Cảm ơn bạn đã làm Quản trị viên tổ chức cho tổ chức/dự án nguồn mở của bạn trong chương trình Google Summer of Code. Những nỗ lực của bạn ở hậu trường là rất quan trọng để giúp mọi người trong tổ chức của bạn nắm được thông tin và cùng đồng hành trong suốt chương trình. Chúng tôi thực hiện các thay đổi hằng năm, vì vậy, bạn cần đọc tài liệu này cho dù đây là lần đầu tiên hay lần thứ 10 tham gia GSoC.
Phần lớn thông tin này được đề cập trong tài liệu Vai trò và trách nhiệm, nhưng chúng tôi muốn trình bày chi tiết hơn về các điểm quan trọng.
Nếu bạn chưa đọc Hướng dẫn dành cho người hướng dẫn trong GSoC, vui lòng đọc ngay. Đây là một bài viết ngắn và đi sâu vào các khía cạnh và giai đoạn quan trọng của chương trình. Hãy đảm bảo rằng tất cả các cố vấn của bạn đã đọc Hướng dẫn dành cho cố vấn và tài liệu về Vai trò và trách nhiệm trước khi chấp nhận họ tham gia chương trình để họ biết những gì cần làm.
Là Quản trị viên tổ chức, bạn là đầu mối liên hệ chính giữa Tổ chức của mình và Google. Tổ chức có thể có từ 2 đến 5 quản trị viên. Họ phải thường xuyên trao đổi và đồng ý về vai trò (giao tiếp, thanh toán, kiểm tra các cố vấn và cộng tác viên GSoC, kiểm tra để đảm bảo việc đánh giá đã hoàn tất, giải quyết các vấn đề liên quan đến con người, trả lời bản khảo sát Kết thúc chương trình mà Google sẽ gửi vào cuối chương trình, v.v.). Theo quan điểm của Google, tất cả Quản trị viên tổ chức đều tương đương nhau, không có một Quản trị viên tổ chức chính.
Bạn phải có ít nhất 2 Quản trị viên tổ chức. Nếu một người rời khỏi chương trình, bạn phải có một người khác có thể truy cập vào hồ sơ của Tổ chức.
Tất cả Người cố vấn và Cộng tác viên đều phải biết Quản trị viên tổ chức là ai và cách liên hệ với họ nếu gặp vấn đề. Trong lần giao tiếp đầu tiên với tất cả các cộng tác viên và người cố vấn mới, bạn nên cho họ biết cách liên hệ với Quản trị viên tổ chức nếu họ cần thay đổi tiến trình dự án, nếu họ gặp vấn đề với người cố vấn hoặc một cộng tác viên khác hoặc nếu họ cần được hỗ trợ về vấn đề khác.
Xác định mức độ thành công
Mục tiêu của tổ chức của bạn trong GSoC là gì? Khi GSoC năm nay kết thúc, tổ chức của bạn sẽ xem xét những yếu tố nào để xác định xem chương trình GSoC có thành công hay không?
Đây là câu hỏi mà chúng tôi hy vọng bạn sẽ cân nhắc mỗi năm khi tham gia chương trình, vì câu trả lời có thể thay đổi theo từng năm. Mỗi tổ chức lại có những nhu cầu khác nhau. Ví dụ:
- nhiều người đóng góp mới lâu dài hơn
- viết nhiều mã hơn
- các tính năng cụ thể được tạo
- cơ hội hướng dẫn những học viên hào hứng
- tăng mức độ nhận biết về dự án của bạn, v.v.
và nhiều tính năng khác.
Vui lòng dành thời gian suy nghĩ về những gì tổ chức của bạn thực sự muốn đạt được từ GSoC. Đối với các tổ chức tham gia lại, nếu không đạt được những mục tiêu đó, bạn có thể làm gì khác.
Thời hạn
GSoC diễn ra theo lịch. Có nhiều thời hạn và thời hạn rất nghiêm ngặt. Mặc dù thời gian thực tế của các dự án năm nay linh hoạt hơn, nhưng tất cả các thời hạn cho đến khi bắt đầu lập trình vào đầu tháng 6 đều giống nhau đối với mọi người.
