là):
- Số người đóng góp của GSoC đã bắt đầu chương trình với tổ chức của bạn
- Số người đóng góp GSoC đã vượt qua chương trình thành công
- Số lượng cố vấn đang tích cực cố vấn cho người đóng góp của GSoC
Bạn cũng cần phải tự tìm ra hệ thống của mình để xem người đóng góp GSoC sẽ tiếp tục tham gia trong bao lâu sau khi GSoC kết thúc. Hầu hết người đóng góp của GSoC có rời khỏi cộng đồng của bạn trong vòng một tháng sau khi kết thúc GSoC không, họ có ở lại cộng đồng trong 6 tháng không, họ có quay lại sau một hoặc hai năm không?) Bạn có thể muốn trò chuyện với những người đang gắn bó và hiểu rõ hơn một chút về những việc tổ chức của bạn đã làm (hoặc có thể chưa làm) khiến họ muốn tiếp tục là một phần trong cộng đồng của bạn.
Chúng tôi cũng sẽ yêu cầu các chỉ số trên trong một bản khảo sát ngắn và bắt buộc mà chúng tôi sẽ gửi cho tất cả Quản trị viên tổ chức khi kết thúc GSoC, sau đó là vào thời điểm 6 tháng và 1 năm sau khi GSoC kết thúc.
Các số liệu thống kê này sẽ giúp tổ chức của bạn biết được liệu GSoC có đang giúp cộng đồng của bạn phát triển và bền vững hơn hay không. Bạn nên theo dõi các chỉ số khác mà bạn có thể cũng quan tâm.
Các chỉ số này có thể giúp bạn xác định xem bạn nên điều chỉnh ở đâu nếu không có người đóng góp nào ở GSoC – tại sao lại như vậy? Bạn có thể giúp họ tìm một dự án khác trong tổ chức của bạn không? Người đóng góp của GSoC có dễ dàng tìm ra cách đóng góp mà vẫn có được cảm giác thành công như vậy không? Dự án của bạn có quá phức tạp hoặc phức tạp đến mức khiến người dùng rời bỏ dự án không?
Có nhiều lý do khiến cộng tác viên GSoC không kiên nhẫn chờ đợi – đôi khi họ chỉ muốn có tiền hoặc vì bận rộn với những việc khác. Nhưng điều quan trọng là bạn phải biết lý do để có thể thử và đối phó với nó.
Xem xét đề xuất của người đóng góp GSoC
Toàn bộ quá trình xếp hạng đề xuất của người đóng góp của GSoC diễn ra bên ngoài ứng dụng web của GSoC. Tuỳ thuộc vào quy mô của tổ chức, bạn có thể xử lý quá trình xem xét bằng một bảng tính dùng chung đơn giản. Một số tổ chức đã triển khai các quy trình làm việc phức tạp hơn.
Nhiều tổ chức bắt đầu với lượt lọc ban đầu:
- Nội dung rác (nếu rõ ràng là ai đó chỉ gửi những thứ ngẫu nhiên vào đề xuất – hoặc họ chỉ gửi một đề xuất chung chung, v.v.)
- Chưa đáp ứng yêu cầu (nếu tổ chức của bạn yêu cầu một người đóng góp tiềm năng cho GSoC) làm PR hoặc một số nhiệm vụ khác mà họ không thực hiện).
- Với sự gia tăng của nội dung do AI tạo, bạn có thể sẽ nhận được thêm nhiều đề xuất chất lượng thấp do AI tạo. Bạn nên bỏ qua những lời nhắc này.
Sau khi đưa ra câu trả lời rõ ràng là "không", bạn có thể tập trung vào các đề xuất còn lại bằng cách áp dụng tiêu chí chấm điểm hoặc thang điểm để phân tách các đề xuất tốt với đề xuất tốt và kém.
Xin lưu ý rằng tổ chức của bạn KHÔNG ĐƯỢC chọn một người đóng góp GSoC chỉ dựa trên những gì họ đã viết trong đề xuất. Nhiều người có thể viết những đề xuất hay, nhưng điều đó không có nghĩa là họ có kỹ năng kỹ thuật hoặc giao tiếp cần thiết để hoàn thành dự án thành công.
LUÔN trao đổi với mọi cộng tác viên của GSoC mà bạn đang cân nhắc chọn trước khi Quản trị viên tổ chức bắt đầu xếp hạng nội dung đề xuất.
