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Limpiar datos en una hoja de cálculo

Nivel de programación: Intermedio
Duración: 20 minutos
Tipo de proyecto: Complemento para editores

Objetivos

Comprender qué hace la solución
Comprender qué hacen los servicios de Apps Script dentro de la solución
Configura la secuencia de comandos.
Ejecuta la secuencia de comandos.

Acerca de esta solución

Limpia los datos de la hoja de cálculo quitando automáticamente las filas y columnas vacías, recortando la hoja de cálculo hasta los bordes del rango de datos y completando los espacios en los datos.

Demostración de un complemento que aplica formato a una hoja de cálculo

Cómo funciona

La secuencia de comandos realiza las siguientes funciones:

Borrar filas en blanco: Dentro de un rango seleccionado, la secuencia de comandos identifica las filas vacías y las borra. Si las celdas de una fila contienen caracteres de espacio, la fila no se considera vacía.
Borrar columnas en blanco: Dentro de un rango seleccionado, la secuencia de comandos identifica las columnas vacías y las borra. Si las celdas de una columna contienen caracteres de espacio, la columna no se considera vacía.
Recortar hoja al rango de datos: La secuencia de comandos identifica dónde termina el rango de datos y borra las filas y columnas sobrantes.
Completar filas en blanco: La secuencia de comandos copia y pega el contenido de la celda activa seleccionada en las celdas vacías de las filas debajo de ella. La secuencia de comandos deja de pegar contenido cuando encuentra una fila que no está vacía o llega al final del rango de datos.

Servicios de Apps Script

En esta solución, se usa el siguiente servicio:

Servicio de hoja de cálculo: Obtiene la hoja activa y realiza todas las funciones de limpieza.

Requisitos previos

Para usar esta muestra, debes cumplir con los siguientes requisitos previos:

Una Cuenta de Google (es posible que las cuentas de Google Workspace requieran aprobación del administrador)
Un navegador web con acceso a Internet

Configura la secuencia de comandos

Haz clic en el siguiente botón para abrir el proyecto de Apps Script Clean sheet.
Abre el proyecto
Haz clic en Resumen .
En la página de descripción general, haz clic en Crear una copia .
En la parte superior del proyecto copiado, haz clic en Implementar > Implementaciones de prueba.
Junto a Seleccionar tipo, haz clic en Habilitar los tipos de implementación > Complemento de editor.
Haz clic en Crear una prueba nueva.
En Documento de prueba, haz clic en No se seleccionó ningún documento.
Elige una hoja de cálculo con datos que quieras limpiar y haz clic en Insertar. Para usar un documento de muestra, crea una copia de la hoja de cálculo Datos de limpieza de muestra.
Haz clic en Guardar prueba.
Para abrir la hoja de cálculo, selecciona el botón de selección junto a la prueba guardada y haz clic en Ejecutar.

Ejecuta la secuencia de comandos:

En la hoja de cálculo, selecciona el rango A1:F20.
Haz clic en Extensiones > Copia de hoja en blanco > Borrar filas en blanco.
Cuando se te solicite, haz clic en Continuar y autoriza la secuencia de comandos.
Vuelve a hacer clic en Extensiones > Copia de hoja en blanco > Borrar filas en blanco.
Haz clic en Extensiones > Copia de hoja en blanco > Borrar columnas en blanco.
Haz clic en Extensiones > Copia de hoja limpia > Recortar hoja al rango de datos.
Selecciona la celda C7.
Haz clic en Extensiones > Copia de hoja en blanco > Completar filas en blanco a continuación.

