סקירה כללית על Drive Labels API

תוויות הן מטא-נתונים שאתם מגדירים כדי לעזור למשתמשים לארגן, למצוא ולהחיל מדיניות על קבצים ב-Google Drive. Drive Labels API הוא API ל-RESTful שתומך בתהליכים עסקיים על ידי צירוף מטא-נתונים לקבצים ב-Drive. השימושים הנפוצים של ה-API הזה הם:

  • סיווג התוכן בהתאם לאסטרטגיה של משילות מידע – יוצרים תווית לזיהוי תוכן רגיש או נתונים שדורשים טיפול מיוחד. לדוגמה, אפשר ליצור תווית עם תגים (תווית עם ערכי אפשרות בקידוד לפי צבעים) בשם 'רגישות' עם הערכים 'סודי ביותר', 'סודי' ו'ציבורי'.

  • החלת מדיניות על פריטים ב-Drive – אפשר ליצור תוויות כדי לנהל תוכן ב-Drive לכל אורך מחזור החיים שלו, ולוודא שהוא תואם לנוהלי שמירת הרשומות של הארגון. לדוגמה, אפשר להשתמש בתוויות כדי לנהל מדיניות אובדן נתונים (DLP), שלפיה לא ניתן להוריד למחשב קבצים עם התווית 'רגישות' שמוגדרת כ'סודי ביותר'.

  • איסוף ואיתור קבצים – אפשר ליצור תוויות כדי לאפשר לאנשים בארגון למצוא פריטים לפי התוויות והשדות שלהם, כדי שיהיה קל יותר לחפש את תוכן החברה. לדוגמה, מישהו בארגון יכול להשתמש באפשרויות החיפוש ב-Drive כדי למצוא את כל החוזים שממתינים לחתימה עד תאריך מסוים.

בטבלה הבאה ריכזנו רשימה של מונחים נפוצים שמופיעים ב-Drive Labels API:

תווית

מטא-נתונים מובנים המוצבים בקובץ ב-Drive. משתמשי Drive יכולים להקצות תוויות ולהגדיר ערכים לשדות של תוויות לקבצים. התוויות מורכבות מ:

שם התווית
שם המשאב של התווית. label ID הוא חלק משם התווית. בהתאם לבקשה, השם מופיע בפורמט הבא: labels/{id} או labels/{id}@{revisionId}. למידע נוסף, ראו תיקון של תוויות בהמשך.
מזהה תווית
מזהה ייחודי גלובלי של התווית. המזהה הוא חלק משם התווית, אבל בניגוד לשם הוא עקבי בין גרסאות קודמות.

יש 2 סגנונות של תוויות:

תווית עם תיוג

תווית עם שדה מסוג SelectionOptions שמכיל choices, שאפשר לקודד לפי צבעים כדי לציין את החשיבות. כדי לעשות את זה, מגדירים את badgeConfig באמצעות ה-Properties של Choice.

ב-Drive מוצג הצבע של האפשרות שנבחרה לכל קובץ, כדי שהמשתמשים יבינו בבירור את הסטטוס, הסיווג וכן הלאה של הקובץ. לדוגמה, האפשרות 'הסוד העליון' של התווית עם התג 'רגישות' עשויה להופיע באדום. ניתן להוסיף רק תווית אחת עם תיוג בכל פעם.

תווית רגילה

תווית שמכילה אפס סוגי שדות או יותר. לתווית רגילה יכולה להיות כותרת תווית כמו Project Moonshot, ולציין את כל הקבצים שקשורים לפרויקט. לתווית רגילה יכולים להיות גם כמה שדות מובְנים. לדוגמה, תווית עם הכותרת 'חוזה' עשויה להכיל את השדות של 'חברה', 'תאריך יעד', 'סטטוס' ו'חותמים'. כל שדה הוא מסוג מסוים (טקסט, תאריך, בחירה או משתמש).

