יש שתי דרכים שונות לשתף נתוני יומן ואירועים עם אנשים אחרים.
קודם כול, אפשר לשתף יומן שלם עם רמת גישה מסוימת. לדוגמה, תוכלו ליצור יומן צוות ולאחר מכן לבצע פעולות כמו:
- תוכלו לתת לכל חברי הצוות את הזכות להוסיף ולשנות אירועים ביומן
- צריך לתת לבוס הרשאה לראות את האירועים ביומן
- כדאי להעניק ללקוחות הרשאה לראות רק מתי אתם פנויים או עסוקים, אבל לא את פרטי האירועים.
תוכלו גם לשנות את הגישה לאירועים ספציפיים ביומן המשותף.
לחלופין, אפשר להזמין אחרים לאירועים ספציפיים ביומן. הזמנת אדם לאירוע שומרת עותק של האירוע ביומן. המוזמן יוכל לאשר או לדחות את ההזמנה, ובמידה מסוימת גם לשנות את העותק של האירוע, למשל לשנות את הצבע ביומן ולהוסיף תזכורת. מידע נוסף על הזמנת משתמשים לאירוע
שיתוף יומנים
הבעלים של יומן מסוים יכולים לתת לו גישה למשתמשים אחרים כדי לשתף אותו. הגדרות השיתוף של יומן נתון מיוצגות על ידי אוסף ACL (רשימת בקרת גישה) של אותו יומן. כל משאב באוסף ה-ACL מקצה למקבל מסוים תפקיד גישה מסוים, אחד מאלה שרשומים בטבלה הבאה:
| תפקיד | הרשאת הגישה שהוענקה על ידי התפקיד |
|---|---|
none |
לא מספק גישה. |
freeBusyReader |
מאפשרת למקבל המענק לראות אם היומן פנוי או עסוק בזמן נתון, אך לא מאפשר גישה לפרטי האירוע. ניתן לאחזר מידע פנוי/לא פנוי באמצעות הפעולה freeBusy.query. |
reader |
מאפשרת למקבל המענק לקרוא אירועים ביומן. |
writer |
מאפשר למקבל המענק לקרוא ולכתוב אירועים ביומן. |
owner |
מספקת בעלות על היומן. לתפקיד הזה יש את כל ההרשאות של תפקיד הכותב, וגם יכולת להציג רשימות ACL ולשנות אותן. |
מקבלי המענק האפשריים הם:
- משתמש פרטי נוסף
- קבוצת משתמשים
- דומיין
- ציבורי (מעניק גישה לכולם).
כברירת מחדל, לכל משתמש יש גישת בעלים ליומן הראשי שלו, ואי אפשר לוותר עליה. ניתן להוסיף עד 6,000 רשימות ACL לכל יומן.
למשתמשי Google Workspace יש גם הגדרות דומיין שעשויות להגביל את הגישה המקסימלית המותרת. לדוגמה, נניח שבדומיין שלכם יש הגדרה שמאפשרת רק לשתף את היומן 'פנוי עסוק'. במקרה כזה, גם אם מעניקים לציבור גישת כתיבה, משתמשים מחוץ לדומיין יוכלו לראות רק את פרטי המצב 'פנוי/עסוק'.
הרשאות הגישה של האירוע
אחרי שמשתפים את היומן, אפשר לשנות את הגישה לאירועים ספציפיים ביומן על ידי שינוי מאפיין החשיפה של האירוע. לנכס הזה אין משמעות ביומנים שאינם משותפים. בטבלה הבאה מפורטים הערכים האפשריים של הנכס של הרשאות הגישה:
| חשיפה | משמעות |
|---|---|
default |
החשיפה של האירוע נקבעת לפי רשימות ה-ACL של היומן. |
public |
כל מי שיש לו לפחות הרשאת גישה אחת (freeBusyReader) ליומן יכול לראות את פרטי האירוע. |
private |
פרטי האירוע הזה גלויים רק למשתמשים עם הרשאת גישה מסוג writer לפחות ליומן. |