راهنمای مدیر سازمان

فاز فعلی:
نهایی شدن پروژه جدول زمانی را ببینید.

این راهنما برای مدیران سازمانی در نظر گرفته شده است که برای برنامه Season of Docs Google درخواست می دهند یا در آن شرکت می کنند.

آیا سازمان شما باید در برنامه فصل Google Docs شرکت کند؟

از این سوالات برای کمک به درک اینکه آیا پروژه یا سازمان منبع باز شما باید در فصل Google Docs شرکت کند یا خیر، استفاده کنید.

آیا سازمان یا پروژه شما:

  • آیا باور دارید که اسناد جدید یا به روز شده می تواند به دستیابی به یک هدف یا حل مشکل در پروژه یا جامعه شما کمک کند؟
  • آیا درک اولیه یا فرضیه ای برای اندازه گیری موفقیت پروژه مستندسازی خود دارید؟
  • آیا اعضای جامعه مایل به کمک به استخدام، ارزیابی و حضور یک نویسنده فنی هستند، و چه کسی برای پاسخ به سؤالات و ارائه سایر پشتیبانی ها در طول پروژه (6 تا 8 ماه، از جمله دوره درخواست) در دسترس است؟
  • آیا عضوی از جامعه مایل به خدمت به عنوان مدیر سازمان و هماهنگی ایجاد برنامه، پاسخ به سؤالات مدیران برنامه، و ارسال ارزیابی های ماهانه و ارزیابی نهایی و مطالعه موردی است؟ مدیر سازمان همچنین باید مایل به پاسخگویی به نظرسنجی های بعدی پس از اتمام برنامه فصل Google Docs باشد.

سازمان شما همچنین باید شرایط واجد شرایط بودن برنامه را برآورده کند، از جمله توانایی ایجاد یک حساب جمعی باز.

فرآیند درخواست سازمان

فرآیند درخواست سازمان دارای دو مرحله است: مرحله اکتشاف و مرحله درخواست.

مرحله اکتشاف

اگرچه برنامه‌های Google Season of Docs در 22 فوریه 2024 باز می‌شود، ما قویاً به سازمان‌ها پیشنهاد می‌کنیم قبل از ارسال درخواست خود برای تکمیل مراحل مرحله کاوش وقت بگذارند.

  • یک صفحه پیشنهاد پروژه ایجاد کنید. صفحه پیشنهاد شامل فهرستی از نیازها، اهداف یا مشکلات کلیدی، راه حل های مستندسازی احتمالی و معیارهای ممکن است. این صفحه باید عمومی باشد و اجازه مشارکت و بحث در جامعه را بدهد. شامل اطلاعاتی برای نویسندگان فنی که مایل به شرکت هستند- کجا باید سوال بپرسند، ابراز علاقه کنند یا بروند درباره پروژه شما بیشتر بیاموزند؟ پیشنهاد می کنیم یک آدرس ایمیل برای تماس با سازمان منبع باز خود درباره فصل اسناد Google اضافه کنید. با این حال، ما اکیداً توصیه نمی کنیم از آدرس ایمیل شخصی به عنوان آدرس ایمیل برای تماس با سازمان منبع باز خود استفاده نکنید. (برای نمونه به لیست ایده های پروژه مراجعه کنید.)
  • صفحه پیشنهادی خود را در کانال های انجمن خود عمومی کنید و سازمان خود را به لیست سازمان های علاقه مند در مخزن Google Season of Docs GitHub اضافه کنید. همچنین ممکن است بخواهید پیوند خود را در کانال #season-of-docs در Write The Docs Slack به اشتراک بگذارید. صفحه تبلیغات و مطبوعات شامل لوگوها و سایر مطالبی است که می توانید هنگام صحبت در مورد فصل اسناد Google از آنها استفاده کنید.
  • برای هر ایده مستندسازی، در نظر بگیرید که یک نویسنده فنی برای کار موفقیت آمیز با جامعه و سازمان شما به چه تجربه و شرایطی نیاز دارد. جامعه شما می تواند به توسعه چه مهارت هایی به یک نویسنده فنی کمک کند (به عنوان مثال، استفاده از GitHub یا زنجیره ابزار اسناد شما)؟ ( راهنمای کار با نویسندگان فنی را ببینید.
  • از داوطلبانی بخواهید که به سوالات نویسندگان فنی علاقه مند پاسخ دهند.
  • شروع به بررسی اظهارات ارسال شده علاقه مند از نویسندگان فنی علاقه مند به کار با پروژه خود کنید.

