Mayo de 2017
El encuentro de Angular Oslo ayuda a los desarrolladores front-end web noruegos de aplicaciones web y para dispositivos móviles a compartir conocimientos, experiencia y prácticas recomendadas sobre el uso de Angular. Maxim Salnikov y sus compañeros organizadores decidieron subir de nivel y reunir a toda la comunidad nórdica para ngVikings, la primera conferencia Angular en los países nórdicos que atrajo a más de 300 desarrolladores. Nos contó al respecto y compartió muchas sugerencias para los organizadores que están pensando en crear un evento similar.
Maxim, ¿cómo te involucraste en la comunidad de Angular en Oslo?
Asistí a una reunión local en Oslo en 2014 y comencé a ayudar a organizarlas. Tenemos alrededor de 1,000 miembros en nuestra comunidad y quiero involucrar a más desarrolladores como asistentes y oradores, además de ampliar nuestro equipo de organizadores. Más tarde, decidí unirme al programa de GDE y organizamos en conjunto algunos eventos más grandes, como Mobile Era (la conferencia móvil más grande en los países nórdicos), pero realmente quería hacer algo en serio acerca de Angular en mi región.
¿Por qué participas en la comunidad en torno a Angular?
La comunidad de Angular está muy bien organizada y es solidaria. Por ejemplo, alrededor de 100 organizadores de reuniones de Angular de todo el mundo se reúnen regularmente en Slack y en las conferencias de Angular para compartir inspiración y prácticas recomendadas, y así forma una ngCommunity. Nuestro conocimiento sobre cómo organizar reuniones e involucrar a los miembros crece, y todos nos beneficiamos. Es muy divertido y me da mucha alegría ser parte de todo esto.
¿Cómo surgió la idea de organizar una conferencia de Angular en los países nórdicos?
Algunos otros organizadores de Escandinavia y yo nos conocimos en AngularCamp en 2016 y nos inspiramos en este evento impulsado por la comunidad para organizar nuestra propia conferencia. Queríamos organizar un evento regional, por lo que elegimos el nombre "ngVikings". Actualmente somos un equipo central de organizadores de cuatro países: Noruega, Dinamarca, Finlandia y Suecia.
¿Cómo trabajaron todos juntos y cuánto tiempo tardaron en tener todo listo?
Trabajamos principalmente de forma remota (con reuniones semanales de los domingos por la noche), lo que hizo que nuestro trabajo fuera lo más informal posible. Yo era el facilitador de la reunión (un “MC”, como me gusta decirlo), y era el único que tenía algo de experiencia real en la organización de conferencias. No conocí a algunos de los miembros del equipo hasta la conferencia real. Nos tomó cerca de seis meses preparar todo, desde la idea original hasta la ejecución. Los últimos tres meses antes de la conferencia fueron bastante intensos. El equipo trabajó tan bien que hasta nos hicimos amigos, y algunas personas incluso extrañan nuestros encuentros regulares de los domingos.
¿Cuántas personas organizaron el evento?
Es difícil diferenciar quién es un organizador y quién es un colaborador, y también fue cambiando a medida que avanzábamos. Pero digamos que éramos 11 personas en el equipo central y muchas otras nos apoyaban, incluidos unos 15 voluntarios el día del evento.
Bríndanos más información sobre el evento. ¿Cómo se estructuró?
Eligemos el formato de conferencia el primer día y los talleres el segundo. Los talleres se llevaron a cabo en paralelo y abarcamos siete temas diferentes. Tuvimos tantas propuestas de artículos que decidimos incluir en dos pistas en lugar del enfoque inicial minimalista de una pista, para tener la capacidad de incluir más de 30 oradores seleccionados.
Seleccionar un buen lugar conforma gran parte del éxito general de un evento. También puede ser una opción costosa. ¿Cómo estuvo en tu caso?
