Panoramica dell'API Drive Labels

Le etichette sono metadati che definisci per aiutare gli utenti a organizzare, trovare e applicare criteri ai file su Google Drive. L'API Drive Label è un'API RESTful che supporta i processi aziendali allegando metadati ai file di Drive. Gli utilizzi comuni di questa API sono:

  • Classificazione dei contenuti per seguire una strategia di governance delle informazioni: crea un'etichetta per identificare contenuti o dati sensibili che richiedono una gestione speciale. Ad esempio, potresti creare un'etichetta con badge (un'etichetta con valori di opzione codificati per colore) dal titolo "Sensibilità" con i valori "Top Secret", "Riservato" e "Pubblico".

  • Applica i criteri agli elementi di Drive: crea etichette per gestire i contenuti di Drive durante l'intero ciclo di vita e assicurati che siano conformi alle prassi di conservazione dei registri della tua organizzazione. Ad esempio, utilizza le etichette per gestire un criterio di perdita di dati (DLP) in base al quale i file con l'etichetta"Sensibilità " impostata su"Top Secret" non possono essere scaricati sul computer.

  • Seleziona e trova i file: crea etichette per aumentare la ricercabilità dei contenuti della tua azienda consentendo agli utenti della tua organizzazione di trovare gli elementi in base alle etichette e ai relativi campi. Ad esempio, un utente della tua organizzazione potrebbe utilizzare le opzioni di ricerca di Drive per trovare tutti i contratti in attesa di firma entro una data specifica.

Di seguito è riportato un elenco dei termini comuni utilizzati nell'API Drive Etichette:

Etichetta

Metadati strutturati posizionati in un file di Drive. Gli utenti di Drive possono assegnare etichette e impostare valori dei campi delle etichette per i file. Le etichette sono composte da:

Nome etichetta
Il nome della risorsa dell'etichetta. L'ID etichetta fa parte del nome dell'etichetta. A seconda della richiesta, il nome può avere il seguente formato: labels/{id} o labels/{id}@{revisionId}. Per maggiori informazioni, consulta la sezione Revisione delle etichette di seguito.
ID etichetta
Un identificatore univoco globale per l'etichetta. L'ID costituisce parte del nome dell'etichetta, ma, a differenza del nome, è coerente tra una revisione e l'altra.

Esistono due stili di etichette:

Etichetta con badge

Un'etichetta con un tipo di campo SelectionOptions contenente opzioni che possono essere codificate per colore per indicare l'importanza. Per farlo, occorre impostare badgeConfig tramite Properties di Choice.

Drive mostra il colore dell'opzione scelta per ogni file, in modo che gli utenti comprendano chiaramente lo stato, la classificazione e così via del file. Ad esempio, l'opzione "Top Secret" per l'etichetta con badge "Sensibilità" potrebbe essere visualizzata in rosso. Puoi avere una sola etichetta con badge alla volta.

Etichetta standard

Un'etichetta contenente zero o più tipi di campo. Un'etichetta standard potrebbe avere un titolo di etichetta, ad esempio "Project Moonshot", e indicare tutti i file relativi al progetto. Un'etichetta standard può anche avere vari campi strutturati. Ad esempio, un'etichetta con il titolo "Contratto" potrebbe contenere i campi "Azienda", "Data di scadenza", "Stato" e "Firmatari". Ogni campo è di un tipo specifico (testo, data, selezione o utente).

Diagramma delle etichette con un badge.
Figura 1. Etichetta con badge
Diagramma delle etichette standard.
Figura 2. Etichetta standard
Campo

Un singolo componente digitato e impostabile di un'etichetta. A un'etichetta possono essere associati zero o più campi.

Tipo di campo
Il tipo di dati del valore associato al campo. Configurabile come testo, numero intero, data, utente o selezione. Se configuri il campo con ListOptions, puoi impostare i campi utente e di selezione con più valori. Il tipo scelto influisce sia sui valori validi applicabili agli elementi di Drive sia sulle opzioni di query di ricerca disponibili.
Scelta

Una delle varie opzioni che un utente può scegliere all'interno di un campo SelectionOptions.

Tipo di etichetta

Tutte le etichette includono un LabelType. Esistono due tipi di etichette:

Amministratore

Per creare e modificare le etichette di proprietà dell'amministratore, devi essere un amministratore dell'account con il privilegio Gestisci etichette.

Gli amministratori possono condividere le etichette dell'amministratore con qualsiasi utente per concedergli la possibilità di visualizzarle e applicarle agli elementi di Drive. La modifica o la lettura dei valori delle etichette negli elementi di Drive richiede le seguenti autorizzazioni:

  • Modifica: un utente può modificare i metadati degli elementi di Drive relativi a una data etichetta, deve disporre dei livelli di autorizzazione appropriati:

    • Elemento di Drive: EDITOR
    • Etichetta: APPLIER

  • Lettura: affinché un utente possa leggere o cercare i metadati degli elementi di Drive relativi a una determinata etichetta, l'utente deve disporre dei livelli di autorizzazione appropriati:

    • Elemento di Drive: READER
    • Etichetta: READER
Condiviso

Gli utenti non amministratori possono creare etichette condivise che altri possono applicare a elementi di Drive. I team possono creare e organizzare le etichette da utilizzare all'interno del team senza bisogno di un amministratore.

Tassonomia delle etichette

I campi delle etichette attualmente configurati disponibili per gli utenti per l'applicazione nei file di Drive. Chiamato anche schema delle etichette.

Esempi di tassonomie di etichette:

  • Sensibilità: rosso, arancione, giallo, verde
  • Stato: non iniziato, bozza, in revisione, finale
  • Tipo di contenuti: contratto, documento di design, simulazione
  • Dipartimento – Marketing, Finanza, Risorse Umane, Vendite
Ciclo di vita delle etichette

Le etichette attraversano un ciclo di vita in cui vengono create, pubblicate, aggiornate e così via. Man mano che un'etichetta supera il ciclo di vita, la sua revisione viene incrementata. Per saperne di più, consulta Ciclo di vita delle etichette.

Revisione delle etichette

Un'istanza dell'etichetta. Ogni volta che un'etichetta viene creata, aggiornata, pubblicata o deprecata, la revisione dell'etichetta aumenta.

Revisione della bozza
Il numero di revisione dell'istanza bozza attuale dell'etichetta. Puoi apportare diversi aggiornamenti a un'etichetta, ognuno con un aumento del numero di revisione della bozza, senza influire sulla revisione pubblicata. La possibilità di avere le etichette in versione bozza consente di testare gli aggiornamenti delle etichette prima della pubblicazione.
Revisione pubblicata
Il numero di revisione della versione pubblicata di un'etichetta. L'etichetta pubblicata è l'istanza dell'etichetta attualmente disponibile per gli utenti.