Administrar conservaciones

Conserva los datos de forma indefinida para cumplir con las obligaciones legales o de conservación. Por lo general, las conservaciones se aplican a uno o más usuarios para garantizar que los datos potencialmente relevantes para un asunto no se puedan borrar hasta que este ya no esté activo.

Si un usuario sujeto a una conservación borra los datos retenidos, esos datos se quitan de su vista, pero se conservan en Vault. Mientras la conservación se aplique, un administrador de Vault puede buscar y exportar esos datos.

Las conservaciones tienen los siguientes componentes:

  • Un servicio: la aplicación responsable de los datos que se conservarán. El servicio se puede configurar para correo electrónico, Drive o Grupos.
  • Un alcance: Las entidades que cubre la conservación. El permiso se puede establecer en una o más cuentas de usuario, o bien en una unidad organizativa (UO).
  • Opciones adicionales (opcional): Son los detalles específicos (consultas de búsqueda u opciones de configuración) utilizados para limitar los datos que se conservarán dentro del alcance definido. Estas son algunas opciones:
    • correo electrónico, Grupos: búsqueda para acotar la conservación
    • Drive: Incluye unidades compartidas en la conservación

Para trabajar con los recursos de Vault, la cuenta debe tener los privilegios de Vault necesarios y acceso al asunto. Para acceder a un asunto, la cuenta debe haberlo creado, tener el asunto compartido con él o tener el privilegio Ver todos los asuntos.

Crea una retención de correo electrónico para cuentas de usuario específicas con una búsqueda

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo se crea una conservación denominada “Primera retención de mis cuentas de correo” para lo siguiente:

  • Servicio: correo
  • Entidad: cuentas de usuario "user1" y "user2"
  • Opciones adicionales: Búsqueda "to:ceo@empresa.com"

Recupera los IDs de cuentas de usuario desde AdminSdk. Ten en cuenta que HeldAccount puede tener el ID de cuenta o el correo electrónico. Si se proporcionan ambos, se usa el correo electrónico y se ignora el ID de la cuenta.

Java

HeldMailQuery mailQuery = new HeldMailQuery().setTerms("to:ceo@company.com");
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(user1accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setEmail(user2Email));
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First mail Accounts Hold")
    .setCorpus("MAIL");
    .setQuery(new CorpusQuery().setMailQuery(mailQuery))
    .setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_mail_accounts(service, matter_id, account_id):
    mail_query = {'terms': 'to:ceo@company.com'}
    accounts = [
        {'accountId': user1_account_id},
        {'email': user2_email}
    ]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First mail Accounts Hold',
        'corpus': 'MAIL',
        'query': {
            'mailQuery': mail_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Crea una conservación para Drive en una UO e incluye contenido de la unidad compartida

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo se crea una conservación denominada “Mi primera unidad con respecto a la UO” para lo siguiente:

  • Servicio: Drive
  • Entidad: unidad organizativa “Finance” (el ID de la UO se captura en orgUnitId)
  • Opciones adicionales: Incluye unidades compartidas de las que sean miembros los usuarios de esta unidad organizativa

Recupera los IDs de UO desde AdminSdk.

Java

HeldOrgUnit orgUnit = new HeldOrgUnit().setOrgUnitId(orgUnitId);
// Include shared drives content.
HeldDriveQuery driveQuery = new HeldDriveQuery().setIncludeSharedDriveFiles(true);
// Create the hold.
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Drive OU Hold")
    .setCorpus("DRIVE")
    .setQuery(new CorpusQuery().setDriveQuery(driveQuery))
    .setOrgUnit(orgUnit);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
return createdHold;

Python

def create_hold_drive_org(service, matter_id, org_unit_id):
    drive_query = {'includeSharedDriveFiles': True}
    org_unit = {'orgUnitId': org_unit_id}
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Drive OU Hold',
        'corpus': 'DRIVE',
        'orgUnit': org_unit,
        'query': {
            'driveQuery': drive_query
        }
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Cómo crear una conservación para grupos en cuentas de grupo específicas con un período

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo se crea una conservación denominada "Mi primera conservación grupal" para:

  • Servicio: Grupos
  • Entidad: cuentas de grupo “group1” y “group2”
  • Opciones adicionales: retener solo los mensajes con fechas de envío entre "startTime" y "endTime"

Recupera los IDs de cuentas de grupo desde AdminSdk.

Java

String APRIL_2_2017_GMT = "2017-04-02T00:00:00Z"; // See below for format*.
 
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId2));
HeldGroupsQuery groupQuery = new HeldGroupsQuery();
// Restrict by sent date.
groupQuery.setStartTime(APRIL_2_2017_GMT);
groupQuery.setEndTime(APRIL_2_2017_GMT);
// create the hold
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Group Hold")
    .setCorpus("GROUPS")
    .setQuery(new CorpusQuery().setGroupsQuery(groupQuery));
    hold.setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_groups_date_range(service, matter_id, group_account_id):
    groups_query = {
        'startTime': '2017-04-02T00:00:00Z', # See below for format*
        'endTime': '2017-04-02T00:00:00Z'
    }
    accounts = [{'accountId': group_account_id}]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Group Hold',
        'corpus': 'GROUPS',
        'query': {
            'groupsQuery': groups_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
  • Formato de marca de tiempo. Además, los valores de start/endTime se convierten a GMT y se redondean hacia abajo hasta el inicio de la fecha indicada.

Cómo consultar y modificar conservaciones existentes

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo enumerar todas las cuentas incluidas en una conservación existente:

Java

client.matters().holds().accounts().list(matterId, holdId).execute().getAccounts();

Python

# If no accounts are on hold, ['accounts'] will raise an error.
def list_held_accounts(service, matter_id, hold_id):
    return service.matters().holds().accounts().list(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id).execute()['accounts']

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo agregar una cuenta a una conservación existente y quitarla de ella:

Java

// Add an account by id.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setAccountId(accountId))
        .execute();
// Remove an account by id.
client.matters().holds().accounts().delete(matterId, holdId, accountId).execute();

String email = "email@email.com";
// Add an account by email.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setEmail(email))
        .execute();

Python

 
def add_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    held_account = {'accountId': account_id}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

def remove_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    return service.matters().holds().accounts().delete(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, accountId=account_id).execute()

def add_held_account(service, matter_id, hold_id, email):
    held_account = {'email': email}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo modificar la UO en una conservación de UO existente:

Java

Hold hold = client.matters().holds().get(matterId, holdId).execute();
hold.getOrgUnit().setOrgUnitId(newOrgUnitId);
Hold modifiedHold = client.matters().holds().update(matterId, holdId, hold).execute();
return modifiedHold;

Python

def update_hold_ou(service, matter_id, hold_id, org_unit_id):
    current_hold = get_hold(matter_id, hold_id)
    current_hold['orgUnit'] = {'orgUnitId': org_unit_id}
    return service.matters().holds().update(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=current_hold).execute()

En el siguiente ejemplo, se muestra cómo enumerar todas las conservaciones de un asunto:

Java

 
String matterId = "Matter Id";



// List all holds.
List holdsList = 
    client.matters().holds().list(matterId).execute().getHolds();



// Paginate on holds.
ListHoldsResponse response = client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .execute();



String nextPageToken = response.getNextPageToken();
if (nextPageToken != null) {
    client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .setPageToken(nextPageToken)
        .execute();
}

Python

# This can paginate in the same manner as with matters.
def list_holds(service, matter_id):
    return service.matters().holds().list(matterId=matter_id).execute()