יש שתי דרכים לשתף עם אנשים אחרים נתונים של יומן ואירועים.
קודם כול, אפשר לשתף יומן שלם עם רמת גישה מסוימת. לדוגמה, אפשר ליצור יומן צוות ולאחר מכן לבצע פעולות כמו:
- תוכלו לתת לכל חברי הצוות שלכם את הזכות להוסיף ולשנות אירועים ביומן
- הענק לבוס את הזכות לראות את האירועים ביומן שלך
- להעניק ללקוחות את הזכות לראות רק מתי אתם פנויים או עסוקים, אבל לא את פרטי האירועים.
תוכלו גם לשנות את הגישה לאירועים ספציפיים ביומן המשותף.
לחלופין, אפשר להזמין אנשים אחרים לאירועים ספציפיים ביומן שלכם. הזמנת מישהו לאירוע שומרת עותק של האירוע ביומן שלו. המוזמן יוכל לאשר או לדחות את ההזמנה, ובמידה מסוימת גם לשנות את העותק של האירוע, למשל לשנות את הצבע של האירוע ולהוסיף תזכורת. למידע נוסף על הזמנת משתמשים לאירוע.
שיתוף יומנים
הבעלים של יומן מסוים יכולים לתת למשתמשים אחרים גישה אליו כדי לשתף אותו. הגדרות השיתוף של יומן מסוים מיוצגות על ידי אוסף ה-ACL (רשימת בקרת הגישה) של אותו יומן. כל משאב באוסף ה-ACL מעניק למקבל מסוים תפקיד גישה מסוים, שהוא אחד מאלה המפורטים בטבלה הבאה:
| תפקיד | הרשאת גישה שהוענקה על ידי התפקיד |
|---|---|
none |
לא מספקת גישה. |
freeBusyReader |
מאפשרת למקבל המענק לראות אם היומן פנוי או עסוק בזמן נתון, אבל לא מאפשר גישה לפרטי האירוע. ניתן לאחזר מידע על מצב פנוי/לא פנוי באמצעות הפעולה freeBusy.query. |
reader |
מאפשרת למקבל המענק לקרוא אירועים ביומן. |
writer |
מאפשר למקבל המענק לקרוא ולכתוב אירועים ביומן. |
owner |
מציין את הבעלות על היומן. לתפקיד הזה יש את כל ההרשאות של תפקיד הכותב, וגם יכולת לראות רשימות ACL ולבצע בהן שינויים. |
מקבלי המענק האפשריים הם:
- משתמש פרטי אחר
- קבוצת משתמשים
- דומיין
- ציבורי (מעניק גישה לכולם).
כברירת מחדל, לכל משתמש יש גישת בעלים ליומן הראשי שלו, ואי אפשר לוותר על הרשאת הגישה הזו. אפשר להוסיף עד 6,000 רשימות ACL לכל יומן.
למשתמשי Google Workspace יש גם הגדרות דומיין שעשויות להגביל את הגישה המקסימלית המותרת. לדוגמה, נניח שלדומיין שלך יש הגדרה שמאפשרת רק שיתוף יומן מסוג 'פנוי-עסוק'. במקרה כזה, גם אם תעניקו הרשאת כתיבה לכולם, משתמשים מחוץ לדומיין יראו רק את הפרטים לגבי מצב 'פנוי'.
הרשאות הגישה של האירוע
אחרי שיתוף היומן, אפשר לשנות את הגישה לאירועים ספציפיים ביומן באמצעות שינוי מאפיין החשיפה של האירוע. לנכס הזה אין משמעות ליומנים שאינם משותפים. בטבלה הבאה מפורטים הערכים האפשריים של מאפיין החשיפה:
| ראייה | משמעות |
|---|---|
default |
החשיפה של האירוע נקבעת לפי רשימות ה-ACL של היומן. |
public |
הפרטים של האירוע הזה גלויים לכל מי שיש לו לפחות הרשאת גישה מסוג freeBusyReader ליומן. |
private |
פרטי האירוע גלויים רק למשתמשים שיש להם לפחות הרשאת גישה מסוג writer ליומן. |