Quản trị viên tổ chức có trách nhiệm đọc tất cả email và theo dõi các thời hạn sắp tới để đảm bảo không bỏ lỡ. Ngoài việc theo dõi trang tổng quan về GSoC, Quản trị viên tổ chức nên đánh dấu lịch của riêng họ để đảm bảo họ đã ghi nhận tất cả các bài đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ cho từng Cộng tác viên GSoC.
Năm 2024, chúng tôi có số lượng cố vấn kỷ lục không hoàn thành thời hạn đánh giá, điều này phản ánh không tốt về tổ chức. Những tổ chức bỏ lỡ nhiều lần đánh giá sẽ không tham gia GSoC 2025 hoặc sẽ nhận được ít cộng tác viên hơn trong năm nay. Việc trễ hạn sẽ khiến Quản trị viên của Google phải làm thêm việc và gây căng thẳng không cần thiết cho cộng tác viên. Vui lòng đừng bỏ lỡ thời hạn đánh giá.
Nếu tổ chức của bạn cho phép Cộng tác viên GSoC có dự án dài hơn 12 tuần tiêu chuẩn (đối với dự án trung bình và lớn) hoặc 8 tuần đối với dự án nhỏ, hãy nhớ chú ý đến các thời hạn đánh giá khác nhau cho người cố vấn và Cộng tác viên GSoC. Người cố vấn và cộng tác viên GSoC sẽ nhận được email nhắc riêng về thời hạn, nhưng với tư cách là Quản trị viên tổ chức, bạn cần phải nắm được toàn bộ thông tin về tất cả dự án của cộng tác viên.
Người quản trị tổ chức có trách nhiệm đảm bảo rằng các Người cố vấn của bạn đang thực hiện việc đánh giá một cách kịp thời và đúng hạn. Nhiều tổ chức yêu cầu Hướng dẫn viên gửi bản đánh giá 24 đến 36 giờ trước thời hạn thực tế để Quản trị viên tổ chức có thời gian liên hệ với Hướng dẫn viên nhằm nhắc họ về thời hạn nếu thời hạn sắp đến.
Khi một Người cố vấn bỏ lỡ thời hạn đánh giá, Tổ chức sẽ không nhận được khoản trợ cấp cho tổ chức và Người cố vấn đó sẽ không được phép tham dự Hội nghị cố vấn. Nếu một Tổ chức bỏ lỡ 2 lần đánh giá cố vấn trở lên, thì Tổ chức đó sẽ không được mời tham dự Hội nghị thượng đỉnh dành cho cố vấn GSoC năm nay và có nguy cơ không được chấp nhận tham gia GSoC trong tương lai.
Chỉ số
Tổ chức của bạn đang theo dõi những chỉ số nào?
Tổ chức của bạn phải lưu giữ một số chỉ số về việc bạn tham gia GSoC. Quản trị viên tổ chức có thể thay đổi theo từng năm và nếu Quản trị viên tổ chức trước đó không chia sẻ các chỉ số với những người khác trong tổ chức, thì các chỉ số đó có thể bị mất vĩnh viễn. Vì vậy, hãy nhớ chia sẻ các chỉ số của bạn với nhiều người trong tổ chức.
Bạn nên theo dõi những chỉ số này (ít nhất là):
- Số lượng cộng tác viên GSoC đã bắt đầu chương trình với tổ chức của bạn
- Số lượng cộng tác viên GSoC đã hoàn thành chương trình
- Số lượng cố vấn tích cực hướng dẫn các cộng tác viên GSoC
Bạn cũng cần tìm hiểu hệ thống của riêng mình để biết thời gian những người đóng góp trong GSoC sẽ tiếp tục tham gia sau khi chương trình GSoC kết thúc. Hầu hết các cộng tác viên GSoC có rời khỏi cộng đồng của bạn trong vòng một tháng sau khi kết thúc chương trình GSoC không, họ có ở lại trong vòng 6 tháng không, họ có quay lại sau một hoặc hai năm không?) Bạn nên trò chuyện với những người vẫn ở lại và tìm hiểu thêm một chút về những việc mà tổ chức của bạn đã làm (hoặc có thể chưa làm) khiến họ muốn tiếp tục tham gia cộng đồng của bạn.
