יש שתי דרכים שונות לשתף עם אנשים אחרים את הנתונים של היומן והאירועים.
ראשית, אתם יכולים לשתף יומן שלם, עם רמת גישה מסוימת. לדוגמה, אפשר ליצור יומן צוות ולבצע פעולות כמו:
- לתת לכל חברי הצוות את הזכות להוסיף ולשנות אירועים ביומן
- נותנים למנהל את הרשאת הצפייה באירועים ביומן
- לתת ללקוחות את הזכות לראות רק מתי אתם פנויים או עסוקים, אבל לא את פרטי האירועים
אתם יכולים גם לשנות את הגישה לאירועים ספציפיים ביומן המשותף.
לחלופין, אפשר להזמין אנשים אחרים לאירועים ספציפיים ביומן. כשמזמינים מישהו לאירוע, עותק של האירוע מופיע ביומן שלו. עותק הפגישה ביומן של המשתתף יהיה גלוי לאחרים בהתאם להגדרות השיתוף שלו. לאחר מכן, המשתתפים יוכלו לאשר או לדחות את ההזמנה, ובמידה מסוימת גם לשנות את העותק שלהם ביומן – למשל, לשנות את הצבע שלו ביומן ולהוסיף תזכורת. מידע נוסף על הזמנת משתמשים לאירוע
שיתוף יומנים
הבעלים של יומן יכולים לשתף אותו על ידי מתן גישה למשתמשים אחרים. הגדרות השיתוף של יומן נתון מיוצגות על ידי אוסף ה-ACL (רשימת בקרת הגישה) של אותו יומן. כל משאב באוסף ה-ACL מקצה למקבל ההרשאה מסוים תפקיד גישה מסוים, שהוא אחד מהתפקידים שמפורטים בטבלה הבאה:
| תפקיד | הרשאת הגישה שמוענקת על ידי התפקיד |
|---|---|
none |
לא מספקת גישה. |
freeBusyReader |
הרשאה שמאפשרת לאדם שקיבלה לראות אם יש ביומן זמן פנוי או לא בזמן נתון, אבל לא מאפשרת גישה לפרטי האירועים. אפשר לאחזר את המידע על מצב פנוי/תפוס באמצעות הפעולה freeBusy.query. |
reader |
הרשאה שמאפשרת לבעלים לקרוא אירועים ביומן. |
writer |
הרשאה שמאפשרת לבעלים לקרוא ולכתוב אירועים ביומן. |
owner |
הבעלות על היומן. לתפקיד הזה יש את כל ההרשאות של תפקיד הכתיבה, עם היכולת הנוספת לראות ולבצע פעולות ברשימות ACL. |
הגורמים האפשריים לקבלת ההרשאה הם:
- משתמש פרטי אחר
- קבוצת משתמשים
- דומיין
- ציבורית (נותנת גישה לכולם).
כברירת מחדל, לכל משתמש יש הרשאת בעלים ביומן הראשי שלו, ואי אפשר לוותר על ההרשאה הזו. אפשר להוסיף עד 6,000 רשימות ACL לכל יומן.
למשתמשים Google Workspace יש גם הגדרות דומיין שעשויות להגביל את הגישה המרבית המותרת. לדוגמה, נניח שהגדרת הדומיין שלכם מאפשרת רק שיתוף של סטטוס 'זמן פנוי/לא פנוי' ביומן. במקרה כזה, גם אם תעניקו גישה לכתיבה לכולם, משתמשים מחוץ לדומיין יראו רק את פרטי הזמינות.
הרשאות גישה לאירועים
אחרי שתשתפו את היומן, תוכלו לשנות את מאפיין החשיפה של אירועים ספציפיים ביומן כדי לשנות את הגישה אליהם. למאפיין הזה אין משמעות ביומנים שלא משותפים. בטבלה הבאה מפורטים הערכים האפשריים של מאפיין החשיפה:
| חשיפה | משמעות |
|---|---|
default |
הרשאות הגישה לאירוע נקבעות לפי רשימות ACL של היומן. למשתתפים שונים באותו אירוע יכולות להיות רשימות ACL ושיתוף שונים. אם משתמש עם יומן private שולח הזמנה לאירוע עם רמת חשיפה default למשתמש אחר עם יומן גלוי לכולם, האירוע יהיה גלוי במלואו ביומן של המשתמש הזה. |
public |
פרטי האירוע הזה גלויים לכל מי שיש לו גישה ליומן ברמה freeBusyReader לפחות. |
private |
פרטי האירוע הזה גלויים רק למשתמשים שיש להם לפחות הרשאת writer ביומן. |