Đối với mỗi đề xuất xuất sắc dành cho người đóng góp của GSoC, bạn cần có ít nhất 1 người cố vấn tận tâm (hai người thì càng tốt!). Chẳng có gì tệ hơn việc chấp nhận một dự án đóng góp GSoC tuyệt vời rồi lại không có được người cố vấn phù hợp. Điều này sẽ trở thành trải nghiệm không tốt đối với mọi người.
Yêu cầu người đóng góp của GSoC và chỉ định người cố vấn cho các dự án
Một trong những vai trò quan trọng nhất của bạn là sắp xếp tổ chức để bạn biết được người cố vấn nào đã cam kết cố vấn cho một dự án cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn quyết định số lượng khoảng trống cho dự án cần yêu cầu từ Google. Tổ chức của bạn sẽ phải xếp hạng các đề xuất dựa trên mức độ quan trọng đối với tổ chức của bạn.
Ví dụ: Tổ chức của bạn nhận được 6 đề xuất xuất sắc và các cố vấn đã cam kết cố vấn cả 6 đề xuất. Bạn sẽ cần quyết định mức độ ưu tiên của các dự án. Nếu tổ chức của bạn yêu cầu 6 vị trí cho dự án và Google chỉ cung cấp cho tổ chức 4 vị trí, thì thẻ #1–#4 sẽ tự động trở thành người đóng góp GSoC được chấp nhận. Sau này bạn không thể quyết định rằng bạn muốn có người xếp thứ 6 trong bảng xếp hạng.
Thay đổi kích thước dự án
Quy mô dự án do Cộng tác viên chọn dựa trên đề xuất của họ sẽ được xem xét khi Google quyết định số lượng dự án sẽ phân bổ cho một tổ chức. Nếu bạn thấy quy mô dự án khác với quy mô bạn mong muốn, hãy thông báo cho người đóng góp trong giai đoạn đề xuất để họ có thể khắc phục.
Sau khi công bố các dự án của người đóng góp được chấp nhận, bạn chỉ có thể giảm quy mô dự án. Ví dụ: từ lớn đến trung bình hoặc vừa đến nhỏ. Khi thay đổi kích thước của dự án, Quản trị viên tổ chức phải liên hệ với Quản trị viên Google để thực hiện thay đổi cho họ. Bạn không thể quyết định mở rộng phạm vi dự án sau khi xếp hạng dự án.
Thay đổi tiến trình dự án
Theo mặc định, các dự án trung bình và lớn sẽ kéo dài 12 tuần. Theo mặc định, các dự án nhỏ sẽ dài 8 tuần. Nếu người cố vấn và người đóng góp đồng ý rằng họ muốn kéo dài thời gian thì họ phải liên hệ với Quản trị viên tổ chức, người đưa ra quyết định cuối cùng về việc có gia hạn dự án hay không.
Chỉ Quản trị viên tổ chức mới có thể chỉnh sửa lịch biểu cho dự án của người đóng góp bằng cách truy cập vào đường liên kết Tên dự án trên trang tổng quan của họ và chỉnh sửa lịch biểu của dự án ở cuối trang. Google đã cung cấp ngày bạn phải sử dụng trong đoạn phía trên ngày có thể chỉnh sửa tại đường liên kết "Xem trang này". Chúng tôi đã định cấu hình tiến trình cho bạn dựa trên các dự án 10, 14, 16, 18, 20 và 22 tuần.
KHÔNG thay đổi ngày nằm ngoài những ngày này. Trong năm 2023, một số tổ chức không tuân theo ngày tháng được đưa ra và nhầm lẫn với người cố vấn của mình với thời hạn vào những ngày ngẫu nhiên. Điều này không nhất quán. Những ngày ngẫu nhiên này cũng khiến Quản trị viên Chương trình GCC phải làm việc nhiều hơn đáng kể, vì họ phải gửi nhiều lượt phân phối khoản thanh toán hơn nữa. Chúng tôi sẽ không thực hiện việc đó nữa. Những tổ chức không tuân thủ thời hạn đã cung cấp sẽ được quản trị viên của Google liên hệ để thay đổi ngày và có thể không được chọn trong các năm trong tương lai.
