Google Sheets स्प्रेडशीट में मौजूद डेटा को साफ़ करना

कोडिंग का लेवल: इंटरमीडिएट
अवधि: 20 मिनट
प्रोजेक्ट टाइप: एडिटर ऐड-ऑन

मकसद

  • समझें कि समाधान क्या करता है.
  • समझें कि Apps Script की सेवाएं, समाधान में क्या करती हैं.
  • स्क्रिप्ट सेट अप करें.
  • स्क्रिप्ट चलाएं.

इस समाधान के बारे में जानकारी

स्प्रेडशीट के डेटा को व्यवस्थित करें. इसके लिए, खाली लाइनों और कॉलम को अपने-आप हटा दें. साथ ही, स्प्रेडशीट को डेटा रेंज के किनारों तक काटें और डेटा में मौजूद खाली जगहों को भरें.

स्प्रेडशीट को फ़ॉर्मैट करने वाले ऐड-ऑन का डेमो

यह कैसे काम करता है

यह स्क्रिप्ट, ये काम करती है:

  • खाली लाइनें मिटाएं–चुनी गई रेंज में, स्क्रिप्ट खाली लाइनों का पता लगाती है और उन्हें मिटा देती है. अगर किसी लाइन की सेल में स्पेस वाले वर्ण शामिल हैं, तो उस लाइन को खाली नहीं माना जाता.
  • खाली कॉलम मिटाएं–चुनी गई रेंज में, स्क्रिप्ट खाली कॉलम की पहचान करती है और उन्हें मिटा देती है. अगर किसी कॉलम की सेल में स्पेस वाले वर्ण मौजूद हैं, तो उस कॉलम को खाली नहीं माना जाता.
  • डेटा रेंज के हिसाब से शीट काटना–स्क्रिप्ट यह पता लगाती है कि डेटा रेंज कहां खत्म होती है. इसके बाद, यह ज़रूरत से ज़्यादा पंक्तियों और कॉलम को मिटा देती है.
  • खाली लाइनों में डेटा भरना–यह स्क्रिप्ट, चुनी गई ऐक्टिव सेल के कॉन्टेंट को कॉपी करके, उसके नीचे मौजूद लाइनों की खाली सेल में चिपकाती है. जब स्क्रिप्ट को कोई ऐसी लाइन मिलती है जिसमें कुछ लिखा होता है या जब वह डेटा रेंज के आखिर तक पहुंच जाती है, तो वह कॉन्टेंट चिपकाना बंद कर देती है.

Apps Script की सेवाएं

इस समाधान में, इस सेवा का इस्तेमाल किया जाता है:

  • Spreadsheet Service–यह सेवा, चालू शीट को ऐक्सेस करती है और डेटा को साफ़ करने से जुड़े सभी फ़ंक्शन पूरे करती है.

ज़रूरी शर्तें

इस सैंपल का इस्तेमाल करने के लिए, आपको इन ज़रूरी शर्तों को पूरा करना होगा:

  • Google खाता (Google Workspace खातों के लिए, एडमिन की अनुमति ज़रूरी हो सकती है).
  • इंटरनेट ऐक्सेस करने की सुविधा वाला वेब ब्राउज़र.

