Gérer les obligations de conservation

Les obligations de conservation permettent de conserver indéfiniment les données afin de satisfaire aux exigences juridiques ou de conservation. En général, des obligations de conservation sont appliquées à un ou plusieurs utilisateurs pour s'assurer que les données potentiellement pertinentes pour une affaire ne peuvent pas être supprimées tant que cette affaire est active.

Si un utilisateur faisant l'objet d'une préservation à titre conservatoire supprime des données conservées, ces données sont supprimées de la vue de l'utilisateur, mais sont conservées dans Vault. Tant que l'obligation de conservation reste en vigueur, un administrateur Vault peut rechercher et exporter ces données.

Les retenues comprennent les éléments suivants :

  • Un service : application responsable des données à conserver. Le service peut être défini sur "Mail", "Drive" ou "Groupes".
  • Périmètre : entités couvertes par la conservation. Le champ d'application peut être défini sur un ou plusieurs comptes utilisateur, ou sur une unité organisationnelle (UO).
  • Options supplémentaires (facultatif) : détails spécifiques (requêtes de recherche ou options de configuration) utilisés pour affiner les données à inclure dans le champ d'application défini. Voici quelques exemples d'options :
    • mail, Groups: search query to narrow down the hold
    • Drive : inclure les Drive partagés dans la conservation

Pour utiliser les ressources Vault, le compte doit disposer des droits Vault requis et avoir accès à l'affaire. Pour accéder à un litige, le compte doit l'avoir créé, l'avoir partagé avec lui ou disposer du droit Afficher tous les litiges.

Créer une conservation pour le courrier de comptes utilisateur spécifiques à l'aide d'une requête de recherche

L'exemple suivant montre comment créer une mesure de conservation nommée "My First mail Accounts Hold" (Ma première mesure de conservation des comptes de messagerie) pour :

  • Service : mail
  • Entité : comptes utilisateur "user1" et "user2"
  • Autres options : requête de recherche "to:ceo@company.com"

Récupérez les ID de compte utilisateur à partir de l'API Directory. Notez que HeldAccount peut accepter un ID de compte ou une adresse e-mail. Si les deux sont fournis, l'adresse e-mail est utilisée et l'ID de compte est ignoré.

Java

HeldMailQuery mailQuery = new HeldMailQuery().setTerms("to:ceo@company.com");
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(user1accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setEmail(user2Email));
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First mail Accounts Hold")
    .setCorpus("MAIL");
    .setQuery(new CorpusQuery().setMailQuery(mailQuery))
    .setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_mail_accounts(service, matter_id, account_id):
    mail_query = {'terms': 'to:ceo@company.com'}
    accounts = [
        {'accountId': user1_account_id},
        {'email': user2_email}
    ]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First mail Accounts Hold',
        'corpus': 'MAIL',
        'query': {
            'mailQuery': mail_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Créer une conservation pour Drive dans une UO et inclure le contenu des Drive partagés

L'exemple suivant montre comment créer une conservation nommée "My First Drive OU Hold" (Ma première conservation d'unité organisationnelle Drive) pour :

  • Service : Drive
  • Entité : unité organisationnelle "Finance" (l'ID de l'unité organisationnelle est indiqué dans orgUnitId)
  • Options supplémentaires : inclure les Drive partagés dont les utilisateurs de cette unité organisationnelle sont membres

Récupérez les ID d'UO à partir de l'API Directory.