QUAN TRỌNG: Bạn PHẢI nhập tất cả tiện ích vào hệ thống trước khi bắt đầu khoảng thời gian gửi cuối cùng của Cộng tác viên GSoC. Quản trị viên của Google sẽ không thay đổi bất kỳ ngày nào của dự án mà thời lượng dự án bị bỏ lỡ. Hệ thống không hỗ trợ các thay đổi muộn.
Thanh toán của tổ chức
Là quản trị viên tổ chức, bạn có trách nhiệm xác định xem tổ chức của mình có muốn nhận khoản trợ cấp của tổ chức theo cộng tác viên GSoC được cố vấn hay không. Tổ chức của bạn có thể có một người khác làm thủ quỹ, kế toán hoặc chuyên viên tài chính tổng hợp. Bạn có trách nhiệm đảm bảo các quy trình này hoàn tất trước thời hạn bắt buộc để có thể nhận tiền.
Tiền trợ cấp của tổ chức sẽ được thanh toán sau khi tất cả dự án của người đóng góp kết thúc.
Đối với những tổ chức có Người cố vấn tham dự Hội nghị cố vấn GSoC 2024, khoản thanh toán sẽ được gửi ngay sau Hội nghị cố vấn đối với mọi phụ phí đi lại (nếu có).
Tình huống xung đột
Quản trị viên tổ chức chịu trách nhiệm giải quyết mọi xung đột lớn giữa những người tham gia trong tổ chức của bạn. Điều này có thể bao gồm các xung đột giữa người đóng góp GSoC, giữa người cố vấn hoặc giữa người đóng góp và người cố vấn của GSoC. Đôi khi, các cố vấn (đang cố vấn cho cùng một người đóng góp GSoC) không đồng ý về việc nên làm, hoặc liệu họ nên đạt hay không đạt. Bạn cần phân xử vấn đề này. Vì vậy, bạn phải thông báo rõ ràng cách người cố vấn và cộng tác viên có thể liên hệ với Quản trị viên tổ chức của bạn.
Đôi khi, bạn có thể gặp phải các vấn đề về quy tắc ứng xử trong cộng đồng của mình (từ cộng tác viên hoặc người cố vấn của GSoC). Đây là cộng đồng của bạn, nên bạn nắm rõ các chuẩn mực, những điều được mong đợi và những điều vi phạm dẫn đến hành vi quấy rối hoặc hành vi không được chấp nhận khác. Google mong muốn tất cả người tham gia thực hiện quy tắc ứng xử chuyên nghiệp và lịch sự trong chương trình.
Bắt đầu
Gửi email giới thiệu cho Người cố vấn được chấp nhận của bạn
Trước khi công bố thông tin cộng tác viên của GSoC, hãy trao đổi với người cố vấn:
- Có thể bạn sẽ có nhiều người cố vấn mới sử dụng GSoC. Vì vậy, vui lòng nhắc họ đọc Hướng dẫn cố vấn, Vai trò và trách nhiệm cũng như email lưu trữ dành cho Người cố vấn và Quản trị viên tổ chức của GSoC cho năm nay.
- Hãy đảm bảo người cố vấn của bạn hiểu rằng họ phải hoàn thành 2 bài đánh giá dành cho cộng tác viên GSoC trước thời hạn bắt buộc. Vui lòng đảm bảo bạn nhấn mạnh tầm quan trọng của những yêu cầu này đối với những người đóng góp GSoC và tổ chức của bạn (bạn sẽ mất khoản tiền trợ cấp của tổ chức nếu bỏ lỡ một eval và người cố vấn sẽ không được phép tham dự Hội nghị cố vấn).
- Những tổ chức không đạt từ 2 bài đánh giá trở lên sẽ không được mời tham dự Hội nghị cố vấn năm nay.
- Hãy cho cố vấn biết kỳ vọng của tổ chức đối với việc giao tiếp với người đóng góp GSoC được chỉ định (bạn nên trao đổi ít nhất 2 lần một tuần và nếu một trong những cuộc họp đó có thể là cuộc họp trực tuyến thì thường là lý tưởng nhất).
- Hãy cho người cố vấn biết rằng họ có thể liên hệ với bạn nếu họ gặp vấn đề với một cố vấn khác hoặc cộng tác viên GSoC của họ (họ đã biến mất, có hành vi thô lỗ, quấy rối người khác, v.v.). Hãy khuyến khích họ liên hệ sớm về các vấn đề và đừng chờ vài ngày cuối cùng mới đánh giá.