स्क्रिप्ट सेट अप करना

  1. Clean sheet Apps Script प्रोजेक्ट खोलने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें.
    प्रोजेक्ट खोलें
  2. खास जानकारी पर क्लिक करें.
  3. खास जानकारी वाले पेज पर, कॉपी बनाएं कॉपी बनाने का आइकॉन पर क्लिक करें.
  4. कॉपी किए गए प्रोजेक्ट में सबसे ऊपर, डिप्लॉय करें > टेस्ट डिप्लॉयमेंट पर क्लिक करें.
  5. टाइप चुनें के बगल में, डिप्लॉयमेंट के टाइप चालू करें प्रोजेक्ट सेटिंग का आइकॉन > Editor ऐड-ऑन पर क्लिक करें.
  6. नया टेस्ट बनाएं पर क्लिक करें.
  7. टेस्ट दस्तावेज़ में जाकर, कोई दस्तावेज़ नहीं चुना गया पर क्लिक करें.
  8. डेटा को साफ़ करने के लिए, डेटा वाली कोई स्प्रेडशीट चुनें और शामिल करें पर क्लिक करें. सैंपल दस्तावेज़ का इस्तेमाल करने के लिए, डेटा साफ़ करने के सैंपल स्प्रेडशीट की कॉपी बनाएं.
  9. टेस्ट सेव करें पर क्लिक करें.
  10. स्प्रेडशीट खोलने के लिए, सेव किए गए टेस्ट के बगल में मौजूद रेडियो बटन को चुनें. इसके बाद, लागू करें पर क्लिक करें.

स्क्रिप्ट चलाना

  1. स्प्रेडशीट में, A1:F20 रेंज चुनें.
  2. एक्सटेंशन > Clean sheet की कॉपी > खाली लाइनें मिटाएं पर क्लिक करें.
  3. जब कहा जाए, तब जारी रखें पर क्लिक करें और स्क्रिप्ट को अनुमति दें.
  4. एक्सटेंशन > Clean sheet की कॉपी > खाली लाइनें मिटाएं पर फिर से क्लिक करें.
  5. एक्सटेंशन > Clean sheet की कॉपी > खाली कॉलम मिटाएं पर क्लिक करें.
  6. एक्सटेंशन > Clean sheet की कॉपी > डेटा रेंज के हिसाब से शीट काटें पर क्लिक करें.
  7. सेल C7 चुनें.
  8. एक्सटेंशन > Clean sheet की कॉपी > नीचे दी गई खाली पंक्तियां भरें पर क्लिक करें.

कोड की समीक्षा करना

इस समाधान के लिए, Apps Script कोड की समीक्षा करने के लिए, यहां दिया गया सोर्स कोड देखें पर क्लिक करें:

सोर्स कोड देखें

Code.gs

solutions/editor-add-on/clean-sheet/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/add-ons/clean-sheet

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Application Constants
const APP_TITLE = 'Clean sheet';

/**
 * Identifies and deletes empty rows in selected range of active sheet.
 * 
 * Cells that contain space characters are treated as non-empty.
 * The entire row, including the cells outside of the selected range,
 * must be empty to be deleted.
 *  
 * Called from menu option.
 */
function deleteEmptyRows() {

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  // Gets active selection and dimensions.
  let activeRange = sheet.getActiveRange();
  const rowCount = activeRange.getHeight();
  const firstActiveRow = activeRange.getRow();
  const columnCount = sheet.getMaxColumns();

  // Tests that the selection is a valid range.
  if (rowCount < 1) {
    showMessage('Select a valid range.');
    return;
  }
  // Tests active range isn't too large to process. Enforces limit set to 10k.
  if (rowCount > 10000) {
    showMessage("Selected range too large. Select up to 10,000 rows at one time.");
    return;
  }

  // Utilizes an array of values for efficient processing to determine blank rows.
  const activeRangeValues = sheet.getRange(firstActiveRow, 1, rowCount, columnCount).getValues();

  // Checks if array is all empty values.
  const valueFilter = value => value !== '';
  const isRowEmpty = (row) => {
    return row.filter(valueFilter).length === 0;
  }

  // Maps the range values as an object with value (to test) and corresponding row index (with offset from selection).
  const rowsToDelete = activeRangeValues.map((row, index) => ({ row, offset: index + activeRange.getRowIndex() }))
    .filter(item => isRowEmpty(item.row)) // Test to filter out non-empty rows.
    .map(item => item.offset); //Remap to include just the row indexes that will be removed.