Revisa el código

Para revisar el código de Apps Script de esta solución, haz clic en Ver código fuente a continuación:

Ver el código fuente

Code.gs

solutions/editor-add-on/clean-sheet/Code.js

Ver en GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/add-ons/clean-sheet

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Application Constants
const APP_TITLE = 'Clean sheet';

/**
 * Identifies and deletes empty rows in selected range of active sheet.
 * 
 * Cells that contain space characters are treated as non-empty.
 * The entire row, including the cells outside of the selected range,
 * must be empty to be deleted.
 *  
 * Called from menu option.
 */
function deleteEmptyRows() {

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  // Gets active selection and dimensions.
  let activeRange = sheet.getActiveRange();
  const rowCount = activeRange.getHeight();
  const firstActiveRow = activeRange.getRow();
  const columnCount = sheet.getMaxColumns();

  // Tests that the selection is a valid range.
  if (rowCount < 1) {
    showMessage('Select a valid range.');
    return;
  }
  // Tests active range isn't too large to process. Enforces limit set to 10k.
  if (rowCount > 10000) {
    showMessage("Selected range too large. Select up to 10,000 rows at one time.");
    return;
  }

  // Utilizes an array of values for efficient processing to determine blank rows.
  const activeRangeValues = sheet.getRange(firstActiveRow, 1, rowCount, columnCount).getValues();

  // Checks if array is all empty values.
  const valueFilter = value => value !== '';
  const isRowEmpty = (row) => {
    return row.filter(valueFilter).length === 0;
  }

  // Maps the range values as an object with value (to test) and corresponding row index (with offset from selection).
  const rowsToDelete = activeRangeValues.map((row, index) => ({ row, offset: index + activeRange.getRowIndex() }))
    .filter(item => isRowEmpty(item.row)) // Test to filter out non-empty rows.
    .map(item => item.offset); //Remap to include just the row indexes that will be removed.

  // Combines a sorted, ascending list of indexes into a set of ranges capturing consecutive values as start/end ranges.
  // Combines sequential empty rows for faster processing.
  const rangesToDelete = rowsToDelete.reduce((ranges, index) => {
    const currentRange = ranges[ranges.length - 1];
    if (currentRange && index === currentRange[1] + 1) {
      currentRange[1] = index;
      return ranges;
    }
    ranges.push([index, index]);
    return ranges;
  }, []);

  // Sends a list of row indexes to be deleted to the console.
  console.log(rangesToDelete);

  // Deletes the rows using REVERSE order to ensure proper indexing is used.
  rangesToDelete.reverse().forEach(([start, end]) => sheet.deleteRows(start, end - start + 1));
  SpreadsheetApp.flush();
}

/**
 * Removes blank columns in a selected range.
 * 
 * Cells containing Space characters are treated as non-empty.
 * The entire column, including cells outside of the selected range,
 * must be empty to be deleted.
 *   
 * Called from menu option.
 */
function deleteEmptyColumns() {

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  // Gets active selection and dimensions.
  let activeRange = sheet.getActiveRange();
  const rowCountMax = sheet.getMaxRows();
  const columnWidth = activeRange.getWidth();
  const firstActiveColumn = activeRange.getColumn();

  // Tests that the selection is a valid range.
  if (columnWidth < 1) {
    showMessage('Select a valid range.');
    return;
  }
  // Tests active range is not too large to process. Enforces limit set to 1k.
  if (columnWidth > 1000) {
    showMessage("Selected range too large. Select up to 10,000 rows at one time.");
    return;
  }

  // Utilizes an array of values for efficient processing to determine blank columns.
  const activeRangeValues = sheet.getRange(1, firstActiveColumn, rowCountMax, columnWidth).getValues();

  // Transposes the array of range values so it can be processed in order of columns.
  const activeRangeValuesTransposed = activeRangeValues[0].map((_, colIndex) => activeRangeValues.map(row => row[colIndex]));

  // Checks if array is all empty values.
  const valueFilter = value => value !== '';
  const isColumnEmpty = (column) => {
    return column.filter(valueFilter).length === 0;
  }

  // Maps the range values as an object with value (to test) and corresponding column index (with offset from selection).
  const columnsToDelete = activeRangeValuesTransposed.map((column, index) => ({ column, offset: index + firstActiveColumn}))
    .filter(item => isColumnEmpty(item.column)) // Test to filter out non-empty rows.
    .map(item => item.offset); //Remap to include just the column indexes that will be removed.