Chúng tôi cũng sẽ yêu cầu các chỉ số trên trong một bản khảo sát ngắn và bắt buộc mà chúng tôi sẽ gửi cho tất cả quản trị viên tổ chức vào cuối GSoC, sau đó là sau 6 tháng và 1 năm kể từ khi kết thúc GSoC.
Những số liệu thống kê này sẽ giúp tổ chức của bạn biết liệu GSoC có đang giúp cộng đồng của bạn phát triển và trở nên bền vững hơn hay không. Bạn cũng nên theo dõi các chỉ số khác mà bạn thấy thú vị.
Những chỉ số này có thể giúp bạn xác định những điểm cần điều chỉnh – nếu không có cộng tác viên nào của GSoC còn ở lại – tại sao không? Bạn có thể giúp họ tìm một dự án khác trong tổ chức của bạn không? Người đóng góp cho GSoC có dễ dàng tìm thấy cách đóng góp và vẫn có được cảm giác thành tựu đó không? Dự án của bạn có quá phức tạp hoặc rườm rà khiến mọi người rời bỏ không?
Có nhiều lý do khiến cộng tác viên GSoC không gắn bó lâu dài – đôi khi họ chỉ muốn nhận tiền hoặc quá bận rộn với những việc khác. Tuy nhiên, bạn cần biết lý do để có thể cố gắng chống lại vấn đề này.
Xem xét Đề xuất của cộng tác viên GSoC
Tất cả các đề xuất của cộng tác viên GSoC đều được xếp hạng bên ngoài ứng dụng web GSoC. Tuỳ thuộc vào quy mô của tổ chức, bạn có thể xử lý quy trình xem xét bằng một bảng tính dùng chung đơn giản. Một số tổ chức đã triển khai quy trình công việc phức tạp hơn.
Nhiều tổ chức bắt đầu bằng một lượt lọc ban đầu:
- Nội dung rác (nếu rõ ràng là người dùng chỉ gửi nội dung ngẫu nhiên vào đề xuất hoặc chỉ gửi một đề xuất chung chung, v.v.)
- Không đáp ứng yêu cầu (nếu tổ chức của bạn yêu cầu cộng tác viên tiềm năng của GSoC thực hiện một bài viết quan hệ công chúng hoặc một số nhiệm vụ khác nhưng họ không làm).
- Khi nội dung do AI tạo ra ngày càng phổ biến, bạn có thể nhận được nhiều đề xuất chất lượng thấp hơn do AI tạo. Bạn nên bỏ qua các thông báo này.
Sau khi loại bỏ những đề xuất "không đạt" rõ ràng, bạn có thể tập trung vào các đề xuất còn lại bằng cách áp dụng một thang điểm hoặc thang điểm để phân biệt các đề xuất xuất sắc với các đề xuất tốt và các đề xuất kém.
Hãy nhớ rằng tổ chức của bạn KHÔNG BAO GIỜ được chọn một cộng tác viên GSoC chỉ dựa trên nội dung họ viết trong đề xuất. Nhiều người có thể viết đề xuất tuyệt vời nhưng điều đó không có nghĩa là họ có kỹ năng kỹ thuật hoặc giao tiếp cần thiết để hoàn thành thành công dự án.
HÃY LUÔN trò chuyện với mọi cộng tác viên GSoC mà bạn đang cân nhắc chọn trước khi Quản trị viên tổ chức bắt đầu xếp hạng các đề xuất.