תרשים תוויות עם תיוג.
איור 1. תווית עם תיוג
תרשים תווית רגילה.
איור 2. תווית רגילה
שדה

רכיב ספציפי של תווית שהוקלד וניתן להגדיר אותה. תווית יכולה לכלול אפס שדות או יותר.

סוג השדה
סוג הנתונים של הערך שמשויך לשדה. אפשר להגדיר אותם בתור טקסט, מספר שלם, תאריך, משתמש או בחירה. אם מגדירים את השדה באמצעות ListOptions, אפשר להגדיר מספר ערכים עבור המשתמש ושדות הבחירה. הסוג שנבחר משפיע גם על הערכים החוקיים שרלוונטיים לפריטים ב-Drive וגם על האפשרויות של שאילתות החיפוש הזמינות.
אפשרות

אחת מתוך כמה אפשרויות שהמשתמש יכול לבחור מתוך השדה SelectionOptions.

סוג תווית

כל התוויות כוללות LabelType. יש 2 סוגים של תוויות:

ניהול

כדי ליצור ולערוך תוויות בבעלות האדמין, צריכה להיות לכם הרשאת אדמין בחשבון עם הרשאת ניהול תוויות.

אדמינים יכולים לשתף תוויות אדמין עם כל משתמש כדי לתת לו את היכולת להציג פריטים ב-Drive ולהחיל אותן. כדי לשנות או לקרוא ערכים של תוויות בפריטים ב-Drive צריך את ההרשאות הבאות:

  • שינוי – כדי שמשתמש יוכל לשנות את המטא-נתונים של פריט ב-Drive שקשורים לתווית נתונה, למשתמש צריכות להיות רמות ההרשאה המתאימות:

    • פריט ב-Drive: EDITOR
    • תווית: APPLIER

  • קריאה – כדי שמשתמש יוכל לקרוא או לחפש את המטא-נתונים של הפריט ב-Drive שקשורים לתווית מסוימת, למשתמש צריכות להיות רמות ההרשאה המתאימות:

    • פריט ב-Drive: READER
    • תווית: READER
משותפים

משתמשים שאין להם הרשאת אדמין יכולים ליצור תוויות משותפות שאחרים יכולים להחיל על פריטים ב-Drive. צוותים יכולים ליצור ולארגן תוויות משלהם לשימוש בתוך הצוות, בלי צורך באדמין.

טקסונומיה של תוויות

שדות התוויות המוגדרים כרגע שזמינים למשתמשים באפליקציה לקובצי Drive. היא נקראת גם סכימת התוויות.

דוגמאות לטקסונומיות של תוויות:

  • רגישות – אדום, כתום, צהוב, ירוק
  • סטטוס – לא התחיל, טיוטה, בבדיקה, סופית
  • סוג התוכן – חוזה, מסמך עיצוב, הדמיה
  • מחלקה – שיווק, פיננסים, משאבי אנוש, מכירות
מחזור חיים של תווית

תוויות עוברות מחזור חיים שבו הן נוצרות, מתפרסמות, מעודכנות וכו'. ככל שתווית מסוימת עוברת את מחזור החיים, התיקון של התווית גדל. מידע נוסף מופיע במאמר מחזור חיים של תוויות.

תיקון תווית

מופע של התווית. בכל פעם שהתווית נוצרת, מתעדכנת, מתפרסמת או הוצאה משימוש, העדכון של התווית עולה בהדרגה.

טיוטה של גרסה קודמת
מספר הגרסה הקודמת של מופע הטיוטה הנוכחית של התווית. אפשר לבצע מספר עדכונים בתווית מסוימת, וכך להגדיל את מספר הגרסה הקודמת של הטיוטה, בלי להשפיע על הגרסה הקודמת שפורסמה. האפשרות להשתמש בתוויות עם טיוטה מאפשרת לבדוק עדכונים של תוויות לפני הפרסום.
גרסה שפורסמה
מספר הגרסה הקודמת של הגרסה שפורסמה של תווית. התווית שפורסמה היא מופע של התווית שזמינה כרגע למשתמשים.