- Nhớ cung cấp cho người cố vấn thông tin liên hệ của quản trị viên tổ chức hoặc nhóm quản trị viên của tổ chức qua email mà tổ chức của bạn có thể đã tạo để họ liên hệ để chia sẻ về mối lo ngại của họ.
- Hãy thông báo cho người cố vấn liên hệ với bạn nếu họ đột nhiên phải rời khỏi GSoC trong hơn 2 ngày vì bất kỳ lý do gì (bệnh, vấn đề đột ngột về công việc, lo ngại gia đình, v.v.) để bạn có thể chắc chắn rằng một cố vấn khác (hoặc bạn) đang liên hệ với cộng tác viên của GSoC.
Sau khi công bố người đóng góp của GSoC, bạn nên gửi email cho người đóng góp và người cố vấn của GSoC để chào mừng họ đến với cộng đồng của bạn và thông báo cho họ về:
- Quy tắc ứng xử của bạn. Dù bạn không có mã chính thức thì cũng không sao. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải đặt ra một số kỳ vọng về kỳ vọng của tất cả thành viên trong cộng đồng.
- Cách thức, thời điểm và lý do họ nên liên hệ với Quản trị viên tổ chức trong chương trình (người cố vấn đã biến mất, người cố vấn hành động không phù hợp, người cố vấn đột nhiên thay đổi toàn bộ dự án, một người đóng góp khác của GSoC có hành vi không phù hợp, v.v.)
- Mọi yêu cầu liên quan đến tiêu chuẩn của dự án, các phương pháp hay nhất, việc cấp phép, v.v. – người cố vấn nên thảo luận trực tiếp về vấn đề này với học viên, nhưng nếu bạn đề cập đến thì điều đó sẽ giúp củng cố tầm quan trọng của vấn đề.
- Tổ chức một cuộc họp giới thiệu trực tuyến với tất cả những người đóng góp và cố vấn của GSoC được chấp nhận vào tháng 5 để giúp chào đón mọi người và giúp họ cảm thấy gắn bó hơn với cộng đồng. Đây là điều mà những người đóng góp của GSoC đánh giá cao và mong muốn rằng mỗi năm họ sẽ chia sẻ ý kiến phản hồi và sẽ có thêm nhiều tổ chức khác nên làm thử điều này.
- Nhiều người đóng góp cho GSoC đã gửi cho chúng tôi ý kiến phản hồi rằng họ muốn biết thêm về mục tiêu của tổ chức nguồn mở để có thể hiểu rõ hơn về vị trí của dự án.
- Những người đóng góp của GSoC cũng muốn biết những người đóng góp khác cho GSoC là ai trong cộng đồng của họ để họ có thể hỗ trợ lẫn nhau. Kết nối cá nhân là một cách tuyệt vời để giữ chân mọi người sau GSoC.
- Nếu bạn có những cộng tác viên/học viên cũ của GSoC hiện là cố vấn hoặc vẫn tham gia cộng đồng và yêu cầu họ chia sẻ ngắn gọn về trải nghiệm của mình cũng có thể giúp ích cho những người đóng góp mới của GSoC.
Giao tiếp thường xuyên
Nhiều Quản trị viên tổ chức gửi lời nhắc cho người cố vấn về thời hạn đánh giá. Một số người yêu cầu người cố vấn phải hoàn tất việc đánh giá ít nhất từ 24 đến 48 giờ trước thời hạn của Google. Vì vậy, nếu lỡ thời hạn, thì Quản trị viên tổ chức có thể hoàn tất việc này cho họ (hoặc nhờ một cố vấn khác được chỉ định làm việc này).
Kết luận
Chúng tôi hy vọng những mẹo này giúp bạn hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong vai trò là Quản trị viên tổ chức của GSoC 2024.
Đừng ngại liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ gsoc-support@google.com nếu bạn có thắc mắc nào khác hoặc có thể gửi email đến danh sách nhóm cố vấn GSoC nếu bạn cho rằng cộng đồng có thể giúp bạn hoặc người khác có thể muốn biết câu trả lời.
Cảm ơn bạn đã trở thành Quản trị viên tổ chức của GSoC!