Zapraszanie użytkowników na wydarzenie

Tworzenie zdarzenia

Jeśli masz uprawnienia do zapisu w Kalendarzu Google organizatora, możesz dodać wydarzenie za pomocą metody Events: insert.

Ta metoda dodaje wydarzenie bezpośrednio do kalendarza organizatora, niezależnie od jego ustawienia dodawania zaproszeń.

Dodaj uczestników

Korzystając z tej metody, możesz też dodawać uczestników do tego samego wydarzenia, dodając ich adresy e-mail do właściwości attendees wydarzenia. Wszelkie zmiany wprowadzone w przyszłości przez organizatora zostaną propagowane u uczestników.

Uczestnicy otrzymają zaproszenie z adresu e-mail organizatora. Użytkownicy Kalendarza Google otrzymają zaproszenie w e-mailu i w swoim kalendarzu – zależy to od ustawień wydarzeń w Kalendarzu Google:

• Jeśli ma ustawienie From everyone, wydarzenie zostanie dodane bezpośrednio do jego kalendarza
• Jeśli ma ustawienie Only if the sender is known, wydarzenie zostanie dodane bezpośrednio do jego kalendarza, o ile wszedł on wcześniej w interakcję z organizatorem, jest on w tej samej organizacji lub znajduje się w jego Kontaktach Google. Jeśli organizator nie jest znany, może kliknąć Znam tego nadawcę lub Odpowiedz, klikając Tak lub Być może w e-mailu z zaproszeniem. Zostanie ono wtedy dodane do ich kalendarzy.
• Jeśli użytkownicy mają ustawienie When I respond in email, żadne zaproszenia nie zostaną dodane do ich kalendarzy, dopóki użytkownik nie odpowie na zaproszenie, klikając w e-mailu z zaproszeniem Tak, Być może lub Nie.

Więcej informacji o sposobie dodawania zaproszeń do Kalendarza Google znajdziesz w artykule Zarządzanie zaproszeniami w Kalendarzu.

Nie ustawiaj za pomocą właściwości attendees[].responseStatus odpowiedzi uczestnika na wartość inną niż needsAction. Wstępne wypełnienie odpowiedzi uczestnika nie powoduje automatycznego dodania wydarzenia do kalendarzy użytkowników.

Wyświetlaj wydarzenie bezpośrednio w kalendarzach uczestników

Aby wyświetlić wydarzenie bezpośrednio w kalendarzach uczestników w Kalendarzu Google z uwzględnieniem ustawień uczestnika, możesz ustawić odpowiedź na zaproszenie lub zaimportować kopię wydarzenia bezpośrednio do kalendarza uczestnika. W obu przypadkach potrzebujesz uprawnień do zapisu w kalendarzach uczestników. Jeśli nie masz takich uprawnień, możesz dodać organizatora do kontaktów uczestnika, co może wymagać uprawnień do zapisu w kontaktach uczestnika.

ustawić odpowiedź uczestnika;

Aby ustawić odpowiedź uczestnika na wydarzenie, wykonaj następujące czynności:

1. Utwórz wydarzenie w kalendarzu organizatora Kalendarza Google i dodaj uczestników (patrz wyżej).
2. Użyj metody Events: update, aby ustawić odpowiedź uczestnika na accepted lub tentative. Musisz mieć uprawnienia do zapisu w kalendarzu uczestnika. Może wystąpić niewielkie opóźnienie w pojawieniu się wydarzenia w kalendarzu uczestnika. Więcej informacji o korzystaniu z metody Events: update

Ta metoda dodaje wydarzenie do kalendarza uczestnika, ale ta osoba może nadal widzieć w swojej poczcie e-mail baner z informacją, że zaproszenie zostało wysłane z adresu, który wcześniej był jej nieznany.

Zaimportuj kopię wydarzenia bezpośrednio do kalendarza uczestnika.