مرحله کاربرد

  • امیدوار کننده ترین ایده را از صفحه پیشنهاد خود انتخاب کنید. هر سازمان فقط می تواند یک پیشنهاد ارائه کند. برخی موارد را باید در نظر گرفت:
    • کدام ایده بیشتر مورد توجه نویسندگان فنی قرار گرفته است؟
    • کدام ایده به حل بزرگترین مشکل پروژه شما کمک می کند؟ بهتر است ایده ای پرمخاطره را انتخاب کنید که تأثیر بیشتری داشته باشد تا ایده ای برای یک پروژه مستندسازی که احتمال تکمیل آن بیشتر است اما تفاوت قابل توجهی در پروژه شما ایجاد نمی کند.
    • آیا این ایده نیاز به مشارکت اعضای خاصی از جامعه شما دارد؟ آیا آنها زمان برای شرکت دارند؟

  • پیشنهاد خود را با استفاده از الگوی پیشنهاد ایجاد کنید. مطمئن شوید که متوجه شده اید و شامل موارد زیر می شوید:

    • مشکلی که می خواهید به آن بپردازید
    • دامنه اسنادی که می خواهید بهبود یا ایجاد کنید
    • چگونه موفقیت اسناد خود را اندازه گیری می کنید

    پیشنهاد شما باید شامل بودجه نیز باشد. پیشنهادهای ناقص قابل بررسی نیستند.

  • فرم درخواست را تا آخرین مهلت درخواست 2 آوریل 2024 ساعت 18:00 UTC ارسال کنید. پیشنهادات پذیرفته شده در تاریخ 10 آوریل 2024 اعلام خواهد شد.

توسعه و گزارش پروژه

مدیران سازمان باید مسئولیت های خود را در طول هر یک از مراحل برنامه درک کنند.

شروع پروژه

  • اگر سازمان شما قبلاً یک نویسنده یا نویسندگان فنی را برای پروژه شما انتخاب کرده است، یک جلسه ابتدایی با نویسنده فنی خود داشته باشید. شما باید با نویسنده فنی خود برای ایجاد یک برنامه زمان بندی برای کار و بررسی های منظم همکاری کنید.
  • اگر چندین بیانیه علاقه مندی از نویسندگان فنی علاقه مند دریافت کردید، انتخاب نویسنده فنی خود را اعلام عمومی کنید یا در غیر این صورت به متقاضیان تصمیم خود را اطلاع دهید.

پرداخت های بلاعوض

  • Google Season of Docs از تاریخ 11 ژوئن 2024، پس از استخدام یک نویسنده فنی، 40٪ از وجوه کمک مالی را در حساب Open Collective هر سازمان واریز می کند. توصیه می کنیم سازمان ها یک برنامه پرداخت را با نویسندگان فنی بر اساس نقاط عطف پروژه ایجاد کنند. پرداخت در شروع پروژه
  • 60% باقیمانده از تاریخ 13 دسامبر 2024 به حساب‌های جمعی باز سازمان‌هایی که ارزیابی‌های نهایی و مطالعات موردی خود را تکمیل و ارسال می‌کنند، از تاریخ 13 دسامبر 2024 واریز می‌شود. تمام پروژه‌های موفق در تاریخ 13 دسامبر 2024 شروع به دریافت نهایی خواهند کرد.
  • برای اطلاعات بیشتر در مورد ایجاد یک حساب باز جمعی ، راهنمای پرداخت را ببینید.

