Mei 2017
Angular Oslo Meetup membantu developer front-end web aplikasi seluler dan web Norwegia untuk berbagi pengetahuan, pengalaman, dan praktik terbaik dalam menggunakan Angular. Maxim Salnikov dan rekan penyelenggara memutuskan untuk meningkatkannya dengan menyatukan seluruh komunitas Nordik dalam ngVikings, konferensi Angular pertama di Nordik yang menarik lebih dari 300 developer. Dia memberi tahu kami tentang hal itu dan membagikan banyak tips untuk penyelenggara yang berpikir untuk membuat acara serupa.
Maxim, bagaimana cara Anda berinteraksi dengan komunitas Angular di Oslo?
Saya menghadiri meet-up lokal di Oslo pada tahun 2014 dan mulai membantu menyelenggarakan meet-up. Kami memiliki sekitar 1.000 anggota di komunitas kami dan saya ingin melibatkan lebih banyak developer sebagai peserta dan pembicara, serta memperluas tim penyelenggara kami. Saya kemudian memutuskan untuk bergabung dengan program GDE dan menyelenggarakan bersama beberapa acara yang lebih besar seperti Era Seluler (konferensi seluler terbesar di Nordik), tetapi saya benar-benar ingin melakukan sesuatu yang serius tentang Angular di wilayah saya.
Mengapa Anda terlibat dalam komunitas seputar Angular?
Komunitas Angular sangat terorganisir dan suportif. Misalnya, sekitar 100 penyelenggara meet-up Angular dari seluruh dunia bertemu secara rutin di Slack dan di konferensi Angular untuk berbagi praktik terbaik serta inspirasi, sehingga membentuk ngCommunity. Pengetahuan kita tentang cara menyelenggarakan pertemuan dan melibatkan anggota berkembang, dan kita semua mendapatkan manfaat. Sangat menyenangkan menjadi bagian dari semua hal ini dan membuat saya bahagia.
Bagaimana awal ide untuk konferensi Angular di bangsa Nordik?
Beberapa penyelenggara lain dari Skandinavia dan saya bertemu di AngularCamp pada tahun 2016 dan mendapatkan inspirasi dari acara yang didorong oleh komunitas ini untuk menyelenggarakan konferensi kami sendiri. Kami ingin mengadakan acara regional, itulah sebabnya kami memilih nama “ngVikings”. Sekarang, kami adalah tim inti penyelenggara dari empat negara: Norwegia, Denmark, Finlandia, dan Swedia.
Bagaimana Anda bekerja sama dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan semuanya?
Kami sebagian besar bekerja dari jarak jauh – mengadakan kumpul-kumpul mingguan di Minggu malam – dan membuatnya tetap informal mungkin. Saya adalah fasilitator pertemuan (“MC” seperti biasa), saya adalah satu-satunya yang memiliki pengalaman mengorganisir konferensi. Saya tidak bertemu beberapa anggota tim sampai konferensi yang sebenarnya. Kami membutuhkan waktu sekitar enam bulan untuk mempersiapkan semuanya, mulai dari ide awal hingga eksekusi. Tiga bulan terakhir sebelum konferensi cukup intens. Tim bekerja dengan sangat baik sehingga kami benar-benar menjadi teman, dan beberapa orang bahkan melewatkan pertemuan biasa kami di hari Minggu.
Berapa banyak orang yang menyelenggarakan acara ini?
Yah, sulit untuk membedakan siapa penyelenggara dan siapa kontributor, dan itu juga terus berubah seiring perkembangan. Namun, anggaplah kita ada 11 orang di tim inti dan banyak orang lainnya yang mendukung, termasuk sekitar 15 sukarelawan pada hari itu.
Beri tahu kami selengkapnya tentang peristiwa yang sebenarnya. Bagaimana strukturnya?
Kami menghadiri format konferensi pada hari pertama dan mengikuti workshop pada hari kedua. Workshop tersebut diadakan secara paralel, dan kami membahas tujuh topik yang berbeda. Kami mendapatkan begitu banyak proposal bagus untuk makalah sehingga kami memutuskan untuk memiliki presentasi dalam dua trek, bukan pendekatan satu trek minimalis awal, agar dapat menampung lebih dari 30 pembicara terpilih.
Pemilihan tempat yang bagus sangat penting untuk keberhasilan acara secara keseluruhan. Ini juga bisa menjadi pilihan yang mahal. Bagaimana kasus Anda?
Anggota tim kami di Denmark memiliki hubungan yang sangat baik dengan IT University of Kopenhagen. Berkat kontribusi universitas terhadap komunitas developer, kami mendapatkan ruang tersebut secara gratis. Kami sangat senang. Bangunan ini luar biasa modern, dilengkapi dengan teknologi terbaik dan koneksi internet yang bagus. Kami menggunakan dua auditorium besar untuk presentasi, dan ruang kelas yang lebih kecil untuk workshop. Beberapa siswa sukarelawan membantu kami dengan produksi acara.