Aby zaimportować kopię wydarzenia do kalendarza uczestnika, wykonaj te czynności:

1. Jeśli masz uprawnienia do zapisu w Kalendarzu Google organizatora, zaimportuj kopię wydarzenia przy użyciu metody Events: import.
2. Zaimportuj kolejną kopię tego samego wydarzenia do kalendarza uczestnika za pomocą narzędzia Events: import. Musisz mieć uprawnienia do zapisu w kalendarzu uczestnika. Użyj tego samego identyfikatora wydarzenia (iCalUID) w kopiach organizatora i uczestnika oraz pamiętaj, aby określić organizatora w kopii uczestnika.

Dzięki tej metodzie uczestnik może zobaczyć wydarzenie w swoim kalendarzu, ale nie otrzymuje e-maila z zaproszeniem z Kalendarza Google.

Ważne: jeśli nie użyjesz tego samego identyfikatora wydarzenia, kolejne zmiany wprowadzone przez organizatora nie będą automatycznie przekazywane do uczestnika.

Dodaj organizatora do kontaktów uczestnika

Jeśli nie masz danych logowania uczestnika, możesz go poprosić o dodanie adresu e-mail organizatora do kontaktów Google z wyprzedzeniem w celu wyświetlenia wydarzenia bezpośrednio w jego kalendarzu. Nowo utworzony kontakt może zacząć obowiązywać z niewielkim opóźnieniem.

• Poproś użytkownika Kalendarza Google o dodanie organizatora do swoich kontaktów Google.
• Jeśli uczestnicy należą do organizacji, możesz poprosić administratora organizacji o programowe dodawanie adresów e-mail do kontaktów użytkowników. Poproś administratora o włączenie przekazywania dostępu w całej domenie, przyjmowanie tożsamości użytkowników i tworzenie kontaktów dla każdego z nich za pomocą metody People: createContact. Dzięki temu przyszłe zaproszenia wysłane z tych adresów e-mail będą automatycznie wyświetlane w kalendarzach użytkowników.
• Jeśli masz dostęp do kontaktów uczestnika, możesz też dodać adres e-mail organizatora do kontaktów uczestnika, korzystając z metody People: createContact.

Zapraszanie użytkownika z adresu e-mail

Jeśli nie masz uprawnień do zapisu w Kalendarzu Google organizatora lub nie chcesz ujawniać adresu e-mail organizatora, użyj protokołu iCalendar (RFC-5545), aby zaprosić użytkowników z adresem e-mail w pliku .ICS.

Jeśli uczestnik korzysta z Kalendarza Google z ustawieniem Only if the sender is known i nie wcześniej kontaktował się z adresem ani go nie zapisał, zaproszenie nie zostanie dodane do jej kalendarza, dopóki ta osoba nie kliknie Znam tego nadawcę lub nie odpowie na zaproszenie na wydarzenie.

Wskazówka: nie używaj ogólnego adresu e-mail (np. [e-mail]) do wysyłania zaproszeń, ponieważ nadużycia mogą dotyczyć wszystkich użytkowników, którzy wysyłają zaproszenia z tego adresu. Jeśli nie możesz użyć adresu e-mail organizatora, zalecamy użycie unikalnego i statycznego adresu e-mail dla każdego organizatora.

Podaj użytkownikom link umożliwiający dodanie wydarzenia

Jeśli chcesz ułatwić użytkownikom Kalendarza Google jednorazowe dodawanie wydarzenia bez jego aktualizowania, możesz udostępnić link do wstępnie wypełnionego wydarzenia, które użytkownicy będą mogli dodać samodzielnie. Ta metoda powoduje utworzenie w kalendarzu użytkownika osobnego wydarzenia, którego nie możesz zaktualizować, dopóki nie masz dostępu do kalendarza tego użytkownika.

Użyj tego szablonu linku:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

aktualizując następujące informacje:

• Daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia: użyj formatu ISO 8601. W powyższym przykładzie zastąp 20230325T224500Z i 20230326T001500Z.
• Strefy czasowe rozpoczęcia i zakończenia: sformatuj je jako nazwę bazy danych strefy czasowej IANA. Wpisz strefy czasowe w polach stz i etz.
• Opis zdarzenia: musi być zakodowany na potrzeby adresu URL.
• Lokalizacja wydarzenia: musi być zakodowana na potrzeby adresu URL.
• Tytuł wydarzenia: musi być zakodowana na potrzeby adresu URL.

