יש שתי דרכים שונות לשתף עם אנשים אחרים את הנתונים של היומן והאירועים.
ראשית, אתם יכולים לשתף יומן שלם, עם רמת גישה מסוימת. לדוגמה, אפשר ליצור יומן צוות ואז לבצע פעולות כמו:
- מעניקים לכל חברי הצוות את הזכות להוסיף ולשנות אירועים ביומן
- נותנים למנהל את הרשאת הצפייה באירועים ביומן
- לתת ללקוחות את הזכות לראות רק מתי אתם פנויים או עסוקים, אבל לא את פרטי האירועים
אפשר גם לשנות את הגישה לאירועים ספציפיים ביומן המשותף.
לחלופין, אפשר להזמין אנשים לאירועים ספציפיים ביומן. כשמזמינים מישהו לאירוע, עותק של האירוע מופיע ביומן שלו. לאחר מכן, המשתתפים יוכלו לאשר או לדחות את ההזמנה, ובמידה מסוימת גם לשנות את העותק שלהם ביומן – למשל, לשנות את הצבע שלו ביומן ולהוסיף תזכורת. מידע נוסף על הזמנת משתמשים לאירוע
שיתוף יומנים
הבעלים של יומן יכולים לשתף אותו על ידי מתן גישה למשתמשים אחרים. הגדרות השיתוף של יומן נתון מיוצגות על ידי אוסף ה-ACL (רשימת בקרת הגישה) של היומן הזה. כל משאב באוסף ה-ACL מקצה למקבל ההרשאה מסוים תפקיד גישה מסוים, שהוא אחד מהתפקידים שמפורטים בטבלה הבאה:
| תפקיד | הרשאת הגישה שמוענקת על ידי התפקיד |
|---|---|
none |
לא מספקת גישה. |
freeBusyReader |
הרשאה שמאפשרת לאדם שקיבלה לראות אם יש ביומן זמן פנוי או לא בזמן נתון, אבל לא מאפשרת גישה לפרטי האירועים. אפשר לאחזר את המידע על מצב פנוי/תפוס באמצעות הפעולה freeBusy.query. |
reader |
ההרשאה הזו מאפשרת למקבל ההרשאה לקרוא אירועים ביומן. |
writer |
מאפשר למקבל ההרשאה לקרוא ולכתוב אירועים ביומן. |
owner |
הבעלות על היומן. לתפקיד הזה יש את כל ההרשאות של תפקיד הכתיבה, עם היכולת הנוספת לראות ולבצע פעולות ברשימות ACL. |
מקבלי המענק האפשריים הם:
- משתמש פרטי אחר
- קבוצת משתמשים
- דומיין
- ציבורי (מעניק גישה לכולם).
כברירת מחדל, לכל משתמש יש הרשאת בעלים ביומן הראשי שלו, ואי אפשר לוותר על ההרשאה הזו. אפשר להוסיף עד 6,000 רשימות ACL לכל יומן.
בשביל Google Workspace משתמשים, יש גם הגדרות דומיין שעשויות להגביל את הגישה המקסימלית המותרת. לדוגמה, נניח שהגדרת הדומיין שלכם מאפשרת רק שיתוף של סטטוס 'זמן פנוי/לא פנוי' ביומן. במקרה כזה, גם אם מעניקים גישת כתיבה לציבור, משתמשים מחוץ לדומיין יראו רק את פרטי ה'עסוק/ה'.
הרשאות גישה לאירוע
אחרי שתשתפו את היומן, תוכלו לשנות את מאפיין החשיפה של אירועים ספציפיים ביומן כדי לשנות את הגישה אליהם. למאפיין הזה אין משמעות ביומנים שאינם משותפים. בטבלה הבאה מפורטים הערכים האפשריים של מאפיין החשיפה:
| חשיפה | משמעות |
|---|---|
default |
הרשאות הגישה לאירוע נקבעות לפי רשימות ACL של היומן. |
public |
פרטי האירוע הזה גלויים לכל מי שיש לו גישה ליומן ברמה freeBusyReader לפחות. |
private |
פרטי האירוע הזה גלויים רק למשתמשים שיש להם לפחות הרשאת writer ביומן. |