ניהול השהיות

החזקות שומרות נתונים ללא הגבלת זמן כדי לעמוד בחובות משפטיות או בחובות שמירה. בדרך כלל, ההקפאה מופעלת על משתמש אחד או יותר כדי לוודא שלא ניתן למחוק את הנתונים שעשויים להיות רלוונטיים לנושא מסוים עד שהנושא הזה כבר לא פעיל.

אם משתמש שכפוף להחזקה מוחק נתונים בהחזקה, הנתונים האלה מוסרים מהתצוגה של המשתמש, אבל הם נשמרים ב-Vault. כל עוד ההחזקה לצורך משפטי בתוקף, אדמין ב-Vault יכול לחפש את הנתונים האלה ולייצא אותם.

השעיות כוללות את הרכיבים הבאים:

  • שירות—האפליקציה שאחראית על הנתונים שצריך לשמור. אפשר להגדיר את השירות ל-Mail, ל-Drive או לקבוצות.
  • ההיקף—הישויות שמכוסות בהחזקה לצורך משפטי. ההיקף יכול להיות מוגדר לחשבון משתמש אחד או יותר, או ליחידה ארגונית (OU).
  • אפשרויות נוספות (אופציונלי)—הפרטים הספציפיים (שאילתות חיפוש או אפשרויות הגדרה) שמשמשים לצמצום הנתונים שייכללו בהיקף שהוגדר. האפשרויות כוללות:
    • דואר, קבוצות: שאילתת חיפוש לצמצום ההקפאה
    • ‫Drive: כולל תיקיות אחסון שיתופי בהקפאה

כדי לעבוד עם משאבי Vault, לחשבון צריכות להיות הרשאות Vault הנדרשות וגישה לתיק. כדי לגשת לתיק, החשבון צריך ליצור את התיק, לקבל שיתוף של התיק או לקבל את ההרשאה View All Matters.

יצירת החזקה לצורך משפטי של אימיילים בחשבונות משתמשים ספציפיים באמצעות שאילתת חיפוש

בדוגמה הבאה מוצג אופן היצירה של הקפאה בשם My First mail Accounts Hold (ההקפאה הראשונה שלי של חשבונות אימייל) עבור:

  • שירות: mail
  • ישות: חשבונות המשתמשים user1 ו-user2
  • אפשרויות נוספות: שאילתת החיפוש 'אל:ceo@company.com'

אחזור של מזהי חשבונות משתמשים מ-Directory API. הערה: אפשר להזין את מספר החשבון או את כתובת האימייל של החשבון המושעה. אם מציינים את שניהם, המערכת משתמשת באימייל ומתעלמת ממזהה החשבון.

Java

HeldMailQuery mailQuery = new HeldMailQuery().setTerms("to:ceo@company.com");
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(user1accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setEmail(user2Email));
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First mail Accounts Hold")
    .setCorpus("MAIL");
    .setQuery(new CorpusQuery().setMailQuery(mailQuery))
    .setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_mail_accounts(service, matter_id, account_id):
    mail_query = {'terms': 'to:ceo@company.com'}
    accounts = [
        {'accountId': user1_account_id},
        {'email': user2_email}
    ]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First mail Accounts Hold',
        'corpus': 'MAIL',
        'query': {
            'mailQuery': mail_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

יצירת הקפאה ל-Drive ביחידה ארגונית וכוללת תוכן באחסון שיתופי

בדוגמה הבאה מוצג אופן היצירה של הקפאה בשם My First Drive OU Hold עבור:

  • שירות: Drive
  • ישות: יחידה ארגונית 'Finance' (מזהה היחידה הארגונית נשמר ב-orgUnitId)
  • אפשרויות נוספות: כולל תיקיות אחסון שיתופי שהמשתמשים ביחידה הארגונית הזו חברים בהן

אחזור מזהי יחידות ארגוניות מ-Directory API.