  // Combines a sorted, ascending list of indexes into a set of ranges capturing consecutive values as start/end ranges.
  // Combines sequential empty rows for faster processing.
  const rangesToDelete = rowsToDelete.reduce((ranges, index) => {
    const currentRange = ranges[ranges.length - 1];
    if (currentRange && index === currentRange[1] + 1) {
      currentRange[1] = index;
      return ranges;
    }
    ranges.push([index, index]);
    return ranges;
  }, []);

  // Sends a list of row indexes to be deleted to the console.
  console.log(rangesToDelete);

  // Deletes the rows using REVERSE order to ensure proper indexing is used.
  rangesToDelete.reverse().forEach(([start, end]) => sheet.deleteRows(start, end - start + 1));
  SpreadsheetApp.flush();
}

/**
 * Removes blank columns in a selected range.
 * 
 * Cells containing Space characters are treated as non-empty.
 * The entire column, including cells outside of the selected range,
 * must be empty to be deleted.
 *   
 * Called from menu option.
 */
function deleteEmptyColumns() {

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  // Gets active selection and dimensions.
  let activeRange = sheet.getActiveRange();
  const rowCountMax = sheet.getMaxRows();
  const columnWidth = activeRange.getWidth();
  const firstActiveColumn = activeRange.getColumn();

  // Tests that the selection is a valid range.
  if (columnWidth < 1) {
    showMessage('Select a valid range.');
    return;
  }
  // Tests active range is not too large to process. Enforces limit set to 1k.
  if (columnWidth > 1000) {
    showMessage("Selected range too large. Select up to 10,000 rows at one time.");
    return;
  }

  // Utilizes an array of values for efficient processing to determine blank columns.
  const activeRangeValues = sheet.getRange(1, firstActiveColumn, rowCountMax, columnWidth).getValues();

  // Transposes the array of range values so it can be processed in order of columns.
  const activeRangeValuesTransposed = activeRangeValues[0].map((_, colIndex) => activeRangeValues.map(row => row[colIndex]));

  // Checks if array is all empty values.
  const valueFilter = value => value !== '';
  const isColumnEmpty = (column) => {
    return column.filter(valueFilter).length === 0;
  }

  // Maps the range values as an object with value (to test) and corresponding column index (with offset from selection).
  const columnsToDelete = activeRangeValuesTransposed.map((column, index) => ({ column, offset: index + firstActiveColumn}))
    .filter(item => isColumnEmpty(item.column)) // Test to filter out non-empty rows.
    .map(item => item.offset); //Remap to include just the column indexes that will be removed.

  // Combines a sorted, ascending list of indexes into a set of ranges capturing consecutive values as start/end ranges.
  // Combines sequential empty columns for faster processing.
  const rangesToDelete = columnsToDelete.reduce((ranges, index) => {
    const currentRange = ranges[ranges.length - 1];
    if (currentRange && index === currentRange[1] + 1) {
      currentRange[1] = index;
      return ranges;
    }
    ranges.push([index, index]);
    return ranges;
  }, []);

  // Sends a list of column indexes to be deleted to the console.
  console.log(rangesToDelete);

  // Deletes the columns using REVERSE order to ensure proper indexing is used.
  rangesToDelete.reverse().forEach(([start, end]) => sheet.deleteColumns(start, end - start + 1));
  SpreadsheetApp.flush();
}

/**
 * Trims all of the unused rows and columns outside of selected data range.
 * 
 * Called from menu option.
 */
function cropSheet() {
  const dataRange = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getDataRange();
  const sheet = dataRange.getSheet();

  let numRows = dataRange.getNumRows();
  let numColumns = dataRange.getNumColumns();

  const maxRows = sheet.getMaxRows();
  const maxColumns = sheet.getMaxColumns();

  const numFrozenRows = sheet.getFrozenRows();
  const numFrozenColumns = sheet.getFrozenColumns();

