המדריך הזה נועד לעזור לארגונים להבין אילו בעיות אפשר לפתור באמצעות תיעוד טוב יותר, ואיך לבחור מדדים מתאימים לפרויקטים של תיעוד.
השלב הנוכחי:
פיתוח המסמכים. להסבר על ציר הזמן
תיאור הבעיה
לפני שתתחילו לבחור מדד, ודאו שאתם מבינים היטב את הבעיה שאתם מנסים לפתור. התשובה צריכה להיות ספציפית ככל שניתן.
- "המיזוג של בקשות משיכה למסמכי הקליטה שלנו נמשך יותר מדי זמן. השותפים מוותרים והולכים".
- "אנחנו רואים יותר מדי בעיות שנפתחו לקבלת עזרה בהבנת קודי שגיאה".
- "צינור עיבוד הנתונים של CI/CD לא יציב. יותר מדי בדיקות נכשלות מסיבות לא ברורות."
- "אנשים נראים זועפים בפגישות השבועיות שלנו".
גבש השערה
חפשו סיבה ותוצאה. מה יכולה להיות הבעיה שציינת? חשוב לזכור שלבעיות יכולות להיות כמה סיבות או חפיפה ביניהן.
- "תהליך המיזוג של בקשות משיכה למסמכים בתהליך הקליטה נמשך כל כך הרבה זמן כי אין לנו הנחיות ברורות לגבי הסגנון. הבודקים דוחים את ה-PR כי הם לא יודעים מה לעשות, או שהם פונים לתורמי התוכן בכל הנוגע לפורמט."
- "המשתמשים צריכים לפתוח בעיות כי הם לא מוצאים במסמכי התיעוד מידע על קודי שגיאה".
- "בדיקות ה-CI/CD שלנו נכשלות כי נתקלנו במגבלות ובזמן קצוב לתפוגה של תוכניות מהספק שלנו."
- "אנשים כועסים בפגישות השבועיות שלנו כי הפגישות הן בשעה 5:30 באזור הזמן שלהם".
הצעת פתרון
האם זו בעיה שניתן לפתור באמצעות תיעוד חדש או טוב יותר?
- "אם היה לנו מדריך סגנון, הנציגים היו יכולים לבדוק אותו לפני ששלחו את יחסי ה-PR שלהם. הבודקים ידעו מה לחפש. הבודקים והתורמים לא יצטרכו להתווכח על הפורמט, הטון והסגנון".
- "אם היו לנו תיעוד של קודי שגיאה, המשתמשים היו יכולים למצוא את התשובות שלהם במקום לפתוח בעיות".
- "הממ, לא נראה שתיעוד טוב יותר יפתור את בעיית ה-CI/CD שלנו".
- "אנחנו יכולים להתחיל כל פגישה בבדיחה מזדמנת! יצירת אוסף של בדיחות דסקית תעזור לנו להתחיל את הפגישות שלנו בחיוך".
יהיו ספציפיים
האם תוכלו לכמת את הבעיה?
- "מה באמת אומר 'נדרש זמן רב מדי למזג PR'? חודשיים? שבועיים? כמה זמן המשתתפים ימתינו לבדיקה לפני שיוותרו?"
- "כמה בעיות הקשורות לקוד שגיאה הן 'יותר מדי בעיות'?"
- "הממ... ... כמה זועף הוא 'מכוער מדי'?"
בדיקת יכולת המדידה
איך בודקים את המדד שהצעתם? האם אפשר למדוד אותו בקלות ובדיוק? האם המדידה תלויה באדם שמבצע את המדידה?
- "אנחנו יכולים למדוד בקלות כמה זמן הייתה בקשת משיכה וכמה זמן נשלחה בקשה לבדיקה. אנחנו לא יכולים למדוד בדיוק מתי תורם מוותר".
- "אנחנו יכולים לספור כמה בעיות מתויגות בתור 'error-code', או לבצע חיפוש בבעיות כדי לאתר טקסט של קוד שגיאה."
- "אנחנו לא יכולים למדוד את ה זועפות של אנשים בצורה טקטית או מדויקת".
הוספת מדד משני
האם יש מדדים אחרים שיעזרו לכם להבין אם התיעוד שלכם עוזר לפתור את הבעיה? האם מדד היעד זהה בכל המקרים?
- "הבדיקה של יח"צ ארוכים יותר נמשכת זמן רב יותר. אנחנו צריכים לקבוע ערכי סף שונים לגדלים שונים של יח"צ. אנחנו רוצים למדוד את הזמן כדי למזג אנשי יחסי ציבור קטנים, בינוניים, גדולים וענקיים."
- "אנחנו יכולים לבדוק כמה ביקורים מקבלים תיעוד קוד השגיאה שלנו, ולראות אם המספר הזה מתאים לפחות בעיות שנפתחו".
בחירת תקופת זמן
- "אנחנו חושבים ששבועיים זה זמן סביר כדי למזג יחסי ציבור קטנים ובינוניים, וצריך למזג את כל ה-PRs בתוך חודש. אז נמדוד כל שבועיים."
- "לא הגיוני לעדכן מדי יום את מספר הבעיות שקשורות לקוד שגיאה, כי הזמן האופייני שלנו לסגירת בעיה הוא שבוע. אנחנו נמדוד את זה מדי שבוע".
הגדרת יעדים
איזה שינוי צריך לראות במדד שבחרתם כדי לומר שהפרויקט הצליח? מומלץ להגדיר יעדים כמותיים למדדים שבחרתם.
- "אם נגיע ליעד שלנו לסגור כל יחסי ציבור חדשים תוך פחות מחודש, זה היה הצלחה. אם הזמן הממוצע שלנו לסגירת יחסי ציבור גדולים יורד בשבועיים, זו הצלחה אדירה".
- "במצב אידיאלי, לא נמצאו בעיות חדשות הקשורות לשגיאות. אבל נתייחס לפרויקט כמוצלח אם נבחין בירידה של 50% במספר הבעיות שקשורות לשגיאות."
מידע קשור
- לקבלת עזרה במשימות שקשורות לדוחות, כדאי לקרוא את המדריך לאדמין הארגוני.