Đối với mỗi đề xuất xuất sắc của cộng tác viên GSoC, bạn cần có ít nhất 1 người cố vấn tận tâm (tốt hơn là 2 người!). Không có gì tệ hơn việc chấp nhận một dự án đóng góp tuyệt vời của GSoC rồi không có người cố vấn phù hợp cho dự án đó. Điều này sẽ tạo ra trải nghiệm kém cho mọi người.
Yêu cầu chỗ cho cộng tác viên GSoC và chỉ định cố vấn cho dự án
Một trong những vai trò quan trọng nhất của bạn là sắp xếp tổ chức để biết người cố vấn nào đã cam kết cố vấn cho một dự án cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn quyết định số lượng vị trí dự án cần yêu cầu từ Google. Tổ chức của bạn sẽ phải xếp hạng các đề xuất dựa trên mức độ quan trọng đối với tổ chức.
Ví dụ: Tổ chức của bạn nhận được 6 đề xuất xuất sắc và các cố vấn đã cam kết hướng dẫn cả 6 đề xuất đó. Bạn sẽ cần quyết định mức độ ưu tiên của các dự án. Nếu tổ chức của bạn yêu cầu 6 vị trí dự án và Google chỉ cấp cho tổ chức của bạn 4 vị trí, thì ứng viên từ vị trí #1 đến #4 sẽ tự động trở thành những người đóng góp được chấp nhận trong GSoC. Bạn không thể quyết định sau đó rằng bạn muốn có người đứng thứ 6 trong thứ hạng của mình.
Thay đổi kích thước dự án
Kích thước dự án mà Cộng tác viên chọn trong đề xuất của họ sẽ được xem xét khi Google quyết định số lượng dự án cần phân bổ cho một tổ chức. Nếu bạn nhận thấy kích thước dự án khác với dự kiến, hãy nhớ thông báo cho cộng tác viên trong giai đoạn đề xuất để họ có thể khắc phục.
Sau khi các dự án được chấp nhận của cộng tác viên được công bố, bạn chỉ có thể giảm kích thước dự án. Ví dụ: từ lớn sang vừa hoặc từ vừa sang nhỏ. Khi thay đổi quy mô của một dự án, Quản trị viên tổ chức phải liên hệ với Quản trị viên Google để thực hiện thay đổi. Bạn không thể quyết định mở rộng phạm vi của một dự án sau khi xếp hạng dự án đó.
Thay đổi tiến trình dự án
Dự án trung bình và lớn có thời lượng mặc định là 12 tuần. Theo mặc định, các dự án nhỏ kéo dài 8 tuần. Nếu người cố vấn và người đóng góp đồng ý rằng họ muốn gia hạn tiến trình, thì họ phải liên hệ với Quản trị viên tổ chức. Quản trị viên tổ chức sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về việc có gia hạn dự án hay không.
Chỉ Quản trị viên tổ chức mới có thể chỉnh sửa lịch trình của dự án cộng tác viên bằng cách truy cập vào đường liên kết Tên dự án trên trang tổng quan của họ rồi chỉnh sửa lịch trình dự án ở cuối trang. Có một danh sách thả xuống dựa trên các dự án 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20 hoặc 22 tuần đã được định cấu hình cho bạn (đây là tính năng mới trong năm 2025). Lựa chọn của bạn sẽ thay đổi ngày đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ cho phù hợp.
QUAN TRỌNG: Bạn PHẢI nhập tất cả tiện ích vào hệ thống trước khi bắt đầu thời gian gửi bài cuối cùng của Cộng tác viên GSoC. Quản trị viên của Google sẽ không thay đổi bất kỳ ngày dự án nào đã bỏ lỡ khoảng thời gian này. Hệ thống không hỗ trợ thay đổi muộn.
Khoản thanh toán cho tổ chức
Là Quản trị viên tổ chức, bạn có trách nhiệm xác định xem tổ chức của bạn có muốn chấp nhận khoản trợ cấp cho tổ chức cho mỗi cộng tác viên được cố vấn trong GSoC hay không. Tổ chức của bạn có thể có một người khác đóng vai trò là thủ quỹ, kế toán hoặc nhân viên tài chính chung. Bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng họ hoàn tất các quy trình theo đúng hạn chót để nhận được tiền.