  // If last data row is less than maximium row, then deletes rows after the last data row.
  if (numRows < maxRows) {
    numRows = Math.max(numRows, numFrozenRows + 1); // Don't crop empty frozen rows.
    sheet.deleteRows(numRows + 1, maxRows - numRows);
  }

  // If last data column is less than maximium column, then deletes columns after the last data column.
  if (numColumns < maxColumns) {
    numColumns = Math.max(numColumns, numFrozenColumns + 1); // Don't crop empty frozen columns.
    sheet.deleteColumns(numColumns + 1, maxColumns - numColumns);
  }
}

/**
 * Copies value of active cell to the blank cells beneath it. 
 * Stops at last row of the sheet's data range if only blank cells are encountered.
 * 
 * Called from menu option.
 */
function fillDownData() {

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

  // Gets sheet's active cell and confirms it's not empty.
  const activeCell = sheet.getActiveCell();
  const activeCellValue = activeCell.getValue();

  if (!activeCellValue) {
    showMessage("The active cell is empty. Nothing to fill.");
    return;
  }

  // Gets coordinates of active cell.
  const column = activeCell.getColumn();
  const row = activeCell.getRow();

  // Gets entire data range of the sheet.
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  const dataRangeRows = dataRange.getNumRows();

  // Gets trimmed range starting from active cell to the end of sheet data range.
  const searchRange = dataRange.offset(row - 1, column - 1, dataRangeRows - row + 1, 1)
  const searchValues = searchRange.getDisplayValues();

  // Find the number of empty rows below the active cell.
  let i = 1; // Start at 1 to skip the ActiveCell.
  while (searchValues[i] && searchValues[i][0] == "") { i++; }

  // If blanks exist, fill the range with values.
  if (i > 1) {
    const fillRange = searchRange.offset(0, 0, i, 1).setValue(activeCellValue)
    //sheet.setActiveRange(fillRange) // Uncomment to test affected range.
  }
  else {
    showMessage("There are no empty cells below the Active Cell to fill.");
  }
}

/**
 * A helper function to display messages to user.
 * 
 * @param {string} message - Message to be displayed.
 * @param {string} caller - {Optional} text to append to title.
 */
function showMessage(message, caller) {

  // Sets the title using the APP_TITLE variable; adds optional caller string.
  const title = APP_TITLE
  if (caller != null) {
    title += ` : ${caller}`
  };

  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.alert(title, message, ui.ButtonSet.OK);
}

solutions/editor-add-on/clean-sheet/Menu.js
/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/**
 * Creates a menu entry in the Google Sheets Extensions menu when the document is opened.
 *
 * @param {object} e The event parameter for a simple onOpen trigger. 
 */
function onOpen(e) {
  // Builds a menu that displays under the Extensions menu in Sheets.
  let menu = SpreadsheetApp.getUi().createAddonMenu()

  menu
    .addItem('Delete blank rows (from selected rows only)', 'deleteEmptyRows')
    .addItem('Delete blank columns (from selected columns only)', 'deleteEmptyColumns')
    .addItem('Crop sheet to data range', 'cropSheet')
    .addSeparator()
    .addItem('Fill in blank rows below', 'fillDownData')
    .addSeparator()
    .addItem('About', 'aboutApp')
    .addToUi();
}

/**
 * Runs when the add-on is installed; calls onOpen() to ensure menu creation and
 * any other initializion work is done immediately. This method is only used by 
 * the desktop add-on and is never called by the mobile version.
 *
 * @param {object} e The event parameter for a simple onInstall trigger. 
 */
function onInstall(e) {
  onOpen(e);
}

/**
 * About box for context and developer contact information.
 * TODO: Personalize
 */
function aboutApp() {
  const msg = `
  Name: ${APP_TITLE}
  Version: 1.0
  Contact: <Developer Email Goes Here>`

  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.alert("About this application", msg, ui.ButtonSet.OK);
}

योगदानकर्ता

इस सैंपल को Google, Google Developer Experts की मदद से मैनेज करता है.

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