Java

HeldOrgUnit orgUnit = new HeldOrgUnit().setOrgUnitId(orgUnitId);
// Include shared drives content.
HeldDriveQuery driveQuery = new HeldDriveQuery().setIncludeSharedDriveFiles(true);
// Create the hold.
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Drive OU Hold")
    .setCorpus("DRIVE")
    .setQuery(new CorpusQuery().setDriveQuery(driveQuery))
    .setOrgUnit(orgUnit);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
return createdHold;

Python

def create_hold_drive_org(service, matter_id, org_unit_id):
    drive_query = {'includeSharedDriveFiles': True}
    org_unit = {'orgUnitId': org_unit_id}
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Drive OU Hold',
        'corpus': 'DRIVE',
        'orgUnit': org_unit,
        'query': {
            'driveQuery': drive_query
        }
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Créer une obligation de conservation pour des comptes de groupe spécifiques avec une plage de dates

L'exemple suivant montre comment créer une mesure de conservation nommée "My First Group Hold" (Ma première mesure de conservation de groupe) pour :

  • Service : Groupes
  • Entité : comptes de groupe "group1" et "group2"
  • Options supplémentaires : ne conserver que les messages dont la date d'envoi est comprise entre "startTime" et "endTime"

Récupérez les ID de compte de groupe à partir de l'API Directory.

Java

String APRIL_2_2017_GMT = "2017-04-02T00:00:00Z"; // See below for format*.
 
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId2));
HeldGroupsQuery groupQuery = new HeldGroupsQuery();
// Restrict by sent date.
groupQuery.setStartTime(APRIL_2_2017_GMT);
groupQuery.setEndTime(APRIL_2_2017_GMT);
// create the hold
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Group Hold")
    .setCorpus("GROUPS")
    .setQuery(new CorpusQuery().setGroupsQuery(groupQuery));
    hold.setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_groups_date_range(service, matter_id, group_account_id):
    groups_query = {
        'startTime': '2017-04-02T00:00:00Z', # See below for format*
        'endTime': '2017-04-02T00:00:00Z'
    }
    accounts = [{'accountId': group_account_id}]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Group Hold',
        'corpus': 'GROUPS',
        'query': {
            'groupsQuery': groups_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
  • Format de l'horodatage De plus, les heures de début et de fin sont converties au format GMT et arrondies à la date de début.

Interroger et modifier les retenues existantes

L'exemple suivant montre comment lister tous les comptes inclus dans une retenue existante :

Java

client.matters().holds().accounts().list(matterId, holdId).execute().getAccounts();

Python

# If no accounts are on hold, ['accounts'] will raise an error.
def list_held_accounts(service, matter_id, hold_id):
    return service.matters().holds().accounts().list(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id).execute()['accounts']

L'exemple suivant montre comment ajouter un compte à un blocage existant et en supprimer un :

Java

// Add an account by id.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setAccountId(accountId))
        .execute();
// Remove an account by id.
client.matters().holds().accounts().delete(matterId, holdId, accountId).execute();

String email = "email@email.com";
// Add an account by email.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setEmail(email))
        .execute();

Python

 
def add_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    held_account = {'accountId': account_id}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

def remove_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    return service.matters().holds().accounts().delete(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, accountId=account_id).execute()

def add_held_account(service, matter_id, hold_id, email):
    held_account = {'email': email}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

L'exemple suivant montre comment modifier l'UO d'une conservation d'UO existante :

Java

Hold hold = client.matters().holds().get(matterId, holdId).execute();
hold.getOrgUnit().setOrgUnitId(newOrgUnitId);
Hold modifiedHold = client.matters().holds().update(matterId, holdId, hold).execute();
return modifiedHold;

Python

def update_hold_ou(service, matter_id, hold_id, org_unit_id):
    current_hold = get_hold(matter_id, hold_id)
    current_hold['orgUnit'] = {'orgUnitId': org_unit_id}
    return service.matters().holds().update(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=current_hold).execute()

L'exemple suivant montre comment lister toutes les mesures de conservation pour une affaire :

Java

 
String matterId = "Matter Id";



// List all holds.
List holdsList = 
    client.matters().holds().list(matterId).execute().getHolds();



// Paginate on holds.
ListHoldsResponse response = client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .execute();



String nextPageToken = response.getNextPageToken();
if (nextPageToken != null) {
    client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .setPageToken(nextPageToken)
        .execute();
}

Python

# This can paginate in the same manner as with matters.
def list_holds(service, matter_id):
    return service.matters().holds().list(matterId=matter_id).execute()