Java

HeldOrgUnit orgUnit = new HeldOrgUnit().setOrgUnitId(orgUnitId);
// Include shared drives content.
HeldDriveQuery driveQuery = new HeldDriveQuery().setIncludeSharedDriveFiles(true);
// Create the hold.
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Drive OU Hold")
    .setCorpus("DRIVE")
    .setQuery(new CorpusQuery().setDriveQuery(driveQuery))
    .setOrgUnit(orgUnit);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
return createdHold;

Python

def create_hold_drive_org(service, matter_id, org_unit_id):
    drive_query = {'includeSharedDriveFiles': True}
    org_unit = {'orgUnitId': org_unit_id}
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Drive OU Hold',
        'corpus': 'DRIVE',
        'orgUnit': org_unit,
        'query': {
            'driveQuery': drive_query
        }
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

יצירת הקפאה לקבוצות בחשבונות קבוצה ספציפיים עם טווח תאריכים

בדוגמה הבאה מוצג אופן היצירה של הקפאה בשם My First Group Hold עבור:

  • שירות: קבוצות
  • ישות: חשבונות קבוצתיים group1 ו-group2
  • אפשרויות נוספות: השהיה רק של הודעות עם תאריכי שליחה בין startTime ל-endTime

אחזור מזהי חשבונות קבוצתיים מ-Directory API.

Java

String APRIL_2_2017_GMT = "2017-04-02T00:00:00Z"; // See below for format*.
 
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId2));
HeldGroupsQuery groupQuery = new HeldGroupsQuery();
// Restrict by sent date.
groupQuery.setStartTime(APRIL_2_2017_GMT);
groupQuery.setEndTime(APRIL_2_2017_GMT);
// create the hold
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Group Hold")
    .setCorpus("GROUPS")
    .setQuery(new CorpusQuery().setGroupsQuery(groupQuery));
    hold.setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();

Python

def create_hold_groups_date_range(service, matter_id, group_account_id):
    groups_query = {
        'startTime': '2017-04-02T00:00:00Z', # See below for format*
        'endTime': '2017-04-02T00:00:00Z'
    }
    accounts = [{'accountId': group_account_id}]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Group Hold',
        'corpus': 'GROUPS',
        'query': {
            'groupsQuery': groups_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

שאילתה ושינוי של הקפאות קיימות

בדוגמה הבאה מוצג איך מפרטים את כל החשבונות שנכללים בהקפאה קיימת:

Java

client.matters().holds().accounts().list(matterId, holdId).execute().getAccounts();

Python

# If no accounts are on hold, ['accounts'] will raise an error.
def list_held_accounts(service, matter_id, hold_id):
    return service.matters().holds().accounts().list(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id).execute()['accounts']

בדוגמה הבאה מוצגות הפעולות להוספת חשבון להשהיה קיימת ולהסרת חשבון מהשהיה קיימת:

Java

// Add an account by id.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setAccountId(accountId))
        .execute();
// Remove an account by id.
client.matters().holds().accounts().delete(matterId, holdId, accountId).execute();

String email = "email@email.com";
// Add an account by email.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setEmail(email))
        .execute();

Python

 
def add_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    held_account = {'accountId': account_id}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

def remove_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    return service.matters().holds().accounts().delete(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, accountId=account_id).execute()

def add_held_account(service, matter_id, hold_id, email):
    held_account = {'email': email}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

בדוגמה הבאה אפשר לראות איך לשנות את היחידה הארגונית בהשהיה קיימת של יחידה ארגונית:

Java

Hold hold = client.matters().holds().get(matterId, holdId).execute();
hold.getOrgUnit().setOrgUnitId(newOrgUnitId);
Hold modifiedHold = client.matters().holds().update(matterId, holdId, hold).execute();
return modifiedHold;

Python

def update_hold_ou(service, matter_id, hold_id, org_unit_id):
    current_hold = get_hold(matter_id, hold_id)
    current_hold['orgUnit'] = {'orgUnitId': org_unit_id}
    return service.matters().holds().update(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=current_hold).execute()

בדוגמה הבאה מוצגת רשימה של כל ההשעיות לצורך משפטי בנושא מסוים:

Java

 
String matterId = "Matter Id";



// List all holds.
List holdsList = 
    client.matters().holds().list(matterId).execute().getHolds();



// Paginate on holds.
ListHoldsResponse response = client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .execute();



String nextPageToken = response.getNextPageToken();
if (nextPageToken != null) {
    client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .setPageToken(nextPageToken)
        .execute();
}

Python

# This can paginate in the same manner as with matters.
def list_holds(service, matter_id):
    return service.matters().holds().list(matterId=matter_id).execute()