  // Combines a sorted, ascending list of indexes into a set of ranges capturing consecutive values as start/end ranges.
  // Combines sequential empty columns for faster processing.
  const rangesToDelete = columnsToDelete.reduce((ranges, index) => {
    const currentRange = ranges[ranges.length - 1];
    if (currentRange && index === currentRange[1] + 1) {
      currentRange[1] = index;
      return ranges;
    }
    ranges.push([index, index]);
    return ranges;
  }, []);

  // Sends a list of column indexes to be deleted to the console.
  console.log(rangesToDelete);

  // Deletes the columns using REVERSE order to ensure proper indexing is used.
  rangesToDelete.reverse().forEach(([start, end]) => sheet.deleteColumns(start, end - start + 1));
  SpreadsheetApp.flush();
}

/**
 * Trims all of the unused rows and columns outside of selected data range.
 * 
 * Called from menu option.
 */
function cropSheet() {
  const dataRange = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getDataRange();
  const sheet = dataRange.getSheet();

  let numRows = dataRange.getNumRows();
  let numColumns = dataRange.getNumColumns();

  const maxRows = sheet.getMaxRows();
  const maxColumns = sheet.getMaxColumns();

  const numFrozenRows = sheet.getFrozenRows();
  const numFrozenColumns = sheet.getFrozenColumns();

  // If last data row is less than maximium row, then deletes rows after the last data row.
  if (numRows < maxRows) {
    numRows = Math.max(numRows, numFrozenRows + 1); // Don't crop empty frozen rows.
    sheet.deleteRows(numRows + 1, maxRows - numRows);
  }

  // If last data column is less than maximium column, then deletes columns after the last data column.
  if (numColumns < maxColumns) {
    numColumns = Math.max(numColumns, numFrozenColumns + 1); // Don't crop empty frozen columns.
    sheet.deleteColumns(numColumns + 1, maxColumns - numColumns);
  }
}

/**
 * Copies value of active cell to the blank cells beneath it. 
 * Stops at last row of the sheet's data range if only blank cells are encountered.
 * 
 * Called from menu option.
 */
function fillDownData() {

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

  // Gets sheet's active cell and confirms it's not empty.
  const activeCell = sheet.getActiveCell();
  const activeCellValue = activeCell.getValue();

  if (!activeCellValue) {
    showMessage("The active cell is empty. Nothing to fill.");
    return;
  }

  // Gets coordinates of active cell.
  const column = activeCell.getColumn();
  const row = activeCell.getRow();

  // Gets entire data range of the sheet.
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  const dataRangeRows = dataRange.getNumRows();

  // Gets trimmed range starting from active cell to the end of sheet data range.
  const searchRange = dataRange.offset(row - 1, column - 1, dataRangeRows - row + 1, 1)
  const searchValues = searchRange.getDisplayValues();

  // Find the number of empty rows below the active cell.
  let i = 1; // Start at 1 to skip the ActiveCell.
  while (searchValues[i] && searchValues[i][0] == "") { i++; }

  // If blanks exist, fill the range with values.
  if (i > 1) {
    const fillRange = searchRange.offset(0, 0, i, 1).setValue(activeCellValue)
    //sheet.setActiveRange(fillRange) // Uncomment to test affected range.
  }
  else {
    showMessage("There are no empty cells below the Active Cell to fill.");
  }
}

/**
 * A helper function to display messages to user.
 * 
 * @param {string} message - Message to be displayed.
 * @param {string} caller - {Optional} text to append to title.
 */
function showMessage(message, caller) {

  // Sets the title using the APP_TITLE variable; adds optional caller string.
  const title = APP_TITLE
  if (caller != null) {
    title += ` : ${caller}`
  };

  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.alert(title, message, ui.ButtonSet.OK);
}

solutions/editor-add-on/clean-sheet/Menu.js