Chúng tôi sẽ thanh toán tiền trợ cấp cho tổ chức sau khi tất cả dự án mà bạn đóng góp đã kết thúc.
Đối với những tổ chức có cố vấn tham dự Hội nghị cố vấn GSoC 2025, chúng tôi sẽ thanh toán mọi khoản trợ cấp đi lại áp dụng ngay sau hội nghị.
Tình huống xung đột
Quản trị viên tổ chức chịu trách nhiệm giải quyết mọi xung đột lớn giữa những người tham gia trong tổ chức của bạn. Điều này có thể bao gồm các xung đột giữa những người đóng góp cho GSoC, giữa các cố vấn hoặc giữa những người đóng góp cho GSoC và các cố vấn. Đôi khi, các cố vấn hướng dẫn cùng một cộng tác viên GSoC không đồng ý về việc cộng tác viên GSoC đó nên làm gì hoặc liệu họ có vượt qua hay không. Bạn cần phải phân xử vấn đề này. Đó là lý do bạn phải nêu rõ cách các cố vấn và cộng tác viên có thể liên hệ với Quản trị viên tổ chức của bạn.
Đôi khi, bạn có thể gặp phải các vấn đề về quy tắc ứng xử trong cộng đồng của mình (từ người đóng góp hoặc cố vấn GSoC). Đây là cộng đồng của bạn, vì vậy, bạn biết các chuẩn mực, những điều được mong đợi và những điều vượt quá giới hạn để trở thành hành vi quấy rối hoặc hành vi không thể chấp nhận được khác. Google mong tất cả người tham gia đều cư xử chuyên nghiệp và lịch sự trong suốt chương trình.
Khởi động
Gửi email giới thiệu cho các cố vấn đã được chấp nhận
Trước khi công bố những người đóng góp cho GSoC, hãy trao đổi với các cố vấn:
- Có thể bạn sẽ có nhiều người cố vấn mới tham gia GSoC. Vì vậy, vui lòng nhắc họ đọc Hướng dẫn dành cho người cố vấn, Vai trò và trách nhiệm cũng như bản lưu trữ email của Người cố vấn và Quản trị viên tổ chức GSoC năm nay.
- Hãy đảm bảo rằng người cố vấn của bạn hiểu rằng họ phải hoàn tất 2 bài đánh giá đóng góp của GSoC theo thời hạn bắt buộc. Vui lòng đảm bảo bạn nhấn mạnh tầm quan trọng của các bài đánh giá này đối với những người đóng góp cho GSoC và tổ chức của bạn (bạn sẽ mất khoản trợ cấp cho tổ chức nếu bỏ lỡ một bài đánh giá và người cố vấn đó sẽ không được phép tham dự Hội nghị cố vấn).
- Những tổ chức bỏ lỡ 2 lần đánh giá trở lên sẽ không được mời tham dự Hội nghị cố vấn năm nay và sẽ phải chịu hậu quả trong các chương trình GSoC trong tương lai.
- Hãy cho người cố vấn biết những kỳ vọng của tổ chức đối với việc giao tiếp với người đóng góp GSoC được chỉ định (bạn nên giao tiếp ít nhất 2 lần/tuần và một trong số đó có thể là cuộc họp ảo).
- Hãy cho người cố vấn biết rằng họ có thể liên hệ với bạn nếu gặp vấn đề với người cố vấn khác hoặc cộng tác viên GSoC (họ đã biến mất, thô lỗ, quấy rối người khác, v.v.). Hãy khuyến khích họ liên hệ sớm về các vấn đề và không chờ đến vài ngày cuối cùng trước khi đánh giá.
- Hãy nhớ cung cấp cho người cố vấn thông tin liên hệ của quản trị viên tổ chức hoặc email của nhóm quản trị viên tổ chức mà tổ chức của bạn có thể đã tạo để liên hệ khi họ gặp vấn đề.