Przykład

Przeanalizujmy przykład tworzenia usługi rezerwacji spotkań, która ma umożliwić użytkownikom rezerwowanie spotkań z firmą. Gdy użytkownik rezerwuje spotkanie, Twoja usługa powinna dodać wydarzenie do Kalendarza Google osoby rezerwującej i firmy.

Dla wygody użytkowników zalecamy przyznanie firmie uprawnień do zapisu w kalendarzu, dzięki czemu można dodać wydarzenie bezpośrednio do jej kalendarza (Utwórz wydarzenie) i zaprosić na nie osoby rezerwujące (Dodaj uczestników). Aby mieć pewność, że osoba rezerwująca zobaczy wydarzenie w swoim kalendarzu i otrzyma o nim przypomnienie, poinformuj ją, aby po dokonaniu rezerwacji sprawdziła e-maile i odpowiedziała Tak na wydarzenie. Gdy użytkownik odpowie na zaproszenie na wydarzenie, otrzyma powiadomienia o wydarzeniu z Kalendarza Google zgodnie z ustawieniami powiadomień.

Jeśli chcesz dodać wydarzenie bezpośrednio do kalendarza osoby rezerwującej, poproś ją o dodanie do kontaktów adresu e-mail, z którego otrzymają zaproszenie. Możesz też poprosić osoby dokonujące rezerwacji o uprawnienia do zapisu w kalendarzu i odpowiedzieć w ich imieniu automatycznie (Ustaw odpowiedź uczestnika), a następnie wysłać im e-maila z powiadomieniem o potwierdzonej rezerwacji.

Jeśli firma nie chce ujawniać swojego adresu e-mail, użyj adresu e-mail specyficznego dla użytkownika, aby wysłać wydarzenie do osoby rezerwującej za pomocą e-maila (Zaproś użytkownika z adresu e-mail).

Propagacja zdarzeń

Na poniższym diagramie objaśniamy dynamikę. Po pierwsze Jacek tworzy wydarzenie w swoim głównym kalendarzu (i jest właścicielem kopii zapasowej organizatora). Następnie zaprasza dodatkowy kalendarz grupy lekcji wiolonczeli oraz Zuzannę, która ustawi wydarzenie Only if the sender is known. Uczestnicy są tworzone w drugim kalendarzu grupy lekcji wiolonczeli oraz w kalendarzu Susan, jeśli zna Jacka, gdy odpowiada na zaproszenie lub wskazuje, że zna Jacka. Gdy Susan odpowie, zmiana w odpowiedzi zostanie przesłana do organizatora, a kopia zostanie zaktualizowana o odpowiedź Susan. Te zmiany wprowadzone w kopii wydarzenia organizatora są następnie rozpowszechniane u innych uczestników.

Udostępnione właściwości zdarzeń

Kalendarz, w którym utworzono wydarzenie, jest kalendarzem organizatora. Do tego kalendarza należą udostępniane informacje o wydarzeniu, w tym identyfikator, godzina rozpoczęcia i zakończenia, podsumowanie i opis. Po zaktualizowaniu tych informacji w kalendarzu organizatora zmiany są rozpowszechniane w kopiach uczestników.

Właściwości zdarzeń prywatnych

Nie wszystkie informacje są udostępniane we wszystkich kopiach wydarzenia. Niektóre usługi, takie jak przypomnienia, colorId, przejrzystość lub właściwość extendedProperties.private, są prywatne. Te właściwości są kontrolowane przez ustawienia uczestnika, a nie przez kalendarz organizatora.

Uczestnicy mogą też zmieniać wspólne właściwości wydarzenia. Te zmiany są jednak widoczne tylko w ich własnej kopii i mogą zostać utracone, jeśli organizator je wprowadzi.

Jedyna zmiana dotycząca wydarzenia przekazywana przez uczestników z powrotem do organizatora to stan odpowiedzi uczestnika przechowywany we właściwości attendees[].responseStatus.