कैलेंडर और इवेंट का डेटा दूसरों के साथ शेयर करने के दो तरीके हैं.
सबसे पहले, किसी खास लेवल का ऐक्सेस देकर, पूरे कैलेंडर को शेयर किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, टीम कैलेंडर बनाया जा सकता है. इसके बाद, ये काम किए जा सकते हैं:
- अपनी टीम के सभी सदस्यों को कैलेंडर में इवेंट जोड़ने और उनमें बदलाव करने का ऐक्सेस देना
- अपने बॉस को अपने कैलेंडर पर मौजूद इवेंट देखने का ऐक्सेस देना
- अपने ग्राहकों को यह अधिकार दें कि वे सिर्फ़ यह देख सकें कि आप कब फ़ुरसत में हैं और कब व्यस्त हैं. हालांकि, इवेंट की जानकारी नहीं देख सकें
शेयर किए गए कैलेंडर में, अलग-अलग इवेंट के ऐक्सेस में भी बदलाव किया जा सकता है.
इसके अलावा, आपके पास अन्य लोगों को अपने कैलेंडर पर मौजूद अलग-अलग इवेंट का न्योता भेजने का विकल्प भी होता है. किसी व्यक्ति को इवेंट में शामिल होने का न्योता देने पर, उस इवेंट की कॉपी उसके कैलेंडर पर सेव हो जाती है. इसके बाद, न्योता पाने वाला व्यक्ति न्योता स्वीकार या अस्वीकार कर सकता है. साथ ही, इवेंट की अपनी कॉपी में कुछ बदलाव भी कर सकता है. उदाहरण के लिए, अपने कैलेंडर में इवेंट का रंग बदलना और रिमाइंडर जोड़ना. उपयोगकर्ताओं को किसी इवेंट में न्योता भेजने के बारे में ज़्यादा जानें.
कैलेंडर शेयर करना
कैलेंडर के मालिक, दूसरे उपयोगकर्ताओं को ऐक्सेस देकर कैलेंडर शेयर कर सकते हैं. किसी कैलेंडर की शेयर करने की सेटिंग, उस कैलेंडर के एसीएल कलेक्शन (ऐक्सेस कंट्रोल लिस्ट) से दिखती हैं. ACL कलेक्शन में मौजूद हर संसाधन, किसी खास ग्राहक को ऐक्सेस की एक खास भूमिका देता है. यह भूमिका, यहां दी गई टेबल में दी गई भूमिकाओं में से एक होती है:
| भूमिका | भूमिका से मिलने वाला ऐक्सेस लेवल |
|---|---|
none |
कोई ऐक्सेस नहीं देता. |
freeBusyReader |
इससे, अनुमति पाने वाले व्यक्ति को यह देखने की अनुमति मिलती है कि किसी तय समय पर कैलेंडर खाली है या व्यस्त. हालांकि, इवेंट की जानकारी का ऐक्सेस नहीं मिलता. freeBusy.query ऑपरेशन का इस्तेमाल करके, खाली/व्यस्त होने की जानकारी हासिल की जा सकती है. |
reader |
इससे, अनुमति पाने वाले व्यक्ति को कैलेंडर पर मौजूद इवेंट पढ़ने की अनुमति मिलती है. |
writer |
इससे, ऐक्सेस पाने वाले व्यक्ति को कैलेंडर पर इवेंट पढ़ने और उनमें बदलाव करने की अनुमति मिलती है. |
owner |
कैलेंडर का मालिकाना हक देता है. इस भूमिका के पास, लेखक की भूमिका के साथ-साथ, एसीएल देखने और उनमें बदलाव करने की अनुमतियां भी होती हैं. |
अनुदान पाने वाले ये लोग हो सकते हैं:
- कोई अन्य उपयोगकर्ता
- उपयोगकर्ता ग्रुप
- एक डोमेन
- सार्वजनिक (सभी को ऐक्सेस दिया जाता है).
डिफ़ॉल्ट रूप से, हर उपयोगकर्ता के पास अपने मुख्य कैलेंडर का मालिक ऐक्सेस होता है. इस ऐक्सेस को छोड़ा नहीं जा सकता. हर कैलेंडर में ज़्यादा से ज़्यादा 6,000 एसीएल जोड़े जा सकते हैं.
Google Workspace उपयोगकर्ताओं के लिए, डोमेन सेटिंग भी होती हैं. इनसे, ऐक्सेस की अनुमति की ज़्यादा से ज़्यादा सीमा पर पाबंदी लगाई जा सकती है. उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके डोमेन में ऐसी सेटिंग है जो सिर्फ़ कैलेंडर में 'खाली है' या 'व्यस्त है' के तौर पर शेड्यूल की गई समयावधि शेयर करने की अनुमति देती है. इस मामले में, अगर आपने लेखक के ऐक्सेस को सार्वजनिक किया है, तो भी डोमेन से बाहर के उपयोगकर्ताओं को सिर्फ़ 'खाली है' या 'व्यस्त है' वाली जानकारी दिखेगी.
इवेंट दिखने की सेटिंग
कैलेंडर शेयर होने के बाद, इवेंट की 'किसको दिखे' प्रॉपर्टी बदलकर, उस कैलेंडर पर अलग-अलग इवेंट के ऐक्सेस में बदलाव किया जा सकता है. शेयर नहीं किए गए कैलेंडर के लिए, इस प्रॉपर्टी का कोई मतलब नहीं है. इस टेबल में, दिखने की सेटिंग की संभावित वैल्यू दी गई हैं:
| किसको दिखे | मतलब |
|---|---|
default |
इवेंट किसको दिखेगा, यह कैलेंडर के एसीएल से तय होता है. |
public |
इस इवेंट की जानकारी उन सभी लोगों को दिखती है जिनके पास कैलेंडर का कम से कम freeBusyReader ऐक्सेस है. |
private |
इस इवेंट की जानकारी सिर्फ़ उन उपयोगकर्ताओं को दिखती है जिनके पास कैलेंडर का कम से कम writer ऐक्सेस है. |