Los miembros de nuestro equipo danés tenían muy buena conexión con la IT University of Copenhagen. Gracias a la contribución de la universidad a la comunidad de desarrolladores, pudimos obtener el espacio sin costo. Estábamos muy felices. Es un edificio moderno por dentro y por fuera, equipado con tecnología de primer nivel y una buena conexión a Internet. Usamos dos auditorios grandes para presentaciones y aulas más pequeñas para los talleres. Algunos estudiantes voluntarios nos ayudaron con la producción del evento.
¿Cuántas personas asistieron al evento?
Más de 300 personas. Estábamos agotados, lo que fue una linda sorpresa. La conferencia fue un evento de fin de semana, y creo que fue una buena decisión. El lugar era más flexible con menos restricciones de espacio (ya que no había charlas) y también era más fácil para las personas que viajaban de ida y vuelta al trabajo.
¿Qué herramientas y canales usaste para la promoción?
La comunidad de Angular es muy activa y está bien conectada, por lo que usamos principalmente la promoción impulsada por la comunidad. Les pedí a mis compañeros GDE que invitaran a sus contactos y todos los miembros del equipo también utilizaron sus redes. Además de eso, experimentamos con algunos anuncios pagados de Facebook, pero esta herramienta no resultó ser una buena herramienta para nosotros. Para las actualizaciones frecuentes, usamos Twitter. También estoy analizando cómo abordar la estrategia de promoción de tu evento en esta entrevista.
Incluso cuando planificas un evento de bajo costo, siempre existen costos directos inevitables. ¿Cómo incluiste el presupuesto para esto y cómo interactuaste con los patrocinadores?
Había una persona dedicada a las finanzas, y todo el equipo estaba buscando patrocinadores. Como se dice, queríamos que fuera muy económico. Teníamos una regla: no aceptábamos charlas pagas que serían solo una presentación de ventas. Teníamos un comité de selección para los trabajos enviados. Capacitamos a los oradores para que impartan charlas técnicas. De todos modos, todo el mundo asocia al orador con la empresa y funciona mucho mejor como ascenso.
Los patrocinadores nos apoyaron de otras formas. Obtuvimos colaboradores de licencia y presentamos la opción de que sus empleadores cubrieran los gastos de viaje de nuestros oradores, lo que fue de gran ayuda. Gracias a este enfoque, pudimos invitar entre 6 y 7 oradores de GDE. Nos contactaron empresas que se enteraron del evento y querían apoyarnos.
Se invirtió una gran suma de dinero en catering, costos de viaje, banners, rollups y productos promocionales (camisas para todos y tazas con forma de cuerno para los oradores :)
¿Hubo algo que te sorprendiera en el proceso de preparación de la conferencia? ya sea de manera positiva o negativa.
Hubo muchos momentos de asombro (risas). Pensamos que en algún momento perdimos el lugar, ya que nuestro acuerdo inicial era solo verbal y ya habíamos comenzado a planificar todo. Pero funcionó.
La organización de todos los viajes fue un problema importante. Un orador no obtuvo su visa (recomiendo planificar este proceso con anticipación) y tuviste que invitar a un orador alternativo.
Por supuesto, durante el evento, algunos micrófonos no funcionaron y algo no estaba listo a tiempo. Pero trabajamos como equipo y al final dijimos: "¡Bien, lo logramos!".
Por lo tanto, la conferencia ngVikings fue un éxito. ¿Planeas continuar?
Sí. También somos bastante conscientes de lo que debemos mejorar. Recopilamos los comentarios de los participantes y obtuvimos una gran cantidad de información, mayormente organizativa, ya que el contenido técnico era bien recibido. Cosas como cómo organizar las pausas para comidas para evitar hacer filas, etc.
En el futuro, queremos organizar la conferencia en otro país nórdico y, finalmente, nos decidimos por Finlandia para ngVikings 2018. También estamos trabajando en la recopilación de prácticas recomendadas para administrar una comunidad y compartirla con organizadores que están comenzando un nuevo capítulo o están lidiando con problemas de crecimiento. Los problemas tienden a repetirse, y todos podemos aprender unos de otros. Invito a cualquier persona que esté interesada en comunicarse con nosotros para que nos envíe un tweet. También puedes usar mi identificador personal.