- Hãy cho người cố vấn biết để họ liên hệ với bạn nếu họ đột nhiên phải rời khỏi GSoC trong hơn 2 ngày vì bất kỳ lý do gì (ốm đau, vấn đề công việc đột ngột, mối lo ngại về gia đình, v.v.) để bạn có thể chắc chắn rằng một người cố vấn khác (hoặc bạn) sẽ liên hệ với cộng tác viên GSoC.
Sau khi công bố những người đóng góp cho GSoC, bạn nên gửi email chào mừng họ đến với cộng đồng của bạn và thông báo cho họ về:
- Quy tắc ứng xử của bạn. Nếu bạn không có quy tắc chính thức, thì cũng không sao, nhưng bạn vẫn cần đặt ra một số kỳ vọng về những điều mà tất cả thành viên trong cộng đồng cần làm.
- Cách thức, thời điểm và lý do họ nên liên hệ với Quản trị viên tổ chức trong chương trình (người cố vấn của họ đã biến mất, người cố vấn đang hành xử không phù hợp, người cố vấn đột nhiên thay đổi toàn bộ dự án của họ, một cộng tác viên khác trong GSoC đang hành xử không phù hợp, v.v.)
- Mọi yêu cầu liên quan đến tiêu chuẩn dự án, phương pháp hay nhất, cấp phép, v.v. – cố vấn cũng nên thảo luận trực tiếp về vấn đề này với học viên, nhưng nếu bạn đề cập đến vấn đề này, thì điều đó sẽ giúp củng cố tầm quan trọng của vấn đề.
- Tổ chức một cuộc họp giới thiệu trực tuyến với tất cả các cộng tác viên và cố vấn được chấp nhận tham gia GSoC vào tháng 5 để chào đón mọi người và giúp họ cảm thấy mình là một phần của cộng đồng. Đây là điều mà các cộng tác viên GSoC đánh giá cao và yêu cầu mỗi năm trong ý kiến phản hồi của họ. Nhiều tổ chức nên thử làm điều này.
- Chúng tôi nhận được ý kiến phản hồi của nhiều cộng tác viên GSoC rằng họ muốn biết thêm về mục tiêu của tổ chức nguồn mở để có thể hiểu rõ hơn về vị trí của dự án của mình.
- Các cộng tác viên GSoC cũng muốn biết những cộng tác viên GSoC khác trong cộng đồng của họ là ai để có thể hỗ trợ lẫn nhau. Mối quan hệ cá nhân là một cách tuyệt vời để thu hút mọi người tham gia sau GSoC.
- Nếu bạn có những người đóng góp/sinh viên cũ của GSoC hiện là người cố vấn hoặc vẫn tham gia cộng đồng của bạn, thì việc yêu cầu họ chia sẻ ngắn gọn về trải nghiệm của mình cũng có thể hữu ích cho những người đóng góp mới của GSoC.
Giao tiếp thường xuyên
Nhiều Quản trị viên tổ chức gửi lời nhắc cho người cố vấn về thời hạn đánh giá và một số người yêu cầu người cố vấn hoàn tất việc đánh giá ít nhất 24 đến 48 giờ trước thời hạn của Google. Vì vậy, nếu người cố vấn bỏ lỡ thời hạn, Quản trị viên tổ chức có thể hoàn tất việc đánh giá thay cho họ (hoặc yêu cầu một người cố vấn khác được chỉ định hoàn tất việc này).
Kết luận
Chúng tôi hy vọng những mẹo này sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình với tư cách là Quản trị viên tổ chức GSoC 2025.
Vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ gsoc-support@google.com nếu bạn có thêm câu hỏi hoặc bạn có thể gửi email cho danh sách nhóm cố vấn GSoC nếu bạn cho rằng đó là câu hỏi mà cộng đồng có thể giúp bạn giải đáp hoặc câu hỏi mà người khác có thể quan tâm đến câu trả lời.
Cảm ơn bạn đã trở thành Quản trị viên tổ chức GSoC!