Berapa banyak orang yang menghadiri acara?
Lebih dari 300 orang. Kami terjual habis, dan ini adalah kejutan yang menarik. Konferensi ini adalah acara akhir pekan, dan saya pikir itu adalah keputusan yang bagus. Tempatnya lebih fleksibel dengan batasan ruang yang lebih sedikit (karena tidak ada kuliah), dan lebih mudah bagi orang yang melakukan perjalanan.
Alat dan saluran apa yang Anda gunakan untuk promosi?
Komunitas Angular sangat aktif dan terhubung dengan baik, jadi kami lebih sering menggunakan promosi berbasis komunitas. Saya meminta rekan GDE saya untuk mengundang kontak mereka dan semua anggota tim juga menggunakan jaringan mereka. Selain itu, kami bereksperimen dengan beberapa iklan Facebook berbayar, tetapi hal ini tidak terbukti efektif bagi kami. Untuk mendapatkan info terbaru secara rutin, kami menggunakan Twitter. Saya juga membahas lebih lanjut tentang cara mendekati strategi promosi acara Anda dalam wawancara ini.
Bahkan saat Anda merencanakan acara berbiaya rendah, selalu ada biaya langsung yang tak terelakkan. Bagaimana Anda menganggarkan untuk ini dan melibatkan sponsor?
Kami memiliki orang yang berdedikasi di tim kami untuk keuangan, dan seluruh tim mencari sponsor. Seperti yang Anda katakan, kami ingin menggunakan biaya yang sangat rendah. Kami memiliki satu aturan: bahwa kami tidak menerima pembicaraan berbayar yang hanya akan menjadi promosi penjualan. Kami memiliki panitia seleksi untuk makalah yang dikirimkan. Kami melatih para pembicara untuk menyampaikan pembicaraan teknis. Semua orang mengaitkan pembicara dengan perusahaan dan bekerja jauh lebih baik sebagai promosi.
Ada cara lain bagi sponsor untuk mendukung kami. Kami mendapatkan kontributor lisensi, dan menyarankan agar biaya perjalanan pembicara ditanggung oleh perusahaan mereka, dan hal ini sangat membantu. Berkat pendekatan ini, kami dapat mengundang 6-7 pembicara GDE. Kami dihubungi oleh berbagai perusahaan yang mendengar tentang acara tersebut dan ingin mendukung kami.
Sejumlah uang tunai serius dikeluarkan untuk katering, biaya perjalanan, banner, rollup, dan suvenir (kemeja untuk semua orang dan mug berbentuk tanduk untuk pembicara :)
Apakah ada sesuatu yang mengejutkan Anda dalam proses persiapan konferensi? Baik secara positif maupun negatif.
Ada banyak momen “wow” (tertawa). Suatu saat kami pikir kami kehilangan tempat karena perjanjian awal hanya verbal, dan kami sudah mulai merencanakan segalanya. Tapi itu berhasil.
Mengatur semua perjalanan adalah masalah besar. Salah satu pembicara tidak mendapatkan visanya (sebaiknya rencanakan proses ini dengan baik), dan pembicara cadangan harus diundang.
Tentu saja, selama acara berlangsung Anda kadang-kadang memiliki mikrofon yang tidak berfungsi dan sesuatu yang tidak siap tepat waktu. Tapi kami bekerja sebagai tim dan pada akhirnya kami berpikir, “Wow, kami berhasil!”
Jadi konferensi {i>ngVikings<i} berhasil. Apakah Anda berencana untuk melanjutkan?
Ya. Kami juga cukup menyadari bahwa ada hal-hal yang perlu kami tingkatkan. Kami mengumpulkan masukan peserta dan mendapatkan banyak insight, sebagian besar terorganisir karena konten teknisnya diterima dengan baik. Hal-hal seperti bagaimana mengatur jeda makanan untuk menghindari antrean, dll.
Untuk ke depannya, kami ingin menyelenggarakan konferensi di negara Nordik yang berbeda dan akhirnya memutuskan untuk menghadiri ngVikings 2018 di Finlandia. Kami juga berupaya mengumpulkan praktik terbaik tentang cara menjalankan komunitas untuk berbagi dengan penyelenggara yang memulai tahap baru atau menghadapi masalah pertumbuhan. Masalah-masalah cenderung terulang, dan kita semua bisa belajar dari satu sama lain. Saya mengundang siapa saja yang tertarik untuk menghubungi kami melalui tweet. Anda juga dapat menggunakan nama sebutan channel pribadi saya.