گزارش وضعیت پروژه

  • مدیران سازمان باید گزارش وضعیت ماهانه را ظرف یک هفته پس از دریافت پیوند به فرم گزارش وضعیت پر کنند (لینک از طریق ایمیل ارسال می شود، بنابراین اگر آن را ندیده اید، پوشه هرزنامه خود را بررسی کنید).

ارزیابی نهایی پروژه و مطالعه موردی

سازمان‌ها باید ارزیابی نهایی پروژه و مطالعه موردی را قبل از 10 دسامبر 2024 در ساعت 18:00 UTC تکمیل و ارسال کنند تا وجوه کمک مالی باقی‌مانده را دریافت کنند.

ارزیابی نهایی

فرم های ارزیابی نهایی و مطالعه موردی حداقل یک ماه قبل از 10 دسامبر 2024 در ساعت 18:00 UTC در دسترس مدیران سازمان قرار خواهد گرفت.

مطالعه موردی

مطالعه موردی فصل Google Docs تحویلی کلیدی برای مشارکت سازمان شما در فصل Google Docs است. نگه داشتن گزارش هفتگی از به روز رسانی پروژه به شما کمک می کند تا مطالعه موردی خود را ایجاد کنید. برای هر هفته، پیشرفت پروژه (از جمله پیوندهایی برای درخواست‌ها، مسائل یا مکالمات، موارد مفید)، چیزهایی که یاد گرفتید و سؤالاتی که پرسیده شد را ثبت کنید.

ایجاد مطالعه موردی را برای اطلاعات بیشتر بخوانید و حتماً از الگوی مطالعه موردی ما برای ایجاد مطالعه موردی خود پیروی کنید. شما مطالعه موردی خود را به عنوان پیوند در فرم مطالعه موردی ارسال خواهید کرد.

مطالعه موردی شما در سایت Google Season of Docs منتشر خواهد شد، بنابراین هنگام اضافه کردن اطلاعات در مورد پروژه خود، این را در نظر داشته باشید.

بررسی های پیگیری

سازمان‌های پذیرفته‌شده باید حداقل در سه نظرسنجی بعدی شرکت کنند تا به ردیابی موفقیت پروژه‌های فصل اسناد Google در طول زمان کمک کنند. نظرسنجی‌های بعدی کلید درک ما از تأثیر فصل اسناد Google است.

فرم ها

فرم پیوند مهلت
برنامه سازمان

برنامه های سازمان اکنون بسته شده است. به لیست پستی اعلامیه در season-of-docs-announce بپیوندید تا در جریان قرار بگیرید.

 2 آوریل 2024 ساعت 18:00 UTC
اطلاعات پرداخت سازمان

مرحله اطلاعات پرداخت سازمان تکمیل شد. اگر نیاز به ایجاد تغییراتی در اطلاعات پرداخت سازمان خود دارید، لطفاً با سرپرستان Season of Docs تماس بگیرید.

 22 مه 2024 ساعت 18:00 UTC
اثبات استخدام نویسنده فنی

مرحله استخدام نویسنده فنی تکمیل شد.

 22 مه 2024 ساعت 18:00 UTC
ارزیابی های ماهانه

مرحله ارزیابی ماهانه بسته شد.

 جدول زمانی را ببینید
ارسال مطالعه موردی

فرم مطالعه موردی

 10 دسامبر 2024 ساعت 18:00 UTC
ارزیابی نهایی برنامه

فرم ارزیابی برنامه

 10 دسامبر 2024 ساعت 18:00 UTC
بررسی های پیگیری

فرم موجود در مرحله نظرسنجی های بعدی (1 مه 2025).

 جدول زمانی را ببینید